Заказ поставщику: от «Нужно заказать» до приёмки и счёта

Кафе «Ставни» каждую неделю заказывает продукты у ООО «Мясной двор» и «Молочной фермы». В Cenaly можно пройти весь путь: рассчитать количество, отправить заказ, принять привезённое и учесть долг. Заказ показывает договорённость с поставщиком; остаток меняется при приёмке, а задолженность учитывается по счёту.

Что нужно для запуска#

• Веб-панель Cenaly и доступ к разделу «Склад»: владелец, управляющий или сотрудник с правом работы в разделе.
• Выбранные точка и склад, карточки товаров с правильными единицами и актуальные остатки.
• Контакт поставщика и его прайс; для учёта долга — доступ к разделу «Компании и счета».

Начните с разовой настройки поставщика и товаров. При следующих закупках переходите сразу к сборке заказа. Если кнопки изменения недоступны, попросите владельца проверить права сотрудника.

Шаг 1. Подготовить поставщика и прайс#

Задача: сохранить адресата заказа, условия доставки и цены, чтобы не вводить их каждую неделю.

1. Откройте «Склад» → «Поставщики» → «Добавить поставщика».
2. Заполните название, реквизиты, например ИНН ООО «Мясной двор», и контактное лицо.
3. Укажите почту, WhatsApp или Telegram; у контакта выберите «Отправлять через» и основной контакт для заказов.
4. Заполните «Дни доставки», «Дедлайн приёма заказа», «Срок поставки, дней» и сохраните карточку.
5. Откройте у поставщика «Каталог»: добавьте позиции с артикулом, ценой, единицей и фасовкой.
6. В поле «Товар склада» свяжите позицию прайса с вашей карточкой товара.

Рассмотреть экран

Ожидаемая дата считается так: после дедлайна отсчёт начинается с завтра, затем прибавляется срок поставки в календарных днях. Если заданы дни доставки, дата сдвигается вперёд до ближайшего разрешённого дня. Например, заказ во вторник после отсечки, срок один день, доставка по четвергам — ожидается в четверг. При ручном заказе расчёт использует время вашего устройства; автоматический расчёт — UTC. Перед отправкой проверьте дату. Если условия не заданы, расчётной даты нет; её можно указать при отправке.

Для загрузки прайса откройте «Каталог» → «Импорт» → «Из файла (прайс xlsx/docx/pdf/фото)» или «С сайта (URL)». Можно загрузить, в частности, CSV, Excel, DOCX или PDF. Проверьте распознанные названия, цены и единицы. На экране «Проверьте изменения цен» видны новые, подорожавшие, подешевевшие и исчезнувшие позиции. В блоке «Фасовка из прайса» отметьте только проверенные варианты, затем нажмите «Применить изменения». Фасовка без отметки не применяется; при замене уже заданной фасовки особенно внимательно проверьте единицы.

Рассмотреть экран

Результат: следующий заказ использует сохранённые условия и позиции прайса. Если импорт не разобрал документ, добавьте нужные позиции вручную; если связь не выбрана, при приёмке понадобится определить товар склада.

Фасовки поставщика: бутылка и коробка#

Задача: заказывать вино коробками, а остаток учитывать в литрах.

1. Создайте товар склада «Вино красное» с единицей л.
2. В «Каталоге» поставщика добавьте две строки и в обеих выберите этот «Товар склада».
3. Заполните цену за закупочную единицу и «В упаковке»:

У коробки проверьте предпросмотр «1 упаковка = 4,5 л». Введите общее содержимое коробки, а не число бутылок: 6 × 0,75 = 4,5 л. Под выбором товара склада отметьте у коробки «★ Основная фасовка». Переключатель появляется, когда у товара две или больше активных строк в прайсе этого поставщика, либо строка уже отмечена. Основная фасовка одна: выбор другой снимает прежнюю отметку.

У товара задайте «Поставщик по умолчанию». При «Сформировать заказы» и в автозаказе подставится основная фасовка этого поставщика; потребность округлится вверх до целых упаковок. Без отметки выбирается активная строка с самой свежей ценой, а не самая большая или дешёвая упаковка. Для выбора нужна указанная цена. Например, потребность 9 л даст 2 коробки по 3600 ₽, всего 7200 ₽. Из самого каталога можно вручную заказать бутылки, введя количество в соответствующей строке.

При приёмке этих двух коробок введите 2, цену — 3600 ₽ за коробку. На склад поступит 9 л, цена за литр будет 800 ₽, сумма останется 7200 ₽. Количество и цена вводятся в единице строки заказа, а остаток — в единице карточки товара. При приходе без заказа поле «Единица ввода» также позволяет ввести количество и цену упаковками; проверьте перевод «В остатки: …» перед сохранением.

Паллета из коробок: вложенные фасовки#

Если строка собрана из другой строки прайса, не считайте содержимое вручную.

