Банкет и мероприятие: бронь, предоплата, кухня и расчёт

Для свадьбы на 40 человек, корпоратива на 20 или выездного обеда на 80 гостей используйте обычные брони, кассу, кухню и склад cenaly.ge. Это последовательность работы команды: отдельной карточки мероприятия с собственными статусами пока нет, а меню банкета можно заранее собрать предзаказом к брони. Пример ниже — банкет в зале; для доставки к определённому часу есть отдельный шаг.

Что нужно для запуска#

• Владелец или управляющий с доступом к настройкам точки, меню и складу; хостес — к столам и броням, кассир — к кассе.
• Столы и бронирование выбранной точки, касса в браузере, кухонный экран или настроенная кухонная печать.
• Согласованные число гостей, меню, порядок курсов и ответственный организатор.
• Для онлайн-депозита — включённая онлайн-оплата и работающий платёжный провайдер точки. На cenaly.ru онлайн-оплата реальными деньгами пока недоступна: депозит онлайн там не принять.
• Для кассовой предоплаты на cenaly.ru — подключённая ККТ с поддержкой признака способа расчёта.

До приёма заказа договоритесь, кто меняет число гостей и меню, кто принимает оплату и кто даёт кухне команду на следующий курс. Права и ограничения сотрудников настраивайте через роли сотрудников.

Шаг 1. Закрепить столы и ответственных#

1. В «Панели зала» на вкладке «Брони» переключите вид на «Шкала» и проверьте занятость столов на нужное время.
2. Создайте бронь: укажите организатора, число гостей, время и название встречи в комментарии.
3. Если нужны несколько столов, следуйте инструкции «Большая компания на несколько столов».
4. На «Схеме зала» в режиме «Официанты» закрепите обслуживающих сотрудников за столами.

Результат: хостес видит занятый интервал, официанты — свои столы. План броней пока показывает один день точки в веб-кассе, без перетаскивания броней. При выборе нескольких столов гостем создаются отдельные брони, а депозит всей компании относится к первой. Не считайте их одной записью: перенос или отмену проверьте для каждого стола.

Шаг 2. Согласовать меню и особенности подачи#

Зафиксируйте с организатором количество порций и последовательность подачи. Согласованный список сразу внесите в кассу предзаказом к брони: кухня его не получит, пока гости не придут.

Комментарии к позиции и заказу видны на KDS и в кухонном тикете; аллергены из карточки блюда печатаются в кухонной строке.

Проверьте заполнение аллергенов и отдельно согласуйте с кухней замену ингредиентов: комментарий не меняет рецептуру. Меню по расписанию не создаёт отдельные цены «заказано заранее» и «добавлено на банкете».

Предзаказ к брони#

Блюда банкета можно внести в счёт брони заранее — за день или за неделю — и принять по нему аванс. Пока гости не пришли, кухня такой счёт не готовит и не печатает.

1. Откройте кассу, затем «Панель зала» → вкладка «Брони».
2. У подтверждённой или ожидающей брони нажмите «🍽 Предзаказ». Касса откроет счёт брони на её столе; то же делает «Счёт стола» в разделе «Столы и брони».
3. Над счётом появится плашка «Предзаказ к брони … — на кухню не уходит до прихода гостей». Внесите блюда, варианты порций, курсы и комментарии и сохраните счёт.
4. При необходимости примите по счёту аванс — он тоже не отправляет блюда на кухню.

Что происходит с предзаказом:

Когда гости пришли, нажмите у брони «Посадить». Касса откроет счёт брони и отправит на кухню первый курс: напечатаются тикеты станций, экран кухни возьмёт его в работу. Следующие курсы останутся придержанными — подавайте их как обычно. Если банкет нужно начать раньше прихода гостей, нажмите в плашке «🔥 Выпустить на кухню». Блюда, добавленные после выпуска, уходят на кухню сразу, как обычный дозаказ.

Рассмотреть экран

Результат: меню банкета собрано и оплачено заранее, а кухня начинает готовить только по приходу гостей.

Шаг 3. Записать условия организации#

Если корпоратив оплачивает компания, заведите её карточку в «Компании и счета». Сохраните контакты организатора и бухгалтера с их ролями; в договоре укажите согласованные отсрочку, кредитный лимит и процент предоплаты.

В карточке компании откройте «Заказы» и у нужного заказа выберите «Создать документ», чтобы подготовить счёт организации. Проверьте получателя, позиции и сумму перед отправкой — это отдельная работа с документами и взаиморасчётами. Подробности: контрагенты, договоры и счета.

Корпоративные лицевые счета предназначены для питания сотрудников с дневным лимитом, а не для оплаты банкета.

