Отель: карта рабочих задач
Cenaly объединяет собственную PMS и гостевой сервис: номерной фонд, брони, цены, заселение, счёт гостя, уборку, питание и продажи с сайта. Тип бизнеса «Отель» задаёт гостиничную терминологию и стартовые разделы. Эта страница — карта: найдите свою задачу и перейдите в пошаговую статью.
Открыть: Админ-панель → Номера (тот же раздел, что «Схема зала» у ресторана — admin.cenaly.ge/tables, для отеля переименован). Раздел открывается в редакторе плана; рабочий борд номеров включается кнопкой «🛏️ Номера» в шапке. На борде — вкладки «Борд», «Шахматка» и «📊 Отчёты», а настройки отеля открывает кнопка «🏷️ Типы номеров» (окно «Настройки отеля» с разделами «Номера и типы», «Цены и ограничения», «Каналы продаж», «Правила проживания», «Оплата и налоги», «Хозслужба»).
Карта рабочих задач#
Обзор и запуск#
| Задача | Статья |
|---|---|
| Запустить отель за первый день и довести за неделю | Первый день: отель, гостевой дом |
| Завести этажи, номера и типы; вывести номер из строя; назначить номер брони | Номера, типы и готовность фонда |
| Перенести будущие брони из прежней системы файлом | Перенос будущих броней |
Брони и заезд#
| Задача | Статья |
|---|---|
| Создать, изменить, отменить бронь; журнал брони, регистрационная карта | Работа с бронями отеля |
| Заселить и выселить гостя, ранний заезд и поздний выезд | Заселить и выселить гостя на стойке |
| Перетащить бронь на шахматке, переселить, разделить проживание | Перенос, переселение и разделение проживания |
| Анкета гостя до приезда | Анкета до приезда и проверка стойкой |
| Опция до срока и лист ожидания | Опция до срока и лист ожидания |
| Группа броней, блок номеров, список размещения | Несколько броней одной группы, Блок номеров и список размещения |
| Продать номер на несколько часов | Продать номер на несколько часов |
Гостевой путь#
| Задача | Статья |
|---|---|
| Подключить телефон гостя к номеру: QR проживания, код номера | Пропуск проживания |
| Заявки, «Не беспокоить», заказ еды в номер | Заявки и room service от проживающего гостя |
| Онлайн-выезд с телефона | Онлайн-выезд гостя |
| Письма гостю, правила отправки, «номер готов» | Сообщения гостю: шаблоны и правила |
| Переписка с гостем, ИИ-консьерж | Переписка с гостем по его проживанию |
| Допродажи и повышение категории | Допродажи: услуги и повышение категории |
| Оценка проживания и отзыв | Оценка проживания и публичный отзыв |
| Телефон номера на смартфоне гостя | Телефония в отеле |
Деньги и документы#
| Задача | Статья |
|---|---|
| Предоплата, депозит, гарантия картой, холд, штраф за неявку | Предоплата, гарантия картой и холд |
| Счёт гостя и компании, печать и отправка счёта | Счёт гостя и компании: начисления и печать |
| Ресторан, бар, мини-бар и питание по тарифу в счёте номера | Ресторан, мини-бар и питание в счёте номера |
| Кассовый чек отеля | Счёт, оплата и кассовый чек отеля |
| Туристический налог | Туристический налог: настройка расчёта |
| Регистрация гостей и подача уведомлений по странам | Журнал регистрации гостей и подача по странам |
Продажи и доходность#
| Задача | Статья |
|---|---|
| Сезоны, тарифы с питанием, ограничения, отмена | Цены отеля |
| Бронь с сайта, кнопка брони на своём сайте | Прямая бронь на сайте, Сайт отеля |
| Booking.com, Airbnb и другие площадки | iCal и каналы |
| Договоры компаний и агенты | Договорная цена компании и комиссия агента |
| Рекомендации цены и промокоды | Правила цены и экран «Доходность», Промокод для прямой брони |
Уборка и стойка#
| Задача | Статья |
|---|---|
| Уборка: «Мои номера», назначение, прогноз нагрузки, проверка занятости | Рабочая смена горничной |
| Проверка уборки | Проверить уборку и вернуть на доработку |
| Мини-бар, осмотр номера, ущерб | Осмотр номера, мини-бар и имущество |
| Передача смены стойки | Передать смену и не потерять задачу |
| Находки | Принять, хранить и выдать находку |
| Постоянные гости, VIP, дубли карточек | Повторный гость, VIP и дубли карточек |
Управление и контроль#
| Задача | Статья |
|---|---|
| Листы стойки, сводка менеджера, KPI, прогноз питания | Листы стойки и дневная сводка менеджера |
| Ночные начисления и закрытие дня | Ночной аудит |
| Права стойки, уборки, бухгалтера | Права стойки, уборки и бухгалтера |
| Несколько отелей одной сети | Сравнить гостиницы одной сети |
| Электронные замки | Электронный ключ и проживание |
| Действие не проходит | Отель: почему действие не проходит |
Несколько отелей в одном аккаунте#
Если в аккаунте несколько точек-отелей, «Номера» показывают одну из них.
