Анкета до приезда и проверка стойкой

Анкета предзаезда — это форма, которую гость заполняет у себя в телефоне до дня заезда: контакты, время приезда и данные всех, кто будет жить в номере. На стойке остаётся сверить данные с документами — заселение идёт быстрее, и гостю не нужно заполнять бумаги у стойки.

Кому: сотруднику стойки или администратору с доступом к броням.

Как гость получает ссылку#

Ссылка на анкету — приватная: она открывает анкету только этой брони, и посторонний по ней ничего не увидит.

Выдать ссылку гостю (бронь не с сайта):

1. Откройте карточку брони на «Шахматке», блок «Анкета предзаезда».
2. Нажмите «🔗 Ссылка для гостя» и «Копировать» — появится «Ссылка скопирована».
3. Отправьте ссылку гостю сами. Не заполняйте анкету за гостя.

Автоматически, письмом или SMS, такая ссылка сейчас не уходит: письмо «заезд завтра» несёт ссылку анкеты только броням с сайта.

Когда анкета открыта: бронь забронирована, гость не заселён, заезд — позже сегодняшнего дня (по времени отеля) и бронь не просрочена по условиям оплаты. В день заезда анкета закрывается: «Бронь закрыта, гость заселён или заезд сегодня — анкета больше не принимается».

Что заполняет гость#

Гость открывает ссылку, видит страницу «Анкета перед заездом» и нажимает «Подготовиться к заезду».

1. Контакты: «Ваше имя», «Телефон», «Email» и «Ожидаемое время приезда (время отеля)». Обязательны имя, время приезда и телефон или email.
2. «Кто заселяется»: основной гость и сопровождающие — строк столько, сколько гостей в брони; «＋ Добавить гостя» — до 20 человек. У сопровождающих есть поле «Кем приходится основному гостю».
3. Данные гостей. По умолчанию анкета просит только имена — гражданство и дата рождения помечены «необязательно», документы проверят в отеле. Если отель требует документы, для каждого гостя обязательны гражданство, дата рождения, тип и номер документа; дети до 14 лет — без своего документа (кроме России). Есть кнопка «📷 Сканировать документ».
4. Поля по стране отеля: Италия и Испания — фамилия и имя отдельно; Италия — место рождения; Испания — адрес основного гостя; Россия — дата выдачи документа.
5. Нажимает «Отправить анкету». Успех — «Анкета предзаезда получена.»

Если отель включил подпись, после приёма анкеты гость расписывается на экране («Ваша подпись» → «Подписать»).

Что видит гость при сбое:

• «Не хватает данных или они неверны. Проверьте выделенное поле.»
• «Получение пока не подтверждено…» — кнопки «Проверить статус анкеты» и «Повторить эту анкету»;
• «Анкета недоступна. Проверьте её статус или свяжитесь с отелем.»

Черновик не сохраняется: если закрыть страницу до отправки, введённое пропадёт.

Проверить анкету на стойке#

Состояние анкеты видно в карточке брони, блок «Анкета предзаезда»:

В списке «Заезды» («📊 Отчёты» → «Стойка») у брони с полученной анкетой стоит отметка «анкета получена». Пока она ставится только броням не с сайта — анкету брони с сайта смотрите в её карточке.

Посмотреть данные:

1. Данные анкеты по умолчанию скрыты. Нажмите «🔓 Показать анкету» и укажите причину — просмотр записывается в журнал доступа.
2. Через минуту данные скроются сами («Скроется через {n} с»), раньше — «Скрыть».
3. В таблице «Гости ({n})»: гость, дата рождения, гражданство, документ, адрес; у основного — отметка «основной гость».

Сверка на стойке. Под анкетой система сама подсказывает расхождения:

• «В анкете гостей: {n}, в брони: {m}»;
• «Имя в анкете ({имя}) не совпадает с бронью ({имя}) — сверьте с документом»;
• «Нет документа в анкете: {имена} — попросите на заселении»;
• «Анкета совпадает с бронью — сверьте документы с гостями лично».

Отметки «проверено» в системе нет: сверку подтверждает подпись сотрудника на регистрационной карте.

