Журнал записи

Журнал записи — рабочий экран салона красоты (и других сервисов с записью). Это дневная сетка: по колонкам — мастера, по вертикали — время. Здесь вы создаёте записи на услуги, переносите их и ведёте по статусам.

Открыть: Админ-панель → Записи (admin.cenaly.ge).

Кабинеты, оборудование и планирование визита#

Специалисты ведутся как люди, кабинеты и аппараты — как отдельные ресурсы записи. Укажите, какие ресурсы требуются каждой услуге. Проверка доступности совмещает график специалиста, занятость ресурсов и буферы услуги.

В журнале персонала можно составить визит из нескольких услуг или серию визитов. Эти действия не означают такую же возможность в гостевом виджете. Перед подтверждением проверьте предложенные даты и конфликты.

Расписание использует часовой пояс точки. Задайте его до открытия онлайн-записи, особенно если регистратор работает из другой страны. Изменение статуса с отметкой ожидания ещё требует подтверждения сервера: ошибку или неподтверждённое действие нужно разобрать перед продолжением работы.

Для клиники выберите пресет «Клиника»: врач, кабинет, пациент, приём. История пациента здесь административная; медкарты, диагнозы и протоколы лечения в модуль не входят. Действия врача ограничиваются его ролью и назначенными ему визитами.

В школе используйте запись для пробных и индивидуальных уроков. Посещаемость постоянной группы и деньги семьи относятся к школьному сценарию, описанному в первом дне.

Дневная сетка#

Вверху — панель дня с кнопками сегодня / предыдущий день / следующий день. Под каждым мастером — своя колонка с записями по времени; для записей без назначенного мастера есть отдельная колонка «Без мастера». Сетка обновляется сама: запись, оформленная гостем или коллегой, появляется в ней без перезагрузки страницы.

Сетка с колонками мастеров — это веб-журнал. В приложении Cenaly Team для Android режим «Запись» показывает день списком: сверху — карточка «Следующий клиент» с отметками «Пришёл», «Не пришёл» и «Оказано», ниже — визиты дня; переключатель «Мои» / «Все» выбирает свои визиты или всю точку (врачу клиники приложение показывает только его приёмы). День листают стрелками рядом с датой, кнопка «Сегодня» возвращает к текущему. Оплата, документы и полная карточка клиента остаются в веб-журнале — из визита его открывает «Открыть в веб-кабинете». Сборка Team с режимом «Запись» ещё не выложена на страницу загрузки.

Звук и оповещения о новых записях#

Значок 🔔 / 🔕 в шапке журнала включает звук и всплывающие оповещения о новых записях. Работают они, только пока эта страница открыта: если браузер запретил уведомления, кнопка станет янтарной с подсказкой разрешить их в настройках сайта.

Поэтому под шапкой висит плашка «Пока админка закрыта, вы не узнаете о новых записях» с кнопкой «Подключить Telegram-уведомления» — она открывает мастер подключения прямо на месте, не уводя в магазин приложений. Когда бот точки уже подключён, вместо плашки остаётся тихая подсказка со ссылкой: её нужно открыть из того аккаунта Telegram, который должен получать оповещения. Плашку можно скрыть кнопкой «Не показывать».

Справочник мастеров#

Кнопка «Мастера» открывает реестр специалистов. Мастер — это сотрудник из общего справочника сотрудников с ролью мастера; заводить ему логин не обязательно — можно добавить «сотрудника-ресурс», который существует только как колонка в расписании. По каждому мастеру:

• Имя;
• Цвет — которым его записи выделяются в сетке;
• Активен — участвует ли в расписании;
• Услуги — какие услуги он выполняет (все или выбранные);
• График работы — рабочие часы по дням недели; день без галочки считается выходным;
• Ежедневные перерывы — обед и подобные окна, они вырезаются из каждого рабочего дня;
• Отпуск и больничный — периоды дат, в которые мастер недоступен, с необязательной пометкой;
• Разовые дни — исключение на конкретную дату: сделать её выходной или задать особые часы. Разовый день сильнее недельного графика — им закрывают «в эту субботу работаем до 15:00» без правки расписания насовсем.

