График смен

График помогает управляющему распределить людей по дням, проверить нагрузку и довести итог до команды. В Cenaly можно начать с одной смены, повторить прошлую неделю или расставить бригады по циклу на несколько месяцев.

Планирование, публикация и ознакомление — три действия: созданные смены ещё нужно опубликовать, а получение уведомления само по себе не означает, что сотрудник ознакомился с графиком.

Что нужно для запуска#

• Откройте «Сотрудники» → «Смены». Адрес вкладки — /ru/staff?tab=schedule; отдельная страница — /ru/staff/schedule.
• Для составления графика войдите владельцем или менеджером с правом изменения графика. Настройку правил труда выполняет владелец.
• Создайте сотрудников, назначьте роли и точки работы. Для личного кабинета сотруднику нужен собственный вход.
• Проверьте часовой пояс и часы работы в карточке точки. График сверяется с часами работы: смена далеко за их пределами получает предупреждение 🕘 (подробнее — в «Проверить график перед публикацией»).
• Чтобы смены разных должностей различались в сетке, задайте должностям цвет: «Сотрудники» → «Роли и доступ» → должность → «Цвет должности».

О доступе к разделам — «Роли, права и кассовые ограничения». Отметки прихода и ухода описаны в «Учёте времени».

Подготовить шаблоны и правила#

Чтобы каждую неделю не вводить одинаковое время, сначала заведите типовые смены.

1. На вкладке «Смены» откройте «Шаблоны смен».
2. Укажите название, начало, конец и «Перерыв, мин». Например: «Дневная», 10:00–22:00, перерыв 60 минут.
3. Нажмите «Создать». Для ночной смены заведите отдельный шаблон, например 22:00–10:00.
4. Если график уже есть, используйте «Из этой недели»: появятся шаблоны по уникальным временам смен этой недели.

Шаблон экономит ввод времени, но не является сохранённой расстановкой людей. Поле «Должность» ограничивает шаблон одной должностью («Любая должность» — без ограничения); у созданного шаблона должность меняется прямо в списке. «Предложить неделю» ставит на смену шаблона только сотрудников этой должности, а при заданной производительности должности — столько смен, сколько нужно по прогнозу (см. ниже).

Далее владелец открывает вкладку «Сотрудники» и блок «Правила труда»:

1. Задайте отдых между сменами в часах, максимальную смену и число дней подряд.
2. Если для страны показана кнопка «Взять пороги из нормы», нажмите её для заполнения доступных порогов.
3. Выберите режим и нажмите «Сохранить». Подстановка порогов сама по себе настройки не сохраняет.

Пустой порог не проверяется. Максимальная смена проверяется по полной плановой длительности, без вычета перерыва. Например, 10:00–22:00 — это 12 часов для проверки длины смены, даже при часовом перерыве.

Если в штате есть несовершеннолетние, настройте блок «Правила для несовершеннолетних» там же:

1. Включите «Проверять смены несовершеннолетних сотрудников». Проверки работают при режиме «Предупреждать» или «Запрещать».
2. Нажмите «Подставить нормы: Россия», если кнопка есть для вашей страны, или задайте вручную окно запрета ночной работы и строки возраста: «Младше, лет», часы в день, часы в неделю, дни подряд.
3. Нажмите «Сохранить». Подстановка норм сама по себе настройки не сохраняет.
4. Проверьте дату рождения в кадровом деле сотрудника: без неё правила к человеку не применяются.

Возраст считается на дату каждой смены: смена в день 18-летия уже не подпадает под правила. Например, смена 22:00–02:00 у 17-летнего при нормах России — нарушение ⚖️: в режиме «Запрещать» она не сохранится. Часы в день и неделю считаются рабочие, без перерыва.

Рассмотреть экран

Правила перерывов#

Задача: смена 12 часов должна получать 60 минут перерыва сама, а сотрудник — напоминание, что пора отдохнуть.

