Как считаются показатели в отчётах: выручка, скидки, возвраты, чаевые, средний чек, гости и столы

«Выручка», сумма оплаты и деньги в кассовом ящике отвечают на разные вопросы. Этот справочник объясняет расчёты Cenaly и помогает сверить отчёты, не принимая различие формул за потерю денег.

Что нужно для запуска#

Войдите владельцем или сотрудником с правом просмотра нужных разделов и точек. Для этой сверки нужны «Финансы», «Статистика», «Статистика блюд» и доступ к кассовым отчётам; для труда — «Сотрудники». «Дашборд» включается отдельно в «Расширениях».

«Финансы» позволяют выбрать одну или все доступные точки, «Статистика» — выбранную точку, «Статистика блюд» — свой охват точек. У сотрудника «все» означает только разрешённые ему точки. Начинайте сравнение с одной точки и одной валюты.

Выручка и сумма к оплате#

«Финансы» → «Обзор» → «Выручка» — стоимость позиций неотменённых заказов после скидок, плюс учитываемые начисления счетов гостей, минус кассовые возвраты выбранного периода.

Формула: активные позиции − скидка на чек − купон + начисления счетов гостей − возвраты. Скидки не могут сделать сумму позиций отрицательной. Учитываются только заказы с положительным итогом; наличие оплаченного чека не является отдельным условием отбора.

Сервисный сбор заказа в «Выручку» не входит: у него своя карточка «Сервисный сбор». Отдельное начисление сбора на счёт гостя учитывается в выручке счёта — см. ниже. Выручка может быть отрицательной в день, когда возвратов больше, чем новых продаж.

Рассмотреть экран

Сумма до скидок и после#

Для одного и того же набора активных позиций различайте сумму до скидки на чек и купона и сумму после них. Скидка отдельной позиции уже отражена в её стоимости; исходная цена меню и сохранённая сумма строки могут различаться.

Скидка на чек и купон распределяются по позициям пропорционально их суммам. Расчёт идёт в копейках; остатки округления распределяются так, чтобы сумма долей точно равнялась общей скидке. Поэтому выручка блюда в «Статистике блюд» уже уменьшена на его долю скидки.

X-/Z-отчёт POS показывает суммы уже проведённых оплат; отдельного итога всех скидок в нём пока нет. Для разбора ручных действий откройте «Статистика» → «Опасные операции». Сумма ручных скидок в журнале действий не является итогом всех купонов и акций: журнал показывает события, а не единый отчёт эффективности акций.

Отмена, сторно и возврат#

В складском учёте оформленный возврат покупателя уменьшает расход продаж и их себестоимость. У готовых блюд опция восстановления склада изначально снята. Один денежный возврат не гарантирует восстановления ингредиентов: уже приготовленное блюдо нельзя считать автоматически возвращённым сырьём. Подробности контроля — в Опасных операциях и потерях.

Заказы и средний чек#

В «Финансы» → «Обзор» → «Заказы» каждый неотменённый заказ с положительной суммой позиций после скидок считается один раз. Это не количество фискальных чеков, платежей, гостей или порций. Заказ со стопроцентной скидкой не увеличивает этот показатель; возврат не создаёт новый заказ и не уменьшает их число.

«Средний чек» в «Финансах» = сумма таких заказов до вычета возвратов / их количество, отдельно по валютам. Чаевые, доставка и отдельные начисления счетов гостей в эту формулу не входят. Если заказов нет, карточка показывает 0.

В «Статистике» средний чек считается иначе: (выручка заказов − возвраты периода) / число заказов. При нулевом числе заказов он тоже равен нулю. Поэтому средние чеки двух экранов могут различаться при одинаковых фильтрах.