График, перерывы и отпуск действуют не только в журнале, но и в онлайн-записи: эти часы гостю просто не предлагаются.

Если мастеров ещё нет, добавьте первого — без них сетку заполнить не получится.

Новая запись#

Кнопка «Новая запись» открывает форму:

• Клиент и телефон;
• Услуга (из списка) и её длительность в минутах;
• Мастер;
• Дата и время;
• Комментарий.

После сохранения запись появляется в сетке в колонке мастера. Журнал не даст записать «в никуда»: если время выходит за часы записи локации или мастер в это время не работает, форма честно скажет об этом.

Статусы визита#

Открыв запись, вы ведёте её по статусам:

Статусов ровно шесть. Если требовался депозит, а его не оплатили за время удержания слота, отдельного статуса не появляется: запись переходит в «Отменена», а причина — «депозит не внесён вовремя» — дописывается к статусу в карточке.

Действия (подтвердить / «В кресле» / завершить / неявка / отменить) переключают статус прямо в карточке записи. Кнопка «Перенести» статус не меняет — она двигает запись на другое время или к другому мастеру (см. перенос записи) и сохраняет уже оплаченный депозит: платить заново гостю не нужно.

Депозит и штраф за неявку#

Классическая боль салона — «записался и не пришёл». Против неё есть предоплата: в окне «Настройки записи» включается блок «Политика депозита»:

• тумблер «требовать депозит при онлайн-записи»;
• сумма — процентом от стоимости услуги или фиксированной суммой (у конкретной услуги можно задать своё условие);
• бесплатная отмена за N часов до визита.

Как это выглядит в жизни:

• гость при онлайн-записи видит сумму и условия, слот держится ограниченное время до оплаты; не оплатил — запись отменяется сама с пометкой «депозит не внесён вовремя», а время возвращается в продажу;
• статус депозита виден в карточке записи: оплачен, ожидает оплаты, возвращён, сгорел;
• отменил гость вовремя — деньги возвращаются автоматически; отменил поздно или не пришёл — депозит удерживается, и журнал показывает об этом уведомление;
• перенос записи депозит не сбрасывает.

Депозит требует подключённого онлайн-эквайринга. Похожий, но настраиваемый гибче механизм есть у броней столов — см. Брони столов.

Онлайн-запись клиента#

Клиент может записаться сам — услуга → мастер → свободный слот → контакты:

• на вашей витрине;
• на вашем собственном сайте — виджетом «Онлайн-запись», см. Мой сайт. Виджет появляется, когда в меню есть хотя бы одна позиция с типом «Услуга»;
• в Telegram — мини-приложение записи в вашем боте.

Все записи, откуда бы они ни пришли, попадают в один и тот же журнал.

Свободное время считается по графику мастера, его перерывам, отпускам и разовым дням, по длительности услуги (плюс буфер на уборку рабочего места, если он задан у услуги) и по уже занятому времени. Общие рамки для всей локации — шестерёнка настроек раздела в журнале, окно «Настройки записи», блок «Часы онлайн-записи».

У самой услуги в разделе «Меню» можно задать не только длительность: буфер после визита, сколько гостей она принимает одновременно, каким мастерам она доступна и собственные условия депозита.

Если всё занято, гость может нажать «Сообщить, если освободится» — и получит уведомление, когда окно откроется (в том числе если оно освободилось из-за неоплаченного вовремя депозита).

Надпись «Вы записаны» гость видит только после того, как запись действительно создана. Если за те секунды, что он заполнял контакты, время успели занять, гость получит честный отказ, а сетка сразу пересоберётся — двух гостей на одно время к одному мастеру система не пустит. Когда гость не выбирает мастера сам, свободного назначаем при создании записи.

Если подтверждение почему-то задержалось, вместо «Вы записаны» гость увидит «Подтверждение пока не пришло, заведение свяжется с вами». Такая запись обычно всё равно доходит до журнала — проверьте её и перезвоните гостю.

