Чеки, возвраты и обмены

Реестр чеков — история всех продаж по каждой локации. Каждый чек — неизменяемый снимок оплаты: что куплено, на какую сумму, каким способом, каким кассиром и в какую смену. На основании чека можно оформить возврат или обмен прямо из интерфейса кассы.

Открыть: Админ-панель → Касса (POS) → «Чеки» (значок 🧾 в меню кассы). Отдельного раздела «Чеки» в сайдбаре нет — реестр живёт внутри кассы.

Что нужно для запуска#

• Исходный чек в реестре и доступ сотрудника к кассе нужной точки.
• Открытая текущая смена — для проведения возврата, в том числе по покупке прошлой смены.
• Право «Сторно чека» или PIN менеджера; сверх лимита возврата сотрудника также нужно одобрение.
• Настроенный склад, если нужно восстановить остатки; мост и принтер/фискальная касса — для печати и поддерживаемых фискальных операций.

Реестр чеков#

Каждая локация ведёт собственную нумерацию чеков — номера идут по порядку и не повторяются. В реестре отображаются:

• дата и время продажи;
• номер чека и связанный номер заказа;
• позиции, количество и суммы;
• способ оплаты — наличные, карта, онлайн, подарочная карта, «в долг», корпоративный счёт, а также несколько сразу (часть наличными, часть картой) — сумма к оплате и сдача;
• кассир и смена;
• тип: Продажа, Возврат или Аванс — чек предоплаты по ещё не закрытому заказу; кнопка аванса появляется только там, где касса подключена к фискальному устройству, умеющему такие чеки (Россия, 54-ФЗ).

Чек печатается как налоговый — с реквизитами продавца и разбивкой суммы налога по ставкам, — если в реквизитах локации заведён налоговый номер. Страна сама по себе ни на что не влияет: точки, где чек бьёт фискальный регистратор (Грузия, Россия), эти поля просто не заполняют, и чек печатается как раньше. Тип номера (VAT, GST, ABN, TRN, ИНН, TIN) меняет только подпись поля при печати. Возврат наследует реквизиты и пропорциональную часть налога исходного чека — снимком с момента продажи, а не текущими настройками.

Чеки можно перепечатать из истории — кнопка «Печать чека»; необходимость PIN менеджера зависит от роли.

Метки «что было со счётом»#

Под строкой чека продажи появляются метки, если со счётом что-то происходило после открытия:

Число у метки, например ×2, показывает, сколько раз это было (у «разделён» числа нет — номера всех чеков заказа видны в подсказке). Если навести курсор на метку, видно, что именно произошло и кто это сделал. Владельцу и менеджеру метка журнала открывает в новой вкладке ленту заказа в Статистика → Опасные операции — там видно, кто, когда и что сделал, тикет на кассе при этом не теряется. Кассиру метки журнала не показываются: раздел статистики ему закрыт правами. Метку «разделён» видят все.

Доплата после переоткрытия не считается разделением: два чека с переоткрытием между ними получают только метку «переоткрыт». Журнал приходит из базы «Финансов» и обновляется синхронизацией раз в полчаса: событие последних минут может появиться на чеке не сразу.

Печать и репринт#

Чек продажи и возврата печатается на термопринтер через Cenaly Hardware Bridge, с фолбэком на печать браузером. Если принтер офлайн, задание встаёт в очередь моста — это отдельный исход, и он означает, что гость чек на руки ещё не получил. Подробнее — Печать на кухне и в зале.

Фискальная и нефискальная точка — разные истории. Если из железа на точке есть только фискальный регистратор, мост наш чек через него не печатает и браузерный фолбэк не запускается: касса сообщает, что чек печатает сама фискальная касса, — и это правда, гость документ получил. Если же фискального регистратора на точке нет вовсе, касса показывает бейдж «Нефискальный режим» с пояснением «то, что печатает касса, не фискальный чек», а на самих чеках печатается строка «Не является фискальным документом».

Возврат по чеку — тоже операция из этого журнала.

