Табель: план-факт, исправления и закрытие месяца

В конце месяца управляющий сверяет часы, разбирает забытые отметки и закрывает табель. После закрытия график и отметки месяца защищены от изменений, а у расчёта зарплаты появляется зафиксированная база часов.

Откройте Сотрудники → План-факт. Приход, уход и работу терминала описывает отдельная статья «Учёт времени».

Что нужно для запуска#

• Сотрудники и их точки заведены, смены внесены в график.
• Для сверки и исправлений войдите владельцем или менеджером с доступом к нужным людям.
• Настройку источника часов и политики табеля выполняет владелец.
• Закрывать период всего аккаунта нужно с правом закрытия табеля и охватом всего аккаунта; период одной точки закрывает и руководитель с правом закрытия табеля, у которого в охвате эта точка (охват «весь аккаунт» или «выбранные точки»; охвата «свои подчинённые» для этого мало). Переоткрывает месяц и точку только владелец.
• Для стоимости труда владелец задаёт сотрудникам условия оплаты, а точкам — часовые пояса.

Права описаны в статье «Роли, права и кассовые ограничения», подготовка графика — в «Графике смен».

Прочитать план-факт#

Задача: найти расхождения, не принимая будущие смены за недоработку.

1. Выберите месяц и, если точек несколько, нужную точку.
2. Сравните «План», «Факт» и «Δ» в строке сотрудника.
3. Нажмите на строку: откроются даты смен, плановые и фактические интервалы, статусы и источники.
4. Сначала проверьте незакрытые смены, затем пропуски и опоздания.

Например, у Анны осталось четыре будущих смены по 11 часов без перерыва: эти 44 часа будут показаны как «впереди», а не как минус 44 часа.

Результат: у вас список смен для проверки. Если строка называется «Бывший сотрудник», карточка уже удалена, но история смен сохранилась; это не потерянные часы.

Если цифры выглядят неверно, проверьте месяц, точку, её часовой пояс и раскрытые смены. Метка отсутствия факта сама по себе не доказывает прогул.

Рассмотреть экран

Исправить часы#

Задача: внести реальное время, если Игорь забыл отметить уход.

Руководитель исправляет сам:

1. В «План-факте» раскройте сотрудника и нажмите карандаш у нужной смены.
2. Исправьте фактические дату и время прихода или ухода; для ночной смены проверьте дату ухода.
3. Сохраните смену и сверьте итоговые часы.

Сотрудник просит исправление:

1. В «Моём кабинете» откройте блок «Поправить табель» — он предназначен для случая «забыл отметиться».
2. Выберите смену, заполните «Приход» и/или «Уход», поясните причину и нажмите «Отправить заявку».
3. Руководитель открывает «Корректировки табеля» под «План-фактом», проверяет месяц и заявку, нажимает «Одобрить» или «Отклонить».

Результат: одобренное время переносится в смену. При отказе часы остаются прежними, решение сохраняется. В блоке «Часы за период» сотрудник также может сообщить об ошибке через «Есть расхождение».

Заявка хранит, что было до исправления. В «Корректировках табеля», в «Заявках» и в «Моих часах» сотрудника исправление видно парой «было → стало», например «Приход: 09:10 → 09:00». «Было» фиксируется в момент одобрения: если до решения время поправили вручную, в паре будет именно то, что заменило одобрение. Для заявок, поданных до этой функции, видно только новое время.

Рассмотреть экран

Если заявка уже рассматривается, не создавайте вторую для той же смены. Если месяц закрыт, сначала потребуется переоткрытие владельцем. Если смены вообще нет, руководителю нужно сначала разобраться с отсутствующей записью: заявка выбирает существующую смену.

Рассмотреть экран

Понять источник факта#

В блоке «Подтверждение табеля» наведите указатель на значок рядом с часами. Подсказка объясняет, откуда взялось время.

Для автозакрытой смены проверьте время с сотрудником. Если оно верно, в исключении есть «Подтвердить как есть»; если неверно — исправьте смену или рассмотрите заявку.

Результат: автоматическое предположение не смешивается с личным подтверждением часов. Наблюдение устройств доступно не во всех контурах: на cenaly.ru такой автотабель не работает.

