Складские документы: приход, списание, инвентаризация, выпуск

Остаток меняется по документу: приняли поставку, испортили продукт, пересчитали запас или приготовили полуфабрикат. Эта статья помогает выбрать операцию и проверить её результат в cenaly.ge. Настройка справочников, закупок и поставщиков описана отдельно в обзоре склада.

Что нужно для запуска#

Откройте «Склад» и проверьте выбранный склад перед нажатием «+ Операции». Склад ручной операции и склад продаж точки могут различаться.

Шаг 1. Принять поставку#

Задача: отразить фактически полученные товары и закупочные цены.

1. Выберите «+ Операции» → «Приход».
2. Добавьте полученные товары в строки документа.
3. Укажите фактические количества и цены; сверяйте единицы измерения с накладной.
4. Если поставку вносите не в день приёмки, выберите день поступления в поле «Дата документа». По умолчанию там сегодняшний день.
5. Проверьте склад и строки, затем нажмите «Сохранить».
6. Найдите документ на вкладке «Документы» и дождитесь подтверждения изменения остатка.

Рассмотреть экран

«Дата документа» определяет день, с которого приход учитывается в остатках и себестоимости; дата в поле накладной поставщика на это не влияет. Поле есть и в приёмке заказа поставщику. Будущую дату выбрать нельзя. Лента «Документы» после сохранения откроется на месяце этого прихода.

Рассмотреть экран

Результат: приход увеличивает запас выбранного склада. Если количество не совпало, сначала проверьте единицы: килограмм и грамм — разные количества одной поставки.

Для распознавания накладной есть «Приход по фото». Проверьте распознанные товары, количества и цены перед «Провести приход». На cenaly.ru пункта «Приход по фото» нет.

Шаг 2. Оформить расход или перемещение#

Выбирайте операцию по тому, что произошло с запасом.

Для списания выберите причину, добавьте товары и положительное количество расхода, затем нажмите «Сохранить». Для перемещения дополнительно выберите склад назначения; для возврата — поставщика.

Если встроенных причин мало, заведите свои — например «Дегустация» или «Фотосъёмка блюд»: см. Свои причины и группы списаний.

Перемещение «по тех-карте». Чтобы отправить на кухню сырьё на 20 порций борща, в окне «Перемещение» в блоке «По тех-карте» выберите блюдо, введите число порций и нажмите «Добавить сырьё». Состав блюда, действующий сегодня (брутто), умножится на число порций и ляжет строками; товар, который уже есть в форме, суммируется. Упаковка «только навынос/доставка» не добавляется, полуфабрикаты остаются полуфабрикатами. Строки можно поправить руками до сохранения; в примечание допишется «по тех-карте: Борщ × 20».

Рассмотреть экран

Пополнить бар или кладовую до нормы. У дополнительного склада точки (бар, кладовая) может быть своя норма: в карточке товара в блоке порогов по складам задайте «Целевой остаток» этого склада (без своей нормы действует целевой остаток товара, без него — точка заказа). Когда на вкладке «Остатки» такого склада — например после пересчёта — товары оказались ниже нормы, появляется плашка «5 товаров ниже нормы этого склада — …» с кнопкой «Пополнить до нормы» (тот же пункт есть в «+ Операции»). Кнопка открывает окно «Перемещение» с основного склада точки на этот склад: в строках — добор до нормы, округлённый вверх до кратности упаковки, но не больше, чем лежит на основном складе. Норма лимонада на баре 30 шт, после пересчёта 15, упаковка по 6 → в перемещении 18 шт. Что урезано по остатку основного склада или чего на нём нет, окно покажет над строками — недостающее закажите поставщику в «Закупках». Проверьте строки и нажмите «Сохранить»: основной склад уменьшится, бар пополнится. Не сохранили — форма останется черновиком.

Рассмотреть экран

Результат: расход получает своё основание, а перемещение отражает отправление и поступление между складами. Если операция недоступна, проверьте наличие товаров, другого склада или поставщика и свои права.

Шаг 3. Сверить остаток инвентаризацией#

Задача: сравнить учёт с реальным количеством на полках.