Гость просит копию чека#

Гость звонит в «Кофейню на Тверской»: вчера он заплатил 1 450 ₽ у кассира Анны и теперь просит копию. Начните с точки и примерной даты — так не придётся просматривать всю историю.

1. Откройте нужную точку в «Касса» → «Чеки».
2. В поле «Период» выберите «Вчера». Доступны также «Все», «Сегодня», «7 дней» и «30 дней».
3. В строке «Найти чек» с подсказкой «Номер чека или заказа, сумма» введите 1450 без пробела и знака валюты.
4. Среди совпадений проверьте время, кассира и состав. Если суммы не помнит, замените запрос на Анна.

Строка поиска одна: вводите один известный признак и сочетайте его с периодом. Запрос Анна 1450 не задаёт два отдельных условия.

Периоды «7 дней» и «30 дней» включают сегодняшний день. Даты отбора считаются по часовому поясу устройства кассира: при удалённой работе из другого пояса учитывайте это у полуночи.

Рассмотреть экран

Когда чек найден, переходите к повторной печати; если запрошен PIN, см. подтверждение репринта. Для электронной копии используйте инструкцию по электронным чекам — в ней отдельно разобраны отправка и QR-чек.

Если совпадений нет: нажмите «Сбросить фильтры», проверьте точку и попробуйте «Все». Уберите пробелы из суммы либо ищите по номеру заказа. Если номер совпал, но состав другой, не отправляйте копию — уточните у гостя дату и точку.

Ещё фильтры: оплата, стол, позиция, скидка, карта, свои даты#

Гость звонит: «Платил картой позавчера за столом 5, карта заканчивается на 1234». Суммы он не помнит — сузьте историю признаками продажи.

1. В ряду периодов выберите «Свои даты» и укажите «С» и «По» — один и тот же день, если дата известна точно. Обе даты входят в отбор.
2. Нажмите «Ещё фильтры». На кнопке появится число заданных фильтров, например «Ещё фильтры · 2».
3. В «Оплата» выберите «Карта». Чек со смешанной оплатой, где часть внесена картой, тоже подходит.
4. В «Стол» введите 5. Цифры сравниваются с номером стола точно: 5 найдёт «Стол 5», но не «Стол 15». Текст ищется частью названия — терр найдёт «Терраса 2».
5. Если терминал передал последние цифры карты, введите их в «Карта, 4 последние цифры».

Ещё доступны «Позиция» (часть названия от двух букв или ID позиции) и «Со скидкой» (скидка на чек или позиция продана дешевле цены). Все фильтры складываются со строкой поиска и периодом. Отбор идёт по уже загруженной истории точки, поэтому длинный диапазон дат не замедляет кассу.

Стол сохраняется в чеке, начиная с продаж после этого обновления: на веб-кассе и в приложениях кассы и официанта для Android, Windows и Ubuntu (приложения — с версии, вышедшей после обновления). В старых чеках стола нет — ищите их по оплате, датам и сумме. Возврат получает стол своей продажи.

В приложениях кассы для Android, Windows и Ubuntu окно «Чеки» ищет так же: строка поиска, периоды, «Свои даты» и «Ещё фильтры». Стол виден в строке чека рядом с кассиром. Серийный номер и код подарочного чека ищет только веб-касса.

Ошиблись с закрытым чеком#

Если гость после оплаты хочет дозаказать, можно вернуть заказ в работу, сохранив уже принятую оплату.

1. Откройте нужный закрытый заказ на кассе и в меню действий выберите «↩️ Вернуть в работу». Команда доступна роли с правом «Панель зала на POS». Если у роли нет права отмены без одобрения, потребуется PIN старшего.
2. Добавьте позиции и проверьте остаток к оплате. Прошлая оплата сохраняется как оплаченная часть счёта; повторно брать её не нужно.
3. Примите доплату. Она оформляется отдельным, вторым чеком; исходный чек не переписывается. Например, к уже оплаченным 1 000 ₽ добавили напиток за 200 ₽ — новый чек будет на доплату 200 ₽.