1. В окне «Сотрудники» нажмите шестерёнку ⚙ в шапке → «Настройки», блок «Правила перерывов». Менять правила может владелец.
2. Нажмите «Добавить правило» и задайте «Смена от, ч» и «Перерыв, мин». Например: от 6 ч — 30 минут, от 10 ч — 60 минут.
3. Отметьте «Оплачиваемый», если перерыв входит в оплачиваемое время.
4. Включите «Напоминать «пора на перерыв»», если сотруднику нужно сообщение.
5. Нажмите «Сохранить правила перерывов».

Результат: новая смена без заданного перерыва получает его по правилу — действует самое длинное правило, которое не длиннее смены. Смена 10:00–22:00 получит 60 минут, 10:00–17:00 — 30 минут, 10:00–14:00 — без перерыва. В окне такой смены под полем «Перерыв» видно «По правилу перерывов: 60 мин».

• Поле «Перерыв» новой смены оставьте пустым — тогда перерыв подставится. Введите число, даже 0, — останется ваше значение.
• Шаблон с перерывом 0 при раскатке тоже берёт перерыв по правилу; шаблон со своим перерывом — свой.
• Изменили начало или конец смены с перерывом по правилу — перерыв пересчитается. Исправили перерыв вручную — правило эту смену больше не трогает.
• Оплачиваемый перерыв не вычитается из часов табеля и зарплаты. Если сотрудник отметил «Перерыв» и «Вернулся», вычитается только время сверх оплачиваемых минут.
• Напоминание приходит в рабочий чат один раз за смену, когда с прихода прошло время самого короткого правила, а перерыва ещё не было. Проверка идёт раз в полчаса, поэтому сообщение может прийти до 30 минут позже.

Уже созданные смены правило не меняет. Чтобы применить его к ним, откройте смену и очистите поле «Перерыв».

Рассмотреть экран

Попросите сотрудников заполнить «Моя доступность» в кабинете: обычную неделю, исключения по датам и, если нужно, вид часов и пределы. Незаполненная доступность означает, что человек доступен всегда.

Результат: типовые часы готовы, правила сохранены, ограничения людей известны. Если кнопки подстановки норм нет, задайте нужные пороги вручную; если смена не сохраняется, прочитайте конкретное нарушение и исправьте время или назначение.

Рассмотреть экран

Составить неделю#

Выберите нужную неделю и «Точка», чтобы работать с графиком конкретного места.

1. Нажмите пустую клетку в строке сотрудника — откроется «Новая смена».
2. Проверьте сотрудника, дату и точку, заполните начало, конец и перерыв. «Заполнить по шаблону» подставит типовые значения; их можно поправить.
3. Прочитайте предупреждение о доступности или пересечении и сохраните смену.
4. Чтобы изменить готовую смену, нажмите на неё в сетке.

Если расстановка повторяется, нажмите «Скопировать прошлую неделю». Переносится план предыдущей недели в показанную, без отметок фактического прихода и ухода; точка исходной смены сохраняется, а смена с тем же временем, которая уже стоит, не дублируется.

При графике 2/2 или «неделя через неделю» образец лежит дальше: в списке рядом с кнопкой выберите неделю-источник — «прошлая неделя» или одну из шести недель назад, они подписаны датами. Кнопка станет «Скопировать неделю», смены лягут на те же дни недели и то же время.

Для предварительного подбора людей откройте «Предложить неделю»:

1. Проверьте период; при необходимости укажите ожидаемую выручку и целевую долю труда.
2. Нажмите «Предложить», затем просмотрите предложенные и незакрытые смены, часы и стоимость.
3. Исправьте причины пропусков и предупреждений. Когда предложение подходит, нажмите «Применить как черновик».

Подбор идёт по шаблонам, учитывает роли, уже назначенные часы, пересечения, одобренные отсутствия и доступность. Он исключает людей, которые ещё не приняты, уже уволены, не работают на выбранной точке, находятся в учитываемом отсутствии или не имеют допуска по охране труда при строгой проверке допуска.