1. Заведите строки того же товара: «Бутылка» с фасовкой 0,75 л, «Коробка», «Паллета».
2. У коробки в поле «В упаковке» введите 6, а в списке единиц выберите в разделе «Другая строка этого прайса» строку «× Бутылка».
3. У паллеты введите 20 и выберите «× Коробка».

Предпросмотр покажет «1 упаковка = 90 л»: 20 × 6 × 0,75 л. Заказывайте и принимайте паллету как обычную упаковку: 2 паллеты дадут на склад 180 л. Если поставщик перейдёт на коробки по 8 бутылок, поменяйте только коробку, и паллета пересчитается сама. Оформленные заказы останутся на сохранённой фасовке.

Рассмотреть экран

Собрать упаковку можно только из строк того же товара. Если строка-основа исчезла или её связали с другим товаром, под фасовкой появится красная подсказка: задайте фасовку заново, до этого действует последнее посчитанное содержимое.

Скидка поставщика, копия строки, возврат из архива#

Скидка. Нажмите 🕑 у цены и заполните «Скидка, %». Под ценой появится итог, например «−5 % → 617,50 ₽» для бутылки за 650 ₽. В заказ, автозаказ и подсказку «Дешевле у …» идёт цена со скидкой. Цена прайса и её история не меняются. Если при приёмке вы подтвердите другую фактическую цену, Cenaly обновит цену прайса так, чтобы скидка сохранилась.

Рассмотреть экран

Копия строки. Кнопка ⧉ создаёт новую строку с той же ценой, фасовкой и товаром склада. Отредактируйте название, цену и фасовку. Артикул, отметка основной фасовки и история цены не копируются.

Возврат из архива. Строки, убранные кнопкой 🗑️, лежат в разделе «Архив» под таблицей прайса. Нажмите «Вернуть»: строка снова участвует в заказах. Если за это время у товара появилась другая основная фасовка, она останется основной.

Кто поставляет этот товар#

Откройте карточку товара на вкладке «Остатки» и раскройте «Кто поставляет» под полем «Поставщик по умолчанию». Там видны все поставщики и фасовки товара с ценами: сверху самая низкая цена за единицу склада. Список только для чтения, правки вносятся в прайсе поставщика.

Рассмотреть экран

Свои единицы и вес штуки#

Если товар считается не в штуках, а в бутылках, порциях или часах, заведите свою единицу.

1. Откройте карточку товара и под полем единицы нажмите «Свои единицы».
2. Введите название и короткую подпись для таблиц: «Бутылка 0,75 л», «бут».
3. Если в единице есть мера, заполните «В одной единице»: 0,75 л. «Порцию» и «час» оставьте без меры.
4. Сохраните единицу и выберите её в поле единицы товара.

Товар считается как штуки, поэтому остатки, списания и себестоимость работают как раньше, а в таблицах, документах и на этикетках видна ваша подпись. Переименуете единицу или смените её меру, и её товары обновятся сами. Единицу с товарами удалить нельзя, включая архивные: сначала переведите их на другую.

Единицу с мерой можно выбрать в приходе: «Мешок = 25 кг» даёт товару в граммах строку в мешках, и 2 мешка лягут на склад как 50 000 г.

Вес штуки нужен, когда товар считается в штуках, а поставщик продаёт на вес, или наоборот. На карточке заполните «Вес или объём одной штуки»: у лимона 120 г. Теперь в приходе появится единица «кг», а 3 кг по 100 ₽ лягут на склад как 25 шт по 12 ₽: сумма строки та же. Фасовка прайса «ящик 5 кг» станет упаковкой из 41,667 шт, и автозаказ будет заказывать такие ящики целиком. Без веса штуки система штуки и килограммы не пересчитывает, вес берётся только с этой карточки.

Рассмотреть экран

Сменить единицу у товара, у которого уже есть остатки#

Единица меняется в карточке товара: «Склад» → ✏️ «Редактировать товар» → поле «Ед. изм.» → нужная единица (г, кг, мл, л, шт или своя) → «Сохранить».

Смена единицы ничего не пересчитывает, и предупреждения при сохранении нет. Числа, уже записанные у товара, остаются прежними, но читаются в новой единице:

• остаток на складах: было 2 кг — станет 2 г;
• количество в составах блюд, услуг и полуфабрикатов: 0,12 кг станет 0,12 г;
• средняя закупочная себестоимость: 800 ₽ за кг станет 800 ₽ за г;
• «Точка заказа» и «Целевой остаток» товара.

Переход между «шт» и своей единицей без меры только меняет подпись: своя единица тоже считается в штуках.