Что гость получает сразу после записи#

На экране подтверждения — номер записи, а рядом, в зависимости от вашей локации:

• 🔔 Напоминания в Telegram — кнопка ведёт в ваш бот (появляется, если бот подключён);
• Управлять записью — ссылка на страницу переноса и отмены;
• Добавить в календарь — событие для календаря телефона или компьютера;
• письмо на почту — если гость оставил e-mail.

Управление записью по ссылке#

Ссылка «Управлять записью» открывает отдельную страницу. Ни личного кабинета, ни пароля, ни приложения гостю не нужно — достаточно самой ссылки; она же приходит в письме-подтверждении.

На этой странице гость может:

• посмотреть услугу, мастера, дату и время;
• перенести запись на другое свободное время;
• отменить запись;
• внести депозит, если он требуется (для записей из виджета на вашем сайте это единственное место оплаты);
• подключить напоминания в Telegram.

Перенос и отмена сразу видны в журнале — подтверждать их отдельно не нужно.

⚠️ Ссылка и есть ключ к записи: тот, кому гость её переслал, тоже сможет перенести или отменить визит.

Письмо-подтверждение на почту#

В форме записи есть необязательное поле e-mail. Оставил гость адрес — сразу после подтверждения ему уходит письмо: услуга, дата и время (в часовом поясе заведения), длительность, адрес заведения, номер записи и кнопка «Управлять записью». Не оставил — просто ничего не отправляем, на саму запись это никак не влияет.

Письмо не уходит, если запись создал администратор в журнале, если система отказала в записи или если по услуге нужен депозит и он ещё не оплачен. Повторная попытка гостя второго письма не рождает.

Письма приходят на восьми языках контура записи — английском, русском, грузинском, турецком, албанском, немецком, украинском и армянском; язык подбирается по тому, на котором гость оформлял запись, для остальных языков письмо будет английским.

Часовой пояс заведения#

Гостевая часть работает во времени заведения, а не во времени устройства гостя. Гость из другого пояса видит рядом с выбором времени подпись «время заведения (Asia/Tbilisi)», а в письме — строку «Время указано в часовом поясе заведения». В этом же поясе уходят письма и напоминания.

А вот сетка журнала рисуется во времени устройства администратора: часы и минуты записи выводятся так, как их видит браузер. Пока вы работаете из своей страны, разницы нет; если администратор открывает журнал из другого часового пояса — сверьте пояс, иначе запись на 14:00 покажется ему в другое время.

Пояс берётся из настроек локации — раздел «Локации», поле часового пояса. Проверьте его прежде, чем включать онлайн-запись: особенно если аккаунт заводили не из своей страны.

Напоминания в Telegram#

Если у локации подключён Telegram-бот, гость, записавшийся через него, получает:

• подтверждение записи, а также сообщения о переносе и отмене;
• напоминания до визита с кнопками «Приду» и «Отменить» — нажатие сразу меняет статус записи в журнале. По умолчанию они приходят за 24 часа и за 2 часа; время меняется или выключается в настройках (см. ниже).

Владелец и администратор получают уведомления о новых записях и отменах в свой чат — отдельный блок настроек «Уведомления владельцу».

Время во всех сообщениях показывается в часовом поясе локации.

Тексты напоминаний переведены на восемь языков — английский, русский, грузинский, турецкий, албанский, немецкий, украинский и армянский. Если гость оформлял запись на другом языке, напоминание придёт на английском.

Настроить время напоминаний#

1. Откройте «Записи» и нажмите значок шестерёнки «Настройки» в шапке журнала.
2. Найдите блок «🙋 Путь гостя: подтверждения и дожимы».
3. В поле «Просить подтвердить, часов до начала» впишите часы через запятую, например 24, 2 или 48, 3. Можно указать до трёх значений от 1 до 168 часов. Чтобы не присылать напоминания совсем, очистите поле.
4. Нажмите «Сохранить» — появится «Сохранено».

Напоминания уходят только по Telegram и только гостям, которые подписались на бота точки (при записи через бота или кнопкой напоминаний на экране подтверждения). Ночью, с 23:00 до 7:00 по времени точки, напоминание откладывается до утра, если до визита больше двух часов. Первое по времени напоминание начинается словами «Завтра в…», последнее — «Через ~2 часа…», даже если вы задали другие часы: учитывайте это, выбирая, например, 72.