Часы «Предпочтительно» при равной нагрузке получают смену первыми, часы «По вызову» и превышение личного максимума — только если поставить больше некого; тогда в черновике будет предупреждение. Недобор до личного минимума показывается по полным неделям. Конфликт доступности, закрытие накануне с открытием утром и превышение нормы часов могут остаться предупреждениями. Резюме ИИ, если появилось, поясняет предложение; сама расстановка строится по правилам. Без производительности должностей каждый шаблон ставится одной сменой в день, а ожидаемая выручка нужна только для оценки доли труда.

Если «некому поставить смену»: раскройте причины исключения кандидатов, проверьте роль, точку, даты занятости, отсутствия и пересечения. При отсутствии шаблонов сначала создайте хотя бы один.

Когда исполнитель ещё не найден, создайте смену с вариантом «Открытая смена» вместо сотрудника. Коллега сможет запросить её через «Забрать смену».

Результат: в сетке появился план недели. Подбор и копирование не заменяют публикацию — сначала проверьте график.

Рассмотреть экран

Потребность в персонале по прогнозу#

Над сеткой недели руководитель видит блок «👥 Потребность в персонале по прогнозу». Он берёт прогноз выручки и гостей на неделю точки — с событиями и поправками — и раскладывает каждый день по часам так, как этот день недели обычно распределяется.

1. Нажмите «⚙ Производительность» и задайте для должности драйвер и норму: например, «Официант — гости — 12 на человека в час, минимум 1» или «Повар — выручка — 6000 в час». Нужно людей в час = прогноз часа ÷ норма, с округлением вверх и не меньше минимума.
2. Блок покажет разрывы «нужно / стоит», например «пт 13 19–22: нужно 3 · Официант, стоит 2». Смена считается в часе, если занимает хотя бы половину его. Если всё покрыто — «График покрывает потребность по прогнозу ✓».
3. Нажмите «✨ Предложить неделю». Для шаблонов с должностью число смен на день считается по потребности: шаблоны должности по порядку начала закрывают самый нагруженный час, который им ещё не покрыт. В причине смены — «по прогнозу нужно 3». Прогноз выручки недели сразу подставляется в поле ожидаемой выручки. Шаблоны без должности ставятся, как раньше, одной сменой в день.

Нормы хранятся по точке. Блок есть только в недельном виде и только у владельца и менеджера; у точки без истории продаж он пишет, что прогноза пока нет.

Рассмотреть экран

Расставить смены на месяц или год#

Для повторяющегося режима откройте «Шаблоны смен» → «Применить» у нужного шаблона.

1. Выберите сотрудников и период. Можно задать даты или использовать «До конца месяца», «3 месяца», «Год»; за один раз — до 366 дней.
2. В блоке «Как ставить смены» выберите подходящий узор.
3. Для чередования задайте «Первый рабочий день»: от него отсчитывается цикл, даже если показываемый период начинается позже.
4. При необходимости добавьте людей через «+ Ещё бригада» и проверьте сдвиг в календаре.
5. Просмотрите «Предпросмотр», число будущих смен и уже занятые дни, затем нажмите «Применить».

Для Д-Д-Н-Н-В-В выберите дневной и ночной шаблоны, затем готовый цикл. Каждый день последовательности можно задать шаблоном или выходным. Есть также Д-Д-Н-Н-В-В-В-В и «День-ночь-отсыпной-выходной». Бригады позволяют повторить последовательность со сдвигом для другой группы людей.

Результат: отдельные смены созданы по месяцам. Переключитесь на «Месяц», чтобы увидеть часы и число смен каждого сотрудника за весь месяц; на телефоне таблица прокручивается вбок.

Если есть конфликты: совпадающие смены будут пропущены, а смены с другим временем останутся — у человека может получиться вторая смена дня. Исправьте период или состав бригады до применения. Если существующие смены не удалось загрузить, предпросмотр прямо сообщает, что конфликты не проверены.

Если заполнение длинного периода прервалось, сообщение укажет, по какую дату оно завершено. Повторите применение тех же параметров: уже созданные совпадающие смены пропустятся.

