Учёт времени — приход, уход, перерывы и исправления

Сотрудник отмечает приход и уход, а отработанное время попадает в «План-факт» раздела «Сотрудники». Эти часы используются в расчёте зарплаты. Обычную отметку ставит сервер; ошибку исправляют отдельной правкой или заявкой.

Что нужно для запуска#

• Создайте карточки сотрудников и задайте их точки. Для телефона нужен личный вход, для планшета — PIN сотрудника из 4–6 цифр.
• Владелец задаёт правила в «Сотрудники» → «Настройки графика и отметки». Менеджер исправляет доступные ему смены и рассматривает заявки в пределах прав; блок переопределений правил он видит без редактирования.
• Для геопроверки заполните координаты точки; для терминала подготовьте устройство с браузером и доступом к сети.
• Проверьте часовой пояс точки и убедитесь, что табель нужного месяца не закрыт.

Что попадает в табель#

Смена хранит план, если он был, и факт: приход, уход и перерывы. Приход без плановой смены создаёт смену вне графика.

Ручная правка получает источник «вручную»; автоматика не должна заменять исправленное человеком время.

Отметиться с телефона#

Задача: продавец Анна начинает рабочий день в магазине.

1. Откройте «Сотрудники» → «Мой кабинет» и блок «Сегодня».
2. Нажмите «Я пришёл». Если требуется геопозиция, разрешите её браузеру; при режиме терминала сначала подтвердите устройство.
3. Проверьте статус начала смены. В конце работы нажмите «Я ушёл».

Результат: смена получает фактические границы; ночной уход относится к открытой смене, даже если она началась вчера. Если висит старая незакрытая смена, сначала разберите её, затем отмечайте новый приход. «Забыл отметиться» создаёт заявку на корректировку.

Правила точки и должности#

В «Настройках графика и отметки» найдите «Гейт отметки».

Проверка использует координаты точки смены. Если координаты точки не заданы, сравнивать расстояние не с чем. PIN сам по себе подтверждает сотрудника, а не его местоположение: для строгого режима кассе тоже нужна геопозиция или подтверждение терминала.

Чтобы в одном магазине требовать терминал, а в другом разрешить телефон:

1. Владелец открывает «Переопределения по точке и должности» → «＋ Добавить переопределение».
2. Выбирает «Точка», нужный магазин и режим; при необходимости задаёт радиус и параметры автозакрытия.
3. Оставляет остальные поля наследуемыми. Блок сохраняется отдельно от общей кнопки «Сохранить» настроек.

Результат: меняются только заданные поля. Приоритет — должность сотрудника, затем её базовый ярус, затем точка смены, затем аккаунт. Поэтому правило для курьеров может отменить строгий режим точки. Если настройка не действует, проверьте более приоритетное правило должности.

Рассмотреть экран

Отметка по графику и подтверждение руководителя#

В «Настройках графика и отметки» есть блок «Отметка по графику». Он решает, что делать, если сотрудник отмечает приход без смены в графике, слишком рано или слишком поздно, либо приходит снова почти сразу после ухода.

Приход записывается всегда — время не теряется ни в одном режиме. С пометкой смена получает в «План-факте» бейдж «🕘 Не по графику». В режиме подтверждения сотрудник видит «Приход записан и ждёт подтверждения руководителя» с причиной, а смена — бейдж «🕘 Ждёт подтверждения».

Руководитель решает в «План-факте»: в строке смены нажимает «Подтвердить» или «Отклонить». По собственной смене руководитель решения не принимает. Отклонение не стирает часы: это пометка «руководитель не согласен», а время исправляют обычной корректировкой. Пока решения нет, смена попадает в исключения периода, и период нельзя закрыть без разбора.

Приход, который руководитель ставит за сотрудника с кассы, не помечается: его действие и есть подтверждение. Те же поля можно задать отдельно для точки или должности в «Переопределениях по точке и должности».