- Проверьте выбор точки в боковой панели. Если там выбрано «Все», рядом с заголовком «Номера» появится свой список точек — выберите в нём нужный отель. Страница запомнит выбор.
- Если в боковой панели выбрана конкретная точка, «Номера» сразу открываются по ней, а списка на странице нет. Чтобы перейти к другому отелю, смените точку в боковой панели — выбор действует во всех разделах и в других вкладках браузера.
В списке только точки, к которым у сотрудника есть доступ. Гостиничный режим страницы зависит от типа бизнеса выбранной точки: у ресторана вместо «Номеров» откроется «Схема зала». Сравнить отели между собой — Сравнить гостиницы одной сети.
Этажи и номера#
Редактор схемы работает как Схема зала: залы называются этажами, а вместо столов — элементы «Номер» и «Кровать» (для хостелов и общих спален). Номера создаются диапазоном кнопкой «+ Добавить номера» (до 500 за раз, с предпросмотром и пропуском уже существующих), QR привязывается к номеру поштучно или всем сразу. Пошагово — Номера, типы и готовность фонда.
Типы номеров и тарифы#
Тип номера задаёт базовый тариф за ночь и вместимость; тип назначается номеру в панели свойств на схеме. Сезоны, тарифные планы с питанием, цена по числу гостей, календарь цен и ограничения продажи — в статье Цены отеля, сам справочник типов — в Номера, типы и готовность фонда.
Фото, описание и удобства типа номера для сайта#
То, что гость видит о типе номера при онлайн-брони (фото, площадь, кровати, удобства, описание на каждом языке), заполняется кнопкой «📷 Добавить фото и описание для гостя» в строке типа и публикуется после «Сохранить». Пошагово — Номера, типы и готовность фонда, как это выглядит на витрине — Сайт отеля. В OTA-каналы фото и удобства не передаются.
Заселение и выселение#
Борд номеров — рабочий экран стойки: карточка на каждый номер с занятостью, уборкой, балансом счёта и заявками гостя. Заселение открывает счёт гостя (фолио), выселение закрывает его при нулевом остатке и отправляет номер в уборку. Неубранный номер при заселении только предупреждает, выведенный из строя — блокирует. Пошагово — Заселить и выселить гостя на стойке, состояния номера — Номера, типы и готовность фонда.
Фолио и начисления#
Фолио — счёт гостя за проживание: открывается при заселении и живёт до выезда. Ночи начисляются сами после 03:00 по времени отеля (Ночной аудит), туда же ложатся туристический налог, заказы из номера, чеки ресторана «на номер» и мини-бар. Деньги принимает касса; счёт можно разделить между гостем и компанией и напечатать или отправить гостю — Счёт гостя и компании. Какой чек пробивается — Счёт, оплата и кассовый чек отеля.
Начислить чек ресторана или бара на номер с кассы#
Кассир добавляет чек в счёт номера командой «🛏️ На счёт номера» — гость оплачивает всё при выезде. Команду сначала ставят на экран кассы через «Настроить экран». Пошагово и что делать при отказе — Ресторан, мини-бар и питание в счёте номера.
Завтрак и другое питание по тарифу: списать в пакет#
Блюда, которые входят в тариф (завтрак, полупансион, полный пансион), касса списывает в пакет питания со скидкой 100 % и считает порции по числу гостей брони. Пошагово — Питание по тарифу, прогноз завтраков на дату — Прогноз питания.
«Без начислений» и лимит начислений на номер#
Стойка может закрыть счёту начисления с кассы и из заказов гостя или поставить лимит долга: карточка номера → «🔑 Услуги гостя» → блок «Начисления на номер». Пошагово — Запретить начисления на номер или поставить лимит.