Гости, чек на гостя и столы#

Число гостей кассир указывает в заказе зала (кнопка с человечком в шапке чека). По этим данным «Финансы» → «Обзор» показывает:

• «Гости» — сколько гостей записано в заказах периода. Под цифрой — доля заказов, где число гостей вообще указано: в заказах без него гостей нет, и это не «ноль гостей».
• «Средний чек на гостя» — выручка заказов с указанным числом гостей, делённая на этих гостей, отдельно по валютам. Заказ на 3 000 ₽ за столом из трёх гостей даёт 1 000 ₽ на гостя. Заказы без числа гостей в эту формулу не входят, иначе они занижали бы цифру.
• Блок «Столы» — по каждому столу: выручка, обороты (сколько заказов закрыто за этим столом за период), гости, чек на гостя и среднее время за столом — от открытия заказа до его закрытия (оплаты или завершения). В среднее не попадают интервалы короче минуты и длиннее суток: так не искажают его пробитый «на ходу» заказ и забытый открытым счёт.

Строка «Все столы» плюс строка «Без стола» (с собой, доставка, стойка) дают ту же сумму, что выручка заказов за период: так отчёт по столам сверяется с залом. Столы с одинаковым названием в разных точках идут разными строками.

Плитки «Гости» и «Средний чек на гостя» видны при включённой плитке «Средний чек» и только если в периоде есть заказы с числом гостей. Блок «Столы» — если есть заказы со столом. «Средний чек гостя» в карточке клиента — другая цифра: средняя сумма завершённых заказов этого клиента, а не выручка на одного человека за столом.

Рассмотреть экран

Чаевые и сервисный сбор#

Чаевые — добровольная сумма сверх заказа. Они не входят в выручку позиций и средний чек. Их видно в карточке «Чаевые», в «Финансы» → «Продажи» → «Чаевые по официантам», в X-/Z-отчёте и в зарплатном распределении. Финансовая карточка суммирует чаевые положительных неотменённых заказов выбранного периода.

На кассе можно добавить «Чаевые после оплаты»: карточная сумма проходит отдельной операцией. Это не новая продажа блюд. Условия приёма и распределения — в Чаевых.

Сервисный сбор рассчитывается по правилу точки/стола/заказа от суммы после скидок либо фиксированной суммой. Он входит в сумму к оплате и отображается в кассовой разбивке. В финансовом обзоре сбор обычного заказа не добавляется в карточку «Выручка» и средний чек — его показывает отдельная карточка «Сервисный сбор»: сумма сборов неотменённых заказов периода и число заказов со сбором. Берётся сумма, зафиксированная кассой в заказе; у старых заказов без неё — пересчёт по правилу сбора. Питание персонала и отменённые заказы сбора не дают.

В X-/Z-отчёте смены есть строка вида «Сервисный сбор (3)» — сумма сборов заказов, закрытых этой сменой; в скобках — число таких заказов. Она справочная: эти деньги уже внутри наличных, карты и выручки смены и второй раз не прибавляются.

Там же строка «Из них залог и сборы (2)» — строки залога или сбора к позиции в заказах, закрытых этой сменой. Эта сумма уже внутри наличных, карты и выручки смены, складывать её с ними не нужно. Скидка на чек эту строку не уменьшает, как и в самом чеке, а возврат бутылки показывается в возвратах.

Отдельное начисление сервисного сбора на счёт гостя входит в выручку этого счёта. При сверке кассы и финансов учитывайте это различие: выручка смены в X/Z включает сбор, а «Выручка» финансов — нет, сбор там своей карточкой.

Налоги внутри цены и сверху#

Если НДС включён в цену, он уже находится внутри стоимости позиции: выручка не уменьшается на него автоматически. Для условной ставки 20% включённый НДС равен сумма после скидки × 20 / 120. Налог «сверху» увеличивает сумму к оплате отдельно от позиций.

Точная подпись налоговой карточки в «Финансы» → «Обзор» — «Налог с продаж (НДС)». Это сумма налогов заказов по ставкам и отдельных налоговых начислений счетов гостей. Ставка заказа берётся так: если у позиций указана ставка НДС кассы («НДС 22 %», «НДС 10 %», «Без НДС» — то, что уходит в чек), НДС выделяется из суммы позиций этой ставки после скидки; иначе — из налоговых классов или ставки налога точки. Если налоговых данных в периоде нет, карточка скрыта.

