Работа с бронями отеля: создать, изменить, отменить и стойка

Эта статья — пошаговые инструкции: создать бронь, изменить её, отменить, а также действия с уже созданной бронью и ежедневные списки стойки. Заселение и выезд — в статье Заселить и выселить гостя на стойке, перенос перетаскиванием, переселение и разделение проживания — в статье Перенос, переселение и разделение проживания. Цены, ограничения и политики отмены — в статье Цены отеля.

Кому: сотруднику стойки или администратору с доступом к броням нужной точки. Отчёты по деньгам видны только с правом «Деньги отеля» или владельцу — это отмечено в разделах.

Открыть карточку брони#

1. Откройте «Номера» и перейдите на вкладку «Шахматка».
2. Нажмите на полосу брони. Справа откроется карточка брони с именем гостя в заголовке, например «Бронь — Анна Петрова».

Карточка — одна прокручиваемая колонка блоков: статус, платежи и гарантия, счёт проживания, «Анкета предзаезда», плательщик, «Опция», поля гостя, дат, номера и тарифа, «Группа», кнопки заселения и отмены, ранний заезд и поздний выезд, допродажи и задачи, а в самом низу — «Журнал брони». В шапке карточки — кнопка истории изменений.

Клик по пустой клетке шахматки открывает не карточку, а форму новой брони.

Создать бронь из пустой клетки#

1. Откройте «Номера» → вкладка «Шахматка» и нажмите пустую клетку нужного номера на дату заезда. Справа откроется форма «Новая бронь». Другой вход — «📅 Забронировать номер» в свойствах номера на схеме этажей.
2. Введите «Имя гостя» (обязательно), «Телефон» и «Email».
3. Проверьте «Заезд» и «Выезд». Если выезд оказался не позже заезда, форма сама сдвинет его — в брони всегда хотя бы одна ночь.
4. Проверьте «Номер». В списке — конкретные номера.
5. Если в отеле есть тарифные планы, выберите «Тариф» (или «Без тарифа»). Поле «Тариф за ночь» форма заполняет базовой ценой типа номера. Пока вы его не трогали, ночи считаются по тарифу и сезонам — так же, как строка «Итого». Цену, которую вы вписали в поле сами, бронь сохраняет как ручную на каждую ночь.
6. Укажите «Гости»: «Взрослые», «Дети» («+ ребёнок» и возраст каждого) и «Доп. кровати». Доплаты за детей и доп. кровати считает тариф — выберите тариф, чтобы они вошли в итог.
7. Выберите «Источник»: «Walk-in / админка», «Телефон», «Прямая (гость)», «OTA» или «Сайт». При необходимости — «Заметки», ранний заезд и поздний выезд, опция, сегмент, договор компании, «Группа».
8. Проверьте строку под формой: «Ночей: {n}» и «Итого: {сумма}» (при сезонных ценах — диапазон «{мин}–{макс} за ночь»).
9. Нажмите «Создать бронь». Появится «Бронь создана».

Как проверить: на шахматке появилась полоса на нужные даты и номер. В карточке брони видно «Продано за {сумма}» — цены ночей, зафиксированные в момент продажи. По ним и начисляются ночи, даже если потом поменять прайс.

Если не создаётся:

Не создавайте вторую бронь вместо изменения первой: старая продолжит занимать номер.

Назначить номер брони, проданной типом#

Брони из каналов продаж (OTA) и из блока номеров могут прийти без конкретного номера — продан только тип. Полосы на шахматке у них нет: они собраны над шахматкой в полосе «Продано типом — номер не назначен», рядом — счётчик «заезд сегодня или просрочен: {n}».

1. Нажмите «Показать» в этой полосе.
2. У нужной брони нажмите «Назначить номер». Система сама подберёт свободный номер этого типа на весь срок — появится «Номер назначен», и бронь встанет на шахматку.
3. «Не удалось назначить номер — свободных номеров этого типа нет» — на какую-то ночь свободного номера этого типа не осталось: перенесите другую бронь или назначьте номер позже.

Номер можно не назначать заранее: при заселении такой брони система подберёт свободный номер сама.