Если у отеля уже есть внешняя PMS, фолио можно не вести у нас: кнопка «🔌 PMS» переключает контур в режим внешней системы. Оговорка: сейчас в списке доступен только демонстрационный адаптер «Mock (демо)» — живые коннекторы к внешним PMS в разработке, переключать боевой отель пока рано.
Room service — заказ гостя по QR#
Гость сканирует QR в номере и заказывает из меню так же, как за столиком. Заказ из незаселённого номера отменяется сервером, а заказ «На счёт номера» в режиме по умолчанию принимается только с устройства, подключённого пропуском проживания. Подробно — Заявки и room service от проживающего гостя.
Заявки гостя и панель приборки#
Гость оставляет заявки (полотенца, уборка, «Не беспокоить», побудка, ремонт) с телефона, стойка видит их в блоке «Запросы гостей» карточки номера и закрывает кнопками «В работу» и «Готово» — Заявки и room service. Уборки горничная ведёт на экране «Мои номера» (в браузере телефона или в режиме «Хозслужба» приложения Cenaly Team) — Рабочая смена горничной.
Что происходит в записи
«Мой счёт» у гостя#
В меню гостя есть «Мой счёт»: начисления, оплаты и баланс по его счёту проживания. До заселения — пустое состояние, после расчёта — «Оплачено». Открывается только с подключённого устройства — Пропуск проживания.
Пропуск проживания: услуги гостя только у живущего гостя#
QR в номере — только указатель: меню и информация об отеле. Заказывать в номер, платить «На счёт номера», оставлять заявки и смотреть «Мой номер» может только устройство с пропуском проживания; выезд гасит все пропуска сразу. Гость подключается QR проживания со стойки (карточка номера → «🔑 Услуги гостя»: «Скопировать ссылку», «Отправить на почту», «Отправить SMS», «Поделиться»), кодом номера (PIN) или по ссылке из письма. В окне видны «Подключённые устройства», а над бордом — баннер «Заселённые номера, где гости ещё не подключены: N». Пошагово — Пропуск проживания, как это выглядит у гостя с телефоном номера — Телефония в отеле.
Создать бронь и изменить даты#
Бронь создаётся кликом по пустой клетке шахматки или кнопкой «📅 Забронировать номер» в свойствах номера на схеме. Даты и номер меняют в карточке брони или перетаскиванием полосы на шахматке; уже проданные ночи сохраняют свою цену. Пошагово — Работа с бронями отеля и Перенос, переселение и разделение проживания.
Заселить по брони#
Кнопка «Заселить» у брони — на борде, в списке броней и в панели зала на кассе — открывает одно и то же окно заселения; после него номер занят, а у проживания открыт счёт. Пошагово и что делать при отказе — Заселить по брони.
Переселить проживающего гостя#
Переселение переносит открытое проживание и его счёт в другой номер, прежний уходит в уборку; для будущей брони меняют номер в её карточке. Пошагово — Переселить заселённого гостя.
Брони, каналы продаж и отчёты#
У брони есть источник (стойка, телефон, прямая, сайт, OTA), отмена с причиной и отметка «не приехал». Обычная бронь номера — пара дат, минимум одна ночь; продать номер на несколько часов можно отдельным режимом — Продать номер на несколько часов. Продавать можно и тип номера — такие брони держат квоту и ждут назначения номера в полосе над шахматкой (Назначить номер брони). Ранний заезд и поздний выезд — Заселить и выселить гостя. Отчёты (загрузка, ADR, RevPAR, листы стойки, сводка менеджера) — Листы стойки и дневная сводка менеджера.
Если в отеле есть ресторан, его столы бронируются по-прежнему на часы — Брони столов.
Каналы продаж отеля#
Сегодня работают: онлайн-бронь на витрине Cenaly (Прямая бронь на сайте), кнопка «Забронировать номер» на вашем сайте (Сайт отеля) и обмен занятостью с Booking.com, Airbnb и другими площадками через iCal в обе стороны (iCal и каналы). iCal переносит только занятость — без цен и данных гостя.
Миграционный учёт (Россия)#
Для российских гостиниц на борде номеров есть кнопка «🛂 Миграционный учёт»: запись заводится при заселении, видны сроки и статусы подачи, печатаются формы уведомлений и выгружается CSV. Автоматической отправки в МВД нет — подачу отмечает сотрудник. Пошагово и подача в других странах — Журнал регистрации гостей и подача по странам.