Настроить учёт по отклонениям#

Задача: учитывать по графику тех, кто не отмечает каждый приход, и отдельно вносить отсутствия.

1. Владелец открывает вкладку со списком сотрудников и блок «Правила труда» → «Политика табеля».
2. В «Источник отработанного времени» выбирает режим из таблицы ниже.
3. При необходимости задаёт «Переопределение для точки» и сохраняет политику.
4. Для отдельного человека открывает его карточку → «Учёт рабочего времени», добавляет «С даты» и «Режим». Запись действует до следующей датированной записи.

Приоритет: настройка сотрудника на дату → настройка точки → настройка аккаунта. «Как в аккаунте» у точки означает наследование.

Результат: часы появляются в своде подтверждения и документе табеля с источником «по графику». Отметка, даже незакрытая, имеет приоритет: график не подставит уход вместо человека.

Если часы не появились, проверьте публикацию и завершение смены в поясе точки, режим и отсутствия. Неявки, одобренный отпуск или больничный перекрывают график; неактивная карточка тоже не получает такие часы.

Рассмотреть экран

Разобрать переработки#

Задача: объяснить часы сверх графика до закрытия месяца.

1. В «Подтверждении табеля» найдите предупреждение о переработке.
2. Нажмите «Указать основание». В окне «Основание переработки» выберите основание и при наличии впишите номер документа.
3. Сохраните; ошибочное основание можно снять кнопкой «Снять основание».

Список фиксирован: «Распоряжение работодателя», «Согласие работника», «Срочная работа (авария)», «Коллективный договор», «Отгул вместо оплаты», «Не переработка».

Владелец задаёт в «Правилах труда» → «Политика табеля» допуск сверх графика, порог «Длинная смена, ч» и правило «Основание переработки»:

Здесь же задаются «Учётный период суммированного учёта, мес.» и его первый месяц. Для суммированного учёта месячное отклонение ещё не окончательный итог всего учётного периода.

Результат: у переработки есть объяснение. Если закрытие всё ещё не проходит, проверьте оставшиеся исключения, а не только эту смену.

Рассмотреть экран

Подтвердить часы и закрыть месяц#

Задача: зафиксировать проверенные часы всех точек аккаунта.

1. Попросите сотрудников проверить «Часы за период» в «Моём кабинете» и нажать «Подтвердить часы» либо «Есть расхождение».
2. В «План-факте» откройте блок «Подтверждение табеля». Проверьте неподтверждённые часы, запросы корректировки, незакрытый факт и пересечения часов.
3. Исправьте ошибки. Для рассмотренных исключений нажмите «Разобрано» и оставьте комментарий; для верного автозакрытия — «Подтвердить как есть». Приход не по графику, который ждёт подтверждения, разбор подтверждает на самой смене.
4. Убедитесь, что не осталось неразобранных исключений. Нажмите «Закрыть период» и подтвердите месяц.

Результат: появляется закрытая версия табеля. Изменения графика, отметок и применение обменов, затрагивающих месяц, блокируются; карандаш у смен исчезает. Сотрудник видит «Период закрыт» и не может отправить корректировку в этот месяц.

Закрытие пересчитывает черновик зарплаты; утверждённый или выплаченный расчёт не меняет. Если закрыть не удалось, разберите показанные исключения и проверьте охват прав: руководитель одной команды не закрывает весь аккаунт.

Рассмотреть экран

Закрыть табель одной точки#

Задача: точка А уже сверила часы, а на точке Б ещё правят график.

1. В «План-факте» выберите точку А в фильтре точек (или в шапке сайдбара).
2. Нажмите «Закрыть табель» и подтвердите месяц.
3. Без выбранной точки та же кнопка закрывает весь аккаунт.

Результат: на точке А смены, отметки, корректировки, обмены и чаевые за месяц больше не правятся, а на точке Б смены по-прежнему ставятся. При «Все точки» над табелем виден бейдж «🔒 Закрыты: А». Владелец переоткрывает точку той же кнопкой при выбранной точке; если месяц был закрыт целиком, переоткрытие одной точки оставляет закрытыми остальные.

