ცვლის ამოცანების დაფა

ცვლის ამოცანების დაფა პერსონალის საერთო სიაა დაუმთავრებელი საქმეებისა და შეხსენებებისა, რომელიც ცვლებს შორის ინფორმაციის გადაცემას ამარტივებს. გახსენით ადმინისტრირების პანელი → ამოცანები (admin.cenaly.ge/tasks) ან სალაროს მენიუში აირჩიეთ „ცვლის ამოცანები“.

დაფა ლოკაციაზე საერთოა — ამ წერტილის ყველა თანამშრომლისთვის ერთი დაფაა.

ცვლის ამოცანები და CRM-ის ამოცანები ერთმანეთში არ ირევა. თუ „კონტრაგენტები“ ჩართულია და კომპანიებზე ღია ამოცანებია, დაფის ზემოთ გამოჩნდება ცალკე ბლოკი „კომპანიები და ანგარიშები — დღეს“. ეს მხოლოდ პროექციაა: აქედან სტრიქონების შეცვლა ან დახურვა არ შეიძლება; თითოეული პირდაპირ კონტრაგენტის ბარათზე გადადის. ღია ამოცანების არქონისას ან გამორთული განყოფილებისას ბლოკი საერთოდ არ ჩანს.

იგივე დაფა სრულად იხსნება სამუშაო ჩატშიც — არხების სიაში „ამოცანების“ პუნქტით. ეს შეკვეცილი ასლი კი არა, იგივე ეკრანია: სამივე ხედი, ამოცანის რედაქტორი და ჩეკლისტების შაბლონები. პუნქტთან ყვითელი მრიცხველი აჩვენებს „ჩემს ამოცანებს, რომლებიც ახლა მოქმედებას ითხოვს“ — ვადაგადაცილებულსა და დღევანდელი ვადის მქონეს. ის განზრახ განსხვავებული ფერისაა წაუკითხავი შეტყობინებების მრიცხველისგან.

მიმოწერიდან ამოცანა ერთი მოქმედებით იქმნება: კოლეგის შეტყობინებას აქვს „ამოცანა“ მოქმედება — ფორმა უკვე ჩასმული ტექსტით იხსნება, მზა ამოცანაში კი რჩება ნიშანი „ჩატიდან“, რომლითაც საწყის საუბარში დაბრუნდებით. პირიქით, ამოცანის რედაქტორში „ჩატში განხილვა“ ღილაკი წერტილის არხს უკვე აკრეფილი შეტყობინებით ხსნის — გაგზავნით თქვენ წყვეტთ. დანიშნული ამოცანა, მოხსნილი დაბლოკვა და ახალი ჩეკლისტი თანამშრომელს ჩატში ბარათად, პირდაპირი ბმულით მიუვა.

დავალებების სია#

ძირითადი ხედი Todoist-ის სტილის სიაა:

• სწრაფი დამატება — ზემოთ შეყვანის სტრიქონია; დავალება ერთი დაჭერით იქმნება. შეგიძლიათ მთელი ფრაზაც დაწეროთ („ხვალ სადილამდე ირაკლისგან ყველი შეუკვეთე“) — სისტემა მას ვადითა და შემსრულებლით დავალებად გაარჩევს და შენახვამდე წინასწარ გაჩვენებთ.
• დავალებები სტატუსის მიხედვით ჯგუფდება: „ღია“, „მუშაობაში“, „მზადაა“.
• თითოეულ დავალებას აქვს სახელი, ტეგები, პრიორიტეტი, შემსრულებელი და (არასავალდებულოდ) შესრულების ვადა; დავალებები ერთმანეთში ქვე-დავალებებად თავსდება, ტოტები იკეცება.
• დავალებას შეგიძლიათ დაურთოთ ფოტო, ხმით უკარნახოთ, მიაბათ დარბაზის სქემაზე ადგილი (მაგიდა ან ნომერი) და პირდაპირ დავალებიდან დაწეროთ წერილი: ღილაკი „წერილის დაწერა“ დავალების თავზე ფანჯარასავით ხსნის ფოსტის კომპოზერს, გაგზავნილი წერილი კი ავტომატურად ებმება მას — „ფოსტაში“ გადასვლა საჭირო არ არის. როცა მომწოდებელი გიპასუხებთ, დავალება „მომლოდინედ“ აღარ ჩაითვლება.
• დავალების შესრულებულად მონიშვნა აფიქსირებს, ვინ და როდის დახურა იგი.