Что сделать после смены единицы:

1. На каждом складе, где лежит товар, проведите инвентаризацию: кнопка ⚖️ «Указать фактический остаток» в строке товара или общая инвентаризация в Складе. Введите количество уже в новой единице.
2. Найдите позиции, в составе которых есть этот товар, и пересчитайте их количества — см. Тех-карты.
3. Проверьте в карточке «Точку заказа» и «Целевой остаток», а у поставщиков — фасовки этого товара в прайсе.
4. Себестоимость инвентаризация не исправляет. Пока остаток больше нуля, новые приходы смешивают прежнюю среднюю цену с новой. Цена за новую единицу станет верной с первым приходом после того, как остаток товара дойдёт до нуля.

Безопаснее всего менять единицу, пока остатка нет: у нового товара или у закончившегося. Если у товара большой остаток и отчёты по марже нужны сразу, заведите новую карточку с нужной единицей. Переведите на неё составы и строки прайса. Остаток старой карточки обнулите инвентаризацией, фактическое количество оприходуйте на новую карточку с ценой за новую единицу, а старую карточку отправьте в архив.

Скидка и цепочки фасовок в импорте прайса#

Импорт читает скидку и упаковки из подписи единицы, колонки или названия строки.

• Скидка «5 %», «−5%», «скидка 5» записывается в поле скидки, а цена остаётся ценой прайса.
• «Паллета 20 × 6 × 0,75 л» считается как 90 л, а не как 4,5 л.
• «Паллета 20 коробок» берёт содержимое из строки-коробки того же товара.

На экране сравнения такая упаковка показана как «1 упаковка = 90 л · 20 × Вино, коробка». Применяются только отмеченные галкой фасовки, как и раньше. Если галку у коробки снять, паллета останется обычной упаковкой на 90 л. Изменившиеся скидки видны в разделе «Скидки поставщика»: снимите галку, чтобы оставить прежнюю.

Прайс можно править в таблице: скачайте его кнопкой CSV, поменяйте цены, скидки или фасовки и загрузите через «Импорт» → «Обратно из нашего CSV». Этот путь не использует ИИ и возвращает цепочки из колонки «Из чего собрана». Строки ищутся по названию, поэтому переименованная строка придёт как новая.

Рассмотреть экран

Чем сотрудник может заказывать#

В «Сотрудники» → «Роли и доступ» откройте роль и выберите «Заказ поставщику»:

Запрещённая строка в окне прайса недоступна для ввода, а при формировании заказа Cenaly назовёт товар и причину. Позиции прайса без связи со складом не ограничиваются. С телефона ТСД заказ идёт в единице склада, поэтому роли с ограничением оформляют заказы в админке.

Для сети точек: прайс, фасовки и основная фасовка общие для аккаунта в рамках поставщика. Поставщик по умолчанию задаётся у товара и тоже общий. Собственных цен этого поставщика для каждой точки нет; заказ и приход относятся к выбранному складу.

Срок цены прайса и выгрузка прайса в CSV#

Задача: не заказать по акционной цене, которая уже закончилась, и отдать прайс бухгалтеру или поставщику на сверку.

1. Откройте «Склад» → «Поставщики» → «Каталог» нужного поставщика.
2. В строке позиции нажмите 🕑 рядом с ценой — откроется панель «История и срок цены».
3. В поле «Цена действует» укажите даты «с» и «по» из прайса или договора, например «Сливки 33 %, 1 л — 410 ₽ по 31 октября».
4. Под ценой появится пометка: «до 31.10.2026», «цена с 01.11.2026» или красная «цена истекла».

Рассмотреть экран

Как срок влияет на заказ. В окне «Сформировать заказы» и в автозаказе из нескольких строк прайса одного товара сначала берётся та, что действует сегодня, и лишь потом — с самой свежей ценой. Если действующей нет, цена с истёкшим сроком всё равно подставится как ориентир, но в превью заказа рядом с ней будет «· цена истекла» (или «· ещё не действует» для будущей цены). Уточните цену у поставщика перед отправкой. Отмеченная «★ Основная фасовка» важнее срока: выбор идёт среди основных строк.

Срок задаётся календарными датами включительно. Без дат цена бессрочная, как раньше. Автозаказ сверяет даты по UTC, поэтому на стыке суток пометка может появиться на несколько часов позже.

Выгрузка прайса. Кнопка «⬇ CSV» в каталоге поставщика скачивает все неархивные позиции: категорию, наименование, артикул, цену, валюту, единицу, фасовку, даты «Действует с/по», статус цены на сегодня, связанный товар склада и дату последней цены. Разделитель — точка с запятой, файл открывается в Excel без мастера импорта.

Рассмотреть экран

Группы поставщиков#

Задача: быстро найти нужного поставщика, когда их десятки: «Овощи», «Мясо», «Напитки», «Хозтовары».

1. Откройте карточку поставщика (✏️) и заполните поле «Группа». Подсказки — группы, которые уже есть у других поставщиков.
2. Сохраните карточку. В списке рядом с названием появится метка группы.
3. Над списком появятся чипы «Все · Мясо · Овощи · … · Без группы» с количеством поставщиков. Нажмите чип, чтобы оставить в списке только эту группу.