Разбивка этой суммы — блок «Налоги по ставкам» на вкладке «Финансы» → «Продажи»: по каждой ставке — сколько заказов, «Продажи с налогом», «Налог» и «Без налога». Строка «Без налога» — заказы без налоговых данных, «Ставка не указана» — позиции без ставки НДС в карточке (касса пробьёт их по ставке точки по умолчанию), «Счета гостей (налог)» — налоговые начисления счетов отеля. Ставки 5 % и 7 % подписаны «(УСН)». Итог блока равен карточке налога на «Обзоре», а сумма колонки продаж по строкам заказов — выручке заказов периода. Налог «сверху» в «Продажи с налогом» прибавляется, включённый — уже внутри.

Рассмотреть экран

Возвраты. Блок и карточка налога идут за вычетом возвратов кассы выбранного периода. Возврат берёт ставки своего заказа так же, как чек возврата повторяет ставки чека продажи: вернули сок с НДС 10 % — уменьшилась строка «НДС 10 %», а не 22 %. Сколько налога вернули по каждой ставке, видно в колонке «Возвраты, налог». Возврат без найденного заказа (например, чек без привязки) попадает в строку «Без налога».

Разрезы и скидки. Переключатель над таблицей показывает тот же налог по ставкам, по группам отчёта («Еда», «Напитки», «Алкоголь»), по категориям меню или по позициям (у позиции — её ставка и количество; название ведёт к заказам с этой позицией). Колонки «До скидок, с налогом» и «Налог до скидок» показывают, сколько стоили бы позиции и какой налог в них был бы без скидок на позицию, на чек и купонов; строка под таблицей — на сколько скидки уменьшили налог. «Несколько ставок» у позиции значит, что налог заказа считался по налоговым классам целиком — он разложен по позициям пропорционально их выручке. Итог налога в любом разрезе одинаков.

Рассмотреть экран

В X-/Z-отчёте POS нет автоматической разбивки продаж по ставкам НДС. В разделе «Учёт» запись «Z-отчёты кассы» может содержать «Налоги по группам аппарата» — введённую или импортированную копию данных Z, если для аппарата настроены группы. Это отдельная сверка, а не расчёт налогов из финансовой выручки.

Для проверки ставки и суммы конкретной продажи используйте её фискальный чек. Финансовый обзор не заменяет налоговый регистр: налог возвратов в блоке выведен из ставок заказа, а не прочитан из пробитых чеков возврата, поэтому итог блока — управленческая цифра, а не НДС к уплате. Для декларации используйте раздел «Учёт».

Закупки, себестоимость и маржа#

Закупка продуктов впрок увеличит расходы на закупки сегодня, хотя блюда продадутся позже. Поэтому разность «выручка минус закупки» не равна марже проданных блюд и не является чистой прибылью.

Для покрытых складскими списаниями порций «Статистика блюд» использует себестоимость, зафиксированную при продаже. Для остальных может применяться текущая техкарта и сегодняшняя закупочная цена; экран показывает доли расчёта по цене продажи и по текущим ценам. Неполная себестоимость — не нулевая. Возврат без новых продаж не следует оценивать как обычную прибыльную продажу.

ABC группирует блюда по вкладу в выручку: A — первые 80%, B — следующие 15%, C — остаток. Это не оценка качества и не замена марже. Подробнее — Аналитика и Меню-инжиниринг.

Рассмотреть экран

Часы и стоимость труда#

В «Сотрудники» табель и смены дают часы; «Стоимость труда» показывает плановую и фактическую стоимость по условиям оплаты сотрудников. Там есть «Труд, % выручки» = стоимость труда / выручка × 100%. Для незавершённой недели выручка может быть оценочной; при недоступной выручке или несовместимых валютах процент не рассчитывается.

