Заселить и выселить гостя на стойке

Ежедневная работа стойки: посмотреть, кто сегодня заезжает и выезжает, проверить, что номер готов, заселить гостя — по брони или «с улицы» — и выселить его, когда счёт оплачен.

Кому: сотруднику стойки. Нужна роль с правом заселения и выезда («Стойка» или работа с номерами); суммы счетов видит только роль с правом «Деньги отеля» или владелец. У горничной кнопок заселения и выезда нет.

Где: «Номера» — вкладки «Борд» (карточки номеров), «Шахматка» (брони по датам) и «📊 Отчёты».

Заезды и выезды на сегодня#

1. Откройте «Номера» → «📊 Отчёты» → вкладка «Стойка» («Заезды, выезды и проживающие»).
2. Нажмите «Сегодня» (по часовому поясу отеля) или выберите дату.
3. Переключайте списки «Заезды», «Выезды», «Проживающие», «Без номера». Нужна бумага — «Печать (A4)», таблица — «CSV».

Списки только показывают: заселять и выселять из них нельзя — откройте бронь на шахматке или номер на борде. В «Заездах» видны отметки «опция до …» и «анкета получена». Подробнее о колонках — Посмотреть заезды и выезды на дату.

На «Борде» опоздания видны прямо на карточке номера: «Не заехал» — гость не приехал к сроку, «Выезд просрочен» — гость не выехал вовремя.

Готов ли номер#

У номера три независимых признака:

На борде кнопка «Заселить» есть только у номера со статусом «Свободен», «Забронирован» или «Проверен». У номера «Требует уборки» или «Уборка» её нет — сначала отметьте уборку («Уборка завершена», «Готов к заселению»).

Если заселить по брони из карточки, а номер ещё не убран, заселение пройдёт, но над бордом появится предупреждение: «Номер на момент заселения был «{статус}» — проверьте уборку.»

Номер, выведенный из продажи, система не заселит:

• не работает (OOO) — «Номер выведен из эксплуатации — его нельзя продать, назначить или заселить. Выберите другой номер.»;
• неисправность (OOS) — «Номер с неисправностью (OOS) — он продаётся, но в бронь и заселение его поставить нельзя. Выберите другой номер.»

Подробнее о статусах — Номера, типы и готовность фонда.

Заселить по брони#

Быстро — из карточки брони:

1. «Шахматка» → нажмите на полосу брони. Откроется карточка «Бронь — {гость}».
2. Проверьте гостя, номер и даты. Если гость приехал раньше даты заезда, карточка предупредит: «Заезд запланирован на {дата} — вы заселяете гостя раньше срока.» Заселить всё равно можно.
3. Нажмите «🛎️ Заселить». Появится «Гость заселён».

Так гость заселяется с данными брони — и анкеты предзаезда, если он её заполнил: анкета заполнит пустые поля карточки гостя. Цены ночей остаются проданными.

С вводом документа — с борда:

1. «Борд» → карточка номера со статусом «Забронирован» → «Заселить».
2. В окне «Заселение — {номер}» проверьте имя, тариф и цену ночи, состав гостей, «Телефон» и «Email».
3. В блоке «Документ» заполните «Гражданство», «Тип документа» («Паспорт», «Удостоверение личности», «Другое»), «Номер документа», «Дата рождения»; при необходимости — «Заметки».
4. Если гость уже останавливался, появится плашка «Постоянный гость, заездов: {n}» — «Заполнить» подставит его прежние данные.
5. Подтвердите заселение.

Что происходит при заселении: открывается счёт гостя (фолио), номер становится «Занят», бронь — заселённой, карточка гостя создаётся или обновляется. Затем открывается окно «Услуги отеля для гостя» с QR: гость сканирует его телефоном и может заказывать в номер и оставлять заявки до выезда. Позже это окно открывает кнопка «🔑 Услуги гостя» на карточке номера — см. Пропуск проживания.

Как анкета до приезда попадает в карточку гостя — Анкета до приезда и проверка стойкой. Где нужен журнал регистрации гостей — Журнал регистрации гостей.

Заселить без брони (walk-in)#

1. «Борд» → карточка свободного номера → «Заселить».
2. Заполните имя и контакты гостя, тариф, состав гостей и документ — как выше.
3. «Дата выезда (необязательно)»:
   • указана — вместе с заселением создаётся бронь на эти даты: одна запись, ночи считаются по тарифу; цена, введённая вручную, действует на весь срок. Система сразу проверит, не занят ли номер дальше: «С {дата} номер забронирован: {кто}»;
   • не указана (кнопка «Без даты») — открытое проживание: ночи начисляются до выезда, но за гостем держится только сегодняшняя ночь. Укажите дату выезда, как только она станет известна.
4. Подтвердите. Пока идёт заселение — «Заселяем…».

