Роли, права и кассовые ограничения

Роль собирает доступ сотрудника в одном месте: какие разделы он видит, в каких может менять данные, какие настройки ему доступны, на каких точках он работает и какие операции кассы выполняет без одобрения.

Роль назначается сотруднику в его карточке. «Официант», «Кассир», «Менеджер» и другие — встроенные роли (в отдельных подписях интерфейса их называют должностями): их можно изменить под себя. Собственную роль можно создать с нуля или копированием встроенной.

Что нужно для запуска#

• Войдите в админку как владелец аккаунта.
• Откройте «Сотрудники» → «Роли и доступ».
• Убедитесь, что нужные точки уже созданы.
• Если сотрудник работает с кассой, задайте ему PIN и назначьте роль этому сотруднику.

Настройка ролей и блока «Руководитель и точки» доступна владельцу. Менеджер может работать по своему ярусу и видеть справочную информацию, но не получает право раздавать роли или назначать руководителей.

Рассмотреть экран

Создать или настроить роль#

1. В «Сотрудники» откройте вкладку «Роли и доступ».
2. Нажмите «Создать роль», чтобы начать с «Пустая роль», или «Дублировать», чтобы взять за основу существующий набор.
3. Для готового пресета нажмите «Настроить».
4. Введите название роли и выберите доступные разделы.
5. Настройте уровни, точки и кассовые лимиты. Если человек ведёт график, табель и решает отгулы и обмены смен, отметьте «Права менеджера смены» — это право проверяет сервер.
6. Нажмите «Сохранить».

Встроенную роль можно изменить и затем «Вернуть к стандарту». Свою роль можно скрыть из списка; удалить её можно только когда сотрудники переведены на другую роль.

Изменения применятся при следующем входе сотрудника. Если сотрудник уже вошёл, попросите его войти снова.

Три уровня доступа#

У каждого раздела есть три переключателя:

Включение «Изменение» или «Настройка» автоматически включает «Просмотр». Снятие «Просмотра» убирает раздел целиком.

Уровни применяются, например, в «Меню», «Заказах», «Складе», «Сотрудниках», «Клиентах», «Записях», «Столах», «Кассе», «Финансах» и «Настройках». Такие проверки также используются в отдельных экранах звонков, школы, уборки и телефонии. Для остальных разделов роль пока открывает или закрывает раздел целиком. В «Настройках» без права настройки остаются только личные вкладки.

Единой серверной проверки этих уровней для всех операций пока нет. Режим просмотра не гарантирует запрет любого изменения вне описанных экранов.

Рассмотреть экран

Разделы и точки#

В редакторе роли в блоке «Разделы, доступные роли» выберите только нужные разделы. Остальные недоступны даже по прямой ссылке.

В блоке «Точки» выберите:

• «Все точки» — роль действует на весь охват аккаунта;
• «Выбранные точки» — роль работает только на отмеченных точках.

Охват точки сотрудника — отдельное ограничение. В аккаунте с двумя и более точками точка сотрудника обязательна для новых карточек; списки заказов и рабочие разделы фильтруются по охвату. Старые карточки без охвата могут по-прежнему открывать все точки: заполните их охват по подсказке в списке сотрудников. Разрешённые точки сотрудника и роли пересекаются; «Все точки» в роли не отменяет персональное ограничение.

Задача: продавец подменяет коллег в Москве и Казани. Укажите обе точки в роли, затем в карточке сотрудника, и попросите его войти снова. Результат — работа в обеих точках; если одна недоступна, проверьте пересечение списков.

Рассмотреть экран

Вкладки отчётов и дашборд роли#

Раздел «Финансы» или «Статистика» можно дать роли не целиком. В редакторе роли под списком разделов появляется блок «Вкладки отчётов» — для тех разделов-отчётов, которые роль видит.

1. Откройте «Сотрудники» → «Роли и доступ» и нажмите «Настроить» у роли.
2. Включите разделу «Финансы» (или «Статистика») «Просмотр».
3. В блоке «Вкладки отчётов» снимите галки с вкладок, которые роли не нужны, например «Расходы и P&L» и «Персонал (ФОТ)».
4. В поле «Дашборд по умолчанию» выберите набор графиков, с которого сотрудник роли начинает «Дашборд».
5. Нажмите «Сохранить» и попросите сотрудников роли войти снова.

