Инвентаризация: подготовка, подсчёт, проверка, проведение и разбор потерь

Инвентаризация в Cenaly отделяет ввод фактического количества от изменения учётного остатка. Сотрудник считает товар, управляющий проверяет расхождения, а человек с правом проведения утверждает результат. Проводите подсчёт регулярно — например, раз в неделю по скоропортящимся товарам и раз в месяц по всему складу. Регулярный подсчёт можно поставить на расписание: в нужный день система сама создаст черновик ведомости или задание ТСД.

Подсчёт, проведение и аналитика «Потери» доступны в том числе на cenaly.ru.

Что нужно для запуска#

Для совместного подсчёта подготовьте телефоны и доступ сотрудников по инструкции «Телефон как ТСД». Приходы, списания и перемещения описаны в складских документах.

Подготовить склад и выбрать охват#

Задача: получить сопоставимые цифры и не пропустить часть запасов.

1. Выберите время вне продаж, после приёмки и оформления уже выполненных перемещений.
2. Договоритесь, какие полки и холодильники относятся к выбранному складу. Отложите новые движения до окончания подсчёта, если это возможно.
3. Откройте «Склад», выберите склад и нажмите «+ Операции» → «Инвентаризация».
4. В блоке «Что считаем» задайте охват по таблице ниже.
5. Проверьте «В охвате позиций» и нажмите «Начать подсчёт» непосредственно перед работой.

Вид позиций, категории и поставщик сужают список совместно. Фильтр поставщика не означает «все товары, которые когда-либо привозила эта компания».

Рассмотреть экран

Результат: создана ведомость с выбранными строками и снимком ожидаемых остатков. Если список пуст, снимите лишние фильтры и проверьте категорию и предпочтительного поставщика в карточках.

Если включены ячейки склада, заранее проверьте привязку товаров к местам хранения. Список подсчёта и бланк идут в порядке обхода — см. «Порядок обхода и места хранения».

На складе уже открыта ведомость с теми же товарами — новая не начнётся: мастер предложит продолжить открытую. Так два подсчёта одних и тех же полок не перепутаются. Ведомости по разным группам одного склада можно вести параллельно.

Шаблоны подсчёта#

Задача: не выбирать охват заново каждый раз — «Еженедельно: бар» в два клика.

1. В мастере инвентаризации выберите вид позиций, категории и поставщика, как обычно.
2. Нажмите «💾 Сохранить как шаблон» и введите название, например «Еженедельно: бар».
3. В следующий раз нажмите чип шаблона в блоке «Шаблоны» — охват подставится — и «Начать подсчёт».

Шаблон принадлежит складу: у бара и кухни свои шаблоны. То же название на том же складе обновляет шаблон, а не создаёт второй. Сохранять шаблоны и настраивать расписание может тот, кто вправе проводить ведомость и менять раздел «Склад»; остальные только выбирают готовый шаблон. На аккаунт — до 50 шаблонов и 50 расписаний. Список шаблонов и удаление — «⚙ Шаблоны и расписание» → вкладка «Шаблоны». Удаление шаблона удаляет и его расписание.

Рассмотреть экран

Результат: охват подсчёта выбирается одним кликом, ведомость помнит, из какого шаблона начата.

Инвентаризация по расписанию#

Задача: чтобы регулярный подсчёт начинался сам — например, «бар — каждый понедельник в 08:00».

1. Сохраните шаблон охвата (см. выше).
2. Откройте «⚙ Шаблоны и расписание» → вкладка «Расписание» и нажмите «+ Добавить расписание».
3. Выберите шаблон и повтор: «Каждую неделю» с днями недели или «Каждый месяц» с числами (например, 1, 15).
4. Укажите час — он считается по времени точки, к которой относится склад.
5. Выберите, как считаете: «Черновик ведомости в админке» (считают в вебе или по печатному бланку) или «Задание для ТСД» — и кому оно.
6. Нажмите «Сохранить». Под расписанием видно «Ближайший запуск».

«31-е» в коротком месяце означает его последний день. Создаётся одна ведомость (или одно задание) на день — повторные проверки в тот же день дублей не дают. Если на складе ещё открыта ведомость с теми же товарами, черновик не создаётся, пока её не проведут или не отменят.

Рассмотреть экран

Результат: в нужный день подсчёт уже ждёт сотрудника: ожидаемые остатки зафиксированы в момент создания черновика, поэтому начинайте считать вскоре после него.