Если бронь на даты создать не удалось (номер занят, тариф нельзя продать, у брони обязателен сегмент), окно не закроется и покажет причину: «Бронь не создана: {причина}». Исправьте и подтвердите снова — повторно вводить данные не нужно.

Ранний заезд и поздний выезд#

Ранний заезд и поздний выезд — платные услуги брони. Их включают и задают им цену в «Настройки отеля» → «Правила проживания» → «Заезд и выезд» — см. Ранний заезд и поздний выезд.

• До заезда: в карточке брони, блок «Ранний заезд / поздний выезд», выберите время и нажмите «Оформить». Строка попадёт в счёт при заселении: «Оформлено: {время}, {сумма} — начислится при заселении».
• Гость уже живёт: поздний выезд оформляется так же в карточке брони или кнопкой «Оформить поздний выезд» на карточке номера — строка сразу появится в счёте. Ранний заезд после заселения уже не оформляется.
• Снять услугу — «Снять». Если она уже начислена или цена не по тарифу, система попросит причину.

Поздний выезд оформляется только на бронь. Гостю, заселённому без брони и без даты выезда, сначала укажите дату выезда.

Проверить баланс перед выездом#

Выселить гостя можно только при нулевом балансе счёта. Перед выездом система сама доначисляет ночи, которые ещё не попали в счёт, и проверяет остаток.

1. На «Борде» у занятого номера видны «Баланс» и число ночей.
2. Есть остаток к оплате — примите оплату по счёту номера на кассе (POS): в «Открытые счета» найдите счёт номера → «➕» → «Депозит», наличные или карта, «Провести». Подробнее — Внести депозит или полученную оплату в счёт номера. Закрыть счёт номера на кассе нельзя — его закрывает выезд.
3. Гость переплатил — верните переплату на кассе.

Если за проживание платит компания, её часть выставляется ей отдельно — см. Счёт гостя и компании. Какой чек нужен при оплате — Folio, оплата и кассовый чек отеля.

Выселить гостя#

1. «Борд» → карточка номера со статусом «Занят» → «Выселить».
2. В окне «Выселение» проверьте число ночей и «Баланс», при необходимости отметьте осмотр номера (мини-бар, имущество).
3. Подтвердите: «Выселить гостя? Счёт будет закрыт, номер отмечен «требует уборки».»
4. Появится «Гость выселен».

Что происходит при выезде:

• счёт гостя закрывается — при нулевом остатке и без кассы: выезд сам чек не пробивает, чеки пробивает касса, когда принимает оплату (Счёт, оплата и кассовый чек отеля);
• номер переходит в «Требует уборки», а на доске задач смены появляется задача на уборку номера после выезда;
• пропуск проживания гаснет: телефоны гостя больше не заказывают от имени номера;
• бронь становится «выехал»; если гость уехал раньше, дата выезда брони сокращается.

Отменить заселение или выезд нельзя. Перед подтверждением проверьте номер и гостя. Ошиблись — исправьте последствия вручную (новая бронь, корректировка счёта).

Если система отказала#

«Операция с номером прошла, но не все шаги завершены». Это не ошибка заселения: гость уже заселён или выселен, повторять действие не нужно. На панели над бордом перечислены оставшиеся шаги — нажмите кнопку рядом со шагом, чтобы довести его.

Чего пока нет#

• Заселить или выселить нескольких гостей разом нельзя — только по одному (в группе тоже, см. Несколько броней одной группы).
• Отмены заселения и выезда нет.
• Принудительного заселения в номер, который на борде не готов, с борда нет: кнопки «Заселить» у неубранного номера нет.
• Приёма оплаты в окне выезда нет: деньги проходят только через кассу.

Связанные разделы#

• Создать, изменить и отменить бронь
• Перенос, переселение и разделение проживания
• Анкета до приезда и проверка стойкой
• Пропуск проживания и доступ гостевых устройств
• Folio, оплата и кассовый чек отеля
• Рабочая смена горничной

Частые вопросы#

Можно ли заселить гостя раньше даты заезда?#

Да. Карточка брони предупредит «вы заселяете гостя раньше срока», но заселение пройдёт. Если отель берёт плату за ранний заезд, оформите услугу до заселения.

Почему у номера нет кнопки «Заселить»?#

Номер занят, не убран или выведен из продажи. Кнопка есть только у номеров «Свободен», «Забронирован» и «Проверен».

Почему не получается выселить гостя?#

На счёте остаток. Выезд проходит только при нулевом балансе: примите оплату (или верните переплату) на кассе и повторите.

Гость живёт без даты выезда — что с номером на завтра?#

За гостем держится только сегодняшняя ночь: завтрашнюю ночь номера могут продать. Укажите дату выезда, как только она станет известна.