Рассмотреть экран

У поставщика одна группа. Регистр и лишние пробелы не важны: «овощи» и «Овощи» — одна группа. Фильтр действует только на вкладке «Поставщики»; в выборе поставщика при приходе и заказе по-прежнему видны все.

Шаг 2. Настроить количество для закупки#

Задача: получать рекомендацию по запасу товара, например «Говядина лопатка, кг».

1. Во вкладке «Остатки» откройте карточку товара.
2. Заполните параметры закупки и сохраните изменения.

При остатке 3 кг не хватает 20 − 3 = 17 кг. Округление вверх до кратного 5 даёт заказ 20 кг. Если до приёмки ничего не израсходовать, после неё будет 23 кг: целевой остаток не ограничивает округление. Без целевого остатка система добирает до точки заказа; без кратности оставляет рассчитанную нехватку. При остатке ровно 5 кг и точке заказа 5 кг товар ещё не появляется в списке.

Результат: во вкладке «Закупки», в блоке «Нужно заказать», видна рекомендация. Если товара нет, проверьте точку заказа и остаток выбранного склада. Кратность товара и фасовка позиции прайса — разные настройки: проверяйте единицу в строке заказа.

Шаг 3. Собрать заказ#

Задача: подготовить черновик на выбранный склад.

1. Откройте «Склад» → «Закупки» → «Нужно заказать».
2. Проверьте группы поставщиков, отметьте товары и поправьте количества.
3. Нажмите «Сформировать заказы»; для строк без поставщика используйте «Назначить поставщика».
4. Проверьте цены и ожидаемую поставку, затем нажмите «Создать черновики».

Рассмотреть экран

Если у поставщика уже есть черновик, система предлагает дополнить его; отказ от дополнения создаёт новый. Цена подставляется из связанной позиции прайса. Неизвестная цена не означает нулевую; устаревшую цену стоит уточнить у поставщика.

Если в прайсе другого поставщика тот же товар дешевле за единицу, под строкой появится подсказка «Дешевле у «…»: ~600 ₽/кг (−8%)». Сравнение идёт по цене за единицу товара склада с учётом фасовки: коробка 5 кг за 3 000 ₽ — это 600 ₽ за кг. Разница меньше 1 % и прайсы в другой валюте не показываются. Чтобы заказать у того поставщика, смените товару «Поставщика по умолчанию» и сформируйте заказ заново.

Другой путь — «Поставщики» → «Каталог»: введите количества рядом с позициями и нажмите «Сформировать заказ». «Повторить прошлый заказ» добавляет количества из последнего отправленного, подтверждённого или принятого заказа этого поставщика. Если количества уже введены, они суммируются — перед созданием черновика проверьте итог. Блок «Часто заказываете» помогает добавить привычные позиции по истории заказов за последние 90 дней.

Черновик по ожидаемому расходу готовьте через прогноз спроса, если он доступен на вашем домене. Тот же расчёт может делать и автозаказ — см. «Расписание автозаказа и заказ по прогнозу».

Шаблоны заказа#

Задача: собирать типовой заказ — «Понедельник», «Бар к выходным» — одним нажатием.

1. Откройте «Поставщики» → «Каталог» нужного поставщика и введите количества.
2. Нажмите «💾 Сохранить как шаблон» внизу окна и введите название.
3. В следующий раз нажмите чип «📋 Понедельник» в блоке «Шаблоны» — количества шаблона добавятся к набору. Проверьте итог и нажмите «Сформировать заказ».

Рассмотреть экран

Сохранение под тем же названием обновляет шаблон, а не создаёт копию. Удалить шаблон — ✕ на чипе. Если позиции шаблона больше нет в прайсе (архив), она пропускается; у поставщика до 20 шаблонов.

Результат: заказ появляется в «Заказах поставщикам» со статусом «Черновик»; остатки ещё не меняются. Если повтор заказа ничего не добавил, проверьте историю поставщика и наличие соответствующих позиций в его текущем прайсе.

Расписание автозаказа и заказ по прогнозу#

Задача: заказ ООО «Мясной двор» уходит сам только по понедельникам и четвергам в 10:00 по времени точки, и считается по прогнозу продаж.

Сначала включите «Склад» → «Закупки» → «Уведомления» → «Авто-отправка заказа поставщику по email». Затем:

1. Откройте карточку поставщика (✏️) и найдите блок «Расписание автозаказа».
2. В «Дни заказа» отметьте Пн и Чт. Ничего не отмечено — каждый день.
3. В «Время заказа (по времени точки)» выберите 10:00. Час считается по часовому поясу точки склада из её профиля.
4. В «Как считать заказ» выберите режим:
   • «Добор товаров ниже точки заказа» — как обычный автозаказ: товары этого поставщика, у которых остаток ниже точки заказа, добираются до целевого остатка;
   • «По прогнозу» — как черновик вкладки «Прогноз»: потребность блюд по прогнозу на сегодняшний день недели × тех-карты × «Покрытие, дней» (по умолчанию 3) минус остаток и минус уже заказанное, но не меньше добора до целевого остатка.
5. Сохраните карточку. В списке поставщиков появится строка «🕑 Пн/Чт 10:00 · по прогнозу».