Бронь без номера всё равно занимает тип: при продаже каждая ночь проверяется по квоте типа, куда входят брони с номером и без, остаток блоков и номера, выведенные из строя. Продать со стойки «тип без номера» нельзя — форма новой брони предлагает только конкретные номера.

Подобрать номер под пожелания гостя#

Гость просил высокий этаж, вид на море или номер без ступеней — номер можно выбрать по признакам номеров, а не первым свободным.

Сначала один раз отметьте признаки у номеров:

1. «Настройки отеля» → вкладка «Номера и типы», блок «Признаки номеров».
2. У номера нажмите «Изменить» и отметьте признаки: «Расположение» (низкий или высокий этаж, рядом с лифтом или далеко от него, тихий номер), «Вид из окна», «Планировка» (балкон, смежный номер, можно курить), «Доступность» (вход без ступеней, душ без поддона, поручни в санузле, широкий дверной проём, световая сигнализация). Нажмите «Сохранить».
3. Чего нет в списке, добавьте в «Свои признаки» — например, «Помещается детская кроватка». Удаление своего признака снимает его со всех номеров.

Признаки доступности указывает отель: система не проверяет, соответствует ли номер строительным нормам. Цена номера от признаков не зависит.

Подобрать номер для брони без номера:

1. В полосе «Продано типом — номер не назначен» у брони нажмите «Подобрать».
2. Если у брони есть заметка, она показана вверху окна. Отметьте чипами, что просил гость.
3. Номера проданного типа разложены на три списка: «Свободны и подходят», «Свободны, но без части признаков» (рядом — чего нет) и «Недоступны на эти даты» (заняты другой бронью или выведены из продажи).
4. Нажмите «Назначить» у подходящего номера. Появится «Номер назначен», и бронь встанет на шахматку.
5. Номер без части признаков назначается только вторым нажатием: «Назначить» → предупреждение «У этого номера нет: …» → «Всё равно назначить». Сначала убедитесь, что гость согласен.

Если номер успели занять, окно покажет «Не удалось назначить номер» и обновит список.

Чего подбор не делает: не читает пожелания из текста заметки и из карточки гостя (отметьте их чипами сами), не назначает номера сам и не учитывает признаки в «Назначить номер» и при продаже через каналы.

Изменить даты, номер или цену брони#

1. Откройте карточку брони.
2. Измените «Заезд», «Выезд», «Номер», состав гостей или «Тариф за ночь».
3. Если меняется цена ночи уже проданной брони, заполните «Причина цены» — без неё изменение не сохранится («Укажите, почему меняется цена ночи»).
4. Нажмите «Сохранить». Появится «Бронь обновлена». Подтверждающего окна нет.

Что проверяет система: пересечение с другой бронью, занятость номера прямо сейчас, вывод номера из продажи, квоту типа и ограничения тарифа (обойти их можно только с причиной). Отказ показывается в карточке тем же блоком конфликта, что и при создании.

Как меняется цена: уже проданные ночи сохраняют свою цену, а добавленные ночи оцениваются по текущим ценам. Пока вы правите даты, строка «Итого» в карточке считает все ночи по сегодняшним ценам, поэтому после сохранения сверьте «Продано за».

Ограничения:

• Номер в карточке меняется, только пока бронь не заселена. Заселённого гостя переселяют с борда: «Гость уже заселён — переселяйте с борда.» — см. Переселение.
• У заселённого гостя дата заезда не меняется — только выезд (продлить или сократить проживание).
• Ночь уже закрытого бизнес-дня убрать из проживания нельзя: «Эта ночь относится к уже закрытому бизнес-дню — убрать её из проживания нельзя. Проведите исправление текущим днём.»
• Смена типа номера не пересчитывает проданные ночи.

Перенести бронь быстрее — перетащить полосу на шахматке, см. Перенос, переселение и разделение проживания.

Добавить номер к существующей брони#

Несколько номеров одного гостя, компании или туроператора объединяются в группу: у каждого номера своя бронь, а группа связывает их общими датами, плательщиком и действиями. Добавить номер — значит создать ещё одну бронь в этой группе.