Шаг 4. Принять деньги заранее#

Выберите подходящий путь и запишите, к какой брони или заказу относятся деньги.

Кнопка «Принять предоплату» появляется только на кассе с поддержкой признака способа расчёта (1214). При окончательной оплате ранее принятый аванс учитывается в сумме к доплате. Если такой поддержки нет, используйте доступные операции раздельной оплаты или долга в рамках их назначения.

Фискальная последовательность для РФ разобрана в статьях «Банкет: предоплата и день мероприятия» и «Предоплата, аванс и кредит». Не вносите один платёж повторно как депозит брони и как кассовый аванс.

Шаг 5. Подготовить кухню и бар#

Рассчитайте порции по согласованному меню, а сырьё и полуфабрикаты — по технологическим картам. Проверьте склад, закупите недостающее и отдельно пополните бар или кладовую раздачи.

Если блюда банкета уже внесены заказом стола со временем подачи («подать к 19:00»), откройте «Склад» → «Прогноз» → «📅 Заготовка на дату» и выберите день банкета: состав по станциям кухни по тех-картам, сырьё всего, просьбы гостей к блюдам и лист по столам с временем подачи и приборами — одним листом на печать. Подробно — «Заготовка на дату по заказам».

В «Склад» → «Прогноз» есть «План заготовок» с печатью листа; прогноз появляется, когда накопится история продаж. Он строится по истории продаж и не учитывает будущий банкет как отдельное событие. В существующих строках можно вручную изменить количество в столбце «Выпустить» перед печатью. Это временная поправка: при смене даты или склада она сбрасывается; при повторном открытии проверьте значения заново. Если нужного полуфабриката нет в плане, добавьте его в отдельный рабочий список кухни — создать новую строку банкета здесь нельзя.

Результат: кухня получает согласованные объёмы, а не только прогноз обычного дня. Подробности прогноза — в отдельной инструкции; пополнение бара перемещением — в заказах поставщику.

Шаг 6. Открыть счёт в день банкета#

1. У подтверждённой или посаженной брони выберите «Счёт стола».
2. Проверьте стол и связанный счёт; для новой брони касса открывает черновик без блюд, для брони с предзаказом — собранный счёт.
3. Внесите согласованное меню, варианты порций, комментарии и курсы.
4. Сохраните заказ, когда кухня должна его получить. Счёт брони, гостей которой ещё не посадили, сохраняется предзаказом и ждёт «Посадить».

Оплаченный депозит брони учитывается отдельным способом оплаты, а не скидкой, и зачитывается один раз. Открывайте счёт через бронь, чтобы сохранить связь; при разделении счёта не распределяйте один и тот же депозит вручную повторно. Если на столе уже открыт счёт, «Счёт стола» привяжет бронь к нему: проверьте, что это нужный счёт, и не открывайте второй на ту же оплату.

Счёт A4 для заказчика#

Организатору часто нужна смета или счёт на бумаге формата A4 — до банкета на согласование или после него на оплату. Его печатает касса из открытого счёта на обычном офисном принтере.

1. Откройте счёт банкета: у брони выберите «Счёт стола» и внесите позиции.
2. В меню «⋯» счёта выберите «Счёт A4 (банкет)».
3. Проверьте шапку. Если счёт открыт через бронь, касса подставит заказчика, телефон, дату и время по часам точки, число гостей, зал и стол, а комментарий брони — в примечание. Связи нет — выберите бронь в поле «Бронь» или заполните поля вручную.
4. Впишите «Мероприятие», например «Свадьба Петровых». В поле «Уже внесено» укажите принятый депозит или аванс; оплаченный онлайн-депозит брони касса подставляет сама.
5. Нажмите «Печать» и выберите принтер или «Сохранить как PDF» в окне печати браузера.

Рассмотреть экран

Результат: на листе — номер счёта и дата, данные мероприятия, позиции с количеством, ценой и суммой, скидка, сервисный сбор, итог, предоплата, «К оплате», сумма на гостя, реквизиты точки и место для подписей менеджера и заказчика. Реквизиты берутся из налоговых данных точки — те же, что на чеке; если их нет, печатается только название точки.

Правки шапки касса запоминает на этом устройстве для этого счёта: при повторной печати их не нужно вводить заново.

Шаг 7. Управлять курсами и кухней#

В настройках KDS включите «Курсы подачи» и назначьте позициям курсы для закусок, горячего и десерта. Строки курса 2 и далее придерживаются; когда гости готовы, используйте «Подать следующий курс» или «Подать курс 2». Это управление подачей сохранённого заказа, а не календарь будущего банкета.