Рассмотреть экран

Проверить график перед публикацией#

Прежде чем сообщать людям время выхода, пройдите пять проверок.

1. В виде «Неделя» посмотрите оценку стоимости и плановые часы сотрудников. Для проверки ставок откройте оплату и мотивацию. Стоимость — оценка плана, не окончательная зарплата. Например, при чистой почасовой ставке 350 ₽ смена 10:00–22:00 с перерывом 60 минут даёт 11 плановых часов и оценку 3 850 ₽.
2. Просмотрите значки ⚖️ на сменах и сводку над сеткой: там указаны сотрудник, даты и нарушенное правило. Исправьте слишком короткий отдых, длинную смену или цепочку дней.
3. Проверьте доступность и пересечения. Например, если Игорь указал 09:00–16:00, смена 10:00–22:00 выходит за его часы — согласуйте время и скорректируйте график.
4. Посмотрите на значки 🕘 и сводку «Смен вне часов работы точки». Например, у кофейни, которая открывается в 10:00, смена бариста 06:00–10:00 будет помечена. Подготовка и закрытие в пределах двух часов от часов работы не помечаются: смена 08:30–23:30 у точки 10:00–22:00 проходит без замечаний. Это предупреждение, а не запрет — смену и график можно сохранить и опубликовать; число таких смен также показывается в подтверждении публикации.
5. Прочитайте предупреждение о сроке доведения графика. Срок берётся из правил страны точки: для точки в России это «за месяц» (ст. 103 ТК РФ), для других стран срок не задан и такого предупреждения нет. Поздняя публикация вызывает предупреждение, но не блокируется.

При обычном режиме конфликт доступности не мешает сохранить смену и публиковать график. Если владелец включил «Не публиковать график с конфликтами», публикация с такими конфликтами отклоняется целиком. Превышение личного максимума часов тоже считается конфликтом; недобор до минимума и часы «По вызову» — только пометки, публикацию они не останавливают.

Цветная полоса слева на смене — цвет должности сотрудника: так видно, хватает ли на дне кассиров, поваров и официантов. Должность без цвета полосы не даёт.

Результат: понятны стоимость и нерешённые замечания. Если публикация запрещена, исправьте конфликт доступности; предупреждение о сроке само по себе причиной запрета не является.

Рассмотреть экран

Опубликовать график и собрать ознакомления#

Когда расстановка готова, выберите нужную точку и период.

1. Нажмите «Опубликовать неделю» или, в месячном виде, «Опубликовать месяц».
2. Подтвердите публикацию. Проверьте число опубликованных смен и уведомлений, а также замечания над сеткой.
3. Если нужно подтверждение от людей, откройте «Ознакомление» и включите «Запрашивать ознакомление при публикации графика».
4. Задайте «Напомнить через, ч»; 0 отключает напоминание об ознакомлении. Для ранее опубликованной недели нажмите «Запросить ознакомление за неделю».

Сотрудники получают сообщение в рабочем чате. До публикации у смены пометка «черновик»; после правки опубликованной смены — «изменена», сотруднику отправляется уведомление. Повторная публикация неизменённого графика не создаёт новых уведомлений.

Сотрудник открывает «Мой график» и нажимает «Ознакомлен(а)». Руководитель видит под именем:

Если сотрудник действительно подписал график на бумаге, руководитель может отметить «Расписался на бумаге». Изменение смен после ознакомления вновь требует подтверждения.

Результат: график опубликован, а ознакомление отслеживается отдельно. Если уведомление не пришло, проверьте результат публикации и предложите человеку открыть кабинет; опубликованный график не отменяется из-за сбоя доставки сообщения. Если подтверждение не принимается из-за новой правки, сотруднику нужно перечитать обновлённые смены.

Рассмотреть экран

Публиковать автоматически к сроку#

Если график должен уходить людям к определённому дню, а публиковать его вручную забывают, включите автопубликацию. Это делает владелец: Сотрудники → шестерёнка ⚙ в шапке → Настройки → блок «Автопубликация графика».

