Первый день: отель, гостевой дом

Отель, гостевой дом, апартаменты и хостел работают на встроенном PMS: этажи вместо залов, номера и кровати вместо столов, фолио (счёт гостя) вместо разового чека. Это не отдельный продукт, а профиль настроек точки: при типе бизнеса «отель» панель сама переключает терминологию и открывает нужные разделы.

Открыть: раздел «Номера» — это тот же раздел, что «Схема зала» у ресторана (admin.cenaly.ge/tables), переименованный для отеля. Он открывается в редакторе плана этажей; рабочий борд номеров включается кнопкой «🛏️ Номера» в шапке, ею же возвращаетесь к схеме. Рядом — кнопки «Типы номеров», «Тарифы», «🔌 PMS» и, у российских локаций, «🛂 Миграционный учёт». Отдельного адреса вида /hotel или /pms в панели нет — не ищите его.

Что нужно для старта#

• Любой компьютер или планшет на ресепшене. Борд номеров, шахматка и заселение — обычные страницы админ-панели в браузере. Отдельного «гостиничного терминала» не нужно.
• Телефон гостя. QR в номере открывает меню, сервисные заявки и «Мой счёт» в браузере — приложение гость не ставит.
• Принтер чеков — по желанию, через мост. Печать идёт через Cenaly Hardware Bridge — службу для Windows или Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Учтите: деньги гостя принимает касса — чеки пробиваются там, при оплате. Выселение закрывает счёт только при нулевом остатке и само чек не пробивает — см. Счёт, оплата и кассовый чек отеля.
• Онлайн-оплата брони — когда будете готовы. Предоплата, депозит или гарантия картой при брони с сайта работают только с подключённым платёжным провайдером — Предоплата, гарантия картой и холд. Пока провайдера нет, продавайте тарифы без предоплаты: гость платит у вас.
• Интернет. Нужен, но обрыв связи не останавливает кассу — Если пропал интернет.

Общий каркас первого дня#

Регистрация, точка, тип бизнеса, языки и подписка одинаковы для всех форматов — они описаны в хабе Первый день: выберите тип бизнеса. Дальше — гостиничная часть.

Чеклист: мини-отель и гостевой дом#

Цель первого дня — заселить гостя в системе и увидеть его счёт.