На KDS проверьте комментарии к позициям и всему заказу перед приготовлением.

Авто-подачу курсов и настройку «Запускать блюда так, чтобы заказ был готов разом» настройте по инструкции KDS. Согласуйте с кухней, кто запускает следующий курс: автоматика и действия официанта должны соответствовать одному плану подачи.

Если мероприятие выездное#

Для кейтеринга «доставить к 14:00» создайте заказ доставки на время; для самовывоза задайте время получения. Такие заказы попадают на кухне в панель «Будущие» и выпускаются ближе к сроку с учётом времени приготовления. Проверьте дату, время точки, адрес и контакт получателя; не подменяйте доставкой обычный заказ стола. Для заказов в зале этот способ назначения времени недоступен.

Шаг 8. Рассчитаться с организатором и гостями#

1. Сверьте фактические блюда и напитки с организатором, включая добавленное во время банкета.
2. Проверьте сервисный сбор точки и, если он настроен, отдельный сбор для большой компании от заданного числа гостей (пока beta веб-кассы).
3. Если сбор нужно снять, укажите причину; порядок описан в сервисном сборе.
4. При согласованной скидке задайте сумму или процент на позицию; действуют лимиты роли и подтверждение PIN — скидки на кассе.
5. Разделите счёт по гостям или поровну, если платят несколько человек; проверьте зачтённые депозит и аванс.
6. Примите остаток оплаты либо оформите «В долг» с выбранным клиентом и проверкой доступного лимита.

Результат: в расчёте учтены фактическое потребление, сборы, скидки и ранее принятые деньги. Счёт организации и оплату в документах сверяйте отдельно; наличие договора не означает, что кассовый заказ уже оплачен.

Если у вас несколько точек#

Политики депозитов столов хранятся в общем справочнике аккаунта: новые правила редактор привязывает к выбранной точке; правила без привязки могут применяться ко всем точкам. Общие карточки не означают одинаковые настройки каждой точки: перед первым банкетом в новой точке проверьте её параметры отдельно.

Ограничения#

• Бронь, кассовый заказ и документы организации остаются отдельными записями; общей карточки мероприятия пока нет.
• Предзаказ живёт в счёте брони, а не в самой брони; сам по себе по времени он не готовится: к началу брони экран кухни показывает его в ленте с придержанным курсом, а готовить начинают по «Посадить», «Выпустить на кухню» или «Подать» на экране кухни.
• Сразу выпускается предзаказ при «Посадить» в панели зала кассы. Если гостей посадили в журнале записи или на другом устройстве, предзаказ уйдёт на кухню, когда откроют счёт брони на кассе.
• В приложениях Cenaly POS для Android, Windows и Ubuntu предзаказ работает так же: «🍽 Предзаказ» у брони во вкладке «Брони» панели зала, плашка над счётом, «Сохранить предзаказ» (заказ создаётся без оплаты) и «🔥 Выпустить на кухню». «Посадить» в панели зала приложения выпускает счёт брони сразу, даже если он не открыт. Кухонные тикеты приложения кассы сами не печатают: блюда получают экраны кухни. «Открыть тикет» у посаженной брони открывает её счёт, а не новый счёт за столом.
• Прогноз склада не рассчитывает сырьё по будущему банкету; ручные поправки плана не сохраняют меню мероприятия.
• Прайс-лист компании не подставляется в кассу; корпоративный лимит питания не является банкетным расчётом.
• Счёт A4 печатается в веб-кассе; в приложениях Cenaly POS для Android, Windows и Ubuntu его пока нет. Название мероприятия в брони и заказе не хранится, а запоминается только на устройстве.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Можно заранее сохранить всё меню и не отправлять его на кухню? Да — предзаказом к брони: у брони нажмите «🍽 Предзаказ» и внесите блюда. Пока гости не пришли, кухня счёт не получает, даже если по нему принят аванс. Для доставки и самовывоза используйте заказ на время.

Как провести банкет сразу за несколькими столами? Создайте отдельные брони и свяжите их общим названием встречи в комментариях; подробный порядок — в бронировании.

Можно ли распечатать общий производственный отчёт именно по банкету? Такого отчёта пока нет. Подготовьте отдельный список порций и сырья по техкартам; прогнозный лист используйте как вспомогательный.

Связанные разделы#

• Бронирование столов и депозиты
• Касса и разделение счёта
• Кухонный экран и курсы
• Технологические карты
• Бар или кладовая — отдельный склад: пополнение перемещением
• Сервисный сбор и скидки
• Контрагенты и документы
• Предоплата, аванс и кредит на cenaly.ru