კანბანი#

მეორე ხედი კანბანის დაფაა სამი სვეტით (ღია / მიმდინარეობს / მზადაა). დავალებები სვეტებს შორის გადათრევით (drag-and-drop) გადადის — სენსორულ ეკრანებზე იგივე მოქმედებისთვის ცალკე ღილაკებია, რათა შეხების სიზუსტეზე დამოკიდებული არ იყოთ.

როგორ გამოიყურება დაფა#

დაფის ზედა ნაწილში არის კბილანა „გვერდის ხედი“. ის ნახვის ყველა პარამეტრს ერთ ადგილას აერთიანებს და სამ მზა ვარიანტს გთავაზობთ:

• მარტივი — „ჩემი დღე“, კომპაქტური სტრიქონები, ბარათებიდან დამატებითი ინფორმაცია ამოღებულია, შესრულებული დამალულია (შემსრულებლისთვის: რა უნდა გააკეთოს და რა ვადაში);
• სტანდარტული — სია ბარათზე მთელი ინფორმაციით;
• დეტალური — კანბანი მთელი ინფორმაციით (მმართველისთვის).

ვარიანტის დამატებით მორგება შეგიძლიათ: სტრიქონების სიმჭიდროვე, გამოჩნდეს თუ არა ბარათზე შემსრულებელი, ტეგები, ვადა, ფოტო, ქვეამოცანები და ავტორი, დაიმალოს თუ არა შესრულებული.

არჩეული ხედი ინახება თქვენს პროფილში და ყველა მოწყობილობაზე ერთნაირად იხსნება — პლანშეტი, კომპიუტერი და ტელეფონი დაფას ისე აჩვენებს, როგორც გამართეთ.

„ჩემი დღე“#

მესამე ხედი თანამშრომელს პასუხობს კითხვაზე „რა გავაკეთო ახლა“: ზედა ნაწილში სექცია „ახლა“ არაუმეტეს სამი დავალებით, „შემდეგ“, „ველოდები“ (რაც გარე ფაქტორითაა დაბლოკილი — მაგალითად, მომწოდებლის პასუხით) და საერთო სია „არ არის დანიშნული“, საიდანაც დავალების საკუთარ თავზე აღება შეგიძლიათ.

თითოეული დავალების გვერდით წერია, რატომ არის ზემოთ: ვადაგადაცილებულია, ვადა დღესაა, სხვა დავალებებს ხსნის, მაღალი პრიორიტეტი აქვს, საკონტროლო სიის პუნქტია. რიგი წესებით გამოითვლება და არა მოდელის „აზრით“ — მისი ახსნა ყოველთვის შეიძლება.

ამ ხედში თანამშრომელი მხოლოდ საკუთარ დავალებებსა და საერთო სიას ხედავს; მმართველი — მთელი ცვლის სურათს.

ტეგები, პრიორიტეტი და ვადა#

თითოეულ დავალებას შეგიძლიათ მიანიჭოთ:

• ტეგები — თქვენი ჭდეები ნებისმიერი დასახელებითა და ფერით (მაგალითად, „სამზარეულო“, „დარბაზი“, „შესყიდვა“) დაჯგუფებისა და ფილტრაციისთვის.
• პრიორიტეტი — ჩვეულებრივი ან მაღალი, რათა სასწრაფო დავალებები არ დაიკარგოს საერთო სიაში.
• შესრულების ვადა (არასავალდებულო) — თარიღი, რომლისთვისაც დავალება უნდა დაიხუროს.

ტეგების მენეჯერი საშუალებას გაძლევთ შექმნათ და სახელი გადაარქვათ ტეგებს პირდაპირ დაფაზე.

წვდომა სალაროდან (POS)#

ამოცანების დაფა ჩაშენებულია სალაროს სამუშაო პროცესში:

• სალაროების (POS) მენიუში არის ცალკე პუნქტი „ცვლის ამოცანები“ ღია ამოცანების მრიცხველით — თანამშრომელი პირდაპირ ხედავს, რამდენი დაუსრულებელი ამოცანაა ლოკაციაზე.
• ცვლის დახურვის მოდალურ ფანჯარაში (იხ. სალაროს ცვლა) შეგიძლიათ სწრაფად დაამატოთ ამოცანა შემდეგი ცვლისთვის, განყოფილებებს შორის გადართვის გარეშე.