Расширенные гостиничные сценарии#
Сценарии, которые раньше были перечислены здесь как «вводятся поэтапно», теперь описаны отдельными статьями:
| Сценарий | Статья | Что проверить перед работой |
|---|---|---|
| Оплата и гарантия | Предоплата, гарантия картой и холд | Провайдер должен поддерживать именно эту операцию: поддержка платежа не означает поддержку холда |
| Предзаезд | Анкета до приезда | Данные гостя всё равно проверяет стойка |
| Ночной аудит | Ночной аудит | Исправления закрытого дня идут корректировками |
| Расчёт с компанией | Счёт гостя и компании, Договорная цена компании | Плательщик, реквизиты и условия расчётов |
| Уборка и обслуживание | Рабочая смена горничной, Мини-бар и имущество | Роли сотрудников — Права |
| Электронные замки | Электронный ключ и проживание | Поддерживаемое устройство и аккаунт вендора |
Демонстрационный адаптер внешней PMS не означает готовую интеграцию с любой гостиничной системой. Регистрация гостей зависит от страны и конкретного подключения.
Самообслуживание гостя до заезда#
По приватной ссылке из письма или SMS гость подтверждает контакт, отменяет бронь по условиям тарифа или меняет даты и число гостей с подтверждением новой стоимости, а кнопкой «Подготовиться к заезду» передаёт имя, контакты и время приезда. Документы проверяются при заселении. Подробно — Анкета до приезда и проверка стойкой.
Чего пока нет#
- Двустороннего канал-менеджера с живыми каналами — только iCal (занятость без цен).
- Живых коннекторов к внешним PMS — только демонстрационный адаптер.
- Автоматической подачи уведомлений в МВД — журнал, печатные формы и отметка сотрудника.
- Отдельного ежемесячного расчёта для длительного проживания — ночи начисляются каждую ночь.
- Признаки номеров не учитываются при автоматическом назначении номера — только в ручном подборе.
Связанные разделы#
- Первый день: отель, гостевой дом — запуск и первая неделя
- Номера, типы и готовность фонда — номера, типы, вывод из строя
- Цены отеля — сезоны, тарифы, ограничения продажи и политика отмены
- Работа с бронями отеля — создать, изменить, отменить бронь
- Заселить и выселить гостя на стойке — ежедневная работа стойки
- Схема зала — общий редактор этажей и номеров, QR-привязка
- Брони столов — брони столиков ресторана при отеле
- Касса (POS) — счёт номера на кассе
- Телефония в отеле — смартфон гостя как телефон номера
Частые вопросы#
Что если гость закажет из номера, в котором ещё никто не заселён?#
Заказ автоматически отменяется с пометкой «номер не заселён» — сервер проверяет заселение по каждому заказу с комнатного QR, независимо от того, что показывает телефон гостя.
Бывший гость сфотографировал QR номера — сможет ли он заказывать после выезда?#
Нет. QR номера только открывает меню; заказывать от имени номера может лишь устройство с пропуском проживания, а выезд гасит все пропуска проживания сразу. Фото ссылки проживания после выезда тоже ничего не подключает.
Как гость платит за room service — сразу или при выезде?#
На выбор: обычная оплата или «На счёт номера» — тогда сумма попадает в счёт проживания и оплачивается при выезде. «На счёт номера» в режиме по умолчанию доступно только с подключённого устройства и если стойка не закрыла счёту начисления.
Можно ли синхронизировать календарь номера с Booking.com?#
Да, в обе стороны через iCal: экспорт — ссылка номера, которую добавляют календарём на стороне площадки; импорт — ссылка экспорта площадки в настройках отеля, обновление примерно каждые 15 минут. Цены iCal не передаёт. Подробно — iCal и каналы.
Что делает ночное начисление и можно ли его не ждать?#
Оно само начисляет прожитую ночь в счёт каждого заселённого номера: сервер проверяет отели раз в час и начисляет ночь после 03:00 по времени отеля. Утренняя проверка и закрытие дня — Ночной аудит.
Пробивается ли при выселении фискальный чек?#
Нет. Выселение закрывает счёт только при нулевом остатке и само чек не пробивает. Деньги гостя принимает касса и там же пробивает чеки — Счёт, оплата и кассовый чек отеля.