Задача: кассиру нужны продажи, но не прибыль и фонд оплаты труда. Дайте роли «Кассир» раздел «Финансы» с вкладками «Обзор» и «Продажи». Сотрудник увидит две вкладки и строку «🔒 Скрыто правами роли: 6»; адрес скрытой вкладки откроет первую разрешённую, а данные скрытой вкладки страница не загружает.

Задача: новому управляющему сразу нужен свой набор графиков. Создайте на «Дашборде» вкладку «Управляющий», затем выберите её в роли «Менеджер» в поле «Дашборд по умолчанию». Ссылка на конкретный дашборд главнее этой настройки; если дашборд удалили, открывается первый по порядку.

Скрытие вкладок работает в админке. Финансовая база аккаунта — один файл, поэтому сотрудник с разделом «Финансы» технически может получить её целиком; серверного разреза по вкладкам пока нет. Если данные P&L нельзя показывать ни при каких условиях, не давайте роли раздел «Финансы».

Рассмотреть экран

Сравнить две роли#

1. На вкладке «Роли и доступ» нажмите «Сравнить роли».
2. Выберите «Роль А» и «Роль Б».
3. Строки с различиями подсвечены; галка «Только различия» прячет одинаковые.

Сравниваются разделы с уровнями (просмотр, изменение, настройка), вкладки отчётов, кассовые права и лимит скидки, точки, ярус на сервере, «Менеджер смены», стартовое рабочее место и дашборд по умолчанию. Окно сохраняет выбранную пару в адресе — ссылку можно отправить коллеге.

Задача: кассир одной точки может сделать возврат, а кассир другой — нет. Сравните две роли кассиров: в группе «Касса» будет подсвечена строка «Возврат и сторно без одобрения» или различие в точках.

Рассмотреть экран

Создать сотрудника по образцу#

Когда открывается новая точка и нужно завести несколько одинаковых сотрудников:

1. На вкладке «Сотрудники» найдите сотрудника-образец и нажмите 👥 «Создать по образцу».
2. Откроется окно создания с той же ролью, режимом входа, точками и оплатой.
3. Введите имя, email и пароль нового сотрудника и нажмите «Создать».

Персональные данные, заметки, PIN, график и документы не копируются. Точки образца, которых больше нет в аккаунте, не переносятся — выберите точку заново.

Отчёт «Доступ сотрудников»#

Для ревизии доступа раз в квартал или после увольнений на вкладке «Роли и доступ» нажмите «Отчёт «Доступ сотрудников» (CSV)». В файле по каждому человеку:

Строки, требующие внимания, идут первыми. «Последний вход» записывается с 28.10.2026 не чаще раза в час; у тех, кто с тех пор не входил, стоит «нет данных». Сотрудник видит не этот отчёт, а только свою роль; скачать файл может владелец.

Рассмотреть экран

Руководитель и заместитель#

В карточке сотрудника откройте «Руководитель и точки». В поле «Прямой руководитель» выберите сотрудника с входом.

Заявки сотрудника сначала уходят руководителю, а если он не решит их в срок — владельцу. Руководитель ведёт график и принимает операционные решения по своим подчинённым; документы, ставки и зарплата ему не передаются.

В блоке «Заместитель на период» нажмите «Добавить заместителя», выберите человека и укажите даты «С» и «По». Пока руководитель отсутствует, заявки его подчинённых решает заместитель. Ничего другого заместителю не передаётся. Назначение руководителя само по себе не сужает уже выданный ярус менеджера: проверяйте его роль отдельно.

Отдельного экрана для персональных исключений из роли нет. Для одного человека создайте отдельную роль или измените его точки и делегирование.

Рассмотреть экран

Кассовые права#

В редакторе роли откройте «Кассовые лимиты».

• «Скидка без одобрения, %» задаёт предел скидки кассира.
• «Возврат и сторно без одобрения» разрешает эти операции в пределах права роли.
• «Возврат без чека-основания» разрешает возврат без исходного чека.
• «Повторная печать чека — по PIN менеджера» требует подтверждение старшего.
• «Может одобрять чужие операции своим PIN» делает сотрудника решающим на тех точках, где он работает.
• «Панель зала на POS» открывает управление залом на кассе.