Рассмотреть экран

Результат: в понедельник и четверг в 10:00 система формирует заказ на каждый склад, где есть такие товары. Он уходит поставщику письмом, а если контакт выбран через WhatsApp или Telegram — остаётся черновиком с готовым текстом. В примечании заказа видно «auto-order · schedule» или «auto-order · forecast». В остальные дни и часы этому поставщику автоматически ничего не уходит, даже если товар закончился: такой заказ соберите вручную.

Проверка выполняется каждый час. Если проверка задержалась, заказ уйдёт в течение трёх часов после назначенного времени; позже — заказ этого дня пропускается, а не отправляется вечером. Если заказывать нечего, письмо не отправляется.

Заказ по прогнозу совпадает с черновиком вкладки «Прогноз» на сегодняшний день при том же покрытии. Если прогноза ещё нет (мало истории продаж) или блюдо без тех-карты, он сводится к добору до целевого остатка.

Поставщик без расписания и с режимом «Добор» заказывается как раньше: раз в сутки утром по товарам ниже точки заказа.

Шаг 4. Отправить заказ#

Задача: передать поставщику согласованные количества и цены.

1. У черновика нажмите «Отправить».
2. Проверьте контакт, текст заказа и ожидаемую дату поставки.
3. Выберите канал и завершите отправку в открывшемся приложении.

Рассмотреть экран

Текст содержит позиции, количества и единицы, известные цены и суммы, примечание и название склада. Результат: заказ отмечается отправленным. При обычном канале отметка появляется уже при открытии приложения — она не подтверждает доставку сообщения поставщику. Если нужной кнопки канала нет, проверьте адрес контакта; если приложение не открылось, скопируйте текст и отправьте вручную.

Для регулярной работы в «Закупках» включите «Авто-отправка заказа поставщику по email». Проверка запускается раз в сутки утром, по расписанию 06:00 UTC (09:00 по Москве), и использует точку заказа. При почтовом канале письмо отправляет система; при WhatsApp или Telegram появляется черновик, который отправляет человек. Без подходящего канала поставщика заказ не формируется; товар без поставщика по умолчанию также не попадёт в автоматический заказ. Товары, уже включённые в открытый заказ на этот склад, повторно не заказываются. Настройка «Не чаще одного раза в» ограничивает и авто-заказы: ежедневная проверка не обещает ежедневного письма.

Шаг 5. Следить за открытыми заказами#

Задача: видеть, что ещё ждём, и вовремя уточнять задержки. Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» на нужном складе и проверьте статус и ожидаемую дату.

Результат: открытые обязательства видны по статусам. Бейдж ⏰ отмечает прошедшую ожидаемую дату у отправленного, подтверждённого или частично принятого заказа. Если поставщик подтвердил другую дату, при отметке «Подтверждён» внесите её и примечание. При задержке свяжитесь с поставщиком: бейдж не переносит доставку автоматически.

Шаг 6. Принять поставку полностью или частями#

Задача: оприходовать ровно то, что привезли, с фактической ценой.

1. У заказа нажмите «Принять», у частично принятого — «До-принять».
2. Заполните номер и дату документа поставщика, например накладной или УПД.
3. Внесите фактические количества и цены; проверьте единицы упаковок и их перевод в складские единицы.
4. Для неизвестной складу позиции выберите товар, создайте карточку на месте или отметьте нескладскую строку, например доставку.
5. При необходимости добавьте строку сверх заказа. Это дополнительный приход, а не замена исходной строки.
6. Проверьте подсказку о закрытии заказа и нажмите «Подтвердить приёмку».

Рассмотреть экран

Пример: заказали 10 кг говядины, привезли 8 кг. Введите 8 кг; пока оставшиеся 2 кг ожидаются, заказ будет «Принят частично». Когда привезут остаток, откройте «До-принять»: форма предложит ещё 2 кг, а не все 10 кг. Если поставщик больше не довезёт, отметьте «Закрыть недовоз (2 кг не ждём)» и укажите причину, например «Поставщик подтвердил отсутствие товара». После закрытия всех строк заказ станет «Принят», но на склад попадут только фактически полученные 8 кг. Недовоз не превращается в приход, а причина остаётся в истории поставщика.