1. Отметьте «Публиковать неделю автоматически к сроку».
2. Укажите «За сколько дней до понедельника» — например, 3 — и «Время (по поясу точки)» — например, 18:00. Тогда неделя с понедельника 17-го уйдёт в пятницу 14-го в 18:00 по времени каждой точки.
3. Нажмите «Сохранить».

В срок все неопубликованные смены недели публикуются сами, а сотрудники получают то же сообщение в рабочем чате, что после кнопки «Опубликовать неделю». Если включено ознакомление, запрос уходит так же. Под настройкой — «Последние автопубликации»: неделя, точка и итог.

Если включено утверждение графика, неутверждённая неделя не публикуется и ждёт владельца — в журнале «ждёт утверждения»; утвердите её, и она уйдёт в течение получаса, если неделя ещё не началась. При строгой проверке доступности неделя с конфликтами не публикуется — в журнале «конфликты доступности»; исправьте их или опубликуйте вручную. Смены, добавленные после автопубликации, остаются черновиками до ручной публикации.

Результат: неделя публикуется сама в срок (с точностью до получаса). Если она не ушла, посмотрите статус в «Последних автопубликациях».

Рассмотреть экран

Распечатать неделю#

Чтобы повесить график на стену или передать его на бумаге, в недельном виде нажмите «🖨 Печать».

1. Выберите неделю и, если точек несколько, точку.
2. Нажмите «🖨 Печать» — откроется печатная форма «График смен» за неделю.
3. Проверьте строки: по одной на сотрудника, у которого на неделе есть смена или одобренный отпуск; в графах — дни недели со временем смен, справа — плановые часы и итог.
4. Нажмите «Распечатать». Лист выводится на A4 альбомно.

Неопубликованные смены печатаются с пометкой «черновик», а над таблицей написано, что часть графика ещё не опубликована. Строки сгруппированы по должностям, цвет должности сохраняется полосой у имени.

Чтобы отправить тот же лист сотрудникам на почту, нажмите в окне печати «✉️ Разослать по почте» и подтвердите. Письмо получат сотрудники из листа, у которых в карточке есть почта; кого пропустили, видно в строке итога («Без почты в карточке: …»). Неделю с неопубликованными сменами разослать нельзя — сначала опубликуйте график. Повторно разослать ту же неделю можно через 10 минут.

Результат: на бумаге и в письме — та же неделя, что в сетке.

Рассмотреть экран

Рассмотреть экран

Утвердить неделю у владельца и ограничить рост стоимости#

Обе возможности выключены по умолчанию — маленькому заведению лишний шаг не нужен. Включает их владелец: Сотрудники → шестерёнка ⚙ в шапке → Настройки → блок «Утверждение графика и лимит стоимости труда».

• «Менеджер публикует график только после утверждения владельцем» — менеджер не может опубликовать неделю, пока её не утвердил владелец.
• «Менеджер может поднять стоимость опубликованной недели не больше чем на, %» — например, 5. Пусто — без лимита.

Менеджеру — отправить неделю на утверждение:

1. Составьте и проверьте неделю, как обычно.
2. Над сеткой появится полоса со статусом недели. Нажмите «Отправить на утверждение» и при желании оставьте комментарий для владельца, например «Добавил бармена на пятницу».
3. Владелец получит сообщение в рабочем чате. Статус сменится на «Ждёт утверждения владельцем».
4. Когда статус станет «Утверждён владельцем», нажмите «Опубликовать неделю».

Владельцу — утвердить с телефона или компьютера: откройте сообщение в рабочем чате или Сотрудники → Смены, посмотрите неделю и нажмите «Утвердить» или «Отклонить». При отклонении напишите причину — менеджер увидит её в полосе и в чате.

Утверждение относится ровно к той неделе, которую видел владелец. Если менеджер после этого изменит смену, статус станет «Утверждён, но с тех пор изменён», и неделю нужно отправить снова. Факт отметок и заметки к сменам утверждение не сбрасывают.