1. Этажи и номера. Редактор схемы работает как план зала (Схема зала), только залы называются этажами, а элементы — «Номер» и «Кровать» (для хостела и общих спален). Поштучно заводить не нужно: кнопка «+ Добавить номера» создаёт диапазон (например, 201–230, до 500 номеров за раз) с необязательным префиксом, живым предпросчётом «будет создано N · этажей M» и списком номеров, которые уже есть и будут пропущены. Тот же шаг предлагает мастер онбординга при выборе типа «отель».
2. Типы номеров. Кнопка «Типы номеров»: название (Standard, Deluxe…), базовый тариф за ночь и вместимость. Тип назначается номеру в панели свойств на схеме, и тариф оттуда подставляется в форму заселения — на конкретном заезде его можно переопределить.
3. Часовой пояс точки — проверьте сейчас. Плата за ночь начисляется автоматически после 03:00 по времени вашей локации; если пояс указан неверно, ночь «переедет» на другое время суток. Пояс — в настройках локации.
4. Туристический налог, если он у вас есть: процент от тарифа с минимальной суммой за ночь либо фиксированная сумма за ночь. Начисляется на фолио отдельной строкой.
5. Первое заселение. Форма просит тарифный план и цену за ночь (предзаполнены из типа номера) и карточку гостя: телефон, e-mail, документ, гражданство, дата рождения, заметки. Дата выезда на этом шаге не нужна — заселение «с ходу» открыто до выселения, а даты есть у брони. Гость останавливался раньше — система покажет плашку «постоянный гость». При заселении открывается фолио.
6. Что копится в фолио. Каждая прожитая ночь (день заезда не начисляется дважды), туристический налог, заказы из номера по QR, а также ручные операции на кассе по счёту номера: начисление, сервисный сбор, скидка, депозит, перенос позиций между счетами. Баланс виден на карточке номера и в списке открытых счетов на кассе.
7. Выселение. Закрывает фолио одним расчётом и переводит номер в «Требует уборки»; на доске задач смены появляется задача «Уборка номера N после выезда». ⚠️ Комнатный счёт закрывает именно ресепшн при выселении — с кассы кнопки закрытия у комнатных счетов нет.
8. Статусы номера — шесть: свободен, занят, требует уборки, уборка, проверен, не работает. Будущие заезды статусом номера не показываются: они живут бронями и видны на шахматке, поэтому номер, забронированный на следующую неделю, сегодня остаётся продаваемым.
9. Шахматка. Переключатель вида на той же странице — календарь на 21 день: полосы броней и текущих заездов по номерам. Бронь можно завести и не заходя сюда: выберите номер на схеме этажей — в его свойствах блок «Брони номера» и кнопка «📅 Забронировать номер» открывают ту же форму с датами. Обычная бронь номера — пара дат, минимум одна ночь; продажа номера на несколько часов включается отдельно — Продать номер на несколько часов. Заселяют по брони в одном окне: кнопка «Заселить» на борде номеров, в списке броней и в панели зала на кассе открывает одно и то же окно заселения. Ранний заезд и поздний выезд, если они включены в «Типы номеров» → «Заезд и выезд», отмечаются прямо в форме брони — подробнее в Заселить и выселить гостя.
10. Роли. Ресепшену — должность «ресепшн», горничной — «горничная» (у неё своё рабочее место без кассы): Сотрудники и смены, какие права что открывают — Права стойки, уборки и бухгалтера. С телефона горничная открывает «Мои номера» в браузере; в приложении Cenaly Team для Android тот же список даёт режим «Хозслужба» — свои уборки по порядку, у каждой одна кнопка: «Взять», «Начать» или «Готово». Сборка Team с этим режимом ещё не выложена на страницу загрузки, а мини-бар, осмотр и поломки с фото и в ней остаются в веб-экране — подробнее в Рабочая смена горничной.

Что нужно из устройств: один компьютер на стойке. Что честно можно отложить: тарифные планы и календарь цен, каналы продаж, отчёты, миграционный учёт (если гости только местные).

PMS, ночные начисления и импорт iCal поддерживаются на всех брендах. Укажите часовой пояс отеля и проверьте синхронизацию календарей. У оплаты, живых OTA-подключений и новых экранов отдельные условия доступности.

Чеклист: апартаменты и продажа через каналы#

Цель первого дня — чтобы даты не продались дважды.