Если цена выросла относительно обычных закупок до порога предупреждения, требуется «Подтверждаю цену выше обычной». Основание — медиана за 90 дней; медиана за 30 дней показывается для справки. При недостаточной истории предупреждения может не быть. Проверьте, что цена указана за нужную единицу, и оставьте «Обновить цену в каталоге поставщика», если хотите сохранить новую цену в прайсе.

Результат: появляется приход, увеличивается фактический остаток, заказ закрывается полностью либо остаётся частичным. Если проведение заблокировано, проверьте связь товаров, причину недовоза и подтверждение высокой цены. Если приход уже проведён, а прайс обновить не удалось, используйте «Обновить прайс» в предупреждении; повторно приход не создавайте. Для приёмки с телефона используйте телефон как ТСД: там тоже можно принять несколько заказов одной поставкой, отметить замену и выбрать склад строки.

Одна накладная на несколько заказов, замена и склад строки#

Поставщик часто привозит по одной накладной товар сразу из двух заказов, привозит аналог вместо заказанного или часть товара сразу идёт в бар.

• Несколько заказов. В окне приёмки под строками выберите «＋ Добавить заказ» — список покажет другие открытые заказы того же поставщика на тот же склад. Строки добавленного заказа появятся ниже со своими количествами. Номер и дата накладной общие: при подтверждении по каждому заказу создаётся свой приход с этим номером, и оба заказа закрываются.
• Замена позиции. Если вместо «Сливки 33 %, 1 л» привезли «Сливки 35 %, 1 л», отметьте у строки «⇄ Привезли замену» и выберите товар-замену. Приход пойдёт на сливки 35 %, а строка заказа будет считаться исполненной: недовоза по сливкам 33 % не будет, в истории поставщика останется запись «замены: Сливки 33 % → Сливки 35 %».
• Склад строки. Если у точки несколько складов (например, кухня и бар), у строки появится выбор «Склад». Строки на другой склад уходят отдельным документом прихода — в ленте документов будет два прихода по одной накладной.

Рассмотреть экран

Пример: по накладной УПД-512 привезли молоко по заказу от понедельника и кефир по заказу от среды. Откройте приёмку первого заказа, добавьте второй, проверьте количества и нажмите «Подтвердить приёмку» — оба заказа станут «Принят».

Оценка поставки и показатели поставщика#

Внизу окна приёмки поставьте оценку поставки от 1 до 5 звёзд и отметьте причины: «Опоздание», «Недовоз», «Брак / повреждение», «Пересорт», «Нарушение температуры», «Без документов», «Замена без согласования». Свою причину добавьте кнопкой «＋ Своя причина» — она сохранится для всех следующих приёмок. Оценка и причины необязательны.

Система сама отмечает, пришла ли поставка вовремя: дата приёмки сравнивается с ожидаемой датой заказа.

В карточке поставщика («Склад» → «Поставщики» → поставщик) блок «Показатели за 90 дней» показывает:

Ниже — частые причины. Показатели считаются по истории приёмок; поставки до появления оценки учитываются во «Вовремя», если у заказа была ожидаемая дата.

Рассмотреть экран

Шаг 7. Оформить возврат и проверить журнал#

Задача: отразить возврат товара и сохранить основания для разговора с поставщиком.

1. На нужном складе выберите «+ Операции» → «Возврат поставщику».
2. Укажите поставщика, товары и положительные количества возвращаемого товара.
3. Нажмите «Сохранить» и проверьте документ.
4. Откройте карточку поставщика и его ленту событий: там сохраняются возвраты, расхождения приёмки и изменения цен.

Результат: возврат уменьшает остаток. Недовоз, перепоставка, замены, скачок цены и оценки приёмки видны в ленте и складываются в «Показатели за 90 дней» карточки поставщика. Если возврат недоступен, проверьте поставщика, строки и права. Финансовое уменьшение долга оформляйте отдельно после сверки с поставщиком — складской возврат не заменяет запись в расчётах. Подробности документов — в разделе складских операций.

Шаг 8. Зарегистрировать счёт и оплату#

Задача: учесть документ поставщика и проверить, сколько осталось заплатить.

1. Откройте «Компании и счета», выберите карточку с ролью поставщика и вкладку «Взаиморасчёты».
2. Найдите блок «Мы должны поставщику» и нажмите «Зарегистрировать счёт поставщика».
3. Укажите номер и дату документа, сумму, «Оплатить до» и нужный «Заказ поставщику»; проверьте выбранную точку и юрлицо, если их несколько.
4. Нажмите «Зарегистрировать». В таблице «Заказы поставщику: принято и выставлено» можно начать со «Счёт…» у нужного заказа.
5. После реальной оплаты нажмите «Оплатить» у счёта или «Оплата поставщику», внесите сумму и номер платёжного поручения и проведите запись.

Например, заказали 10 кг по 600 ₽, приняли 8 кг: «Заказано» — 6 000 ₽, «Принято» — 4 800 ₽. После регистрации счёта на 4 800 ₽ эта сумма появится в «Выставлено». Фактическое подорожание видно в построчной сверке окна счёта — см. ниже.