Если скидка, возврат или отмена превышает права кассира, касса показывает окно одобрения старшего. Сотрудник выбирает, кто одобряет, а менеджер вводит свой PIN. Одобрять может владелец или активный сотрудник с правом «Может одобрять чужие операции своим PIN» на этой точке. Собственный запрос одобрить нельзя; если касса вошла под учётной записью подтверждающего, потребуется его PIN.

Онлайн-оплаты: статусы и возвраты без ключей#

Чтобы управляющий мог вернуть гостю онлайн-оплату без владельца, а бухгалтер видел, подключена ли оплата на точках, выдайте роли право «Онлайн-оплаты: статусы и возвраты» в списке разделов. Право выдаётся только явно и действует на точках роли и сотрудника.

• «Просмотр» — в «Оплатах» точки видны подключённые провайдеры и режим «тест» / «боевой», без ключей и их масок. Кнопок «Подключить» и «Отключить» нет.
• «Изменение» — ещё и возврат, отмена и списание онлайн-оплаты: из «Возвратов» и из разбора оплаты в «Заказах», если эти разделы тоже открыты роли. Для возврата роли нужна галка «Возврат и сторно без одобрения».
• «Потолок возврата онлайн-оплаты (в валюте точки)» появляется в «Кассовых лимитах», когда право выбрано. Один возврат больше потолка сервер отклонит, деньги не уйдут. Пустое поле — без потолка.

Подключение и отключение провайдеров, ключи, депозиты брони и возвраты школы остаются у владельца. Каждый возврат, отмена и списание попадают в «Сотрудники → Журнал действий», раздел «Онлайн-оплаты», с именем сотрудника, точкой и суммой.

Рассмотреть экран

Одобрение с телефона#

Работает только в веб-кассе: в Android- и Windows-кассах по-прежнему нужен PIN старшего. Администратору нужна открытая вкладка админки; отдельного push сотрудникам нет.

В окне операции нажмите «Попросить администратора». Кассир может добавить «Комментарий для администратора (необязательно)» и нажать «Отправить запрос». На кассе появится «Ждём решения администратора» и подсказка «Запрос виден администраторам точки. Можно позвонить или ввести PIN старшего здесь».

Администратор открывает в админке на телефоне или компьютере уведомление «Касса просит подтверждение». PIN кассиру передавать не нужно. Он видит, кто просит подтверждение, что именно нужно разрешить, сумму и состав чека, затем нажимает «Разрешить» или «Отклонить». После разрешения касса применяет одобренную операцию; администратор получает сообщение «Разрешено — кассир увидит это сразу». Если чек изменился, показывается «Чек изменился после запроса — разрешение не применено. Попросите снова».

Если нужно связаться голосом, в ожидании есть «Позвонить администратору» и «Позвонить». Звонки работают из телефона в браузере, включённого в «Мой добавочный».

Настройки самой точки#

Откройте настройки кассы для нужной точки. Там есть «Лимит скидок — на сервере». Он проверяет скидку на чек или позицию и снижение цены сверх лимита роли: без PIN менеджера такая скидка не применяется, даже если её отправили из старого приложения или другого клиента. Если настройка выключена, лимит проверяет только касса.

Там же есть «PIN старшего для отмены отправленной позиции». Сотрудник, чьей роли нельзя отменять отправленную на кухню позицию, подтверждает PIN старшего. Владельца и роль с правом отмены PIN не спрашивают; «Очистить тикет» без этого права спрашивает всегда. Это настройка точки, а роль задаёт базовое право кассира.

Кто меняет меню, цены и стоп-лист#

Задача: продавец видит каталог, а управляющий меняет ассортимент и цены.

1. В «Роли и доступ» откройте роль продавца: для «Меню» оставьте «Просмотр», снимите «Изменение» и ненужную «Настройку».
2. Управляющему разрешите «Изменение» в нужном разделе и проверьте охват точек.
3. Если цены меняет партнёр со своим аккаунтом, откройте «Поделиться» у точки и выдайте «Цены» (подсказка «Редактирование цен»). Для меню целиком есть «Меню».
4. Попросите сотрудников войти заново и проверьте доступные действия на нужной точке.

Результат: роль разделяет просмотр и редактирование каталога, а со-владение даёт отдельный уровень изменения цен точки.

Только цены, только стоп-лист или только описания#

Если сотрудник должен менять не всё меню, а часть позиции, откройте роль и снимите лишнее в блоке «Что роль может менять в позиции». Блок виден, когда у роли есть «Изменение» в «Меню» или «Каталоге».