В приложении Cenaly Team (Android и Windows) та же строка — «Приход записан и ждёт подтверждения руководителя: позже графика» или «Приход записан с пометкой: …» — стоит в «Моей смене» под статусом, пока смена открыта. После решения руководителя строка пропадает.

Рассмотреть экран

Привязать терминал#

Задача: оставить планшет у входа в кафе, магазин или салон.

1. На самом устройстве откройте «Сотрудники» → «Настройки графика и отметки» с правом управления терминалами.
2. В «Терминалы отметки» нажмите «Привязать это устройство», задайте имя и при необходимости точку.
3. Убедитесь, что появилась плашка привязки, затем нажмите «Открыть экран терминала».
4. Если отметки должны идти только здесь, владелец включает «Только с терминала заведения» для аккаунта или этой точки.
5. Оставьте экран /clock-terminal открытым и проверьте пробную отметку. Режим планшета или монитора сохраняется в адресе.

Результат: устройство подтверждает отметки. Терминал с заданной точкой принимает приход на смену этой точки; смена вне графика получает её автоматически. Плановая смена другой точки вызывает отказ.

Секрет привязки хранится в браузере. После очистки данных сайта привяжите устройство заново. Отозванный терминал получит отказ при следующей отметке. В списке видна последняя отметка; предупреждение о простое более суток — повод проверить питание, сеть и открытый экран.

Планшет с PIN#

На экране четыре действия: «Я пришёл», «Я ушёл», «Перерыв», «Вернулся с перерыва». Нажмите нужное и введите свой PIN. Личный вход сотрудника на планшете не требуется; PIN уникален в аккаунте.

После 10 неверных PIN за 15 минут ввод с этого терминала блокируется на 15 минут. Экран сообщает: «Слишком много неверных PIN — попробуйте через … мин.». Не продолжайте перебор: дождитесь срока и уточните PIN. Для проверки PIN с личного входа счётчик привязан к вызывающему сотруднику.

Монитор с QR#

Монитор показывает QR, обновляющийся каждые 30 секунд. Сотрудник сканирует его своим телефоном, входит в личный кабинет и нажимает нужное действие. Само сканирование не отмечает приход.

Подтверждение действует около двух минут. Серверный QR одноразовый: первое действие использует его, следующему сотруднику нужен новый код. При сбое получения нового QR экран может показать резервный код старого формата с коротким сроком, но без одноразовости.

Если кабинет сообщает об устаревшем QR, отсканируйте свежий код и повторите действие. Часы относятся к сотруднику, вошедшему в кабинет.

Отметить перерыв#

Задача: Анна работает с 09:00 до 18:00 и делает получасовой перерыв.

1. После прихода нажмите «Перерыв» на терминале и подтвердите PIN. С телефона используйте действие перерыва в «Моём кабинете».
2. По возвращении нажмите «Вернулся с перерыва» на терминале и снова подтвердите PIN.
3. В конце смены отметьте уход и проверьте часы в «План-факте» или «Моих часах».

Результат: из девяти часов между приходом и уходом вычтется 30 минут — останется 8 часов 30 минут. Если есть фактические перерывы, плановый перерыв второй раз не вычитается. Если фактических перерывов нет, используется плановая длительность перерыва.

Если забыли закрыть перерыв, уход закроет его своим временем. Пока перерыв открыт, он ещё не включён в сумму закрытых перерывов. Повторное начало перерыва или возвращение без открытого перерыва отклоняется — проверьте текущее состояние.

Как зарегистрировать уход#

Фонового отслеживания телефона после смены и биометрического терминала в этом процессе нет.

Уход при открытых чеках#

Поле «Уход со смены при открытых чеках или кассе» в «Настройках графика и отметки» проверяет при «Я ушёл» две вещи: открытые заказы, где сотрудник указан официантом (за последние полтора дня, на точке смены), и его открытую кассовую смену.