Эта кнопка ставит только замок правок. Чтобы утвердить часы точки версией табеля, закройте период точки (следующий раздел). Расчёт зарплаты месяца при частичном замке идёт, но помечает, какие точки закрыты: часы сотрудников открытых точек ещё могут измениться.

Рассмотреть экран

Подтвердить часы и закрыть период одной точки#

Задача: управляющий точки А сверил свою точку и утверждает её табель, не дожидаясь точки Б.

1. В «План-факте» выберите точку А. Блок «Подтверждение табеля» покажет только сотрудников и исключения этой точки.
2. Разберите исключения точки: неподтверждённые часы, запросы корректировки, незакрытый факт, пересечения, приходы не по графику и переработки. Исключения точки Б закрытию точки А не мешают.
3. Нажмите «Закрыть период точки «А»» и подтвердите.

Результат: у точки А утверждена своя версия табеля — в «Версиях табеля» она подписана «точки: А». Смены, отметки и корректировки точки А за месяц больше не правятся, черновик зарплаты пересчитан. Точка Б остаётся открытой. При «Все точки» над блоком виден бейдж «Закрыты точки: А», а кнопка «Закрыть период» закрывает весь месяц — тогда версия всего аккаунта заменяет версии точек.

Свои часы сотрудник подтверждает один раз за месяц, а не по точкам. Если человек работает на двух точках, его «Не подтвердил» держит обе, пока он не подтвердит. Исправление на точке Б аннулирует его подтверждение, но утверждённую версию точки А не меняет.

Переоткрыть точку может владелец: выберите её и нажмите «Переоткрыть точку» в «Версиях табеля», укажите причину. Если месяц уже закрыт целиком, сначала переоткройте месяц, затем закройте нужные точки.

Рассмотреть экран

Исправить уже закрытый месяц#

1. Владелец открывает «Версии табеля» и нажимает «Переоткрыть».
2. Выбирает «Причина», например «Поздняя корректировка» или «Ошибка ввода», и добавляет комментарий.
3. Исправляет часы, повторно разбирает исключения и закрывает период.

Результат: прежняя утверждённая версия сохраняется, новое закрытие создаёт следующую; в истории видно переоткрытие и изменение часов.

Если зарплата уже утверждена или выплачена, переоткрытие табеля само не отменит и не пересчитает ведомость. Согласуйте дальнейшую корректировку расчёта с ответственным за зарплату; предупреждение в окне напоминает об этом.

Выгрузить табель и ознакомить работников#

Задача: передать проверенный месяц ответственному за расчёт или на подпись.

1. Выберите месяц в «План-факте».
2. Выберите подходящую выгрузку или документ из таблицы ниже.
3. Проверьте период, людей, оговорки и отметку о закрытии перед передачей файла.

Общий Excel получает документ месяца, а не срез по выбранной точке. Ночные, праздничные и сверхурочные графы появляются только когда их смог посчитать сервер; отсутствие данных не подменяется нулём. Часы по графику помечены примечанием клетки.

После закрытия сотрудник открывает свой «Документ месяца» и нажимает «Я ознакомлен(а)». Владелец может отметить «Подписал на бумаге»; в Т-13 соответствующая кнопка называется «Расписался на бумаге».

Результат: документ выгружен, статус ознакомления виден. Если кнопки Т-13 нет, проверьте российскую компанию и доступ к её расчёту. Если ознакомление недоступно, проверьте закрытие месяца.

Проверить стоимость труда#

Задача: понять, какую долю выручки занимают часы персонала.

1. Владелец открывает «Сотрудники» → «Стоимость труда» и выбирает точку.
2. Сравнивает плановые и фактические часы, стоимость, «Выручка» и «Труд, % выручки» по дням и неделям.
3. Проверяет предупреждения о ставках, валюте и доступности выручки до вывода о перерасходе.

Стоимость оценивается как часы × ставка; доля труда — стоимость / выручка × 100%. «SPLH» показывает выручку на фактический час труда.

Если у сотрудника своей ставки нет, используется ставка его должности на выбранной точке из «Зарплата» → «Настройки» → «Ставки по должностям».