В «Финансы» → «Персонал» есть план-факт часов, смен и опозданий, но такого процента нет. Не делите фонд оплаты труда на карточку финансовой выручки, ожидая точного совпадения: труд использует свой расчёт выручки заказов, без отдельного вычитания кассовых возвратов и начислений счетов гостей.

День, время и валюта#

Основные аналитические отчёты относят заказ к дате его создания в часовом поясе точки, возврат — к дате чека возврата. Это не обязательно день оплаты или закрытия кассовой смены. В резервном расчёте по истории заказов дата может определяться часовым поясом браузера.

В «Финансах» «Сегодня» и «Вчера» сравниваются с тем же днём прошлой недели. «7 дней», «30 дней», «90 дней» — с предыдущим окном той же длины. «12 месяцев» не сравниваются с предыдущим годом. Для сети с разными часовыми поясами границы выбранного окна определяются по браузеру; даты самих операций сохраняются по точкам.

Разные валюты показываются раздельно. «Показать в:» добавляет пересчёт по курсу на дату операции: приоритет у центрального банка страны точки, при недоступной паре возможен пересчёт через ЕЦБ. Нет подходящего курса — сумма отмечается как непересчитанная, а не как ноль. Этот пересчёт не меняет исходные суммы заказов.

Почему два отчёта показывают разные суммы#

В конструкторе графиков для нетто-суммы выбирайте Revenue net of refunds — выручку за вычетом возвратов. Простая сумма заказов не равна этой мере. Объявленный итог внешнего заказа может уже содержать скидку; считать все расхождения фиксированным процентом нельзя.

Для сверки выберите одинаковые точки и валюту, сопоставьте точные даты и часы, отделите продажи от чаевых, доставки и сборов, затем разберите возвраты и скидки. Для кассы дополнительно сопоставьте смены: наличные в ящике зависят от размена, внесений, изъятий и инкассаций, а карточная оплата наличных не добавляет.

Глубина истории#

Стандартное чтение истории заказов охватывает последние 400 суток. Это предел окна чтения, а не обещание удалить заказ на 401-й день. Основная аналитическая база может содержать более старые накопленные данные; доступные периоды экрана отдельно ограничивают показ. «12 месяцев» не означает доступность сравнения с ещё одним годом.

Если старого заказа нет в отчёте, проверьте период и источник данных. По одному отсутствию строки нельзя заключить, что удалён сам заказ или фискальный чек.

Пример: продажа сегодня, возврат завтра#

Одна точка, рубли, отдельная смена каждый день, других операций нет. В первый день оплачены картой борщ за 450 ₽ и котлета по-киевски за 750 ₽. Скидка на чек — 10%, чаевые картой — 100 ₽. Доставки и сервисного сбора нет. Для примера обе позиции имеют НДС 20%, включённый в цену; это условие расчёта, а не указание ставки для любого бизнеса.

С гостя получено 1 180 ₽, из них 100 ₽ — чаевые. Второй заказ отменён до оплаты целиком и ничего не добавляет к выручке и «Заказам». На следующий день возвращают одну котлету на карту, без чаевых. Касса возвращает долю котлеты после распределения скидки — 675 ₽: ровно столько гость заплатил за неё и столько же стоит эта позиция в фискальном чеке продажи. Возврат обеих позиций по очереди в сумме даёт оплаченные 1 080 ₽ без копеечных хвостов. Исходный заказ не отменяется и его состав не переписывается.

В X/Z возвраты показаны отдельно и не уменьшают строку «Выручка всего». Нулевые строки чаевых и возвратов могут не выводиться; итог карты к сверке появляется при карточных возвратах. В примере все расчёты без наличных: при нулевом размене ожидаемый ящик остаётся нулевым в оба дня. X показывает текущий срез, Z фиксирует итог при закрытии; без новых операций суммы совпадут.

