Счёт гостя и компании: начисления и печать

Счёт проживания (фолио) — лицевой счёт номера: в нём копятся ночи, налоги, заказы и услуги, а также оплаты гостя. Эта статья — как смотреть счёт, делить его между гостем и компанией, закрывать и печатать. Общий обзор фолио — в статье Отель: номера, PMS и гостевой сервис.

Кому: сотрудникам стойки (ресепшн) и владельцу. Для выставления компании нужен доступ к разделу «Контрагенты».

Что попадает в счёт#

Счёт открывается при заселении и живёт до выезда. В нём бывают такие строки:

Строка в счёте	Откуда берётся
Проживание	Начисляется автоматически за каждую прожитую ночь
Туристический налог	Если он включён — см. Туристический налог
Ресторан и бар	Заказы «на счёт номера» с кассы и из номера — см. Ресторан, мини-бар и питание в счёте номера
Услуги	Сервисный сбор, ранний заезд, поздний выезд
Дополнительное начисление	Ручное начисление стойки, мини-бар
Скидка	Ручная скидка с причиной
Штраф за отмену / неявку	Штраф брони

Оплаты — депозиты, «Принять оплату», оплаты по ссылке — уменьшают остаток.

Где смотреть:

в карточке брони — блок «🧾 Счёт проживания». До заселения его нет: «счёт появится при заселении»;
на кассе — в списке «Открытые счета». Счёт номера помечен «Комната N» и «Закрывает ресепшн при выезде».

Разделить счёт: что платит компания, а что гость#

Типичный случай — командировка: проживание и налог оплачивает компания, а бар и мини-бар гость платит сам.

Откройте карточку брони («Номера» → «Шахматка» → бронь).
В блоке «Плательщик» нажмите «Изменить» и выберите «Компания».
Выберите компанию из «Контрагентов» (поиск или «+ Новый клиент»).
В списке «На счёт компании» отметьте, что оплачивает компания:
- Проживание (ночи);
- Налоги и сборы;
- Заказы (ресторан, бар, room service);
- Услуги (ранний заезд, поздний выезд…);
- Прочие начисления (мини-бар…);
- Скидки. Всё остальное в счёте оплачивает гость. По умолчанию компания платит проживание и налоги.
При желании добавьте «Комментарий» (например, номер договора) и нажмите «Сохранить плательщика».

Если гость уже заселён, счёт перейдёт на компанию через несколько секунд — система скажет об этом сообщением.

Как выглядят окна счёта#

После этого блок «Счёт проживания» показывает два окна — «Гость» и «Компания». У каждого: «Начислено», «Оплачено», «Остаток» и строки. Строка попадает в окно по своему виду; сторно строки — в то же окно, что и исходная строка.

Оплаты деньгами идут в окно гостя.
Если гость заплатил больше своей доли, излишек зачитывается в долю компании («Излишек → доля компании»).
Общий остаток счёта всегда равен сумме остатков двух окон.

Без компании-плательщика окно одно: «Одно окно: гость платит всё».

Закрыть счёт: гость платит своё, остаток — компании#

Деньги принимаются на кассе, а не в карточке брони.

На кассе должна быть открыта смена.
В «Открытые счета» откройте счёт номера.
Нажмите «Принять оплату гостя · сумма» и примите оплату наличными, картой или «Наличные + карта».
Нажмите «Выставить компании». В окне видны плательщик, кредитный лимит и долг компании (если у вас есть доступ к «Контрагентам»), срок оплаты и строки счёта с пометкой «компании» / «гостю».
Нажмите «Выставить компании (сумма)» и подтвердите.

Пока гость не оплатил свою долю, система не даст выставить компании: «Сначала примите оплату у гостя, затем выставляйте компании». Закрытие откажет и в этих случаях:

компания заблокирована в «Контрагентах» или её карточка в архиве;
счёт превысит кредитный лимит компании — поднимите лимит или примите оплату у гостя;
остаток изменился, пока окно было открыто — откройте счёт заново.

Документы компании#

После закрытия в том же окне — блок «Документы»:

счёт CRM («Счёт № … от …») выставляется автоматически; если не получилось сразу, система довыставит его сама;
«Печать» — печатная форма счёта, доступная стране точки;
«Отправить компании» — письмо на e-mail компании с PDF и кнопкой «Оплатить онлайн» (если у точки подключена онлайн-оплата);
«Выписать акт» — акт по этому же счёту, второго долга он не заводит. Если акт в стране точки не предусмотрен, кнопки нет.

Без доступа к «Контрагентам» сотрудник видит, что счёт компании выставлен, а печать и отправку сделает коллега с доступом.