Порядок обхода и места хранения#

Задача: чтобы список подсчёта и бланк шли в том порядке, в каком вы обходите полки.

• Склад без ячеек. Укажите в карточке товара поле «Место хранения» («Бар · полка 2», «Холодильник 1»). Порядок мест задаётся в «⚙ Шаблоны и расписание» → «Порядок обхода»: перетащите места или нажимайте ↑/↓ и сохраните.
• Склад с ячейками. Откройте «Ячейки склада» → «↕ Порядок обхода», перетащите ячейки (или ↑/↓) и нажмите «Сохранить порядок». При выбранной зоне переставляются только её ячейки. Этот же порядок использует ТСД при обходе и сборке.

В подсчёте строки идут по остановкам обхода с заголовками «📍 ячейка / место»: сначала ячейки по маршруту, затем места хранения по заданному порядку, в конце — товары без места. Печатный бланк группируется так же. Если ни у одного товара нет ни ячейки, ни места, всё остаётся как раньше: группы товаров по алфавиту.

Рассмотреть экран

Рассмотреть экран

Посчитать фактический остаток в вебе#

Задача: записать то, что действительно лежит на складе, в единицах карточки товара.

1. После «Начать подсчёт» находите товар по названию, штрихкоду или PLU.
2. Вводите фактическое количество. Для отсутствующего товара явно укажите 0.
3. Сверяйте «Ожидалось» и «Отклонение». Денежная колонка «В деньгах» доступна на следующем экране — «Ведомость».
4. Перед перерывом нажмите «Сохранить и закрыть» и проверьте отсутствие сообщения об ошибке сохранения.
5. Для продолжения снова откройте инвентаризацию и выберите ведомость в «Незавершённые ведомости».

Рассмотреть экран

Пример без движений: ожидалось 10 л молока по 80 ₽, насчитали 8 л. Ведомость покажет −2 л и −160 ₽. При проведении учётный остаток станет 8 л.

Если продажи идут во время подсчёта: на старте было 10 л, до ввода факта продали 2 л, на полке осталось 8 л. Ведомость всё равно покажет −2 л относительно снимка старта — это ещё не доказательство потери.

Отдельно учитываются движения после ввода факта. Например, ожидалось 10 л, вы насчитали 9 л, а затем продали ещё 2 л: учётный остаток стал 8 л. При проведении появится предупреждение «После подсчёта склад двигался». После подтверждения «Провести разницу» система применит недостачу 1 л: останется 7 л, а не прежние 9 л.

Результат: факт сохранён, но сам ввод ещё не изменил остатки. Если движение невозможно проверить из-за связи, восстановите соединение и выберите «Проверить снова». Не принимайте отклонение от старого снимка за необъяснённую недостачу без просмотра движений.

Слепой подсчёт в вебе#

Задача: чтобы сотрудник записал то, что лежит на полке, а не подогнал число под учёт.

Слепой подсчёт включён по умолчанию той же настройкой, что и на телефоне, — «Слепая инвентаризация». Ожидаемое количество и расхождения видит тот, кто вправе проводить ведомость: владелец, менеджер со складом или роль со способностью «Проведение инвентаризации». Остальные видят только свой ввод:

1. В окне подсчёта нет колонок «Ожидалось» и «Отклонение» и галки «с ожидаемым остатком» у бланка.
2. Сотрудник вводит факт. Рядом со строкой появляются его имя и время.
3. Вместо «Ведомость» внизу окна — «Передать на проверку». Ведомость получает статус «На проверке».
4. Управляющий открывает её в «Незавершённые ведомости», сверяет расхождения и проводит.

Счётчик без доступа к складу#

Для человека, который должен только считать, выдайте роли способность «Подсчёт инвентаризации (слепой)» в конструкторе ролей и не выдавайте раздел «Склад». Такой сотрудник работает на экране «Подсчёт инвентаризации»: видит открытые ведомости своих точек, ищет товар по названию или штрихкоду, вводит факт и передаёт ведомость на проверку. Ни остатков, ни ожидаемого количества, ни цен он не получит — ни на экране, ни в ответе сервера.

Рассмотреть экран

Чтобы счётчики видели ожидаемое, выключите «Слепая инвентаризация» на складе, точке или аккаунте: настройка одна на веб и телефон. Изменить её может только владелец или управляющий.

