Передать смену и не потерять задачу

Эта статья — чек-лист для стойки (ресепшн): что посмотреть в начале смены, как прочитать и оставить запись в журнале смены и как поручение по гостю или номеру превратить в задачу, которая не потеряется при пересменке.

Кому: сотрудникам стойки (должности «Администратор ресепшн», «Ночной аудитор» или с правом стойки) и владельцу. Горничная журнал смены не видит. Точка должна иметь тип бизнеса «Отель».

Где: всё ниже — на странице «Номера» (доска номеров отеля).

Чек-лист начала смены#

1. Откройте журнал смены — кнопка «📒 Журнал смены» над доской номеров. Если на кнопке число, есть записи, которые вы ещё не прочитали.
2. Прочитайте новые записи и отметьте их (см. Прочитать журнал).
3. Посмотрите листы дня — «📊 Отчёты» → «Стойка»: заезды, выезды, проживающие и брони без номера (см. Листы стойки).
4. Назначьте номера броням из листа «Без номера».
5. Проверьте открытые задачи на доске «Задачи смены» — свои и ничьи (см. Открытые задачи).
6. Проверьте находки, у которых истёк срок хранения, — кнопка «🧳 Находки» (см. Принять, хранить и выдать находку).

Чек-лист конца смены#

1. Всё, что сменщику нужно знать, — запись в журнале смены с нужной важностью.
2. Всё, что сменщику нужно сделать, — задача на доске (по брони или по номеру), а не только запись в журнале: у задачи есть срок, исполнитель и отметка «готово».
3. Закройте свои выполненные задачи.

Листы стойки: заезды, выезды, без номера#

1. Откройте «Номера» → вкладка «📊 Отчёты» → «Стойка» («Заезды, выезды и проживающие»).
2. Выберите дату: «Сегодня», «Завтра» или любую в поле «Дата».
3. Переключайте листы: «Заезды», «Выезды», «Проживающие», «Без номера» — на вкладке видно число строк.
4. Нужна бумага — «Печать (A4)», таблица — «CSV». «Обновить» — перечитать данные.

Колонки: номер, тип, гость, число гостей, заезд, выезд, ночей, статус («Ожидается», «Заселён», «Выехал»; отметки «опция до …» и «анкета получена»), заметки и остаток по счёту. «Остаток» видят только сотрудники с правом «Деньги отеля» и владелец, остальным показывается «Остатки скрыты».

«Без номера» — брони типа номера, которым ещё не назначен конкретный номер. Начинайте смену с него: назначьте номера до приезда гостей. Как назначить — Создать, изменить и отменить бронь.

Номера в листах идут в порядке плана зала. Лист длиннее 2000 строк обрезается.

Рядом, на вкладке «Сводка дня», — сводка менеджера за день (загрузка, выручка, сравнение с прошлой неделей) и её рассылка на почту. Подробнее — Листы стойки и дневная сводка менеджера.

Прочитать журнал#

1. Нажмите «📒 Журнал смены» над доской номеров. Откроется окно «Стойка: журнал смены и бюро находок» на вкладке «Журнал смены».
2. Новые для вас записи подсвечены и отмечены «новое». У каждой — важность, автор, время и номер, если его указали.
3. Прочитали запись — нажмите «Прочитано» у неё. Прочитали всё — «Отметить всё прочитанным».
4. Ищете старую запись — поле «Поиск по журналу»: ищет по тексту, номеру и автору, должны совпасть все слова.

Как работает «прочитано». Отметка ставится каждому сотруднику отдельно: вы отмечаете запись прочитанной только для себя. Под записью видно «прочитали: N» — сколько человек её уже прочитали. Свои записи непрочитанными не считаются. Снять отметку нельзя.

Счётчик на кнопке «📒 Журнал смены» обновляется сам примерно раз в 2 минуты, пока вкладка открыта.