Гость платит всё сам#

Если компании нет, примите оплату («💰 Принять оплату») и оформите выезд на доске номеров. Выезд с доски проходит только при нулевом остатке: деньги всегда принимает касса.

Напечатать счёт гостю#

Откройте счёт:
- в карточке брони — блок «Счёт проживания» → «Печать счёта»;
- или на кассе — счёт номера → «Печать счёта».
В окне «Печать счёта гостю» выберите:
- «Документ» — «Предварительный счёт (до выезда)» или «Итоговый счёт». У открытого счёта по умолчанию предварительный, у закрытого — итоговый;
- «Что печатать» — «Весь счёт», «Окно гостя» или «Окно компании» (если счёт разделён);
- «Язык счёта» — по умолчанию язык брони, затем язык точки. Доступно 16 языков: русский, английский, грузинский, турецкий, греческий, армянский, азербайджанский, немецкий, французский, испанский, итальянский, украинский, польский, китайский, арабский, иврит;
- «Имя гостя на счёте» — можно поправить или стереть.
Посмотрите «Предпросмотр» и нажмите «Печать».

Откроется окно печати браузера: печатайте на офисный принтер или выберите «Сохранить как PDF». Если окно не открылось, браузер заблокировал всплывающие окна — разрешите их для сайта.

Что на счёте: реквизиты точки, номер, заезд и выезд, строки с датами (по разделам «Оплачивает компания» и «Оплачивает гость», если счёт разделён), налоги, оплачено и «К оплате». Внизу — «Документ не является кассовым чеком» и место для подписи гостя. У предварительного счёта — пометка, что начисления могут измениться до выезда.

Чего на счёте нет: телефона, почты и документов гостя — печатается только имя.

Отправить счёт гостю#

Счёт можно отправить гостю письмом прямо из окна печати.

Откройте «Печать счёта гостю» (см. выше) и выберите «Что печатать» и «Язык счёта» — письмо уйдёт с этим окном счёта и на этом языке.
В блоке «✉️ Отправить по почте» проверьте «Почта получателя» — подставляется почта из брони, её можно исправить. Сверьте адрес с гостем.
Нажмите «Отправить ссылку».

Гость получит письмо со ссылкой на счёт: сумма к оплате, кнопка «Открыть счёт» и срок действия ссылки — 30 дней. По ссылке открывается тот же документ, что на печати, с кнопкой «Печать / сохранить PDF». Это счёт, а не кассовый чек.

Ссылка показывает счёт на момент отправки. Если после отправки в счёт добавили начисления, отправьте ещё раз — уйдёт новая версия, а старая ссылка продолжит показывать прежнюю.

Ниже кнопки — «Отправленные ссылки»: версия, окно счёта, адрес (частично скрыт), статус и срок. Статус «Принято почтовым сервисом» значит, что письмо ушло в почтовую службу, а не что гость его прочитал. «Не отправлено — сервис повторяет» — служба пока не смогла отправить письмо. Ссылку можно отозвать кнопкой «Отозвать ссылку»: после этого гость по ней счёт не откроет.

Отправлять может владелец и сотрудник с доступом к деньгам отеля или стойке. Если у точки нет веб-адреса, отправка не пройдёт — задайте адрес в профиле точки.

Гость и сам видит свой счёт: в меню гостя по ссылке проживания есть «Мой счёт» — начисления, оплаты и остаток.

Компании документы отправляет кнопка «Отправить компании» (см. Документы компании).

Чего пока нет#

Окон у счёта только два — гость и компания. Третьего плательщика и деления одной строки на части нет.
PDF-вложения в письме со счётом нет — гость открывает счёт по ссылке и сам сохраняет PDF.
Ночи начисляются каждую ночь; отдельного ежемесячного расчёта для длительного проживания нет.
В группе с общим счётом (master) окна у счёта гостя не показываются: долю компании держит общий счёт группы.
Печатный счёт — не кассовый чек. Как пробивается чек — в статье Счёт, оплата и кассовый чек отеля.

Связанные разделы#

Частые вопросы#

Можно ли переоткрыть счёт, закрытый на компанию? Нет. Исправление — корректировкой в «Контрагентах».

Почему кнопка «Выставить компании» отказывает? Чаще всего гость ещё не оплатил свою долю (бар, мини-бар). Примите оплату гостя, затем выставляйте компании. Другие причины — лимит или блокировка компании.

Можно ли напечатать только то, что платит гость? Да: в окне печати выберите «Окно гостя».

Гость просит счёт на английском, а точка работает на русском. Выберите язык в поле «Язык счёта» — он не зависит от языка интерфейса.

Почему я не могу оформить выезд с доски номеров? У счёта ненулевой остаток. Сначала примите оплату на кассе.