1. Откройте «+ Операции» → «Инвентаризация».
2. На шаге «Что считаем» задайте охват и нажмите «Начать подсчёт».
3. Внесите фактическое количество. Пустое поле означает «не посчитано», а 0 — «посчитано, ничего нет».
4. Сверьте колонки «Ожидалось», «Отклонение», «В деньгах».
5. Перейдите в «Ведомость» и проверьте расхождения.
6. Нажмите «Провести», если у вас есть нужное право.

Рассмотреть экран

Ожидаемые остатки фиксируются при начале подсчёта. Если после подсчёта строки были движения, мастер предупреждает о них: проверьте продажи и пересчитайте спорные позиции.

Когда учёт точки требует проверки, появляется «Проверка бухгалтером». Нужно указать причину каждого расхождения; сотрудник с правом утверждения завершает шаг кнопкой «Утвердить и провести».

Результат: проведённая ведомость корректирует остаток с учётом подсчёта. Подробно о подготовке, подсчёте с телефонов по зонам и разборе потерь — Инвентаризация. Если проведение недоступно, сохраните черновик и передайте его сотруднику с соответствующими правами.

Шаг 4. Оформить выпуск полуфабриката#

Задача: показать, что сырьё превратилось в заготовку, например соус.

1. Подготовьте складскую карточку полуфабриката с составом на одну его единицу.
2. Выберите «+ Операции» → «Выпуск».
3. Выберите полуфабрикат и введите количество выпуска.
4. Проверьте расход компонентов и блок «Предварительная стоимость выпуска».
5. Нажмите «Сохранить» и проверьте документ и остатки.

Рассмотреть экран

Результат: на выбранном складе прибавляется полуфабрикат и списываются его прямые компоненты. Если оценка стоимости неполная, проверьте закупочные цены: неизвестная цена не означает нулевую стоимость сырья. Окончательную стоимость сервер рассчитывает при применении документа.

В окне выпуска есть настройка «Автовыпуск полуфабрикатов при нехватке» для точки. При её включении реализация заказа оформляет выпуск недостающего количества полуфабриката на складе продаж. Настройка выключена по умолчанию; её изменение требует доступа к настройкам.

Автовыпуск обрабатывает один уровень: вложенный полуфабрикат автоматически не изготавливается. При отмене заказа на склад возвращается сам полуфабрикат; уже оформленный выпуск остаётся.

Как учесть вчерашнюю заготовку в новом блюде#

Задача: использовать уже учтённый полуфабрикат, не списывая его исходное сырьё второй раз.

1. Убедитесь, что исходная заготовка заведена как полуфабрикат и её остаток отражён на нужном складе.
2. Создайте другой полуфабрикат, например «Заготовка для нового блюда».
3. Если обе заготовки считаются поштучно и расход действительно один к одному, включите в состав новой 1 шт исходного полуфабриката на единицу выхода.
4. Оформите «Выпуск» новой заготовки на том же складе.
5. Используйте новую заготовку в составе нового блюда.

Результат: выпуск уменьшает остаток исходного полуфабриката и увеличивает остаток нового. Вложенный состав исходного полуфабриката повторно не разворачивается: ручной выпуск списывает прямые компоненты.

Если заготовки считаются в килограммах или выход отличается, укажите фактическую норму в соответствующих единицах. Это способ отразить преобразование запасов в учёте; пригодность вчерашней продукции к использованию нужно оценить отдельно.

Свои причины и группы списаний#

Задача: списывать с понятным основанием — «Дегустация», «Фотосъёмка», «Угощение гостю» — и видеть потери по своим группам.

1. Откройте «+ Операции» → «Списание» и нажмите «Причины списания…» под полем причины (или ту же кнопку в блоке «Списания» на вкладке «Потери»).
2. Нажмите «Добавить причину» и введите название, например «Дегустация».
3. В поле «Группа» впишите свою группу, например «Маркетинг», или оставьте пустым — тогда причина попадёт в группу базовой причины.
4. В поле «Учитывать как» выберите встроенную причину, которой списание будет учтено в бухгалтерии и отчётах по маркировке, — для дегустации это «Пролив / дегустация».
5. Нажмите «Сохранить». Своя причина появится в списке причин списания в разделе «Свои причины».

