Повторный гость, VIP и дубли карточек

Эта статья — о карточках гостей отеля: как найти гостя, как стойка узнаёт постоянного гостя при заселении, где записать предпочтения и аллергии, как отметить VIP или предупредить коллег «Не селить» и что делать, если у одного человека две карточки.

Кому: владельцу и сотрудникам стойки. Горничная карточки гостей не видит. Точка должна иметь тип бизнеса «Отель».

Откуда берутся карточки: карточка гостя появляется при первом заселении. Повторное заселение с тем же телефоном или e-mail попадает в ту же карточку и увеличивает счётчик заездов.

Найти гостя#

1. Откройте «Номера» → вкладка «🧳 Гости» («Карточки гостей этого объекта»).
2. Введите в поле «Поиск по имени, телефону или e-mail».

В списке: «Гость», «Контакт», «Заезды» (сколько раз жил), «Последний заезд» и средняя оценка проживаний. Значки в строке подсказывают флаги: 🚫 «Не селить», ⭐ VIP, 🔁 постоянный гость, 🩺 есть сведения об аллергиях или питании. «+N» — к карточке присоединены дубли.

Кнопки строки: «Профиль» (флаги и объединения), «Регистрационная карта».

Почему гость не находится по части имени#

Если в отеле включено защищённое хранение персональных данных, имя и телефон в списке показаны маской («Персональные данные хранятся отдельно и показываются маской. Их раскрытие записывается в журнал»). Такие карточки находятся только точным телефоном (не меньше 6 цифр) или точным e-mail — по части имени поиск их не найдёт. Карточки без защищённого хранения ищутся по части имени, телефона или e-mail.

Поиска по номеру документа нет. Список показывает до 200 карточек, сначала недавние гости.

Узнать постоянного гостя при заселении#

В форме заселения введите телефон гостя (не меньше 5 цифр). Когда поле потеряет фокус, система проверит базу по телефону, затем по e-mail. Если гость уже жил, появится «Постоянный гость, заездов: N» и кнопка «Заполнить» — она подставит контакты и документ из карточки.

В форме брони и в форме заселения рядом показываются «⭐ VIP-гость», «🔁 Постоянный гость · заездов: N» и предупреждение «Не селить», если оно есть.

Предпочтения и аллергии#

Предпочтения и аллергии ведутся в карточке гостя раздела «Клиенты» (окно «Профиль гостя» там):

Где их видно: на шахматке у полосы брони — значки и подсказка «Предпочтения: …» (первые 80 символов), «Аллергии: …» и «Без алкоголя»; в списке «🧳 Гости» — те же значки.

Аллергии — особые сведения о здоровье: при защищённом хранении они скрыты, на шахматке вместо списка пишется «Аллергии или питание — в карточке гостя», а открыть их можно кнопкой «Показать». В регистрационную карту и выгрузку для ведомств они не попадают.

Отметить VIP#

1. «🧳 Гости» → строка гостя → «Профиль». Откроется окно «Профиль гостя».
2. Включите «⭐ VIP-гость». Сохраняется сразу.

VIP видно на шахматке и при заселении. Это то же самое, что тег «vip» в «Клиентах»: поставили флаг — появился тег, и наоборот.

Предупредить «Не селить»#

Если с гостем был инцидент — неоплата, порча имущества, поведение, — коллеги должны узнать об этом при следующей брони.

1. «🧳 Гости» → «Профиль».
2. Включите «🚫 Не селить».
3. Выберите «Причина»: «неоплата», «порча имущества», «поведение», «мошенничество» или «другая причина».
4. При необходимости заполните «Подробности (необязательно)» — что произошло, своими словами (до 1000 символов).
5. Нажмите «Сохранить».

Что увидит стойка. В форме новой брони на шахматке, в карточке открытой брони и в форме заселения появится красное предупреждение «🚫 Не селить: <причина>» с пояснением «Это только предупреждение: бронь и заселение не блокируются. Решите с управляющим.» Подробности открываются кнопкой «Показать подробности»; открытие записывается в журнал. На шахматке у брони — значок 🚫 и только категория причины, без текста.

Это не автоматический отказ. Система не отклоняет бронь и не запрещает заселение — решение остаётся за человеком.