Сверка счёта с заказом и приходом, согласование#

Когда в окне счёта выбран «Заказ поставщику», под полями появляется таблица «Сверка: заказ → приход → счёт». По каждой строке видно, сколько и почём заказали, сколько и почём фактически приняли, и поля «В счёте» — количество и цена, как в документе поставщика (сначала они равны приходу).

• Цена в счёте отличается от цены прихода больше чем на 0,5 % — строка подсвечивается красным с пометкой «цена не совпадает с приходом».
• Количество в счёте отличается от принятого — пометка «количество не совпадает с приходом».
• Если товар приняли не по цене заказа, это показано справкой «принято не по цене заказа».
• Кнопка «Взять сумму по строкам» переносит итог строк в поле суммы.

Если расхождения есть, галка «Отправить на согласование» включена: счёт регистрируется, долг учитывается сразу, но в списке счетов он помечен «На согласовании», а кнопки «Оплатить» у него нет. Утвердить счёт кнопкой «Утвердить» может другой сотрудник с правом «Деньги CRM» или владелец; тот, кто отправил счёт на согласование, утвердить его сам не может. После утверждения счёт оплачивается как обычно.

Пример: приняли 10 л масла по 106 ₽, а в счёте 115 ₽ за литр. Строка «Масло» подсвечена, счёт уходит на согласование; управляющий проверяет допсоглашение о цене и нажимает «Утвердить».

Автоматическая разноска оплаты без выбора счёта (банковская выписка, аванс, кредит-нота) идёт по сроку оплаты и счета «На согласовании» пропускает: деньги гасят утверждённые счета, а остаток остаётся авансом поставщику. В подсказках сверки банковской выписки такой счёт тоже не предлагается. После «Утвердить» свободный аванс сам зачитывается на этот счёт. Привязать оплату к несогласованному счёту можно только вручную в окне разноски счёта: окно предупреждает, что счёт не утверждён, и просит подтвердить привязку.

Результат: зарегистрированный счёт создаёт долг, запись оплаты уменьшает его остаток. Кнопка оплаты учитывает уже совершённый платёж, а не переводит деньги в банк. Если таблицы заказов нет, проверьте связь складского поставщика с карточкой контрагента нужной точки и доступ к складу. Если нет блока долга, проверьте роль поставщика и права на финансовые данные.

Для старения долга откройте «Компании и счета» → «Отчёты» → «Мы должны»: видны непросроченные суммы и интервалы 1–30, 31–60, 61–90 и более 90 дней. Аванс показан отдельно. Для согласованного возврата товара в расчётах есть операция «Кредит-нота / возврат товара».

На международных брендах (cenaly.com, cenaly.ge и другие) после сохранения прихода из фото/PDF накладной может открыться проверка черновика счёта, если распознаны данные налогового документа. Проверьте строки, суммы и налоги перед регистрацией. На cenaly.ru распознавание фото накладной недоступно — оформите приход и счёт вручную.

Бар или кладовая — отдельный склад: пополнение перемещением#

Для банкетного бара или кладовой раздачи заведите отдельный склад той же точки, например «Бар». Так его остатки можно пересчитывать отдельно от основного склада.

1. Выберите склад «Бар» в разделе «Склад» и проведите инвентаризацию: внесите фактическое количество и завершите пересчёт.
2. Сравните остаток с количеством, которое команда решила держать к обслуживанию; рассчитайте недостающее вручную.
3. Выберите основной склад и откройте «Операции» → «Перемещение».
4. Получателем укажите «Бар», добавьте товары и рассчитанные количества, затем проведите документ.
5. Проверьте уменьшение остатка основного склада и увеличение остатка бара — складские документы.

Рассмотреть экран

Результат: пополнение отражено как перемещение внутри точки, без новой закупки у поставщика. Создание склада «Бар» само по себе не направляет туда списания продаж: проверьте настройки склада продаж и списания ингредиентов.

«Кратность упаковки» одна для товара на всех складах. «Точка заказа» и «Целевой остаток» общие по умолчанию, но для бара их можно задать отдельно — таблицей «Свои пороги по складам» (см. ниже). Для своего запаса бара используйте рабочий список команды и ручной документ перемещения; не меняйте общую норму товара ради одного банкета.

Закупки для нескольких точек#

Поставщики, их прайсы и карточки товаров общие для аккаунта. Точка заказа и целевой остаток задаются общими, но у каждого склада могут быть свои.

Задача: в кофейне на Тверской молока держат до 40 л, а в киоске у метро — до 10 л.

1. Откройте карточку товара. Если складов больше одного, в блоке закупок есть таблица «Свои пороги по складам».
2. Для склада введите свою «Точку заказа» и «Целевой остаток». Пустое поле — действует общее значение (оно подсказкой в поле).
3. Сохраните карточку.