Журнал ведомости#

Внизу окна подсчёта и на экране проверки раскройте «Журнал ведомости». Там видно, кто начал подсчёт, кто и когда вносил строки (с прежним и новым значением), кто передал на проверку, провёл, отменил или распровёл ведомость. Автора и время ставит сервер, подделать их из браузера нельзя. Подряд идущие сохранения одного человека в пределах 15 минут — одна запись.

Несколько человек могут считать одну ведомость в вебе одновременно: сервер принимает только изменённые строки, чужой счёт не затирается и подтягивается в нетронутое поле.

Распечатать бланк подсчёта#

Задача: кладовщик считает с бумагой у полки, а управляющий затем переносит факт в веб-ведомость.

1. Начните подсчёт или откройте незавершённую ведомость нужного склада.
2. На шаге ввода факта оставьте «с ожидаемым остатком» выключенным и нажмите «🖨 Бланк подсчёта».
3. В окне печати браузера выберите принтер или «Сохранить как PDF».
4. Запишите факт и примечания на бумаге, заполните подписи «Считал» и «Проверил».
5. Перенесите проверенные количества в ту же ведомость и перейдите к её проверке и проведению.

В шапке листа — склад, номер ведомости, дата начала и заметка, если она заполнена. Товары собраны по группам: группы и позиции внутри них идут по алфавиту, номера строк сквозные. На листе есть номер строки, название товара, единица измерения, фактическое количество и комментарий; галка добавляет «Ожидалось».

По умолчанию бланк слепой: сотрудник записывает увиденное, не подгоняя подсчёт под учётную цифру. Включайте «с ожидаемым остатком» для сверки управляющим. Эта галка относится к печати бланка, а не к настройкам телефона. В самом веб-экране ожидаемое количество остаётся видимым.

Результат: бумажный лист соответствует выбранной ведомости. Печатать можно и посреди работы: внесённый факт попадёт на лист, непосчитанное останется пустым, а явно введённый 0 напечатается как ноль. Печать сама по себе не проводит ведомость.

Разделить подсчёт между сотрудниками#

Задача: одновременно пересчитать разные части склада и независимо проверить спорные позиции.

1. Организуйте совместную сессию на телефонах и разделите склад на зоны: например, холодильник и сухой склад.
2. Для независимой проверки включите «Слепая инвентаризация»: сотрудник вводит факт, не ориентируясь на ожидаемое количество.
3. В настройке «Несколько подсчётов одного товара» выберите «Складывать по зонам» для разных частей запаса или «Брать последний пересчёт» для повторной проверки того же количества.
4. После синхронизации проверьте результат по зонам. Расхождение поручите пересчитать другому сотруднику отдельным заданием.
5. Только после получения результатов переходите к проверке и проведению.

Результат: управляющий получает согласованный факт, а не несколько конкурирующих чисел. Если итог удвоился, проверьте, не считали ли два человека одну и ту же полку в режиме суммы зон. Не редактируйте одну веб-ведомость параллельно в нескольких браузерах: для совместной работы используйте мобильный сценарий.

Настройки «Слепая инвентаризация» и «Несколько подсчётов одного товара» находятся в «Склад → 📱 ТСД → Настройки ТСД», вкладка «Приёмка и учёт». Владелец или управляющий задаёт их для всех складов аккаунта, точки или отдельного склада; значение склада главнее значения точки, а точки — общего. По умолчанию включены слепой подсчёт и «Складывать по зонам». В сети задайте общее правило, а исключения — на нужном складе.

Подключение, зоны, слепой подсчёт и задания описаны в «Телефон как ТСД».

Проверить ведомость до проведения#

Задача: отделить ошибку ввода от реального расхождения и передать результат ответственному.

1. Нажмите «Ведомость». Сравните «Излишки», «Недостача» и «Результат».
2. Просмотрите непосчитанные строки. Если товар был проверен и его нет, вернитесь «К подсчёту» и введите ноль.
3. Пересчитайте крупные расхождения, проверьте единицы, приходы и перемещения.
4. При наличии блока «Проверка бухгалтером» выберите причину для каждой строки расхождения.
5. Передайте ведомость сотруднику, который может её утвердить и провести.

Этап проверки ещё не меняет остатки. Статус «на проверке» у переданной на проверку сессии также не означает проведение. В веб-мастере кнопка «Ведомость» открывает экран проверки; не используйте её как подтверждение отправки задания бухгалтеру. Для продолжения сохранённого подсчёта служит список «Незавершённые ведомости».

