Журнал регистрации гостей и подача по странам
Во многих странах отель обязан сообщать о гостях в госорганы. Система ведёт журнал гостей, считает срок подачи и показывает статус каждого уведомления. Подаёт уведомление либо сотрудник на портале госсистемы, либо — в Италии и Испании — сама система. Эта статья — как это настроить и как читать статусы.
Кому: владельцу отеля и сотрудникам стойки (ресепшн). Горничным журнал не показывается.
Что зависит от страны точки#
Режим берётся из страны точки в её настройках.
| Страна точки | Что есть | Где |
|---|---|---|
| Россия | Журнал миграционного учёта, печать форм, выгрузка CSV. Подаёт сотрудник | Доска номеров → «🛂 Миграционный учёт» |
| Италия, Испания | Журнал гостей и подача прямо в Alloggiati Web (Италия) или SES.Hospedajes (Испания) — или вручную | Интеграции → «Регистрация гостей в госорганах»; доска номеров → «Регистрация гостей» |
| Любая другая страна | Журнал гостей, срок по правилу страны и отметка «Подано вручную» | То же |
| Страна не указана | Журнал не ведётся | Укажите страну точки |
Кроме журнала, у отелей вне России на доске номеров есть раздел «Госотчётность» — см. ниже.
Россия: журнал миграционного учёта#
- Откройте «Номера» и нажмите «🛂 Миграционный учёт».
- Записи появляются автоматически при заселении — на каждого гостя своя запись. Фильтр — «Активные» или «Все».
- У каждой записи — статус («Уведомление не подано», «Подано», «Принято», «Убытие подано») и срок: «подать до …», «убытие: до …». Просроченное помечено «ПРОСРОЧЕНО».
- Допишите данные документа, миграционной карты и визы — кнопка «Изменить».
- Напечатайте нужную форму (например, «Прибытие (форма 856)», «Убытие (форма 641)», «Регистрация (ПП 713)») или выгрузите «Выгрузить CSV».
- Подайте уведомление сами — через Госуслуги, ЭЛПОСТ или МФЦ.
- Отметьте результат: «Уведомление подано», «Принято МВД», «Гость выехал», «Убытие подано». Ошиблись — «Вернуть в работу».
Сопровождающего гостя добавьте кнопкой «+ Добавить запись» — номер, счёт и даты заезда система возьмёт из основной записи.
Реквизиты принимающей стороны (наименование, ИНН, ответственное лицо) нужны для печатных форм. Если их нет, журнал подскажет, где заполнить: Магазин приложений → По локациям → Миграционный учёт (МВД).
Журнал можно отключить, выключив расширение «Миграционный учёт (МВД)» у точки — тогда кнопки на доске не будет.
Другие страны: настроить подачу#
- Откройте Интеграции точки и карточку «Регистрация гостей в госорганах» (при необходимости включите расширение).
- В поле «Как подаются уведомления» выберите способ. В списке только системы, доступные для страны точки:
- «Вручную через портал госсистемы» — для любой страны;
- «Alloggiati Web (Polizia di Stato, Италия)»;
- «SES.Hospedajes (МВД Испании)» — не для Каталонии и Страны Басков.
- Для Италии и Испании заполните «Учётные данные заведения» и нажмите «Сохранить учётные данные», затем «Проверить подключение». Данные хранятся зашифрованными, видна только маска; видит и меняет их только владелец аккаунта.
- Выберите «Режим подачи»:
- «Не подавать» — ведётся только журнал, уведомления не создаются;
- «После подтверждения» — уведомления ждут, пока сотрудник нажмёт «Подать» (например, раз в день всей пачкой);
- «Автоматически» — уведомление уходит сразу после заселения.
- Включите «Регистрировать сопровождающих», если уведомление нужно на каждого гостя, а не только на основного.
Подача в Италию и Испанию работает на брендах вне России (cenaly.com, cenaly.ge).
Ручной режим для любой страны#
Если сетевой подачи для вашей страны нет:
- В способе подачи выберите «Вручную через портал госсистемы» и включите «Вести журнал гостей и сроки подачи».
- При заселении каждый гость попадает в журнал, у каждого уведомления — срок по правилу страны, а стойка получает напоминание.
- Подайте уведомление на портале госсистемы.
- В списке «Уведомления» нажмите «Подано вручную» и при желании впишите номер или отметку, которую выдала госсистема. Имя гостя и номер документа туда не вписывайте.