Рассмотреть экран

Результат: «Нужно заказать», фильтр «Только мало», вкладка «Прогноз» и автозаказ для этого склада считают по его порогам. Кратность упаковки общая для всех складов. Остатки и заказ относятся к конкретному складу, поэтому перед сборкой и приёмкой проверьте выбранный склад. Сотрудник видит склады точек своего рабочего охвата; владелец может работать со всей сетью. Карточки контрагентов и расчёты ведутся по точкам: общий складской поставщик связывается с карточкой соответствующей точки.

Ограничения#

• Своя единица считается как штука: в пять базовых единиц (г, кг, мл, л, шт) система не добавляет новых, а на кассе и ТСД пока видна подпись «шт».
• Вес штуки работает в ручном приходе, прайсе и автозаказе. Фото накладной и импорт остатков пересчитывают только г↔кг и мл↔л.
• Ограничение единиц заказа действует при оформлении заказа, а не при правке уже созданного черновика. Заказ из веб-админки проверяет сам браузер, сервер проверяет только заказ с телефона ТСД.
• Шаблон заказа хранит позиции и количества; количества не пересчитываются под остаток. Для заказа «под остаток» используйте автозаказ или «Сформировать заказы».
• Расписание автозаказа задаётся на поставщика: дни и один час заказа, одинаковые для всех складов. Разное время по складам и несколько заказов в день не поддерживаются.
• Заказ по прогнозу считает потребность на сегодняшний день недели, умноженную на покрытие, а не по дням до следующей поставки.
• В одну приёмку добавляются только открытые заказы того же поставщика на тот же склад; по каждому заказу создаётся свой приход с общим номером накладной.
• Склад строки выбирается среди складов той же точки; мини-бары отеля в выбор не попадают.
• Замена переносит количество и цену строки заказа на товар-замену как есть: если у замены другая единица, проверьте перевод вручную.
• Причина закрытия недовоза по-прежнему вводится текстом; справочник причин относится к оценке поставки. Показатели поставщика считаются за последние 90 дней, период не меняется.
• Срок цены и выгрузка прайса есть, но импорт прайса сроки не распознаёт: даты вводятся вручную. Прайсы поставщиков сравниваются только подсказкой «Дешевле у …» в окне «Сформировать заказы»; отдельной таблицы сравнения и копирования прайса между поставщиками нет.
• У поставщика одна группа; иерархии групп и группировки в выборе поставщика нет.
• Стандартного электронного обмена заказами EDI нет; отправка в магазин Cenaly — отдельный способ передачи заказа.
• Построчная сверка доступна для счёта, связанного с одним заказом; строки сверки не сохраняются в счёте — хранится сумма и отметка о согласовании с числом расхождений.
• Согласование одноступенчатое: утверждает любой другой сотрудник с правом «Деньги CRM» или владелец. Отдельного права «утверждать счета» и цепочки согласующих нет. Оплаты, которые автоматическая разноска успела зачесть на счёт до того, как он попал на согласование, остаются на нём — перенести их можно вручную в окне разноски.
• На cenaly.ru недоступно распознавание фото накладной; это не мешает ручной приёмке и регистрации счёта.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Можно заказать товар, даже если остаток выше точки заказа? Да, соберите заказ из каталога поставщика; список дефицита — лишь один из способов.

Нужно ли ждать подтверждения, чтобы принять поставку? Нет. Приёмка доступна и для черновика, и для отправленного заказа: отражайте реальный факт доставки.

«Принят» всегда означает, что привезли всё? Нет. Все строки должны быть закрыты, но часть может быть закрыта недовозом с указанной причиной.

Почему в заказе цена ниже, чем в прайсе?#

У строки задана скидка поставщика. В заказ идёт цена со скидкой, а в прайсе остаётся цена до скидки. Проверьте поле «Скидка, %» в панели 🕑 у цены.

Почему подставилась бутылка, а не коробка?#

Без основной фасовки выбирается строка с самой свежей ценой. Проверьте, что обе строки связаны с одним товаром, коробка не архивная и у неё задана цена; отметьте «★ Основная фасовка» у коробки. Это влияет на следующие формируемые заказы, а не меняет уже созданные строки.

Как сменить фасовку у уже отправленного заказа?#

Изменение прайса не меняет заказ: его строка хранит снимок фасовки и её версии на момент создания. Приёмка использует этот сохранённый коэффициент. Если заказ ещё не принимали, согласуйте замену с поставщиком, отмените прежний заказ и создайте новый с нужной фасовкой. Не рассчитывайте, что новая отметка основной фасовки пересчитает отправленный заказ.

Связанные разделы#

• Склад: остатки, закупки и поставщики
• Складские документы
• Прогноз спроса и план заготовок
• Телефон как ТСД
• Контрагенты
• Закупка у физлица
• Инвентаризация