Если заказ был оплачен подарочной картой, в долг, депозитом или авансом и касса блокирует переоткрытие, оформите дозаказ новым заказом. Если не удаётся прочитать заказ из-за отсутствия связи, восстановите её и повторите действие.

Чаевые после оплаты#

На экране после оплаты нажмите «＋ Чаевые», чтобы открыть окно «Чаевые после оплаты». Укажите сумму и способ оплаты. Это возможно только в той же кассовой смене, которая закрыла счёт. Чаевые записываются отдельной оплатой, а исходный чек не меняется. Если смена уже другая, касса отклонит добавление.

Повторная печать по PIN#

В истории чеков нажмите «Печать чека». Если для роли включено «Повторная печать чека — по PIN менеджера», пригласите менеджера для подтверждения. Это настройка роли, а не общий порог суммы. Повторная печать записывается в журнал опасных операций.

Переоткрытие не возвращает деньги и не исправляет фискальный документ. Для возврата и чека коррекции на cenaly.ru используйте отдельную инструкцию.

Возврат по чеку#

Вернуть можно покупку текущей или прошлой смены. Для проведения нужна открытая текущая смена и право «Сторно чека»; если права нет или превышен лимит возврата сотрудника, потребуется PIN менеджера.

1. На кассе нажмите «Возврат» либо откройте «⋯» → «Чеки» — историю чеков. В «Найти чек» введите номер, сумму или серийный номер/IMEI и выберите период. Подробнее о поиске — выше.
2. Сверьте состав и дату продажи, затем нажмите «↩ Возврат» у нужного чека.
3. Нажмите «Весь чек» или укажите количества отдельных позиций. Уже возвращённое количество повторно выбрать нельзя.
4. Проверьте «Сумма возврата» внизу окна. При частичном возврате учитывается доля скидки на чек; сервисный сбор и чаевые возвращаются целиком только при полном возврате.

5. В «Возврат на» выберите «Наличные», «Карта» или, когда доступно, «🎁 На баланс».
6. Проверьте галку «Вернуть товар на склад» — правила ниже. Выберите причину чипом или впишите свою в поле «Причина (необязательно)».
7. Нажмите «Оформить возврат», при запросе получите подтверждение менеджера и завершите действие на терминале, если выбрана карта.

Результат: появляется отдельный чек «Возврат» с отрицательной суммой и ссылкой на исходную продажу. Исходный чек сохраняется. Наличные выдаются из текущей смены, даже если покупка была вчера; выплата попадает в её кассовый отчёт. При поддержке подключённой фискальной кассой оформляется и фискальный возврат.

Возврат на карту или на баланс#

Для карточной продажи с сохранённой операцией терминала касса отправляет возврат на исходный терминал продажи через мост. Следуйте указаниям устройства. Без связи с терминалом или без исходной операции деньги нужно вернуть вручную: запись в реестре сама по себе не переводит их на карту.

«🎁 На баланс» выпускает подарочную карту на сумму возврата для будущей покупки; деньги из кассы не выдаются. Согласуйте этот способ с гостем. Он доступен онлайн для покупки своей точки, оплаченной целиком наличными или целиком картой, при включённой настройке «Возврат на баланс клиента»: шестерёнка кассы → «Контроль кассира». По умолчанию настройка выключена. Для обмена и смешанной оплаты этот способ недоступен.

Настроить причины#

В «Настройки» → «Заказы» → «Причины возврата и отмены» задайте список для точки. Области «Возвраты», «Отмены», «Возврат денег» определяют, где показывать причину; для денежного возврата на кассе нужна область «Возврат денег». Свободный текст в окне возврата остаётся доступным.

Покупка из другой точки сети#

Если в шестерёнке кассы → «Контроль кассира» включена настройка «Возврат покупок из других точек», в истории есть ссылка «Покупка из другой точки? Искать там». Найдите чек по номеру чека или заказа, проверьте исходную точку и откройте возврат. Нужны интернет, одинаковая валюта и то же юридическое лицо; при недостаточных правах — подтверждение менеджера.