С общего планшета и из зала кассы уход «несмотря на чеки» ставит руководитель. Если проверить заказы не удалось (нет связи с реестром заказов), уход проходит с пометкой «не проверено». Отметка, сделанная кассой без интернета, не останавливается — у смены остаётся только пометка.

Руководитель, у которого самого остались открытые чеки, в режиме «Только с руководителем» тоже видит список и может уйти: решение за ним.

В приложении Cenaly Team (Android и Windows) «Закончить смену» в «Моей смене» показывает тот же список: «У вас остались открытые чеки. Открыто: стол 5, заказ №123. Ваша кассовая смена ещё открыта.» В режиме «Предупреждать и показывать столы» рядом кнопка «Всё равно уйти» — уход записывается с той же пометкой. В режиме «Только с руководителем» кнопки нет, а текст просит руководителя закрыть столы или отметить уход.

Рассмотреть экран

Автозакрытие забытых смен#

В «Автозакрытие забытых смен» включите «Закрывать открытые смены автоматически». По умолчанию оно выключено.

• «Ждать после планового конца, минут»: исходно 30. После ожидания уход ставится плановым концом, а не временем проверки.
• «Потолок смены вне графика, часов»: исходно 12. Для смены без подходящего плана уход — приход плюс этот срок. Ноль отключает такое закрытие.
• Параметры можно переопределить для точки и должности.

Проверка выполняется раз в 30 минут. Автомат не трогает закрытые месяцы и смены автотабеля по присутствию. У смены появляется «⏱ автозакрыта · ожидает подтверждения», сотруднику приходит уведомление в рабочий чат.

Это предполагаемое время: оно может отличаться от реального ухода. В «Моих часах» сотрудник выбирает «Верно» либо «Указать уход». Во втором случае отправляется заявка, часы меняются после одобрения. Руководитель при закрытии периода разбирает исключение «Автозакрытая смена не подтверждена»; «Подтвердить как есть» оставляет выведенное время.

До разбора исключения период не закрывается. В черновике зарплаты метка ⏱ напоминает, что сумма пока рассчитана по предполагаемым часам. После подтверждения метка показывает подтверждённое автозакрытие. Для зала и доставки смена закрыта уже с момента работы автомата.

Исправить отметку задним числом#

Задача: автомат поставил уход в 18:00, но Анна ушла в 17:30.

1. Анна открывает «Мои часы» → «Указать уход» у автозакрытой смены, вводит 17:30 и комментарий. Для другой пропущенной отметки используется «Забыл отметиться».
2. Владелец или менеджер с правом на сотрудника и его точку рассматривает заявку на корректировку и принимает решение.
3. После одобрения проверьте новый факт и часы. В заявке сохраняются решающий и время решения; одобрение оставляет кадровое событие.

Результат: табель учитывает согласованное время. Пока заявка не одобрена, предложенные часы не подменяют факт. Если месяц закрыт, попросите владельца открыть его заново.

Владелец или уполномоченный менеджер также может исправить факт непосредственно в «План-факте». Такая правка получает источник «вручную» и снимает метку автозакрытия. Не считайте её полным журналом «до/после»: отдельная строка каждой ручной правки в «Истории отметок» не предусмотрена. Для согласования с зафиксированным решением используйте заявку.

Рассмотреть экран

Работа на нескольких точках#

Сотруднику можно выдать несколько точек через роль и карточку. Отдельные смены могут относиться к разным точкам; проверяйте точку плановой смены и привязку терминала.

Автоматического перевода между точками внутри одной открытой смены нет. Не считайте отметку на другом терминале переносом часов. Планируйте отдельные смены с нужными точками и проверяйте фактические границы с руководителем. Одна открытая смена не должна оставаться незакрытой перед новым приходом.

История отметок и зарплата#

В «План-факте» нажмите 🕘 «История отметок» у смены. Окно показывает связанные с ней попытки: время, действие, кто нажал, источник и результат, включая записанные отказы. Это просмотр, кнопок исправления в нём нет. Попытка без определённой смены может не попасть в её историю.