Рассмотреть экран

Результат: списание с причиной «Дегустация» в документе и в своде помечено вашим названием и группой, а бухгалтерия видит базовую причину. Ненужную причину можно «Скрыть» — уже оформленные с ней списания остаются в своде под прежним названием. Справочник меняет сотрудник с правом ⚙️ Настройка раздела «Склад». Свои причины видны и в списании с телефона: они идут после встроенных и появляются после обновления данных склада на телефоне. Если в одном списании с телефона строки с разными причинами, проведение создаёт документ на каждую причину.

Разделка: одна туша на несколько частей#

Задача: разделать, например, 10 кг тушки цыплёнка на 4 кг филе, 3 кг бедра и 3 кг костей и разнести её себестоимость по частям.

1. Заведите складские карточки входа («Тушка цыплёнка») и частей («Филе», «Бедро», «Кости»).
2. Откройте «+ Операции» → «Разделка».
3. В поле «Что разделываем» выберите тушку и введите «Количество» — 10 кг. Под полем видна себестоимость входа.
4. Добавьте части и их фактический «Выход»: филе 4, бедро 3, кости 3. Процент выхода считается сам, ниже — потери (вход минус части).
5. «Доля себестоимости, %» оставьте пустой — деньги разделятся по весу (40/30/30). Чтобы филе несло больше стоимости, впишите доли сами, например 65/35/0: часть с 0 % (кости, обрезь) придёт без денег.
6. Проверьте колонку «Цена единицы» и нажмите «Провести».

Рассмотреть экран

Результат: со склада списывается тушка, приходуются части, а себестоимость тушки целиком переходит в цену частей; потери уже включены в эту цену. В ленте «Документы» разделка видна документами выпуска с пометкой «🔪 Разделка · Тушка цыплёнка» — по одному на каждую часть с долей себестоимости. Ошибочный документ исправляется обычной ✎.

Чтобы не вводить доли каждый раз, впишите «Название шаблона» и нажмите «Сохранить как шаблон»: шаблон хранит долю выхода каждой части от входа. В следующий раз выберите тушку, введите вес и выберите шаблон в поле «Шаблон» — выходы пересчитаются под новый вес, останется поправить фактические. Разделать можно и с телефона-ТСД у разделочного стола: те же шаблоны и тот же расчёт, документы проводит сервер (со следующей версии приложения).

Свод списаний за месяц#

Задача: понять, куда ушли деньги на списаниях: по причинам, группам, позициям, складам и сотрудникам.

1. Откройте вкладку «Потери» раздела «Склад» — блок «Списания» стоит первым.
2. Стрелками выберите месяц.
3. Переключайте разрезы: «Причина», «Группа», «Позиция», «Склад», «Автор».

Рассмотреть экран

Результат: блок показывает итог и число документов списания месяца по всем доступным вам складам, а каждый разрез раскладывает тот же итог: сумма строк любого разреза равна итогу. Исправленное списание не задваивается: сторно уменьшает сумму.

Сумма считается по средней себестоимости на дату списания: склад запоминает цену единицы в момент, когда проводит списание, поэтому поздний приход по другой цене прошлые списания не переоценивает. Исправленное списание и его сторно считаются по одной цене и в сумме дают ноль. Списания, проведённые до 28 октября 2026 года, склад без такой цены оценивает по текущей средней — блок называет число таких строк. Строки товаров без известной себестоимости в итог не входят — блок называет и их число. Автор записывается у списаний, оформленных с 29 октября 2026 года; у более ранних в разрезе «Автор» стоит «Не записан». Блок не зависит от аналитики потерь между подсчётами и работает, даже когда циклов инвентаризации ещё нет.

Шаг 5. Найти, исправить и распечатать документ#

Задача: исправить ошибку в оформлении с сохранением истории.

1. Откройте вкладку «Документы» и найдите нужную операцию.
2. Если рядом доступна ✎, откройте исправление и укажите правильные данные и причину.
3. Нажмите «Провести исправление»: система создаёт сторно исходного движения и замещающий документ.
4. Для печатной формы используйте 🖨.

Рассмотреть экран

Из описанных здесь операций исправление доступно для подходящих документов прихода, списания, возврата поставщику, выпуска и перемещения. Исходный документ сохраняется; уже созданное исправление повторно через ✎ не исправляется. Если все количества обнулены, создаётся только сторно, без замещающего документа.

Результат: в истории видны исходная операция и её исправление. Если ✎ нет, проверьте право на изменение, тип документа и его состояние: не каждый документ допускает такое изменение.