Блок показывает правило: «Срок в стране …: прибытие — …, убытие — …». Если правила для вашей страны нет, система ставит 24 часа на прибытие, убытие не отслеживает и помечает «правило страны не задано» — сверьте срок с законом сами.
Журнал гостей вне России и сопровождающие#
На доске номеров — кнопка «🛂 Регистрация гостей» (появляется, когда у точки выбран способ подачи). В «Журнале регистрации гостей»:
- гости каждого заезда группой: основной и сопровождающие, у каждого — свои уведомления о прибытии и убытии;
- «Изменить» — поправить данные гостя. Сначала данные нужно открыть кнопкой «Открыть данные» — открытие попадёт в журнал доступа;
- «＋ Сопровождающий» — дописать гостя, который не был внесён при заселении;
- «Показать выехавших».
Если данные исправлены после того, как уведомление ушло, журнал предупредит, что нужна переподача, и предложит переподать исправленное.
Статусы уведомлений#
| Статус | Что значит |
|---|---|
| В очереди | Ждёт отправки. С пометкой «Ждёт «Подать»» — ждёт сотрудника |
| Отправляется | Система передаёт данные |
| Отправлено, ждём ответ | Пакет у госсистемы, решения ещё нет |
| Принято | Госсистема приняла |
| Отклонено | Госсистема отказала — исправьте и «Подать заново» |
| Ошибка | Не хватает полей, неверные учётные данные или сбой — исправьте и подайте заново |
| Подать вручную | Ручной режим: подайте на портале и отметьте «Подано вручную» |
| Не подаётся — льгота | Уведомление не требуется по льготе |
Дополнительные пометки: «уточняем, дошло ли» — исход неизвестен, система переспрашивает госсистему; «Просрочено» — срок прошёл.
Если исход так и не выяснился, уведомление переходит в «Подать вручную», а стойка сразу получает задачу: проверьте портал госсистемы, прежде чем подавать заново.
Квитанция. У Италии квитанция за день сохраняется к уведомлению: «Квитанция сохранена» → «Скачать квитанцию». Квитанции удаляются по сроку хранения — тогда видно «Квитанция удалена по сроку хранения».
Не считать запись в журнале поданным уведомлением#
- Запись в журнале — это данные для подачи, а не подача.
- «Отправлено, ждём ответ» — ещё не принято.
- «Подано вручную» — ваша отметка, система её не проверяет.
- Подключение госсистемы не означает, что каждое уведомление дошло: смотрите статус каждого.
Раздел «Госотчётность»#
У отелей вне России на доске номеров есть кнопка «Госотчётность» — раздел «Государственная отчётность» с вкладками «Обязательства», «Очередь отправок», «Ответы ведомств», «Исправить», «Регистрационная книга», «Законные запросы», «Настройки» и «Подключение». Там видны сроки и статусы уведомлений, ответы ведомств и регистрационная книга.
Срок помечен честно: «Срок» — подтверждён источником, «Ориентир — норма не подтверждена» — только напоминание стойке, не срок по закону. Если для страны нет проверенного пакета правил, раздел скажет «Пакета правил страны пока нет».
Чего пока нет#
- Россия: подача в МВД из системы не делается — только журнал, печать форм и отметки сотрудника. Прямая передача через Госуслуги в коде заложена, но закрыта до официальных спецификаций и допуска.
- Сетевая подача — только Италия и Испания, на брендах вне России. Остальные страны — ручной режим.
- Турция, Хорватия, Сербия и другие страны — ручной режим со сроком из правила страны, где оно задано.
Связанные разделы#
- Работа с бронями отеля — регистрационная карта гостя
- Отель: номера, PMS и гостевой сервис
- Интеграции
Частые вопросы#
Почему в журнале пусто? Записи появляются при заселении — и только если у точки указана страна и (вне России) выбран способ подачи.
Гость уже выехал, а уведомление об убытии не подано. Что делать? Подайте его и отметьте в журнале. Выезд гостя без записи в журнале вне России не блокируется.
Можно ли подать всё одним разом в конце дня? Да: режим «После подтверждения», затем в списке «Выбрать все ожидающие» → «Подать выбранные».
Кто видит учётные данные госсистемы? Только владелец аккаунта. Остальные видят маску.
Где взять номер уведомления для отметки «Подано вручную»? Это номер или отметка, которую выдал портал госсистемы. Поле необязательное.