1. Тарифные планы. Менеджер рядом со справочником типов: питание (только номер, завтрак, полупансион, всё включено), производные тарифы («завтрак = базовый +15 %»), цена по числу гостей с детскими возрастными корзинами и доп. местом, надбавки по дням недели, ограничения продажи (минимум и максимум ночей, окно бронирования, запрет заезда или выезда в определённые дни), политика отмены (гибкая, невозвратный, штраф в первую ночь, процент или фикс), каналы продажи (все / только прямые / только OTA) и корпоративный код доступа.
2. Календарь цен и стоп-продаж. Цена и запрет продажи на конкретные даты, массовая правка «тариф × период», предпросмотр итоговой цены. ⚠️ Календарь сильнее договорной цены, введённой на ресепшене — так и задумано; а у тарифного плана с собственной ценой сезоны не применяются вовсе (сезоны — запасной вариант для тех, кто планами не пользуется).
3. Сезонность — простой уровень. Если планы пока не нужны: периоды с отдельной ценой для типа номера или для всех номеров сразу.
4. Продажа типа номера, а не конкретного объекта. Такие брони живут неназначенными и держат квоту (сколько номеров этого типа продано на дату), а физический номер подбирается кнопкой назначения — вручную или автоматически. Блок неназначенных броней висит прямо над шахматкой.
5. Модуль бронирования на сайте. Гость выбирает даты и тариф, видит расчёт с проверкой ограничений (минимум ночей, окно бронирования, стоп-продажа; максимум одной брони — 30 ночей) и получает код подтверждения. Свободный номер закрепляется сразу или гость получает отказ с причиной; ждать подтверждения персоналом не нужно. Контакт гость подтверждает по ссылке, а если тариф требует предоплату или гарантию — оплачивает её в той же форме. Подробно — Прямая бронь на сайте.
6. Календари OTA — рабочий путь на сегодня. Импорт iCal: в настройках номеров вставляется ссылка экспорта из Booking.com, Airbnb или другого сервиса — внешние брони начинают блокировать эти даты у вас, обновление примерно каждые 15 минут, спорные наложения собираются в список «разберите вручную». Экспорт iCal: у каждого номера свой фид, ссылку добавляют календарём на стороне канала.
7. ⚠️ Двусторонний канал-менеджер (цены и остатки уезжают в каналы, брони приходят обратно) написан и работает на тестовой площадке провайдера: живое подключение требует партнёрского аккаунта, которого у нас пока нет. Для реальной блокировки дат пользуйтесь импортом и экспортом iCal.
8. Письма гостю. Раз в сутки отель сам пишет тем, кто заезжает завтра, и тем, кто выехал вчера; язык — языка брони, иначе языка точки, иначе английский. Эти два письма работают сами; свои правила, тексты и время отправки — Сообщения гостю. Если у точки подключён Telegram-бот, гость получает и напоминания о заезде.
9. Брони вручную. У брони есть источник (стойка, телефон, прямая от гостя, сайт, OTA), отмена с причиной и отметка «не приехал»; при накладке и слишком раннем заезде панель предупреждает. Перевод брони в заезд — одним действием на дату заезда.

Что нужно из устройств: компьютер; телефон — чтобы проверить бронирование глазами гостя. Что честно можно отложить: двусторонний канал-менеджер (см. выше), корпоративные коды тарифов, отчёты.

Чеклист: отель с рестораном и заказом в номер#

Цель первого дня — чтобы заказ из номера сам попадал на счёт гостя.

1. QR на номер. В карточке номера — кнопка «Создать QR и привязать», массово — «Создать QR для всех без кода (N)» по всей точке. Печать поштучно или листами A4 — QR-коды столиков и коды устройств.
2. Меню для номеров. Категории, позиции, фото, языки — QR-меню. Гость сканирует код в номере и заказывает так же, как за столиком.
3. Оплата «На счёт номера». В занятом номере гостю доступен этот способ: сумма добавляется к фолио и оплачивается при выезде вместе с проживанием; перед подтверждением гость видит текст согласия с точной суммой и номером комнаты. ⚠️ Правило узкое и намеренное: на фолио попадают только заказы с комнатного QR — пробитое на кассе, в киоске или пришедшее из агрегатора туда не уедет.
4. Заказ из незаселённого номера блокируется сервером с причиной «номер не заселён», а гость видит предупреждение ещё до отправки.
5. Сервисные заявки гостя. Полотенца, уборка, «не беспокоить», побудка с выбором времени, техническая проблема, другое. В отеле эта кнопка занимает место вызова персонала и показывается только при включённом «вызове персонала» в настройках точки; из свободного номера заявку не оформить. На стороне персонала — блок «Запросы гостей» в карточке номера: счётчик, список с типом и временем побудки, действия «В работу» и «Готово», обновления в реальном времени.
6. «Мой счёт» у гостя. Пункт в меню гостя: начисления, оплаты и итоговый баланс по его фолио. До заселения — пустое состояние, после расчёта — отметка «Оплачено».
7. Кухня и касса ресторана. Кухонный экран по станциям — KDS; касса и смена — Касса (POS) и Кассовая смена. У отеля эти разделы включены с порога.
8. Отчёты. Вкладка отчётов на борде номеров за период: загрузка (Occupancy), средняя цена (ADR), доход на номер (RevPAR), выручка всего и отдельно по еде и напиткам, число заказов и подневная таблица с разбивкой по валютам.

Что нужно из устройств: компьютер на стойке, планшет или монитор под кухонный экран, принтер через мост — если печатаете тикеты. Что честно можно отложить: киоск, доставка и навынос, агрегаторы.