Отмена кнопкой в боте учитывает депозит: если гость уложился в окно бесплатной отмены, деньги возвращаются автоматически и бот пишет об этом («депозит возвращается на ту же карту»); если окно прошло — сообщает, что депозит удержан. Ручной возврат остаётся только для случаев, когда автоматический возврат не прошёл, — тогда бот честно предупредит гостя, что заведение свяжется с ним.

Откуда пришли записи#

У записей, которые гость оформил через виджет на вашем сайте, в журнале стоит значок 🌐 с подсказкой «С сайта» — сразу видно, работает канал или нет.

Кнопка «🌐 Виджет на сайте» открывает воронку виджета за 7, 30 или 90 дней:

Отдельно показаны «Слот заняли, пока выбирали» (упущенные записи — повод добавить мастера или сократить шаги), технические сбои, сколько гостей увидели требование депозита и сколько остались его ждать, сколько подключили напоминания в Telegram и добавили визит в календарь, а также языки, на которых виджет открывали. Это только счётчики: персональных данных гостей в них нет.

Абонементы#

Кнопка «🎟️ Абонементы» открывает планы и выпущенные гостям пакеты; то же окно доступно из раздела «Занятия» и карточки гостя. Как выпустить или продать пакет, записать по нему гостя, списать посещение, заморозить и продлить срок — в статье Абонементы и пакеты услуг.

Автосервис: машина клиента в записи#

Если в настройках точки выбран тип бизнеса «Автосервис / СТО», журнал говорит языком автосервиса: услуги называются работами, мастера — механиками, рабочие места — постами. В форме новой записи под телефоном клиента появляется поле «🚗 Автомобиль»: система сама подбирает машины клиента по номеру телефона (если машина одна — подставляет её). Новой машины ещё нет — нажмите «+ Новый автомобиль», впишите госномер или VIN, и она сразу выберется в форме. Укажите пробег при приёмке — он сохранится в истории пробега машины. Машина привязывается к записи, как только сервер её принял, и видна в карточке записи. Все машины клиентов — во вкладке «Автомобили» раздела «Клиенты».

Сам ремонт оформляется заказ-нарядом во вкладке «Заказ-наряды» раздела «Клиенты»: там же акт приёма автомобиля с подписью клиента на экране и печать заказ-наряда, акта приёма и акта выполненных работ — см. Клиенты.

Ограничения#

• Виджет онлайн-записи появляется не всегда. Ему нужны включённое бронирование у локации и хотя бы одна позиция с типом «Услуга» в меню — иначе виджет молча не показывается, чтобы не открывать гостю пустую панель.
• Переносить и отменять визит в самом виджете нельзя. Это делается на отдельной странице по ссылке «Управлять записью» — она приходит гостю на экране подтверждения и в письме.
• Письмо уходит, только если гость оставил e-mail. Поле необязательное; писем нет и по записям, созданным администратором в журнале, и по неоплаченным депозитам.
• Время всегда в часовом поясе заведения. Гость из другого пояса видит подпись пояса рядом с выбором времени — «14:00» означает 14:00 у вас.
• Свободное время считает система, а не вы. На него влияют график мастера, перерывы, отпуска и разовые дни, длительность услуги с буфером и «Часы онлайн-записи» локации — вручную «открыть» занятый слот в виджете нельзя.
• На сайте, сделанном нашим конструктором, виджет по умолчанию выключен: он меняет вёрстку страницы, поэтому включается вами осознанно.

Устранение неполадок#

Кнопки «Записаться» нет на моём сайте.

1. Нет ни одной позиции-услуги в меню либо выключено бронирование у локации — виджет в этом случае не показывается.
2. Тег не найден — нажмите «Проверить установку» в разделе «Мой сайт». Тег, вставленный через Google Tag Manager, проверка не увидит — смотрите сайт глазами.
3. Изменения не доехали — файлы виджетов раздаются через CDN с кэшем 5 минут: подождите и обновите страницу с очисткой кэша.
4. Кнопку поглотила мультикнопка — если в её веере есть пункт «Записаться», собственная кнопка виджета гасится намеренно.