Оставить запись#

1. В окне журнала напишите текст в поле «Что передать следующей смене…» (до 2000 символов).
2. Выберите «Важность»:

3. При необходимости укажите «Номер (необязательно)».
4. Нажмите «Записать».

Связь с номером#

Поле «Номер» в журнале — это текстовая подпись (до 40 символов): по ней запись находится поиском, но к плану номеров она не привязана и задачей не становится. Если по номеру нужно что-то сделать, заведите задачу с местом: на доске номеров откройте меню номера → «Задача здесь» → опишите → «Создать задачу». Такая задача видна на доске задач с номером, а у горничной — в окне номера.

Поручение по гостю: задачи по брони#

Если поручение связано с конкретным гостем («детская кроватка в номер к заезду», «напомнить про трансфер в день выезда»), заведите его в брони — срок посчитается от дат заезда или выезда.

1. Откройте бронь на шахматке.
2. В блоке «Задачи по брони» нажмите «Добавить задачу».
3. Опишите, что сделать.
4. В поле «Срок» выберите «От заезда», «От выезда» или «Без срока» и задайте «Сдвиг, дней» — от −60 до 60 (например, −1 — за день до заезда).
5. Сохраните.

⚠️ Срок считается один раз, при создании задачи. Если даты брони потом изменились, срок задачи сам не сдвинется — поправьте его на доске задач.

Задача по брони — обычная задача доски смены: она появляется на «Задачи смены» с отметкой брони, у неё можно выбрать исполнителя, а отметить готовой — и на доске, и в самой брони. «Открыть доску задач» ведёт на доску.

Открытые задачи на передачу#

1. Откройте «Задачи смены».
2. Отфильтруйте «Исполнитель» → «Мои», чтобы увидеть свои открытые задачи, и посмотрите задачи без исполнителя («Не назначено»).
3. Что не успели — назначьте сменщику в поле «Исполнитель» или оставьте без исполнителя и упомяните в журнале.

Подробнее о доске — Доска задач смены.

Кто что видит#

Если у должности нет доступа, кнопка «📒 Журнал смены» не показывается. Подробнее о правах — Права стойки, уборки и бухгалтера.

Чего пока нет#

• Правки и удаления записи журнала. Ошибку исправляют новой записью.
• Закрепления записи и категорий. Есть только три уровня важности.
• Подтверждения от конкретного сменщика. Видно, сколько человек прочитало запись, но не «принята сменой» поимённо.
• Превращения записи в задачу. Запись журнала и задача доски — отдельные вещи; поручение заводите задачей.
• Пересчёта срока задачи по брони при переносе дат. Срок правят руками.
• Привязки записи к брони из окна журнала. Поручение по гостю заводите в блоке «Задачи по брони».

Журнал хранит записи 180 дней (не больше 1000 записей на точку); старые уходят при добавлении новых.

Связанные разделы#

• Листы стойки и дневная сводка менеджера
• Принять, хранить и выдать находку
• Создать, изменить и отменить бронь
• Ночные начисления и закрытие бизнес-дня
• Рабочая смена горничной
• Доска задач смены
• Права стойки, уборки и бухгалтера

Частые вопросы#

Я не вижу кнопку «📒 Журнал смены»#

У вашей должности нет права стойки, или вы на рабочем месте горничной. Журнал есть только у точки с типом бизнеса «Отель».

Почему запись всё ещё «новая» у сменщика, хотя я её прочитал?#

«Прочитано» ставится каждому отдельно. Сменщик должен отметить запись сам.

Можно ли исправить опечатку в записи?#

Нет, записи журнала не редактируются и не удаляются. Добавьте новую запись с исправлением.

Как долго хранится журнал?#

180 дней. Если записей больше 1000, самые старые удаляются.

В листе «Выезды» нет гостя, который должен был выехать#

В «Выезды» попадают только заселённые или уже выехавшие гости. Бронь, гость которой так и не заселился, там не появится. Отменённые брони и неявки в листы не попадают.

Почему у меня в листах нет колонки с остатком?#

У вашей должности нет права «Деньги отеля».