Лимит роста стоимости. Опубликованная владельцем (или первая, или утверждённая) неделя становится базовой версией. В полосе над сеткой видно, насколько текущий план дороже базового: «Стоимость к опубликованной версии: +3,1 % (лимит 5 %)». Стоимость считается так же, как оценка недели, по текущим ставкам — повышение ставки сотруднику ростом не считается. Например, неделя стоила 80 000 ₽, лимит 5 %: менеджер может добавить смены примерно на 4 000 ₽. Удлинить опубликованную смену сверх лимита окно смены не даст, а неделю дороже лимита не даст опубликовать. Владельца лимит не касается; неделю, утверждённую владельцем, можно публиковать как есть.

Результат: менеджер готовит график, владелец контролирует его и стоимость, не составляя сетку сам.

Рассмотреть экран

Сотруднику — посмотреть график и сообщить о планах#

Сотрудник входит в «Мой кабинет» со своим логином, в том числе из браузера телефона.

1. Откройте вкладку «График» → «Мой график», проверьте даты и часы, при наличии запроса подтвердите ознакомление. Здесь показаны опубликованные смены на ближайшие две недели.
2. В «Моя доступность» заполните «Обычная неделя» и для каждого дня выберите вид часов: «Могу работать», «Предпочтительно» или «По вызову». Через «Добавить дату» задайте исключение: «Не работаю», «Весь день» или «Только в часы». В «Пределах часов» при необходимости укажите минимум и максимум часов в неделю и максимум в день, затем сохраните. Например, с максимумом 40 часов в неделю 41-й час покажет руководителю предупреждение прямо в окне смены; смена всё равно сохранится, если он так решит.
3. Для отпуска или отгула откройте «Заявления» → «Мои отпуска и отгулы» → «Подать заявку», выберите тип и даты, добавьте комментарий и нажмите «Отправить заявку». Дождитесь решения руководителя: заявка со статусом «Ждёт решения» ещё не одобрена. Если владелец задал лимит отпусков в один день и он на эти даты уже выбран, заявка не отправится и появится объяснение, например «На 31 декабря уже 2 отпуска — это лимит на день»; выберите другие даты или обратитесь к руководителю.
4. Чтобы видеть смены в календаре, вернитесь на вкладку «График» и откройте «График в календаре телефона» → «Получить ссылку» и добавьте её как подписку iCal в своём календаре.

Подписка показывает опубликованные смены и одобренные отпуска, в окне около текущей даты: 60 дней назад и 60 дней вперёд. Это просмотр графика; перенос события в личном календаре не меняет смену в Cenaly.

Ссылка персональная: тот, у кого она есть, может читать график. Если передали её не тому человеку, нажмите «Выпустить новую ссылку» и настройте подписку заново — старая перестанет работать.

Владелец задаёт в настройках графика «Отпусков в один день»: сколько сотрудников могут одновременно быть в отпуске или отгуле. Пусто — без лимита. Лимит касается заявок сотрудников; больничный в нём не учитывается, а руководитель может оформить отпуск сверх лимита сам. Считаются заявки, ждущие решения, и одобренные; отклонённые место освобождают. Лимит действует одинаково для заявки из «Моих отпусков» и для заявления на отпуск в общем списке заявок.

Если точек несколько, ниже можно задать «Лимит по точкам»: например, у кафе на Ленина — 1, у кафе на Мира — 2. Лимит точки считает только сотрудников, закреплённых за этой точкой в карточке, и действует вместе с общим. Сотрудник без закреплённых точек подчиняется только общему лимиту. Отказ называет точку: «На 31 декабря в точке «Кафе на Ленина» уже отсутствуют 1 — это лимит точки на день».

Периоды запрета отпусков и обменов#

Владелец заранее закрывает даты, когда отпуска или обмены сменами не согласуются, например новогодние недели.