Первая неделя#

Первый день дал вам номера, тип, пробную бронь и одно заселение. За неделю доведите до рабочего вида всё, чем стойка пользуется каждый день. Порядок — по задачам, статьи — по ссылкам.

Что-то не проходит — сначала загляните в Отель: почему действие не проходит.

Перенос будущих броней из прежней системы#

Если вы переходите с другой системы управления отелем, уже проданные даты не нужно вбивать руками: выгрузите будущие брони в файл и загрузите его. Каждая строка станет обычной бронью — с квотой, ограничениями тарифа и обновлением доступности для сайта и каналов.

Что подготовить#

Выгрузите из прежней системы будущие брони в CSV или Excel. Нужны колонки: номер брони (из прежней системы), заезд, выезд, гость и номер или тип номера. По желанию — телефон, почта, взрослые и дети, тариф, цена за ночь, валюта, источник и комментарий. Если не знаете, какие колонки нужны, нажмите «Скачать шаблон» в окне импорта.

Не переносятся: оплаты и депозиты, документы гостей, прошедшие проживания и гости, которые уже живут. Оплаты и документы при необходимости добавьте в бронь после переноса.

Как загрузить#

1. Откройте «Номера» и над доской номеров нажмите «⤓ Импорт броней».
2. Нажмите «Выбрать файл». Колонки сопоставятся сами — проверьте их и при необходимости поправьте. Укажите формат дат в файле (например, «день.месяц.год»).
3. Нажмите «Далее». Система проверит каждую строку: есть ли такой номер и тариф, свободны ли даты (с учётом строк выше в файле), в будущем ли заезд. Строки с ошибками подсвечены, причины написаны рядом; их можно скачать файлом, поправить в прежней системе и загрузить заново.
4. Если цена в файле не совпадает с ценой по тарифу, выберите для строки «По тарифу» или «В файле» — или сразу для всех таких строк кнопками над таблицей. Без выбора строка не запишется. Если тарифа нет, а цены в файле тоже нет, строку не перенести: базовая цена сама не подставляется.
5. Нажмите «Записать броней: N». Пока идёт запись, не закрывайте окно. Если связь оборвалась, нажмите «Продолжить» — уже записанные брони не задвоятся.

Повторная загрузка и отмена#

Тот же файл можно загрузить ещё раз: уже перенесённые брони пропускаются. Та же бронь в другом файле (по номеру брони из прежней системы) тоже не создастся второй раз.

Если перенос прошёл неудачно, на последнем шаге нажмите «Отменить брони, созданные этим импортом». Отменятся только брони этой загрузки, без штрафа. Брони, которые сотрудники уже меняли, заселили или по которым есть оплата, останутся как есть — в итоге будет видно, сколько оставлено. Отменённую бронь тем же файлом заново не перенести: создайте её вручную.

Последние импорты точки (до пяти) видны в окне импорта с любого компьютера или телефона: время, сколько броней создано, пропущено и с ошибками. Имя файла видно только на устройстве, с которого его загружали. Кнопка «Открыть итог» показывает результат загрузки — оттуда же можно отменить созданное.

Что можно отложить#

• Режим внешней PMS (кнопка «🔌 PMS»). Контур переключения есть, но в списке адаптеров пока только демонстрационный «Mock (демо)» — он нужен, чтобы проверить сам путь. Живые коннекторы в разработке; на боевом отеле переключаться рано.
• Двусторонний канал-менеджер — ждёт партнёрского аккаунта провайдера, работает на тестовой площадке. Пользуйтесь iCal.
• Миграционный учёт (Россия). Кнопка «🛂» на борде номеров: запись заводится автоматически при заселении, видны сроки и статусы, печатаются формы уведомлений, выгружается CSV. Важно понимать: это журнал и печатные формы, а не электронная подача — подача остаётся вашей. Включается по стране точки «Россия».
• Питание в отеле — Ресторан, мини-бар и питание в счёте номера. Подписки на обеды относятся к типам общепита и не включаются автоматически у гостиницы.
• Финансовые отчёты — Финансы. Продажи, закупки, кассовые смены и аналитика спроса поддерживаются на всех брендах. Начните после первых операций; пустой период и ошибка загрузки данных — разные ситуации.
• Свой сайт и домен — Конструктор сайта (у отелей в галерее свои шаблоны), Свой домен.
• Своя АТС и звонки — Телефония.
• Склад и себестоимость ресторана — Склад, когда меню устоится.