Нумерация документов и закрытый период#

Задача: чтобы у прихода, списания и других документов был понятный номер подряд, а прошлый период после сверки никто не менял задним числом.

Нумерация. Каждый документ, сохранённый на складе, получает номер своей серии: на cenaly.ru приход — ПР-000123, списание — СП-…, перемещение — ПМ-… (одинаковый у расхода и прихода), инвентаризация — ИНВ-…; на cenaly.com и других сайтах Cenaly серии по умолчанию латинские: RCV-000123, WO-…, TRF-…, INV-…. Номер ставит сервер в момент сохранения, подряд и без пропусков: две кассы или два кладовщика одновременно один номер не получат, а повтор сохранения после обрыва связи получает тот же номер. Номер виден в ленте «Документы» рядом с типом и в шапке печатной формы (🖨). Документы, созданные до включения нумерации, и автоматические «Списания по заказу» номера не имеют — их опознаёт заказ.

Закрытый период.

1. На складе нажмите «🔒 Нумерация и закрытие».
2. В поле «Все склады закрыты по» выберите последний день закрытого периода, например день последней инвентаризации или сверки с бухгалтерией.
3. Если у одного склада период закрывается позже, раскройте «Своя дата для склада» и укажите дату для него: действует более поздняя из двух.
4. При необходимости поменяйте префиксы серий и число разрядов номера, затем нажмите «Сохранить».

Рассмотреть экран

Результат: склад не принимает документы с датой не позже даты запрета — сервер отвечает «Склад закрыт по 30.09.2026: документы с датой не позже этого дня не принимаются». Так же отклоняются исправление (✎) документа закрытого периода и распроведение инвентаризации, проведённой в закрытом периоде. Ошибку прошлого периода оформляйте документом текущего: исправление ляжет новой датой.

Менять настройки и проводить документ в закрытый период по исключению может владелец или роль со способностью «Проведение инвентаризации»: им при отказе показывается подтверждение «Провести всё равно», а документ получает отметку 🔓 в ленте. Менеджеру и кладовщику без этой способности окно показывает настройки только для чтения.

Как появляется списание по заказу#

При реализации заказа система создаёт документ «Списание по заказу» по составу проданных позиций. Ждать закрытия смены для этого не нужно. Списание идёт со склада продаж точки, а не со склада, который вы сейчас просматриваете.

Версия техкарты выбирается по дате заказа. Сегодняшняя правка состава не пересчитывает уже оформленные продажи.

Продажи без списания: дописать прошлые продажи#

Задача: найти, что продано, но со склада не ушло, и дописать списание после того, как у блюда появился состав.

1. Откройте вкладку «Потери» → блок «Продажи без списания» и выберите месяц.
2. В списке — позиции реализованных заказов точки склада, по которым документа списания нет: сколько порций, в скольких заказах, последняя продажа.
3. У позиции с пометкой «нет состава» задайте состав в карточке блюда (вкладка «Состав»).
4. Нажмите «Дописать списание» у позиции (или «Дописать всё с составом») и подтвердите.

Результат: заказы уходят в очередь; в течение ~15 минут со склада продаж спишется состав на дату каждого заказа и по его типу. Если часть заказа уже была списана, дописываются только недостающие позиции, уже списанное не пересчитывается.

Рассмотреть экран

Повторное нажатие второй раз не спишет. Нужно право «Изменение» склада.

Чек списания с кассы#

Задача: бармен пролил два бокала вина или повар уронил порцию — блюдо не продано, а продукты ушли. Списать их прямо с кассы, без оплаты и без продажи.

1. На кассе наберите позиции обычным новым тикетом — как при продаже: варианты, опции, комбо.
2. Откройте «⋯» чека → «🗑 Списать». Если кнопки нет — владелец добавляет её в «✏️ Настроить экран» из библиотеки (в стартовых раскладках ресторана, кафе и бара она уже стоит в «⋯»).
3. Выберите причину: встроенную («Отходы (пролили, уронили)», «Порча / просрочка», «Бой / брак», «Дегустация»…) или свою причину аккаунта (раздел «Свои причины и группы списаний»).
4. При желании впишите примечание (стол, что случилось) и оставьте галку «Напечатать бланк (без цен)».
5. Нажмите «Списать». Если у роли сотрудника нет права «Возврат и сторно без одобрения», касса попросит PIN старшего — так же, как при отмене позиции, уже ушедшей на кухню.