1. Откройте настройки графика → «Периоды запрета отпусков и обменов» → «Добавить период».
2. Укажите даты «С» и «По», в «Что закрыто» выберите «Отпуска и обмены», «Отпуска» или «Обмены сменами». Если точек несколько, можно выбрать одну.
3. Напишите причину — сотрудник увидит её в отказе. Нажмите «Сохранить».

Заявка на 30 декабря при запрете с 25 декабря по 5 января не отправится: появится «С 25 декабря по 5 января отпуска не согласуются. Причина: Новогодний сезон». Запрет действует на заявку из «Моих отпусков», на заявление в общем списке заявок и на предложение обмена. Срочный случай решает руководитель: он оформляет отпуск сотруднику сам или переставляет смену в графике. Больничный запрет не затрагивает, открытую смену забрать можно, а обмен, предложенный до запрета, остаётся в силе. Период точки касается сотрудников, закреплённых за ней в карточке, и смен этой точки.

Рассмотреть экран

Владелец задаёт «Напоминание о смене» в настройках графика: за сколько часов до начала отправлять сообщение в рабочий чат. По умолчанию — 2 часа, 0 отключает напоминание. Оно относится к опубликованным сменам и рассчитывается в часовом поясе точки.

Результат: руководитель знает доступность, сотрудник видит график и состояние заявки. Если смены нет в календаре, сначала проверьте публикацию и дату; если меняли ссылку — обновите подписку. Доступность не заменяет заявку на отпуск.

Рассмотреть экран

Передать или забрать смену#

Если не можете выйти, предложите будущую смену коллеге через «Обмен сменами».

1. В «Предложить свою смену» выберите свою смену с плановым временем.
2. В поле «Кому» выберите конкретного сотрудника или «Всем с той же ролью», затем отправьте предложение.
3. Получатель проверяет дату и время и нажимает «Принять». Адресное предложение можно отклонить через «Отказаться».
4. Если требуется решение менеджера, дождитесь одобрения. Руководитель рассматривает принятое предложение и выбирает «Одобрить» или «Отказать».

Для незанятой смены сотрудник открывает «Открытые смены» и нажимает «Забрать смену». По настройке обменов она либо назначается сразу, либо заявка ждёт менеджера.

Результат: после завершения согласования смена закрепляется за новым исполнителем. Если «Принять» или «Забрать смену» недоступны из-за пересечения, проверьте собственные смены. Прошедшую смену или выход без планового времени предложить нельзя.

Попросить другое время смены#

Задача: сотрудник хочет выйти к 12:00 вместо 10:00.

1. Сотрудник открывает «Мой кабинет» → «Мой график» и у будущей смены нажимает «⏱ Попросить другое время».
2. Указывает желаемые «Начало» и «Конец», при желании — причину, и нажимает «Отправить просьбу».
3. Руководитель видит заявку «Сдвиг смены» в «Заявках»: дату и «было → просит», например «10:00–18:00 → 12:00–18:00». Он нажимает «Одобрить» или «Отклонить».

Результат: после одобрения плановое время смены меняется. Если график уже опубликован, смена получает метку «изменена». При отказе смена остаётся прежней.

Та же просьба есть в кассах Android, Windows и Ubuntu: меню устройства → «⏱ Другое время смены». Касса показывает опубликованные смены текущего кассира на две недели вперёд. Если кассир вошёл только по PIN, заявку за него сможет отправить вошедший руководитель; иначе касса объяснит отказ, и сотруднику нужен свой вход.

Попросить можно только смену, которая ещё не началась. Если сотрудник уже отметил приход, нужна корректировка табеля. Если табель месяца закрыт, заявку не примут. Пока заявка рассматривается, смену могут передать другому человеку — тогда одобрение не применится.

Рассмотреть экран

График сети из нескольких точек#

Перед составлением графика проверьте точки работы сотрудника, затем выберите нужную «Точка» в сетке. Для обзора используйте «Все точки», а при вводе часов проверяйте точку конкретной смены.

Время смены рассчитывается в поясе её точки, а не компьютера управляющего. При подписке iCal календарь телефона может показать тот же момент в своём часовом поясе.