Устранение неполадок#

Не нахожу раздел «PMS» или «Отель». Такого адреса нет. Всё живёт в разделе «Номера» (admin.cenaly.ge/tables): схема этажей открывается сразу, рабочий борд — кнопкой «🛏️ Номера», внешняя PMS — кнопкой «🔌 PMS». Если раздел называется «Схема зала», у точки не выбран тип бизнеса «отель».

Ночь не начислилась. Проверьте часовой пояс отеля, даты проживания, тариф и счёт гостя. Ночной процесс работает после 03:00 по времени отеля на всех брендах. Задержку или ошибку начисления нужно разобрать отдельно.

Гость не может заказать из номера. Скорее всего, номер не заселён: сервер отменяет такие заказы с причиной «номер не заселён». Проверьте, что заезд открыт и QR привязан именно к этому номеру.

Заказ не попал на счёт номера. На фолио уходят только заказы, сделанные с комнатного QR. Пробитое на кассе, в киоске или пришедшее из агрегатора на счёт номера не ложится — это сознательное правило.

Комнатный счёт не закрывается на кассе. Так и задумано: комнатный счёт закрывает ресепшн при выселении, кнопки закрытия у него на кассе нет.

Даты не блокируются в Booking.com или Airbnb. Проверьте обе ссылки календарей и последнюю синхронизацию. Импорт и экспорт iCal поддерживаются на всех брендах и передают занятость, а не цены. Живые подключения канал-менеджера активируются отдельно; тестовый контур не продаёт ваши номера на реальных площадках.

Гость получил два одинаковых письма. Проверьте бронь и историю отправки. Неудачные попытки доставки повторяются; при сбое после принятия письма почтовым сервисом возможен повтор.

Частые вопросы#

Нужно ли покупать гостиничное оборудование?#

Нет. Ресепшн работает в браузере, гость — со своего телефона по QR. Принтер и фискальный регистратор добавляются позже через мост и только если они вам нужны.

Заводить номера по одному?#

Нет. Кнопка «+ Добавить номера» создаёт диапазон до 500 номеров за раз с префиксом и предпросчётом; уже существующие номера она пропускает, а не дублирует.

Обязательно указывать дату выезда при заселении?#

Нет. Заселение «с ходу» открыто до выселения; даты заезда и выезда есть у брони, а ранний выезд автоматически сокращает бронь до факта.

Пробивается ли фискальный чек при выселении?#

Нет. Выселение закрывает счёт только при нулевом остатке и переводит номер в уборку. Деньги гостя принимает касса и там же пробивает чеки — Счёт, оплата и кассовый чек отеля.

Можно ли продавать «тип номера», не выбирая конкретный?#

Да. Такая бронь живёт неназначенной и держит квоту по типу на дату, а номер подбирается при заселении — вручную или автоматически. Подробно — Номера, типы и готовность фонда.

Что из гостиничного контура не работает на российском бренде?#

PMS, брони, карточки гостей, ночные начисления, обмен iCal и финансовые отчёты поддерживаются и там. Доступность платёжного провайдера и внешнего канала проверяется отдельно.

Связанные разделы#

• Первый день: выберите тип бизнеса — общий каркас и другие форматы
• Отель: карта рабочих задач — все статьи отеля по задачам
• Номера, типы и готовность фонда — номера, типы, вывод из строя
• Заселить и выселить гостя — ежедневная работа стойки
• Работа с бронями отеля — создать, изменить и отменить бронь
• Схема зала — редактор этажей и номеров, привязка QR
• Брони столов — тот же механизм бронирования на столиках
• QR-меню — меню для заказа в номер
• Касса (POS) — счёт номера на кассе и дозаказ
• Сотрудники и смены — ресепшн, горничные, задачи уборки