Гость не видит свободного времени. Проверьте по очереди: график мастера и его перерывы, разовые дни и отпуска, «Часы онлайн-записи» в настройках раздела, длительность услуги вместе с буфером после визита и уже занятые слоты. Если всё занято, гостю доступна кнопка «Сообщить, если освободится».

Ссылка на конкретную услугу или мастера открывает обычный первый шаг. Значит, идентификатор устарел — услугу переименовали или мастер уволился. Виджет в этом случае не ломается, а показывает обычный выбор с первого шага; поправьте идентификатор в атрибуте тега.

Гость увидел «Подтверждение пока не пришло». Запись обычно всё равно доходит до журнала — проверьте её в сетке и перезвоните гостю.

Записей с сайта не видно в статистике. Воронку виджета показывает кнопка «🌐 Виджет на сайте» в журнале записи: сколько раз кнопку увидели, сколько гостей открыло панель и сколько записалось. У самих записей с сайта стоит бейдж «С сайта».

Связанные разделы#

• Мой сайт — виджет онлайн-записи для внешнего сайта
• Telegram — подключение бота
• Сотрудники и смены — учёт рабочего времени персонала
• Постоянные гости — история клиентов
• Бронирование столов — похожая логика брони для ресторанов

Частые вопросы#

Что делать с записью без мастера?#

Она попадает в колонку «Без мастера» — назначьте мастера позже, открыв запись.

Откуда берутся услуги в форме?#

Из вашего каталога услуг; для каждой задана длительность, которая подставляется в запись.

Как отметить, что клиент не пришёл?#

В карточке записи выберите действие «Неявка» — статус зафиксируется как no-show. Если по записи был оплачен депозит и включено его удержание, он спишется в пользу заведения, о чём журнал сразу сообщит.

Могут ли два гостя записаться на одно время к одному мастеру?#

Нет. Время закрепляется за записью в момент создания: второй гость получит отказ и увидит обновлённую сетку со свободными часами.

Как закрыть мастеру день или часть дня?#

Обед и подобные окна — «Ежедневные перерывы» в карточке мастера, отдельная дата — «Разовые дни» (выходной или особые часы на этот день), длинные периоды — «Отпуск и больничный». Чтобы закрыть часы всей локации, поменяйте «Часы онлайн-записи» в настройках записи.

Гость записался, а письмо не пришло#

Проверьте, оставлял ли он e-mail: поле необязательное. Писем нет по записям, созданным в журнале администратором, и по неоплаченным депозитам. Если адрес был — попросите гостя заглянуть в папку «Спам».

Гость в другом часовом поясе — какое время он выбирает?#

Время заведения. Рядом с выбором времени виджет подписывает часовой пояс, так что «14:00» означает ровно 14:00 у вас, а не у гостя.

Создать запись и проверить результат#

1. Откройте «Записи», выберите точку и день. Нужен доступ к записи клиентов в этой точке.
2. Нажмите «Новая запись», укажите клиента и телефон, услугу, мастера, дату, время и длительность. Для услуги с ресурсами проверьте предложенные кабинет и оборудование.
3. Сохраните запись и дождитесь подтверждения. При сообщении о занятости или нерабочем времени выберите другое окно; повторное нажатие не освобождает занятый слот.
4. Найдите запись в колонке выбранного мастера и откройте её: сверьте клиента, услугу и время. Передайте клиенту согласованное время, учитывая часовой пояс точки.

Перенести запись сотрудником#

Перетаскивать запись по сетке нельзя — перенос делается через карточку. Нужно право изменения раздела «Записи»; завершённую и отменённую запись перенести нельзя.