Регистрационная карта: «🖨 Регистрационная карта» — данные раскрываются для печати и открывается окно печати. В карте — данные гостей из анкеты, дата отправки анкеты, строка «Документы сверены сотрудником (ФИО, подпись)» и подпись гостя. Браузер заблокировал окно — разрешите всплывающие окна и нажмите снова. Подробнее — Напечатать регистрационную карту.

Исправить данные#

• Гость после отправки анкету не меняет: «Для изменения отправленной анкеты свяжитесь с отелем».
• Стойка анкету не правит. Исправления вносите при заселении — в окне заселения на борде: введённое стойкой главнее анкеты.

Если гость ошибся, а анкета ещё не отправлена, он просто исправляет поле и отправляет снова.

Что попадает в регистрацию при заселении#

При заселении анкета сама заполняет пустые поля карточки основного гостя: «На заселении анкета сама заполнит пустые поля; введённое стойкой главнее».

• Имя, телефон и email: если стойка ввела своё — побеждает стойка.
• Документ переносится целиком: если стойка ввела номер документа, берётся весь документ стойки.
• Сопровождающие из анкеты попадают в журнал регистрации, если стойка не ввела их сама.

После заселения анкета удаляется — данные живут в карточке гостя и журнале регистрации. Журнал регистрации ведётся по правилам страны: в России — миграционный учёт (если расширение не выключено), в других странах — если выбран способ подачи или подключена госсистема. Подробнее — Журнал регистрации гостей и подача по странам.

Как заселить гостя — Заселить и выселить гостя на стойке.

Перевыпустить или отозвать ссылку#

Ссылка не истекает по времени — она перестаёт работать, когда анкета закрывается в день заезда, или когда стойка её заменила либо отозвала.

• Ссылка попала не тому человеку — «↻ Новая ссылка» → «Текущая ссылка перестанет работать…». Появится «Новая ссылка выдана». Отправьте гостю новую.
• Гостю анкета не нужна — «⛔ Отозвать ссылку» → «Гость больше не откроет анкету…». Новую ссылку можно выдать позже.

После того как анкета получена, ссылку уже не изменить: «Анкета уже получена — ссылку больше не изменить». Для броней с сайта стойка ссылку не выдаёт и не отзывает — гость пользуется страницей своей брони.

Сколько хранится анкета#

• Гость заселился — данные перешли в карточку гостя и журнал, анкета удалена.
• Бронь отменена или неявка — анкета хранится 30 дней, затем удаляется.
• Подпись хранится по сроку, заданному отелем после выезда, или 30 дней после отмены и неявки.

Чего пока нет#

• Автоматической отправки ссылки гостям броней не с сайта нет: стойка отправляет её сама.
• Формы настроек анкеты в админке нет: по умолчанию анкета просит только имена; обязательные документы, подпись и срок хранения подписи включаются отдельной настройкой точки.
• Исправления принятой анкеты нет ни у гостя, ни у стойки — только при заселении.
• Отметки «документы сверены» в системе нет — только подпись на регистрационной карте.
• Анкета не подаёт сведения в госорганы сама: это делает журнал регистрации по правилам страны.

Связанные разделы#

• Заселить и выселить гостя на стойке
• Журнал регистрации гостей и подача по странам
• Создать, изменить и отменить бронь
• Шаблоны и правила сообщений гостю
• Отель: номера, PMS и гостевой сервис

Частые вопросы#

Гость не получил ссылку — где её взять?#

Если бронь не с сайта, откройте карточку брони → «Анкета предзаезда» → «🔗 Ссылка для гостя» → «Копировать» и отправьте гостю в мессенджере или SMS. Если бронь с сайта — анкета на странице его брони.

Можно ли заполнить анкету в день заезда?#

Нет. В день заезда анкета закрывается — данные введите на стойке при заселении.

Нужно ли проверять документы, если анкета заполнена?#

Да. Анкета ускоряет заселение, но документы стойка сверяет с гостями лично.

Видит ли сотрудник данные анкеты без причины?#

Нет. Данные скрыты; чтобы их увидеть, нужно указать причину, и просмотр записывается в журнал доступа.