Источник времени виден и в табеле: «📡 авто», «⏱ автозакрыта», «вне точки», ручной факт. Сотрудник проверяет свои часы, менеджер — доступных сотрудников. Повтор одного запроса после обрыва связи распознаётся сервером, чтобы не создавать вторую отметку; после ошибки всё равно проверьте состояние.

Распечатать свои часы на кассе. Сотрудник открывает «Мой кабинет» → вкладка «Часы» → «Мои часы», выбирает месяц и нажимает «🧾 Печать на чековом принтере». На кассе с подключённым мостом табель выходит на чековый принтер точки: название точки, «Табель», имя и период, строки смен (дата, время прихода и ухода или план, часы) и итоги — число смен, часы по плану и отработано. Если принтер не на связи, задание ждёт в очереди моста и напечатается, когда он вернётся; без моста открывается окно печати браузера. Это справка для сотрудника, а не документ месяца для подписи — тот печатается из «Документа месяца».

Рассмотреть экран

Отметка на кассе без интернета#

Если связь пропала во время смены, сотрудник может отметить приход или уход на заранее подготовленной для офлайн-работы веб-кассе этой точки. Его учётная запись и личный PIN должны быть доступны на устройстве; обычного входа кассира по PIN недостаточно — он сам по себе не отмечает приход.

1. Откройте «Панель зала» → «День», найдите сотрудника и нажмите «Пришёл» или «Ушёл».
2. При отсутствии связи сотрудник вводит свой PIN, даже если действие начал менеджер. Касса сохраняет отметку локально и показывает, например, «Приход 09:00 — сохранён на кассе, ждёт связи».
3. После восстановления связи очередь отправляется автоматически. Пока облако не подтвердило отметку, сообщение об ожидании не означает, что табель уже обновлён. Надпись «копия у моста точки» также означает только наличие копии для доставки.
4. После принятия отметки табель получает время действия, записанное кассой, а не время доставки. При конфликте появляется «Отметка … на разборе у владельца: …»; до решения отметка не меняет табель. Возможен и явный отказ с причиной.

Ограничения#

Без подготовленной кассы, действующего офлайн-допуска и личного PIN отметку сохранить нельзя. Если касса сомневается в своих часах или не может записать данные в хранилище, отметка не принята. Отказ сервера по правам или правилам отметки нельзя обойти офлайн-очередью. Не очищайте данные браузера, пока отметки ждут доставки.

Устранение неполадок#

Ограничения#

• Закрытый месяц не принимает отметки, правки и заявки. Это касается и текущего месяца, если его закрыли заранее. Табель можно закрыть и по отдельной точке — тогда отметки и правки останавливаются только на ней. Открыть его заново может владелец.
• Проверка открытых чеков при уходе видит заказы с указанным официантом; заказы без официанта (стойка, сайт) она не находит.
• Геопозицию браузера можно подменить; при отсутствии координат точки нельзя обещать проверку расстояния.
• Общий терминал не заменяет личный вход для сценария с QR на телефоне.
• Присутствие устройств — отдельная опция международных брендов; не обещайте её на cenaly.ru.
• Автозакрытие предполагает время, а не устанавливает реальный уход; ручные правки не имеют универсального полного аудита.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Можно отмечаться без личного логина? На планшете по выданному PIN — да. С телефона и по QR нужен личный вход.

Терминал сломался — как продолжить работу? Отзовите его и попросите владельца временно изменить правило точки для отметок с телефона. Проверьте геопозицию для строгого режима.

Автомат завысил часы — что делать? Используйте «Указать уход», дождитесь решения и проверьте табель до расчёта зарплаты.

Связанные разделы#

• Сотрудники — график и табель.
• Роли и права — точки и доступ.
• Безопасность и данные — другие журналы.
• QR-коды и устройства — доступ терминалов.
• Касса, Кассовая смена — кассовые процессы.
• Финансы — стоимость труда.