«Проверка бухгалтером» появляется у точки, связанной с организацией и книгой учёта, если пакет учёта требует такой проверки. Причины выбирает владелец или сотрудник с доступом к «Учёт» на уровне «Изменение». У остальных причины доступны для просмотра. Без причины у строки расхождения утверждение недоступно. Кнопка «Утвердить и провести» требует также права проведения инвентаризации.

Результат: расхождения проверены, обязательные причины заполнены. Если кнопка недоступна, проверьте права и строки без причины. Если есть предупреждение об отсутствии себестоимости, сначала выясните стоимость: денежный итог может быть занижен.

Провести или отменить ведомость#

Задача: зафиксировать проверенный факт либо отказаться от незавершённого подсчёта.

1. Для утверждения нажмите «Провести», а при бухгалтерской проверке — «Утвердить и провести».
2. Подтвердите частичный подсчёт или проведение разницы после движений, если появились соответствующие запросы.
3. Дождитесь завершения и проверьте остатки выбранного склада. Расхождения оформляются документом корректировки.
4. Если подсчёт нужно прекратить без применения, на экране ведомости выберите «Отменить ведомость» и подтвердите действие.

Результат: проведение меняет остатки по посчитанным строкам с расхождениями; пустые строки остаются нетронутыми. Если все посчитанные строки совпали, ведомость подтверждает остатки без корректировки. Отмена незавершённой ведомости остатки не меняет; «Сохранить и закрыть» оставляет возможность продолжить.

Проводить может владелец, управляющий или роль с правом «Проведение инвентаризации». Одного доступа к разделу «Склад» для этого недостаточно.

Если проведение прервалось, откройте сохранённую ведомость и проверьте результат перед повторной попыткой. Не создавайте новый подсчёт только из-за того, что не успели увидеть сообщение об успехе.

Распровести ведомость#

Задача: отменить ошибочно проведённую инвентаризацию — посчитали не тот склад, перепутали единицы.

1. Откройте «Склад» → «Документы» и найдите документ корректировки этой ведомости.
2. Нажмите «↩ Распровести», укажите причину и подтвердите.
3. Дождитесь обновления остатков: у документа появится отметка «Исправлен», рядом — документ сторно.

Сторно возвращает остаток каждой строки к ожидаемому на момент проведения; продажи и приходы после проведения остаются. Ведомость получает статус «распроведена» и выпадает из разбора «Потери».

Распровести может тот же, кто вправе проводить: владелец, управляющий или роль с правом «Проведение инвентаризации» — при праве изменения раздела «Склад». Распровести нельзя, если позже была проведена ведомость, посчитавшая хотя бы один из этих товаров, — сначала распроведите более позднюю. Ведомость без расхождений остатки не меняла — распроводить её незачем.

Рассмотреть экран

Результат: остатки как до ошибочного подсчёта, история сохраняет и проведение, и его сторно.

Разобрать потери между подсчётами#

Задача: понять, какая часть расхода объясняется операциями, а какая требует проверки.

Цикл строится между двумя соседними проведёнными ведомостями одного склада; сравниваются товары, посчитанные в обеих.

1. Проведите две инвентаризации одного склада с пересекающимися посчитанными товарами.
2. Откройте «Потери» и выберите «Цикл» между ведомостями.
3. Сопоставьте «Продажи», «Объяснено» и «Необъяснённые потери».
4. Начните с блока «Больше всего потеряли»; излишки посмотрите отдельно через «Показать излишки».
5. По каждой крупной позиции проверьте документы и фактическую работу склада по таблице ниже.

Рассмотреть экран

«Продажи» — расчётный расход по продажам; «Объяснено» — расход, отражённый другими учитываемыми движениями. Необъяснённая разница остаётся после сопоставления фактического расхода с этими операциями. Это повод разобраться, а не автоматическое доказательство порчи или хищения. Излишек одного товара не погашает недостачу другого в показателе потерь. Для сравнения недельного и месячного циклов смотрите «Потери в день».

Для повторяющихся отклонений используйте правило «Расход выше нормы» в контроле потерь. Оно срабатывает при положительном расчётном расходе и достижении заданного процента отклонения; по умолчанию порог — 5 %. Правило сравнивает необъяснённое отклонение с расчётным расходом по продажам; настройка описана в контроле потерь.

Результат: у каждой существенной разницы есть проверяемая гипотеза и следующее действие. Если цикла нет, проверьте наличие второй проведённой ведомости и общих посчитанных товаров. Предупреждение о ручной правке остатка означает, что часть необъяснённого могла возникнуть из корректировки оператора.