Результат: тикет очищается, на чековой ленте печатается бланк «ЧЕК СПИСАНИЯ» — позиции с количеством, причина, сотрудник и кто разрешил, без цен и с пометкой «Не является кассовым чеком». В течение нескольких минут со склада продаж точки уходит состав по техкартам на сегодня: два бокала вина по 0,15 л — минус 0,3 л вина. Документ появляется в ленте «Документы» с примечанием pos-writeoff …, а в своде «Списания» на «Потерях» — с причиной и сотрудником, который был на кассе (по его PIN), а не с учёткой терминала.

Почему списалось не так#

У блюда без техкарты не списываются его ингредиенты. Но товар с учётом собственного остатка может списывать сам себя; выбранные опции со своим составом тоже учитываются отдельно. Минус рецептурного ингредиента сам по себе не блокирует продажу блюда. Проверки доступности самого товара, вариантов и стоп-листа действуют отдельно.

Склад в бухгалтерском учёте: проводки и закрытие месяца#

Если у организации подключён «Учёт», её книги и «Закрытие месяца» относятся к юридическому лицу, а не к отдельной точке или складу. Доступность зависит от подключения и пакета учёта: российская страна аккаунта сама по себе не включает передачу складских документов в книгу. Автоматические складские проводки пока не доступны всем пользователям.

При доступном закрытии ответственный с нужным правом проверяет чек-лист и выбирает «Закрыть месяц». «Закрыть с исключением» требует отдельного права и причины; «Запереть» окончательно защищает период. Обычный закрытый месяц может «Переоткрыть» только владелец с причиной; запертый период этим действием не открывается. При подключённой передаче склада исправление стоимости за закрытый период отражается коррекцией в открытом месяце, без переписывания закрытого. Дата запрета самого склада задаётся отдельно — см. «Нумерация документов и закрытый период».

Ограничения#

• Выгрузки складских документов в 1С нет; интеграция с 1С загружает каталог.

• Собственные бухгалтерские счета по группе товаров или складу не настраиваются.

• Нет расписания выгрузки складских документов.

• Счётчик номеров не сбрасывается по году и не правится вручную; номер не меняется после сохранения.

• Без связи с сервером складской документ не сохраняется: номер и закрытый период проверяет только сервер. Форма остаётся открытой с введёнными данными.

• Один ручной выпуск оформляет один полуфабрикат, приход и расход — на одном складе.

• Разделка проводится на одном складе; входом служит один товар.

• Списание по сроку годности (выбор партии) доступно с причиной «Порча / просрочка» или своей причиной, которая учитывается как «Порча / просрочка». С другой базой единицу по сроку не списать.

• В форме выпуска дата — момент сохранения; выбрать прошлую дату нельзя.

• Инвентаризация начинается текущим временем; оформить её задним числом этим мастером нельзя.

• «Списание по заказу» не исправляется через ✎; изменение заказа обрабатывается через кассу и учёт заказа.

• Инвентаризацию не исправляют обычной парой сторно и замещения: нужен новый подсчёт.

• В форме «Приход» нет загрузки Excel; для начальных остатков используется «Перенос» → «Остатки склада».

• «Приход по фото» недоступен на cenaly.ru.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Нужно ли вручную списывать ингредиенты каждого проданного блюда? Нет, при настроенном составе это делает реализация заказа. Ручным списанием отражайте отдельные факты и проверенные расхождения.

Почему у соуса минус, а сырьё осталось? Продажа расходует сам полуфабрикат. Проверьте, оформляли ли его выпуск или включён ли автовыпуск.

Можно ли печатать документы? Да, используйте 🖨 во вкладке «Документы».

Почему у старых документов нет номера? Номер получают документы, сохранённые после включения нумерации; прошлые документы задним числом не нумеруются, чтобы не менять уже распечатанные бланки.

Связанные разделы#

• Склад: остатки, закупки и поставщики
• Прогноз спроса и план заготовок
• Касса
• Перенос данных
• Инвентаризация
• Тех-карты
• Заказ поставщику
• Закупка у физлица