Из панели группы:

1. Над шахматкой, в полосе «Группы в этом окне», нажмите на нужную группу. Откроется панель группы с её названием в заголовке, например «Группа — Турфирма Восток».
2. Нажмите «＋ Добавить номер». Откроется форма брони с уже выбранной группой и общими датами группы.
3. Выберите номер: по умолчанию подставлен первый номер из списка, проверьте его. Укажите гостей и тариф.
4. Нажмите «Создать бронь».

Если группы ещё нет. Откройте карточку первой брони, в поле «Группа» выберите «+ Новая группа…» и введите название (туроператор, компания, мероприятие). Затем добавьте номера, как выше, или выбирайте эту группу в поле «Группа» при создании следующих броней.

Как проверить: в панели группы растёт число номеров, а на шахматке у каждого номера своя полоса.

Если не сохраняется: «Номер уже занят на эти даты» — номер пересекается с другой бронью (в сообщении указаны гость и даты); «Номер занят прямо сейчас» — в номере живёт гость. Выберите другой номер.

В панели группы также доступны «Переименовать группу», «Перенести всю группу», «Плательщик группы», «Заселить» и «Отменить все забронированные» (заселённых гостей это не затрагивает).

Перенос дат всей группы, общий плательщик и заселение гостей группы — подробно в статье Несколько броней одной группы.

Держать номер опцией до срока#

Опция — бронь без оплаты, которая держит номер до оговорённого срока: гость «думает», компания согласует. Номер на эти даты занят так же, как обычной бронью.

Новая бронь опцией:

1. Создайте бронь обычным способом, а в форме включите «Опция — держать без оплаты до срока».
2. «Держать до (время отеля)» — срок. По умолчанию — завтра 18:00; срок не может быть ближе чем через 5 минут и позже дня заезда.
3. «Напомнить стойке» — за сколько до срока поставить напоминание: выкл, 30 минут, 1 час, 2 часа (по умолчанию), 4 часа или за сутки.
4. Сохраните бронь. На полосе шахматки появится отметка ⏳, подсказка на ней — «Опция до …».

Уже созданную бронь можно перевести в опцию ссылкой «Держать как опцию» в её карточке. Опцией может стать только бронь со статусом «забронирована», без заселения, пришедшая не с сайта и не из OTA.

Гость подтвердил: в карточке, блок «⏳ Опция», нажмите «Гость подтвердил». Бронь становится обычной без повторного ввода данных — появится сообщение «Бронь подтверждена». Нужно больше времени — «Продлить», новый срок и «Сохранить срок». Освободить номер раньше срока — отмените бронь.

Что происходит, когда срок истёк#

Проверять сроки вручную не нужно. Сервер проходит по опциям каждые 15 минут:

• к сроку напоминания на доску задач приходит задача стойке;
• срок прошёл без подтверждения — бронь отменяется сама, номер возвращается в продажу на сайте и в iCal, стойке приходит задача; в карточке — «Опция снята 12.11 18:00: срок истёк без подтверждения»;
• если по брони уже есть оплата или гарантия, она подтверждается, а не снимается.

Подтвердить опцию после снятия нельзя: если номер ещё свободен, верните бронь кнопкой «↩ Вернуть бронь» в карточке. Письма гостю о сроке опции нет: сообщите ему срок сами.

Гостя, которому не хватило номера, можно поставить в «🕒 Лист ожидания» над шахматкой: когда подходящий номер освободится, стойке придёт задача, а бронь оформит сотрудник. Подробно об опции и листе ожидания — Опция до срока и лист ожидания.

Отменить бронь с причиной#

1. Откройте карточку брони и нажмите «Отменить бронь». Кнопка есть у брони со статусом «забронирована».
2. Откроется окно «Отмена брони — Анна Петрова» (с именем вашего гостя) с расчётом по условиям тарифа, например «По политике: 120,00», и основание — невозвратный тариф, поздняя отмена, свой штраф или без штрафа; у гибкого тарифа видно, до какого момента отмена бесплатна.
3. «Штраф» — сумма к удержанию. Больше суммы по политике поставить нельзя; 0 — штраф не берётся.
4. Если вы снижаете штраф, заполните «Причина снижения штрафа» — без неё отмена не сохранится.
5. «Причина отмены» — необязательно, до 200 символов. Её увидят в карточке и журнале.
6. Нажмите «Отменить бронь». Появится «Бронь отменена».