Рассмотреть экран

Проверку выполняет сервер, поэтому ограничение действует в админке, на кассе и в других приложениях. Например, управляющий с галкой «Цены» без «Содержания» меняет цену, а попытка изменить название отклоняется, и позиция остаётся прежней.

Что меняется, когда снята хотя бы одна галка:

• Раздел «Меню» открывается только для просмотра. Кнопка карандаша у позиции открывает короткое окно с разрешёнными полями, запрещённых полей в нём нет.
• Роль не добавляет, не удаляет, не перемещает и не импортирует позиции, не отправляет их в архив.
• Фото и состав в коротком окне не правятся. Для них нужна роль со всеми тремя галками.
• Другие разделы каталога у этой роли становятся только для просмотра: подборки, характеристики, метки, печать и похожие.
• Добавить позицию в точку или убрать её из точки может только роль с галкой «Содержание»: это меняет состав меню точки, а не цену.
• Цена в точке и стоп-лист меняются только в точках, где работает сотрудник.

Новые права начинают действовать, когда сотрудник войдёт заново, и не позже чем через 30 минут.

Для стоп-листа на POS отдельно проверьте право «Панель зала на POS»: доступ к этому окну связан с кассовыми полномочиями, а не только с «Изменением» меню. Галка «Наличие» разрешает саму запись стопа. Выбирайте локальный стоп нужной точки; действие во всех точках меняет доступность по сети.

Защита PIN от подбора#

Успешная проверка вне блокировки сбрасывает счётчик. Не путайте эти ограничения с неверным паролем аккаунта. Если неизвестный человек мог узнать код, одного ожидания недостаточно — отзовите код и выдайте новый.

Владелец проверяет изменения ролей и доступа в «Сотрудники» → «Журнал действий». Кассовые возвраты, скидки и отмены ищите в «Статистика» → «Опасные операции»: выберите точку, период и кассира.

Ограничения#

Таблица показывает, что можно настроить ролью, а где нужен обходной процесс или функция пока отсутствует.

Персонального переопределения роли для одного сотрудника нет. Для точечной задачи используйте выбранные точки, руководителя и заместителя либо отдельную роль.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Может ли менеджер создать роль?#

Настройку ролей выполняет владелец. Менеджер сохраняет свой рабочий ярус, но не получает глобальное право раздавать доступ.

Можно ли дать человеку одну дополнительную кнопку?#

Нет общего персонального переопределения роли. Создайте отдельную роль или ограничьте точки и делегирование руководителя.

Почему «Изменение» не защищает каждое действие?#

Уровни применяются на экране; единая серверная проверка каждого действия пока не завершена.

Как узнать, почему у двух сотрудников разный доступ?#

Откройте «Роли и доступ» → «Сравнить роли» и выберите их роли. Если роль одна, сравните точки в карточках сотрудников: доступ — пересечение точек роли и карточки.

Что делает заместитель?#

Только принимает заявки руководителя на указанный период. Доступ к документам, ставкам, зарплате и другим разделам не передаётся.

Кто видит ставки и заметки о сотрудниках?#

Ставку видят владелец, сам сотрудник (только свою) и тот, кому выдано право на ставки или персональные данные. Заметки в карточке видит только владелец и держатель права на персональные данные. Менеджер смены видит список людей, график и должности, но не чужие ставки, поэтому «Стоимость труда» у него без сумм. Другие сотрудники видят только имена и должности коллег.

Почему изменение кассового права действует не сразу?#

Роль сообщает: «Изменения применятся при следующем входе сотрудника». Завершите текущую сессию и войдите снова.

Связанные разделы#

• Сотрудники — карточки, точки и жизненный цикл сотрудника.
• Касса (POS) — работа кассира и одобрение операций.
• Панель зала — вызовы и рабочее место зала.
• Заказы — заказы и охват точек.
• Безопасность и данные — журналы и история изменений.
• Управление сетью — доступ к нескольким точкам.
• Скидки, промокоды и баллы на кассе — как кассир применяет скидку и просит одобрение.
• График смен — что ведёт менеджер смены.
• Табель — отметки и утверждение часов.
• Процент с продаж и премии — оплата и расчётный лист сотрудника.
• Уведомления персоналу — кто получает сигналы о заказах и вызовах.