Возврат учитывается в текущей точке: её смене, реестре и складе, если включено восстановление остатков. Карточная операция, привязанная к терминалу другой точки, блокируется; «На баланс» здесь недоступно. Следуйте причине отказа в окне, а не оформляйте вторую независимую продажу для обхода ограничения.

Возврат на склад#

Галка «Вернуть товар на склад» находится в окне возврата под способами выплаты. Её начальное состояние зависит от выбранных строк:

Кассир меняет решение самой галкой в текущем возврате. Отдельной настройки общего умолчания нет: оно вычисляется по составу. После ручного изменения выбор сохраняется до закрытия формы. Услуги склад не затрагивают.

Если возвращаете только деньги за съеденное блюдо или налитый напиток, оставьте галку снятой: ингредиенты не должны появляться на складе заново. При включённой галке и настроенном складском учёте возвращённые позиции восстанавливают остатки — проверьте движение в Складе.

Предоплата и онлайн-заказ#

Вернуть аванс или предоплату#

1. В истории найдите исходный чек «Аванс» по заказу.
2. Нажмите «↩ Возврат», выберите доступные строки/количество либо «Весь чек» и проверьте сумму.
3. Выберите способ выплаты и оформите возврат в открытой смене.

Это возврат по чеку предоплаты, а не свободный ввод любой суммы. На cenaly.ru при сохранённом признаке исходной предоплаты и поддержке кассой он переносится в фискальный чек возврата. Если старый чек такого признака не содержит, восстановить его автоматически касса не сможет.

Вернуть онлайн-заказ на кассе#

Откройте «Онлайн-заказы», найдите оплаченный заказ и нажмите «Возврат». Если записи продажи в реестре ещё нет, касса подготовит её из заказа и откроет обычную форму полного или частичного возврата. Нужны доступные данные заказа и открытая смена; при ошибке загрузки восстановите связь и повторите.

Кассовая операция не запускает возврат интернет-платежа через платёжный шлюз. Чтобы вернуть деньги исходным онлайн-способом, используйте заявку в разделе «Возвраты» или действие возврата в заказе — Возвраты и возврат денег. Раздел заявок недоступен на cenaly.ru. Не выдавайте наличные повторно, если деньги уже вернули через шлюз.

Отмена позиции до оплаты и возврат#

Для удаления позиции, уже отправленной на кухню, используйте сценарий работы с заказами в зале: у отмены свои причины и подтверждение менеджера.

Чек коррекции на cenaly.ru#

Откройте «Оборудование» → фискальная касса → «Чек коррекции (54-ФЗ)». Панель появляется у устройства с поддержкой коррекции. Выберите «Вид коррекции», «Основание», заполните документ-основание, «Сумма», «Группа НДС» и при необходимости описание. Проверьте данные и подтверждение перед «Сформировать чек коррекции».

Это суммовой документ без позиций, не связанный с заказом; он не заменяет возврат денег гостю и не добавляется в обычный реестр чеков POS. Подробный порядок — Чеки коррекции.

Рассмотреть экран

Обмен товара#

Обмен — двухшаговый процесс:

1. Возврат — оформите возврат по исходному чеку (полный или частичный).
2. Новый заказ — касса открывает пустой тикет, уже помеченный как «Обмен». Наберите новые позиции и проведите оплату как обычно.

Так каждый шаг имеет свой чек, а история остаётся прозрачной.

Возвраты в финансовых отчётах#

Все возвраты учитываются в разделе Финансы:

• KPI «Возвраты» — общая сумма возвратов за период;
• возвраты вычитаются из выручки — итоговые цифры отражают чистый оборот;
• динамика возвратов сравнивается с прошлым периодом.

Так можно сравнивать суммы возвратов по периодам. Разбивки кассовых возвратов по причинам здесь нет.

