iCal и каналы: занятость, конфликты и границы

Если вы продаёте номера не только сами, но и на Booking.com, Airbnb или похожих площадках, главное — не продать одну ночь дважды. Самый простой способ связать календари — iCal: ваша занятость уходит на площадку, а брони площадки блокируют даты у вас. Эта статья — о том, как это настроить, что делать при конфликте и чего iCal не умеет.

Кому: владельцу или менеджеру отеля — для настройки; стойке — для разбора конфликтов.

Перед началом: номера расставлены на схеме этажей. iCal работает по физическим номерам (номер 101, номер 102…), а не по типам номеров: у каждого номера своя ссылка экспорта и своя ссылка импорта.

Где настраивается#

Откройте «Номера» и нажмите «🏷️ Типы номеров». Откроется окно «Настройки отеля».
Перейдите на вкладку «Каналы продаж».
Там блоки по порядку: кнопка брони для своего сайта, номера на сайте, «Каналы продаж: экспорт iCal», «Каналы продаж: импорт iCal (OTA)», «Каналы продаж (channel manager)» и договоры компаний.

Кнопку «🏷️ Типы номеров» видит сотрудник с правом настроек.

Отдать занятость номера на площадку (экспорт)#

В блоке «Каналы продаж: экспорт iCal» отметьте «Публиковать занятость номеров в виде iCal-ссылок».
У каждого номера появится ссылка. Нажмите «Копировать» у нужного номера — кнопка сменится на «Скопировано».
В кабинете площадки откройте календарь этого номера (объявления) и вставьте ссылку в импорт календаря — обычно он называется «Import calendar» или «Импорт календаря».
Повторите для каждого номера, который продаётся на площадке.

Если ссылок нет и написано «На плане зала ещё нет номеров…», сначала добавьте номера на схему этажей.

Что видит площадка: только занятые даты, в каждом событии написано «Busy». Имён, телефонов и других данных гостя в ссылке нет.

Что считается занятым:

бронь, которой назначен этот номер, — и ожидающая заезда, и с живущим гостем;
номер на ремонте (выведен из продажи как неисправный) — на даты ремонта;
номер, удержанный под блок группы.

День выезда считается свободным — в этот день площадка может продать заезд. Ссылка показывает занятость от сегодня на 365 дней вперёд.

Когда обновляется: сразу после того, как сотрудник создал, изменил или отменил бронь, заселил или выселил гостя, а также после брони с сайта. Ссылка может кешироваться до 5 минут, а площадка перечитывает календарь по своему расписанию — у некоторых это раз в несколько часов. Поэтому iCal не защищает от продажи одной ночи в двух местах «в одну минуту».

Выключить экспорт: снимите отметку «Публиковать занятость номеров в виде iCal-ссылок». Все ссылки отеля перестанут работать, площадки получат ошибку при чтении календаря.

Принять занятость с площадки (импорт)#

В кабинете площадки найдите ссылку экспорта календаря номера (обычно «Export calendar» / «Экспорт календаря»). Ссылка должна начинаться с https://.
В блоке «Каналы продаж: импорт iCal (OTA)» вставьте её в поле нужного номера (подсказка в поле — https://…/calendar.ics).
Нажмите «Сохранить фиды импорта». Появится «Сохранено».
Подождите до 15 минут. Под полем появится «✓ синхр. {время}» — календарь прочитан.

Что происходит при синхронизации (примерно раз в 15 минут):

каждая новая бронь площадки становится бронью на шахматке на этот номер: гость — «OTA», источник — OTA. Она закрывает даты для продажи у вас, в том числе для гостей с сайта;
если на площадке изменили даты, бронь на шахматке сдвигается — пока гость не заселён;
если бронь исчезла из календаря площадки (отменена), бронь на шахматке отменяется — если гость ещё не заселён и даты не прошли;
повторно одну и ту же бронь площадки система не создаёт;
если площадка вернула вашу же бронь (вы отдали её экспортом, площадка показала её в своём календаре) — система узнаёт её по тем же датам на том же номере и дубль не создаёт.

Имени гостя и цены в календаре площадки нет, поэтому у импортированной брони гость — «OTA», а цену и данные гостя смотрите в кабинете площадки.

Если вместо «✓ синхр.» видно «⚠️ …» — календарь не прочитался. Частые причины: ссылка не https или с логином и паролем внутри, площадка ответила ошибкой (например, http 404 — ссылку на площадке перевыпустили), календарь слишком большой. Возьмите на площадке свежую ссылку и сохраните её снова.

Разобрать конфликт#

Конфликт — это бронь площадки, которая пересекается с вашей бронью на том же номере, но с другими датами. Система никогда не перезаписывает вашу бронь: событие площадки в шахматку не попадает, а под полем импорта появляется «⚠️ {N} конфликт(ов) каналов — разберите вручную в шахматке».