Штраф больше нуля оформляется отдельным счётом штрафа (за вычетом уже удержанного из онлайн-оплаты). Если расчёт штрафа не загрузился, бронь всё равно можно отменить, а штраф решить позже кнопкой «Решить штраф» в карточке отменённой брони. Там же — «↩ Вернуть бронь» с обязательной причиной.

Разделённое проживание. Отмену, неявку и штраф оформляют в первой части: перед отменой вторая часть объединяется с первой, а штраф считается по всему проживанию.

Неявка. Гость не приехал — кнопка «Не приехал» в карточке: то же окно штрафа, подтверждение — «Отметить неявку». Доступна только с дня заезда. Если в правилах проживания включено «Отмечать неявку автоматически», просроченные брони отмечаются сами, без штрафа; иначе на доску приходит «Возможная неявка — решает стойка».

Посмотреть журнал брони#

«Журнал брони» — внизу карточки брони.

1. Откройте карточку и прокрутите вниз.
2. Сверху — кто правил бронь последним, например «Последняя правка: Ирина». Ниже записи от новых к старым: время, действие, автор, смена статуса, изменённые поля, сумма и причина. Видно пять записей, остальные — по кнопке «Показать все» с числом записей, например «Показать все (12)».

Действия: создана, изменена, изменена цена ночи, отменена, отмечена неявка, возвращена, решён штраф, заселение, выезд, переселение и другие. Автор — сотрудник по имени, «система», «автонеявка», гость или канал.

Журнал только показывает действия: отменить что-то из журнала нельзя.

История изменений в шапке карточки — другой инструмент: список сохранённых версий брони. «Показать это состояние» открывает старую версию для просмотра, «Откатить к этой версии» возвращает номер, даты, имя и контакты гостя, заметки, число гостей и цену ночи. Статус брони откат не меняет: отменённую бронь возвращают кнопкой «Вернуть бронь».

Напечатать регистрационную карту#

Если гость заполнил анкету предзаезда:

1. Откройте карточку брони, блок «Анкета предзаезда».
2. Нажмите «🖨 Регистрационная карта». Персональные данные раскрываются для печати (это фиксируется в журнале доступа), затем открывается окно печати.
3. Если браузер заблокировал окно, разрешите всплывающие окна для админки и нажмите кнопку ещё раз.

В карте: имя, телефон, e-mail, гражданство, документ, дата рождения, адрес, точка и номер, даты заезда и выезда, ожидаемое время приезда, сопровождающие гости, дата отправки анкеты, строка «Документы сверены сотрудником (ФИО, подпись)» и подпись гостя — нарисованная в анкете или пустая строка для подписи на бумаге. Раскрытые данные никуда не сохраняются.

Если анкеты нет: вкладка «🧳 Гости» → строка гостя → «Регистрационная карта». Карта будет короче: в ней только те данные, что есть в карточке гостя.

Регистрационная карта — не договор проживания и не подача сведений в госорганы. Для российских отелей миграционный учёт ведётся отдельно — см. Миграционный учёт.

Внести депозит или полученную оплату в счёт номера#

Если гость отдал деньги до выезда, внесите их в счёт номера на кассе — они уменьшат сумму к оплате при выезде.

1. На кассе должна быть открыта смена.
2. В списке «Открытые счета» найдите счёт номера и нажмите «➕» («Операции по счёту»).
3. Выберите «Депозит», укажите «Сумма» и способ — «Наличные» или «Карта».
4. Нажмите «Провести». Появится «Операция проведена», баланс счёта уменьшится.

Чек пробивается при закрытии счёта; на российских точках, где касса умеет чек аванса, чек аванса пробивается сразу и засчитывается при закрытии счёта. Способов «банковский перевод» или «оплачено каналом» и поля для номера платёжки в этом окне нет; оплату, собранную OTA, карточка брони только показывает в блоке канала.