Ограничения#

• Возврата без чека нет. Нужен чек в реестре; потерянный бумажный экземпляр можно найти по данным продажи. Подготовка чека из существующего онлайн-заказа — отдельный сценарий, не ручной возврат произвольной покупки.

• Нет поиска по QR или ФПД фискального чека. Используйте номер, сумму, серийный номер/IMEI и периоды.

• Возврат продажи «В долг» не уменьшает долг гостя. Перед выплатой сверьте, сколько денег реально получено. Владелец отдельно корректирует записи в «Тетради долгов» раздела гостей: доступны добавление долга/погашения и «Удалить запись». При частичной корректировке сохраните оставшуюся сумму и пояснение. Кассовое погашение долга применяйте только при реальном получении денег, не для списания долга из-за возврата. Подробнее — Гости.

• Для старых чеков предоплаты без сохранённого признака расчёта он не восстанавливается в возврате; передача признака также зависит от возможностей фискальной кассы.

• Отчёта кассовых возвратов по причинам нет. Статистика по кодам причин относится к заявкам раздела «Возвраты», а не к реестру кассы.

• Стол есть не у всех чеков. Его записывают веб-касса и приложения кассы с этого обновления; старые чеки стола не несут. Последние цифры карты есть, только если их передал платёжный терминал.

• В приложениях кассы поиск уже, чем в вебе. Строка ищет номер чека, номер заказа, кассира и сумму; серийный номер и код подарочного чека ищет только веб-касса.

• Сохранённых фильтров в окне чеков нет. Сохранять наборы фильтров можно в детализации заказов.

• Реестр поддерживается и на cenaly.ru. Для загрузки истории нужны доступ к точке и доступная база чеков; отсутствие данных не означает, что продажи были нулевыми.

• Отдельного раздела в сайдбаре нет — реестр живёт внутри кассы.

• При разделении счёта каждая оплаченная доля имеет свой чек. Для возврата доли найдите именно этот чек.

• Офлайн доступен последний снимок реестра, а сама запись возврата встаёт в очередь и уедет при восстановлении связи.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Можно ли оформить возврат без открытой смены?#

Нет. Для создания возврата требуется открытая кассовая смена — особенно если возврат выполняется наличными (сумма проводится как выплата из кассы). Откройте смену в разделе Касса (POS) и повторите операцию.

Что будет, если один чек возвращали несколько раз?#

Система отслеживает все предыдущие возвраты по каждой позиции. При частичном возврате можно вернуть только то количество, которое ещё не было возвращено ранее. Вернуть больше проданного невозможно.

Возврат уменьшает остатки на складе?#

Возврат может восстановить остатки, если включена галка «Вернуть товар на склад» и настроен складской учёт позиции. Для приготовленных блюд галка изначально снята.

Чек появляется сразу после оплаты?#

Да. Чек формируется автоматически при проведении оплаты через кассу и сразу доступен в истории чеков. Там же его можно распечатать.

Видны ли возвраты сотрудникам?#

Реестр «Чеки» и кнопку «Возврат» видит любой сотрудник, у чьей роли есть раздел «Касса», с открытой сменой; право «Сторно чека» и лимит возврата проверяются отдельно; при необходимости требуется PIN менеджера (см. Касса (POS)). Финансовые дашборды с KPI «Возвраты» доступны владельцу, менеджеру и ролям с разделом «Финансы».

Связанные разделы#

• Касса (POS) — приём заказов и проведение оплаты
• Кассовая смена — открытие/закрытие смены, наличные выплаты
• Финансы — выручка, KPI и сравнение периодов
• Склад — учёт остатков и документы движения товара
• Заказы — статусы и история заказов
• Печать на кухне и в зале — печать чеков через мост, очередь и репринт
• Контроль потерь — репринты и возвраты в журнале опасных операций
• Заказы в зале — отмена неоплаченных позиций
• Возвраты — заявки и возврат денег через шлюз
• Чеки коррекции — отдельный сценарий на cenaly.ru