Инвентаризация в сети точек#

Задача: сравнить точки, не смешав их физические запасы.

1. Для каждого склада создавайте отдельную ведомость, даже если товары и поставщики общие в аккаунте.
2. Назначьте сотрудников на их точки и проверьте доступ к нужному складу перед подсчётом.
3. Используйте «Остатки сети» для сопоставления количества между складами; затем проверяйте расхождения на конкретном складе.
4. Назначьте ответственного за проведение с нужным правом; доступ к нескольким точкам сам по себе его не даёт.

Результат: каждый склад получает свой подтверждённый остаток. Если сотрудник не видит склад, проверьте доступ к точке, к которой склад привязан. Общие справочники товаров и поставщиков не означают общий остаток всей сети.

Ограничения#

• Push по заданию из расписания получают только сотрудники с правом изменения склада и доступом к точке склада; владелец получает его, только если задание назначено лично ему. По черновику веб-ведомости push не отправляется — он виден в «Требует внимания».
• Черновик по расписанию фиксирует ожидаемые остатки в момент создания: продажи до начала подсчёта попадут в расхождение.
• Распровести нельзя после более поздней ведомости тех же товаров; удалить документ проведения нельзя — только сторно.
• Место хранения — одно на товар (подпись); у складов с ячейками порядок берётся из ячеек с остатком товара.
• Правило «одна открытая ведомость» действует при старте в вебе, для расписания и при открытии инвентаризации на ТСД. Веб-подсчёт и черновик по расписанию не начинаются, пока на ТСД открыта или сдана на проверку инвентаризация тех же товаров: расписание пробует снова каждый час того же дня и создаёт черновик, когда сессию ТСД проведут или отменят.
• Слепой подсчёт скрывает ожидаемое в ведомости, но не остатки склада: раздел «Склад» их показывает. Полностью вслепую работает только роль с «Подсчётом инвентаризации» без «Склада». На телефоне работает только держатель «Склада»: способность «Подсчёт инвентаризации» телефонную сессию не открывает.
• «Слепая инвентаризация» включена по умолчанию и наследуется от аккаунта к точке и складу.
• Порядок обхода ячеек хранится в раскладке склада: веб, ТСД и сборка идут по одному маршруту.
• Подсчёт не блокирует продажи и другие движения. Ожидаемое количество в ведомости остаётся снимком старта.
• Журнал ведомости хранит 300 последних записей: более старые скрываются, их число показано.
• Для аналитики нужны две проведённые ведомости одного склада с общими посчитанными товарами.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Нужно ли каждый раз считать весь склад? Нет. Выберите категорию, вид позиций или поставщика; непосчитанные строки можно оставить пустыми.

Можно ли уйти и продолжить завтра? Можно сохранить незавершённую ведомость. Но движения за это время усложнят проверку: лучше закончить подсчёт без длительного перерыва.

Почему сотрудник посчитал, но не может провести? Ввод факта и проведение — разные права. Для бухгалтерской проверки дополнительно нужны права утверждения и причины расхождений.

Нужно ли списать недостачу ещё раз после проведения? Нет: проведение уже корректирует остаток. Не дублируйте ту же разницу отдельным списанием.

Зачем печатать бланк без ожидаемого остатка?#

Чтобы сотрудник считал фактический запас, не ориентируясь на цифру учёта. Для проверки управляющим можно включить «с ожидаемым остатком».

Почему сотрудник не видит «Ожидалось» при подсчёте?#

Это слепой подсчёт: ожидаемое и расхождения видит тот, кто вправе проводить ведомость. Выключается настройкой «Слепая инвентаризация», общей с телефоном.

Можно ли отменить проведённую инвентаризацию?#

Да — кнопкой «↩ Распровести» у документа корректировки в «Документах», если после неё не было подсчёта тех же товаров.

Как сделать еженедельный подсчёт бара автоматическим?#

Сохраните охват шаблоном «Еженедельно: бар» и добавьте ему расписание «Каждую неделю → Пн → 08:00» во вкладке «Расписание».

Можно ли распечатать бланк посреди подсчёта?#

Да. Уже внесённый факт напечатается, а ещё не посчитанные строки останутся пустыми. Продолжайте ту же ведомость.

Связанные разделы#

• Склад: остатки и оповещения
• Складские документы
• Телефон как ТСД
• Техкарты и себестоимость
• Сотрудники и роли
• Несколько точек
• Роли, права и кассовые ограничения
• Заказ поставщику