Для оклада ставка часа здесь равна оклад / плановые часы сотрудника за весь месяц по всем его точкам. Например, 60 000 ₽ / 160 часов = 375 ₽/ч; 40 фактических часов на одной точке дают оценку 15 000 ₽. При смешанной оплате прибавляется почасовая ставка.

Результат: видно распределение стоимости по времени и точкам. Это оценка по часам, а не полная зарплатная ведомость с премиями, удержаниями и налогами.

По должностям. Под таблицей дней — та же неделя по должностям: сколько человек, плановые и фактические часы, обычные часы и сверхурочные, плановая и фактическая стоимость и доля каждой должности в стоимости недели. Строки складываются ровно в итог недели. Сверхурочные — часы сверх недельного порога из «Зарплата» → «Настройки» → «Сверхурочные», по всем сменам сотрудника за неделю (на всех его точках); они уже входят в фактические часы. Порог не задан — экран так и пишет, а колонка остаётся пустой. Должность берётся из карточки сотрудника; у владельца без рабочей должности — строка «Владелец».

Рассмотреть экран

Та же стоимость труда за выбранный период — плиткой «Труд %» на «Обзоре» раздела Финансы.

Разные валюты выводятся отдельно, без конвертации; процент не считается при несовпадении валют стоимости и выручки. Нет плановых часов для оклада — нет надёжного распределения; у смешанной оплаты может учитываться только почасовая часть с предупреждением.

На cenaly.ru выручка берётся из серверной сводки заказов. В ней могут не учитываться отменённые позиции и скидка на весь чек, поэтому возможны расхождения с другими финансовыми отчётами. Если сводка неполная или недоступна, процент не рассчитывается.

Рассмотреть экран

Работа с несколькими точками#

Сотрудник может работать на нескольких назначенных ему точках. Перед сверкой выбирайте точку: её часовой пояс важен для начала и конца смены, опозданий и наступления планового времени.

При общей сводке нескольких часовых поясов проверяйте спорные строки отдельно по точке. Если пояс точки не задан, экран может использовать пояс браузера.

Источник времени задаётся на аккаунт, переопределяется на точку и датированно на сотрудника. Оклад распределяется по общему месячному плану человека, поэтому фильтр точки не начисляет ему второй полный оклад.

Ограничения#

• Подтверждение часов сотрудником — одно на месяц, не по точкам. Смена без точки, у которой точку нельзя определить (у сотрудника несколько точек, у аккаунта тоже), входит только в закрытие всего месяца.
• Документ табеля и Т-13 становятся окончательными только при закрытии всего месяца.
• Настраиваемого справочника причин корректировки нет: заявка содержит время и комментарий; основания переработки и причины переоткрытия выбираются из готовых списков.
• Приход «вне графика» не запрещается: в режиме подтверждения он записывается и ждёт руководителя (см. «Учёт времени», «Отметка по графику»).
• Верхняя таблица «План-факт» и её CSV показывают записанные отметки; подставленные часы «по графику» проверяйте в «Подтверждении табеля» и документе месяца.
• Часы «по графику» не означают подтверждение сотрудника; ознакомление с документом и подтверждение часов — отдельные действия.
• Стоимость труда по часам не заменяет окончательный расчёт зарплаты.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Нужно ли ждать отметок от будущих смен?#

Нет: они показаны как «впереди» и не считаются текущей недоработкой. Для итогового месяца сначала дождитесь завершения его работы.

Можно ли подтвердить часы за сотрудника?#

Руководитель разбирает исключения, но личное подтверждение остаётся за сотрудником. Бумажное ознакомление с документом отмечается отдельно.

Переоткрытие отменит выплаченную зарплату?#

Нет. Оно разрешает правку табеля; последствия для расчёта и выплат нужно обработать отдельно.

Почему в табеле остался уволенный?#

Смены сохраняются и после удаления карточки. Если имени больше нет, строка подписана «Бывший сотрудник».

Связанные разделы#

• График смен
• Учёт времени
• Роли, права и кассовые ограничения
• Оплата и мотивация
• Как считаются показатели в отчётах
• Отчёты
• Начало работы с зарплатой РФ