За оба дня «Выручка» финансов составит 405 ₽, заказов — 1, средний чек «Финансов» — 1 080 ₽, а «Статистики» — 405 ₽. Для блюд выше показан вклад каждого дня; таблица «Статистики блюд» суммирует выбранный период, а динамика блюда раскрывает его по дням. При периоде, включающем оба дня, останутся 1 борщ / 405 ₽ и 0 котлет / 0 ₽. Включённый НДС продажи — 180 ₽; в возвращённых 675 ₽ при 20% его 112,50 ₽ — ровно доля котлеты. Финансовая карточка налога эти суммы автоматически не выводит.

Ограничения#

• Пока нет единого отчёта эффективности всех акций/купонов и полного отчёта продаж по ставкам НДС в финансовом обзоре.
• Пока нет отдельной сверки чеков, перенесённых с прошлого дня. Гости и чек на гостя считаются только по заказам, где кассир указал число гостей; у старых заказов его нет.
• Сервисный сбор обычного заказа показан отдельной карточкой и в «Выручку» не входит; налог заказов не полностью доступен налоговой карточке.
• Средний чек «Финансов» и «Статистики» использует разные правила возвратов. Краткий топ блюд в «Статистике» не создаёт отдельную строку для блюда, которое в периоде только возвращали; используйте «Статистику блюд».
• При резервной загрузке без аналитической базы отдельные отчёты могут не учитывать возвраты. Проверяйте сообщения о неполных данных и обновлении.
• Маржа без полной себестоимости и процент труда без сопоставимой выручки не являются надёжной оценкой прибыльности.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Почему выручка в «Финансах» меньше суммы Z-отчётов за неделю?#

Проверьте, что суммировали именно продажи, а не оплаты вместе с чаевыми, и учли возвраты. Затем сопоставьте скидки, доставку, сервисный сбор, границы смен и даты заказов. Z-отчёт относится к смене, а финансовая выручка — к составу операций выбранного периода.

Почему «Средний чек на гостя» не равен «Среднему чеку», делённому на гостей?#

«Средний чек на гостя» считается только по заказам, где кассир указал число гостей. Заказы без гостей — например, с собой или доставка — в него не входят, а в «Средний чек» входят все заказы.

Входит ли сервисный сбор в выручку?#

В карточку «Выручка» финансового обзора — нет: сбор показан отдельной карточкой «Сервисный сбор». В выручке смены X-/Z-отчёта сбор есть, потому что он часть оплаченного счёта; строка «Сервисный сбор» там справочная.

Входят ли чаевые в средний чек?#

Нет. В «Финансах» он считается по стоимости позиций заказов после скидок, без чаевых.

Почему возврат уменьшил выручку сегодня, а продажа была вчера?#

Возврат отражается датой своего чека. Вчерашняя продажа остаётся во вчерашнем отчёте; сегодняшний отчёт показывает сегодняшнее уменьшение.

Почему «Выручка / Заказы» не равняется «Среднему чеку»?#

В «Финансах» выручка уже уменьшена на возвраты и может включать начисления счетов гостей. Средний чек берёт только положительные заказы до возвратов.

Если налоговая карточка скрыта, НДС не было?#

Не обязательно. Карточка скрыта, когда ни у одного заказа периода нет налоговых данных: у позиций не указана ставка НДС и у точки не включён налог. Укажите ставку НДС в карточках товаров — новые продажи попадут в блок «Налоги по ставкам». Ставку и сумму конкретной продажи проверяйте в фискальном чеке.

Связанные разделы#

• Отчёты — выбор отчёта по задаче.
• Финансы — карточки и вкладки.
• Аналитика — продажи и ABC.
• Статистика — сводка и опасные операции.
• Кассовая смена — X-/Z-отчёты и наличные.
• Чаевые — приём и распределение.
• Меню-инжиниринг — популярность и маржа.
• Контроль потерь — отмены и возвраты.
• Дашборд — собственные графики.
• Скидки, промокоды и баллы на кассе — откуда берутся скидки в отчётах.
• Сервисный сбор — как сбор считается в заказе.
• Подарочные карты — почему продажа карты не выручка.
• Табель — часы для стоимости труда.