Принять, хранить и выдать находку

Бюро находок отеля — список вещей, которые нашли в номерах и общих зонах: что найдено, где, когда и до какого числа хранить. Вещь выдают владельцу под подпись на экране с печатным актом, а невостребованную списывают с указанием, куда её дели.

Кому: сотрудникам стойки и владельцу. Точка должна иметь тип бизнеса «Отель».

Где: «Номера» → кнопка «🧳 Находки» над доской номеров. Откроется окно «Стойка: журнал смены и бюро находок» на вкладке «Находки».

Зарегистрировать находку#

1. Откройте «🧳 Находки».
2. Заполните форму:

3. По желанию нажмите «📷 Добавить фото» — до трёх снимков вещи (на телефоне можно сразу камерой). Лишний снимок убирается крестиком.
4. Нажмите «Зарегистрировать находку».

В списке появится карточка со статусом «На хранении», отметкой «нашёл(ла): <имя>» и датой «хранить до …» (дата находки + срок).

Какие сведения не добавлять#

• Контакты владельца (телефон, e-mail, адрес) — они уже есть в карточке гостя брони. Подсказка под формой: «Контакты владельца — в карточке гостя брони; сюда их не пишите».
• Номера документов и другие персональные данные гостя — тоже в карточку гостя, не в описание вещи.
• Фото документов и людей. Снимайте саму вещь; паспорт, банковскую карту и лица в кадр не берите. Описание словами (цвет, марка, особые приметы) всё равно нужно — по нему работает поиск.

Фото находки#

• До трёх фото на вещь: при регистрации или позже — кнопкой «📷 Добавить фото» у карточки на хранении. Крестик на снимке убирает его.
• Миниатюры видны в карточке; нажмите на снимок, чтобы открыть его крупно.
• Фото хранятся в закрытом хранилище отеля, а не в открытом доступе; ссылка на показ работает около 15 минут и обновляется при каждом открытии окна.
• У выданной или списанной вещи фото остаются в карточке, менять их уже нельзя.
• Добавлять и убирать фото у сохранённой находки может стойка.

Найти вещь в списке#

• Фильтр над списком: «Все», «На хранении» (выбран по умолчанию), «Выдано», «Списано».
• Поле «Поиск по журналу» ищет по описанию, месту, номеру и коду находки.
• Вещи с истёкшим сроком подсвечены красным, отмечены «Срок хранения истёк» и стоят первыми.

Выдать вещь#

1. У карточки нажмите «Выдать». Откроется форма «Выдача вещи». Если у находки есть фото, они показаны крупно вверху формы — сверьте вещь с фото.
2. Выберите, кому: «Гостю брони» или «Другому лицу».
3. Проверьте документ получателя и отметьте «Документ получателя проверен». Для «Другому лицу» отметка обязательна — без неё кнопка выдачи неактивна.
4. Получатель расписывается пальцем или мышью в поле подписи → «Подписано». Появится «Подпись получена». Ошиблись — «Очистить».
5. Нажмите «Выдать и распечатать акт».

Что произойдёт:

• карточка получит статус «Выдано» и строку «выдано <дата> · <кто выдал>»;
• откроется печатный «Акт выдачи найденной вещи»: что найдено, где, номер, дата, картинка подписи, кто выдал и «Отпечаток подписи» — короткий код для сверки акта;
• строки «ФИО получателя» и «Документ» в акте пустые — их заполняют от руки на бумаге. В систему имя и документ получателя не записываются.

Если браузер заблокировал окно печати, появится подсказка — разрешите всплывающие окна для сайта.

Подтверждение получателя: что хранится#

Система хранит, кто и когда выдал вещь, кому (гостю брони или другому лицу), была ли отметка о проверке документа, и отпечаток подписи — код, вычисленный из картинки подписи. Саму картинку подписи система не хранит: она есть только на распечатанном акте. По отпечатку можно сверить, что акт относится к этой выдаче. Храните подписанный акт.

Списать вещь#

1. У карточки нажмите «Списать».
2. Выберите способ: «Утилизировано», «Передано на благотворительность» или «Передано в полицию».
3. При необходимости добавьте «Комментарий» (до 200 символов).
4. Нажмите «Списать».

Карточка получит статус «Списано» и строку «<способ> — списано <дата> · <кто>».

Срок хранения система не проверяет: списать можно в любой момент, а по окончании срока вещь сама не списывается — она остаётся «На хранении» с отметкой «Срок хранения истёк», пока её не выдадут или не спишут.

После выдачи или списания#

Выданную или списанную вещь изменить нельзя: «Вещь уже выдана или списана». Если две стойки одновременно работают с одной карточкой, вторая увидит «Карточку только что изменили — показана актуальная» и повторит действие уже по свежим данным.

Выданные и списанные находки хранятся в списке 365 дней, потом удаляются. Вещи «На хранении» по возрасту не удаляются. Всего в бюро — до 2000 находок.

Кто что может#

Подробнее о должностях — Права стойки, уборки и бухгалтера.

Чего пока нет#

• Фото в печатном акте выдачи — снимки видны только в окне.
• Правки карточки из окна (описание, место, срок) — заведите вещь заново, если ошиблись при регистрации.
• Привязки находки к брони или гостю из формы. Номер указывается текстом; контакты владельца ищите в карточке гостя этой брони.
• Автоматического списания по сроку и напоминаний.
• Экрана находок для горничной — регистрирует стойка.
• Записи имени и документа получателя в системе — только на бумажном акте.

Связанные разделы#

• Передать смену и не потерять задачу
• Рабочая смена горничной
• Повторный гость, VIP и дубли карточек
• Права стойки, уборки и бухгалтера
• Отель: номера, PMS и гостевой сервис

Частые вопросы#

Сколько хранить вещь по умолчанию?#

90 дней. Срок можно задать при регистрации — от 1 до 730 дней.

Кнопка «Выдать и распечатать акт» неактивна#

Нет подписи получателя или, при выдаче «Другому лицу», не отмечено «Документ получателя проверен».

Можно ли выдать вещь без подписи — например, отправить почтой?#

Нет. Выдача в системе требует подписи получателя на экране. При отправке почтой спишите вещь с комментарием или выдайте под подпись курьера как «Другому лицу».

Где найти, кто и когда выдал вещь?#

Переключите фильтр на «Выдано» — в карточке есть дата и сотрудник. Подпись получателя — на бумажном акте.

Срок хранения истёк — вещь удалится?#

Нет. Она остаётся «На хранении» с красной отметкой, пока вы её не выдадите или не спишете.

Я не вижу кнопку «🧳 Находки»#

У вашей должности нет права стойки, или вы на рабочем месте горничной.