Если точки живут по разным правилам, откройте «Правила труда» → «Правила для точки» → «Добавить точку» и задайте её режим, пороги и дату «Действует с». Пустое поле значит «как в аккаунте». Например, точка на Мира с максимальной сменой 8 часов отклонит смену на 10 часов, а точка на Ленина её примет. Смена без точки и смена раньше даты начала проверяются по правилам аккаунта; обмен смены — по правилам её точки. Здесь же можно задать свои правила для несовершеннолетних, если точка в другой стране.

Рассмотреть экран

Результат: план составлен для нужного места. Если подбор исключил сотрудника как работающего на другой точке, проверьте назначенные ему точки.

Если табель месяца закрыт#

Значок 🔒 и плашка над сеткой означают, что смены закрытого месяца нельзя добавлять или менять. На неделе, пересекающей два месяца, блокировка касается дат закрытого месяца.

1. Проверьте месяц в сообщении.
2. Попросите владельца открыть табель через «План-факт» → «Открыть табель».
3. Вернитесь в график и внесите согласованные изменения.

Результат: после открытия месяца правки снова доступны. Если вы менеджер, закрывший период, это не даёт права открыть его самостоятельно. Подробности — «Табель рабочего времени».

Ограничения#

• Печатная форма и рассылка по почте есть только у недели; письмо уходит по кнопке руководителя, автопубликация его не отправляет.
• Утверждает график только владелец: многоуровневой цепочки («управляющий → региональный → владелец») нет. Лимит роста стоимости задаётся одним процентом для всех менеджеров, а не по точкам или должностям.
• Лимит точки считает только сотрудников, закреплённых за точкой в карточке.
• Личные пределы часов только предупреждают и запрещать смену не умеют. Правила для несовершеннолетних не учитывают школьные дни и обязательные перерывы; нормы страны подставляются только там, где сверены с первоисточником, сейчас это Россия.
• Автопубликация срабатывает один раз на неделю точки с точностью до получаса; смены без точки в аккаунте с несколькими точками она пропускает — их публикуют вручную.
• Неделю-источник копии можно выбрать только среди шести последних недель и только в недельном виде; перетаскивания смен мышью нет.
• Предупреждение о смене вне часов работы точки сверяется с обычной неделей точки; разовые исключения (праздничные часы) в нём не учитываются.
• Потребность по прогнозу — оценка без машинного обучения: медиана того же дня недели × события × поправка, раскладка по часам — по прошлым неделям. Нормы задаются одним числом на должность (без станций и навыков), учитывается только ярус должности сотрудника. Стоимость недели — оценка; ограничивается только её рост против опубликованной версии (лимит для менеджера).
• Перерыв задаётся минутами; здесь нет настройки правил оплачиваемого перерыва и напоминания «пора на перерыв».

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Можно ли сразу расписать год?#

Да, примените узор на период до 366 дней. Затем проверяйте и публикуйте график по неделям или месяцам; создание смен не означает публикацию.

Что означает 10:00–10:00?#

Сутки до 10:00 следующего дня. Для обычной смены 10:00–22:00 укажите именно 22:00 в конце.

Достаточно ли уведомления вместо ознакомления?#

Нет. Уведомление сообщает о графике, а «Ознакомлен(а)» фиксирует отдельное подтверждение сотрудника, если эта функция включена.

Можно ли сотруднику самому сдвинуть начало смены?#

Сам — нет, но можно попросить: «Мой график» → «⏱ Попросить другое время». Время изменится после одобрения руководителя.

Связанные разделы#

• Сотрудники — карточки людей и доступ к кабинету.
• Роли, права и кассовые ограничения — полномочия и точки.
• Учёт времени — приход, уход и перерывы по факту.
• Табель рабочего времени — план-факт и закрытие месяца.
• Оплата и мотивация — ставки и условия оплаты.
• Как считаются показатели в отчётах — часы и доля труда в отчётах.
• Зарплата РФ: начало работы — расчёт зарплаты на cenaly.ru.