Где хранятся подробности. Текст причины хранится отдельно от карточки, в защищённом хранилище персональных данных: гостю, на сайт, в письма и в документы он не попадает. Если хранилище текст не приняло, флаг и причина всё равно ставятся, а вы увидите «Флаг поставлен, но подробности не сохранены: защищённое хранилище их не приняло». Писать подробности в обычные заметки не нужно.

Снять флаг#

Выключите «🚫 Не селить» в профиле. Если подробности были записаны, система переспросит «Снять флаг «Не селить»? Записанные подробности будут удалены.» → «Снять флаг». Подробности удаляются вместе с флагом (если удалить сразу не получилось — автоматически в течение 30 дней).

Найти дубли#

У одного человека бывает две карточки: в первый раз записали телефон, во второй — e-mail, или опечатались.

1. «🧳 Гости» → «Найти дубли». Откроется окно «Возможные дубли».
2. Карточки собраны в группы с причиной: «тот же телефон» (последние 9 цифр), «тот же e-mail», «то же имя и дата рождения» или «тот же человек».
3. У нужной группы нажмите «Объединить».

В профиле гостя тоже может появиться полоса «Возможные дубли этой карточки: N» с кнопкой «Объединить».

Объединить вручную: найдите гостя поиском, отметьте галочками две или больше строк и нажмите «Объединить выбранные (N)».

Объединить карточки#

1. В окне «Объединить карточки гостя» выберите «Какую карточку оставить» — по умолчанию предложена карточка с бо́льшим числом заездов.
2. Посмотрите итог: «После объединения: заездов N, неявок N», VIP, «Не селить» и теги.
3. Нажмите «Объединить». Отдельного шага «вы уверены?» нет — проверьте выбор до нажатия. За раз объединяется до 5 дублей.

Что происходит:

Карточка-дубль не удаляется: она становится ссылкой на оставленную. Следующее заселение с телефоном или e-mail дубля попадёт в оставленную карточку.

Отменить объединение#

1. Откройте «Профиль» оставленной карточки.
2. В разделе «Объединённые карточки» у нужного дубля видно «отменить можно до <дата>».
3. Нажмите «Отменить объединение».

Ограничения отката:

• 30 дней. Потом — «Срок отмены истёк».
• Цепочка. Если оставленную карточку потом саму объединили с другой, сначала отмените более позднее объединение.
• Откат вычитает только то, что принесло объединение. Правки оставленной карточки, сделанные после объединения, сохраняются; дописанный хвост предпочтений снимается, только если он всё ещё в конце текста.

Дубль получает обратно свои теги, предпочтения, флаги и счётчики.

Кто что может#

Подробнее — Права стойки, уборки и бухгалтера.

Чего пока нет#

• Истории проживаний и суммы трат в карточке отеля. Видны число заездов, последний заезд и средняя оценка.
• Поиска по документу, а для защищённых карточек — поиска по части имени.
• Редактора предпочтений и аллергий в окне «Профиль гостя» отеля — они правятся в «Клиентах». В форме заселения поля аллергий нет.
• Подбора номера по предпочтениям.
• Автоматического отказа по «Не селить».
• Просмотра журнала объединений — в профиле видна только дата объединения.
• Горничная предпочтений и аллергий гостя не видит.

Связанные разделы#

• Заселить и выселить гостя на стойке
• Создать, изменить и отменить бронь
• Анкета до приезда и проверка стойкой
• Журнал регистрации гостей и подача по странам
• Права стойки, уборки и бухгалтера
• Отель: номера, PMS и гостевой сервис

Частые вопросы#

Гость жил у нас, но при заселении не появилось «Постоянный гость»#

Поиск идёт по телефону (не меньше 5 цифр), затем по e-mail. Если в прошлый раз записали другой телефон и не записали e-mail, карточка не найдётся — после заселения найдите дубли и объедините карточки.

«Не селить» не дало забронировать?#

Нет. «Не селить» только предупреждает. Если бронь не создаётся, причина в другом.

Где написать, что гость любит номер с видом на море?#

В «Предпочтениях» карточки гостя в «Клиентах». Стойка увидит подсказку на шахматке у полосы брони.

Я объединил не те карточки#

Откройте профиль оставленной карточки и нажмите «Отменить объединение» в течение 30 дней.

Почему в списке гостей имена скрыты звёздочками?#

Персональные данные хранятся в защищённом хранилище и показываются маской. Нажмите «Показать» — открытие запишется в журнал.