Посмотреть заезды и выезды на дату#

1. Откройте «Номера» → вкладка «📊 Отчёты» → «Стойка» («Заезды, выезды и проживающие»).
2. Выберите «Дата» или нажмите «Сегодня» / «Завтра». «Сегодня» считается по часовому поясу отеля.
3. Переключайте списки: «Заезды», «Выезды», «Проживающие», «Без номера» — у каждого виден счётчик.
4. Нужна бумага — «Печать (A4)» (печатается открытый список), таблица — «CSV». Пустой список не печатается.

Колонки: номер и тип, гость и группа, число гостей, заезд, выезд, ночей, статус (ожидается, заселён, выехал; отметки «опция до …» и «анкета получена»), заметки и остаток по счёту — его видят владелец и сотрудники с правом «Деньги отеля» или с доступом к разделу «Номера».

Что попадает в списки: отменённые брони и неявки — нет. «Выезды» показывает только заселённых или уже выехавших: бронь, гость которой так и не заселился, в выездах не появится. «Без номера» — брони типа номера, которым ещё не назначен конкретный номер. Список длиннее 2000 строк обрезается.

Отчёт видят владелец и сотрудники с доступом к ресепшну отеля, ночному аудиту, разделу «Номера» или с правом «Деньги отеля».

Сравнить выручку и ночи по сегментам и источникам#

Сегменты рынка (индивидуальные, корпоративные, группы…) и источники брони (сайт, телефон, OTA, walk-in…) выключены по умолчанию.

Включить:

1. «Настройки отеля» → «Каналы продаж» → «Сегменты рынка и источники брони».
2. Включите «Вести сегменты рынка» — появится стартовый набор, его можно править («Добавить», «Скрыт»).
3. В «Правила по умолчанию» задайте сегмент и источник по тарифу, компании, группе и каналу — так брони без явного выбора разметятся сами. При необходимости включите «Сегмент обязателен на стойке».
4. Нажмите «Сохранить».

Дальше в карточке брони появится блок «Сегмент и источник».

Отчёт: «📊 Отчёты» → «Сегменты» («Выручка по сегментам и источникам»).

1. Задайте «Даты проживания с» и «по» — по умолчанию текущий месяц, не больше 366 дней.
2. Две таблицы — «По сегментам» и «По источникам»: брони, номеро-ночи, выручка, ADR, доля выручки и строка «Итого». Брони без разметки собраны в строку «Без сегмента».
3. Выгрузка — «CSV» (сегменты) или «XLSX» (три листа: сегменты, источники, «на книгах»).

Выручка здесь — проданная цена номеров, а не оплаты по счетам: допродажи, мини-бар и скидки в неё не входят. Отменённые брони и неявки не считаются. Брони, сделанные до включения сегментов, остаются «без сегмента». Отчёт виден с правом «Деньги отеля» или владельцу.

Связанные разделы#

• Заселить и выселить гостя на стойке
• Перенос, переселение и разделение проживания
• Несколько броней одной группы
• Опция до срока и лист ожидания
• Отель: номера, PMS и гостевой сервис
• Цены отеля: сезоны, тарифы, ограничения и отмена
• Касса (POS)
• Доска задач смены — напоминания об опциях и неявках

Частые вопросы#

Почему бронь из канала не видна на шахматке?#

Скорее всего, она продана типом без номера. Найдите её в полосе «Продано типом — номер не назначен» над шахматкой и нажмите «Назначить номер».

Изменится ли цена брони, если я поменяю тариф или сезонные цены?#

Нет. Цены ночей фиксируются в брони в момент продажи. Новые цены действуют только для добавленных ночей и новых броней.

Можно ли продать номер вопреки стоп-продаже или минимальному сроку?#

Да, кнопкой «Продать вопреки ограничению» с обязательной причиной. В карточке брони останется отметка «Продано вопреки ограничению».

Как вернуть отменённую бронь?#

В карточке отменённой брони — «↩ Вернуть бронь» с обязательной причиной. Номер должен быть ещё свободен на эти даты.