1. Нажмите на запись в сетке и в карточке выберите «Перенести».
2. В окне «Перенос записи» укажите «Дата», «Время» (шаг 30 минут) и при необходимости другого «Мастер» (в клинике и других типах бизнеса это слово меняется по терминам вертикали). Кнопка «🔎 Ближайшее свободное» подставит ближайшее свободное время в пределах 14 дней.
3. Если у точки заведены кабинеты или аппараты, проверьте блок «Кабинет и оборудование»: система предлагает свободные, можно выбрать и вручную.
4. Длительность в этом окне не меняется — об этом напоминает строка «Длительность не меняется: N мин». Если депозит оплачен, окно покажет «💳 Оплаченный депозит остаётся в силе».
5. Нажмите «Перенести».

Если мастер или кабинет в это время уже заняты (сервер проверяет все точки аккаунта), запись вернётся на прежнее место с сообщением «Сервер отклонил изменение…», а окно переноса откроется снова с вашими данными: «Форма сохранена — выберите другое время». Если ответа нет, на записи появится ⚠️ «Сервер ещё не подтвердил изменение» и кнопка «Отправить ещё раз» — нажимайте её, а не создавайте вторую запись.

Гостю, подписанному на Telegram-бота точки, придёт сообщение о переносе, если изменилось время. Письмо о переносе на почту уходит при подключённом расширении «Автопилот записи». Если поменяли только мастера, а время осталось прежним, гость сообщения не получает — предупредите его сами.

У записи из серии или курса «Перенести» двигает только эту запись; для остальных в карточке есть отдельная кнопка переноса следующих.

Добавить аппарат или кабинет для записи#

Аппарат (УЗИ, лазер, солярий) или кабинет — это ресурс записи: пока он занят, вторую запись на него система не примет. Заводить и править ресурсы может владелец или менеджер.

1. Откройте «Записи» → шестерёнка «Настройки» → блок «🚪 Кабинеты и аппараты» и нажмите «Кабинеты и аппараты».
2. В окне нажмите «＋ Аппарат» (или «＋ Кабинет», «＋ Кушетка», «＋ Зал»).
3. В форме «Новый ресурс» впишите «Название» (до 80 символов), в «Услуги» отметьте, для каких услуг он нужен (ничего не отмечено — для любых).
4. По желанию включите «Свои часы работы» (иначе ресурс доступен в часы онлайн-записи точки), задайте «Уборка после каждого приёма, мин», «Ежедневные закрытия» и даты в «Обслуживание и ремонт».
5. Нажмите «Сохранить».
6. Привяжите ресурс к услуге: «Меню» → карточка услуги → блок «Кабинет и аппарат» → «Добавить кабинет или аппарат». В «Что нужно» выберите «Аппарат», в «Какие именно» — конкретные (ничего не выбрано — любой свободный), в «Требование» — «Обязательно — без него запись не принимается» или «Если свободен». Для процедуры без мастера отметьте «Специалист не нужен (процедура только на аппарате)». Сохраните меню.

Удалить ресурс нельзя — его можно «Скрыть из записи» (прошлые записи сохранят ссылку) и потом «Вернуть в запись». Аппарат не привязан к кабинету и обслуживает любой кабинет точки.

Отчёт по отменам и неявкам#

1. Откройте «Записи» и нажмите «📊 Отчёты» (на телефоне — за кнопкой «⋯ Ещё»).
2. На странице «Отчёты записи» выберите период «С месяца» и «По месяц» (от 1 до 24 месяцев). При необходимости сузьте отчёт: «Филиал» (если точек несколько), «Специальность», «Специалист», «Кабинет / аппарат».
3. В сводке сверху смотрите «Отмены» и «Неявки» рядом с «Визитов», «Завершено» и другими показателями. На вкладках «Специалисты» и «Филиалы» те же отмены разложены по людям и точкам.
4. Чтобы сохранить цифры, нажмите «⬇ Выгрузить CSV» — файл с разделителем «;» без персональных данных клиентов.

Отмена считается в месяце, на который была запись, а не в месяце, когда её отменили. Отмена из-за неоплаченного вовремя депозита тоже попадает в «Отмены». Мастер видит в отчёте только свои показатели, а сотрудник без доступа к разделу увидит «У вашей роли нет доступа к отчётам записи». Причин отмен и списка отменённых записей по одной отчёт не показывает — только счётчики.