Как разобрать:

Откройте шахматку и найдите номер, у которого появился конфликт.
Сравните брони номера с календарём этого номера на площадке.
Решите, кто остаётся в номере:
- ваш гость остаётся — переселите гостя площадки в другой номер (на площадке или договорившись с гостем) либо отмените бронь на площадке;
- гость площадки остаётся — перенесите свою бронь в другой номер или на другие даты (см. Перенос, переселение и разделение проживания).
После ближайшей синхронизации счётчик конфликтов обновится.

Сменить секретную ссылку#

Ссылка экспорта — это ключ: любой, у кого она есть, видит занятые даты (без данных гостей). Если ссылка попала не туда или вы перестали работать с площадкой, смените её.

В блоке «Каналы продаж: экспорт iCal» нажмите «Перегенерировать ссылки».
Подтвердите: «Перегенерировать ссылки? Старые перестанут работать сразу — новые придётся заново вставить во все каналы.».
Скопируйте новые ссылки и замените их во всех площадках — у всех номеров.

Ссылки меняются сразу у всех номеров отеля. Если после сохранения видно «Сохранено, но опубликовать фиды не удалось…», новые ссылки начнут работать после ближайшего изменения броней.

Чего iCal не передаёт#

Цен, тарифов, стоп-продаж, минимума ночей — только занятые даты. Цены и ограничения на каждой площадке меняйте в её кабинете.
Данных гостя — ни в одну сторону.
Типов номеров: одна ссылка — один физический номер. Если на площадке объявление продаёт «тип» из нескольких номеров, iCal для него не подходит.
Мгновенности: площадки перечитывают календарь по своему расписанию, импорт идёт раз в ~15 минут. Короткое окно, в котором ночь можно продать дважды, остаётся.

Channel manager и внешняя PMS: что готово#

Channel manager (Channex) — блок «Каналы продаж (channel manager)» с мастером «Подключить каналы» (шаги «1. Объект», «2. Сверка», «3. Приём броней», «4. Каналы», «5. Запуск»), сопоставлением «тип номера × тариф», журналом синхронизации и кнопкой «Синхронизировать сейчас». Сейчас он подключён только к тестовой площадке провайдера — в мастере это видно надписью «Тестовый контур Channex (песочница): реальные каналы здесь пока не продают.». Продавать через него в реальные каналы пока нельзя; переключателя на рабочий контур в настройках нет. Для живых площадок используйте iCal.

Если позже канал будет подключён через channel manager, не оставляйте для того же номера и той же площадки импорт iCal — занятость посчитается дважды. Панель предупредит об этом сама.

TravelLine (только cenaly.ru). Если отель уже работает с менеджером каналов TravelLine, в этом же блоке есть подключение TravelLine: брони из TravelLine приходят в шахматку раз в 15 минут. Наличие номеров и цены по-прежнему ведутся в TravelLine.

Внешняя PMS. Кнопка «🔌 PMS» на странице «Номера» открывает «Интеграция с PMS». Там доступен только адаптер «Mock (демо)» — тренажёр начислений «на счёт номера» в чужую систему. Готовых подключений к Opera, Bnovo, Shelter и другим PMS нет.

Связанные разделы#

Частые вопросы#

Как часто обновляются календари?#

Импорт с площадок — примерно раз в 15 минут. Ваша занятость публикуется сразу после изменения брони, но площадка перечитывает ссылку по своему расписанию — обычно от нескольких минут до нескольких часов.

Почему бронь с Booking.com у меня называется «OTA»?#

Календарь iCal не содержит имени гостя — только даты. Имя, телефон и цену смотрите в кабинете площадки; при заселении впишите данные гостя сами.

Я продал номер типом, а на Airbnb даты не закрылись. Почему?#

Ссылка экспорта принадлежит конкретному номеру. Пока у брони нет номера, она не попадает ни в одну ссылку. Назначьте номер — и после обновления календаря площадкой даты закроются.

Можно ли передать на Booking.com цены через iCal?#

Нет. iCal переносит только занятые даты. Цены, стоп-продажи и минимальный срок меняйте в кабинете площадки.

Номер на ремонте закроется на площадке?#

Да, если он выведен из продажи как неисправный на конкретные даты — эти даты попадут в ссылку как занятые.

Что будет, если я выключу экспорт?#

Все ссылки отеля перестанут работать. Площадки при следующем чтении получат ошибку и, в зависимости от площадки, перестанут блокировать даты или покажут предупреждение. Включите экспорт снова — ссылки появятся с новым ключом, их нужно будет вставить заново.