Опция до срока и лист ожидания

Два инструмента для броней, которые ещё не решены. Опция держит номер без оплаты до оговорённого срока: гость «думает», компания согласует, — и если не подтвердили, номер сам возвращается в продажу. Лист ожидания — для гостя, которому номера не хватило: когда подходящий номер освободится, стойка получит задачу.

Кому: сотруднику стойки или администратору с доступом к броням.

Новая опция#

Создайте бронь обычным способом — из пустой клетки шахматки, см. Создать бронь из пустой клетки.
В форме включите «Опция — держать без оплаты до срока».
«Держать до (время отеля)» — срок. По умолчанию — завтра 18:00, но не позже дня заезда.
«Напомнить стойке» — за сколько до срока поставить напоминание (см. ниже).
Нажмите «Создать бронь».

Номер на эти даты занят так же, как обычной бронью: его не продадут на сайте, в каналах и на стойке. На полосе шахматки появится отметка ⏳, подсказка на ней — «Опция до {срок}».

Сделать опцией уже созданную бронь: в её карточке нажмите «Держать как опцию», задайте срок и «Сохранить срок» — появится «Срок опции сохранён».

Какую бронь можно держать опцией: забронированную, ещё не заселённую, пришедшую не с сайта и не из OTA. Подтверждённую опцию заново не открыть. Иначе — «Эту бронь нельзя держать опцией…».

Срок и напоминание#

Срок — не раньше чем через 5 минут (по времени отеля) и не позже дня заезда.
Напоминание — «Не напоминать», «за 30 мин», «за 1 ч», «за 2 ч» (по умолчанию), «за 4 ч» или «за сутки». Не раньше чем за неделю до срока. Если момент напоминания уже прошёл, его не ставят.

В карточке брони, блок «⏳ Опция», видно: «Держится до {дата}», сколько осталось («осталось {ч} ч {м} мин») и «Напоминание стойке: {дата}».

К сроку напоминания на доску задач приходит задача «⏳ Опция брони {гость} истекает {срок}»: подтвердите бронь с гостем или продлите опцию.

Подтвердить или продлить#

Гость подтвердил: в карточке брони, блок «⏳ Опция», нажмите «Гость подтвердил». Появится «Бронь подтверждена» — теперь это обычная бронь, данные вводить заново не нужно.

Нужно больше времени: «Продлить», новый срок и «Сохранить срок». Напоминание пересчитается от нового срока.

Освободить номер раньше срока: отмените бронь — «Чтобы освободить номер сейчас, отмените бронь». Как — Отменить бронь с причиной.

Автоматическое снятие#

Следить за сроками вручную не нужно: сервер проверяет опции каждые 15 минут.

Срок прошёл без подтверждения — бронь отменяется сама, номер возвращается в продажу (на сайте, в каналах и iCal), а стойке приходит задача «🔓 Опция брони {гость} снята — номер вернулся в продажу». В карточке — «Опция снята {дата}: срок истёк без подтверждения.»
По брони есть оплата или выполнено условие гарантии — опция не снимается, а подтверждается: оплаченного гостя система не выселит из брони.
Срок вышел, а проверки ещё не было — карточка предупредит: «Срок вышел — бронь снимется при ближайшей проверке (до 15 минут), если не подтвердить сейчас.» Успейте нажать «Гость подтвердил».

Гость подтвердил уже после снятия. Подтвердить снятую опцию нельзя: «Поздно: опция уже снята. Если номер ещё свободен — верните бронь.» Откройте карточку отменённой брони и нажмите «↩ Вернуть бронь» с причиной.

Письма гостю о сроке опции нет — сообщите ему срок сами.

Лист ожидания#

Гость хочет даты, на которые всё продано? Поставьте его в лист ожидания.

Над шахматкой, в полосе «🕒 Лист ожидания», нажмите «＋ В лист ожидания».
В окне «Гость в лист ожидания» заполните «Имя гостя» и «Телефон» (обязательно), при желании «Email».
Укажите «Заезд» и «Выезд» — заезд не раньше сегодня, не больше 60 ночей.
«Тип номера» — конкретный или «Любой тип» (подойдёт любой тип, вмещающий гостей).
«Взрослых» и «Детей».
Нажмите «Поставить в лист». Появится «Гость в листе ожидания».

Контакт гостя хранится в карточке гостя, в листе — только ссылка на неё. Открыть его можно кнопкой «Показать контакт».

Полоса листа показывает «ждут: {n}» и «🔔 {n} — есть номер». «Открыть» — весь лист: у каждой записи статус и подсказка — «🔔 Есть номер: {типы}» или «Номера пока нет».

Статусы записей: «ждёт», «забронирован» (бронь оформлена), «убран» (запись убрали вручную), «даты прошли» (день заезда наступил, а брони нет). Закрытые записи видны по переключателю «Показать закрытые».

Всего в листе — до 300 открытых записей.

Задача при освобождении номера#

Каждые 15 минут, сразу после проверки опций, сервер сверяет лист со свободными номерами. Номер подходит, если на каждую ночь записи есть хотя бы один продаваемый номер нужного типа — с учётом броней, опций, блоков номеров и номеров, выведенных из строя (тот же расчёт, что у шахматки).

Когда номер нашёлся, на доску задач приходит задача «🔔 Освободился номер для гостя из листа ожидания»: «Свяжитесь с гостем и оформите бронь сами (автопродажи нет).»

Подсказка «🔔 Есть номер» в самом листе пересчитывается при каждом открытии.

Оформить бронь из листа#

Откройте лист («Открыть» в полосе листа) и найдите запись с отметкой «🔔 Есть номер».
Свяжитесь с гостем: «Показать контакт».
Гость согласен — нажмите «Забронировать». Откроется обычная форма брони с датами, контактом и составом гостей, на свободном номере нужного типа.
Проверьте и нажмите «Создать бронь». Запись листа закроется сама: «Запись листа закрыта бронью».

Гость передумал — «Убрать»: «Убран из листа ожидания».

Изменить запись нельзя: уберите её и поставьте гостя заново.

Чего пока нет#

Писем и SMS гостю нет — ни о сроке опции, ни о появившемся номере. Только задачи стойке.
Автопродажи из листа нет: бронь оформляет сотрудник.
Правки записи листа нет — убрать и поставить заново.
Опции у броней с сайта и из OTA нет.
Заметки и приоритета у записи листа нет.

Связанные разделы#

Частые вопросы#

Опция занимает номер так же, как бронь?#

Да. Номер на эти даты не продаётся ни на сайте, ни в каналах, ни на стойке, пока опция не подтверждена или не снята.

Что будет, если гость оплатил, но не нажали «Гость подтвердил»?#

При проверке срока система увидит оплату (или выполненную гарантию) и подтвердит опцию сама — бронь не снимется.

Гость позвонил через час после снятия опции. Что делать?#

Если номер ещё свободен, откройте отменённую бронь и нажмите «↩ Вернуть бронь» с причиной.

Лист ожидания сам создаёт бронь, когда номер освободился?#

Нет. Стойка получает задачу и подсказку «🔔 Есть номер», а бронь оформляет кнопкой «Забронировать» после разговора с гостем.