ცვლის კოორდინატორი: საკონტროლო სიები, DoD და ბლოკირებები#

ჩვეულებრივ დაფასთან ერთად მუშაობს კოორდინატორი — წესების ნაკრები, რომელიც მმართველს რუტინის ხელით განაწილებისგან ათავისუფლებს. პრიორიტეტები და მინიჭებები დეტერმინისტულად, მოდელის „აზრის“ გარეშე ითვლება: დავალებების რიგი ყოველთვის ახსნადია. AI მხოლოდ საწყის ეტაპზე გეხმარებათ — დაწერილი ფრაზა დავალებად გარდაქმნას, ქვედავალებებად დაყოფა ან საკონტროლო სიის მონახაზი შემოგთავაზოთ; ამ ყველაფერს შენახვამდე თქვენ ადასტურებთ, თავად დაფას კი კოორდინატორი არ ცვლის.

საკონტროლო სიების შაბლონები#

საკონტროლო სია („ცვლის გახსნა“, „ბარის დახურვა“, „მიმტანის ადაპტაცია“) შაბლონით განისაზღვრება: ძირითადი დავალება და პუნქტები. განმეორებადობა შაბლონის თვისებაა და არა დავალების — ყოველი გაშვება დავალებების ახალ ნაკრებს ქმნის, ამიტომ ისტორია და უკვე შესრულებული ერთმანეთში არ ირევა.

შაბლონში შემსრულებელი განისაზღვრება როლით და არა ადამიანით. გაშლისას სისტემა თავად ირჩევს, ვის ერგოს: ამ როლის აქტიური თანამშრომლები → ვის აქვს ახლა ღია სალაროს ცვლა → ყველაზე ნაკლებად დატვირთული. თუ შესაფერისი არავინ არის — დავალება მიუნიჭებელი რჩება.

საკონტროლო სიები მოვლენების მიხედვით ავტომატურად იშლება:

არის ჩაშენებული ტიპური საკონტროლო სიების კატალოგი (მიმტანის, მზარეულის, მოლარის ადაპტაცია, წასვლის საერთო პროცედურა) — ღილაკი თქვენს სიაში საწყის ნიმუშს ამატებს, შემდეგ ის ჩვეულებრივი შაბლონია: რედაქტირდება და ითიშება. „საკონტროლო სიების“ დიალოგი მფლობელისა და მენეჯერისთვისაა ხელმისაწვდომი.

დასრულების პირობები (Definition of Done)#

დავალებისთვის შეგიძლიათ მოითხოვოთ, რომ დასრულებამდე ფოტო დაურთონ, კომენტარი დატოვონ ან ყველა ქვედავალება დაასრულონ. შემოწმება სერვერზე ხდება, ამიტომ ბარათის „მზადაა“-ში გადათრევით მას გვერდს ვერ აუვლით — სისტემა გასაგებ შეცდომას დააბრუნებს. ამასთან, დავალების დასრულება და ფოტოს დართვა ერთი შენახვით შესაძლებელია.

დამოკიდებულებები და ბლოკირებები#

• „მანამდე დაწყება არ შეიძლება“ — დავალება შეიძლება სხვა დავალებებს ელოდებოდეს; ბარათზე ჩანს, რამდენს ელოდება;
• ბლოკირება — ცალკე ნიშანი მიზეზით: ველოდებით სხვა დავალებას, ადამიანს ან გარე მოვლენას. ეს სწორედ მიზეზია და არა კანბანის მეოთხე სვეტი;
• დამბლოკავი დავალების დასრულება თავად ხსნის ბლოკირებას მასზე მომლოდინე დავალებებიდან.

დროის შეფასება#

დავალებას აქვს წუთებში შეფასების ველი — ადამიანის მიერ მითითებული და არა გამოთვლილი: სისტემა მას არ იგონებს და უკუქცევით არ „აზუსტებს“. შეფასება ბარათზე ნიშნით ჩანს და გეხმარებათ გაიგოთ, რამდენ შრომას მოითხოვს ცვლა.

დავალებებზე ყველა მოქმედება (შექმნა, სტატუსისა და შემსრულებლის შეცვლა, ვადა, შეფასება, ბლოკირებები, გადაადგილებები, საკონტროლო სიის გაშლა) მოვლენათა ჟურნალში იწერება — ეს მომავალი მაჩვენებლების საფუძველია.

მინიშნებები მმართველისთვის#

• ცვლის ბრიფინგი — რა არის დღეს სასწრაფო: ვადაგადაცილებები, მიუნიჭებელი გადაუდებელი დავალებები, თითოეული თანამშრომლის დატვირთვა.
• ვის დავავალოთ — კოორდინატორი მაქსიმუმ ხუთ კანდიდატს გთავაზობთ განმარტებით („შეუძლია, თავისუფალია, დაკავშირებულ დავალებაზე უკვე მუშაობდა“) და თავად არავის ნიშნავს: ბოლო სიტყვა ადამიანს ეკუთვნის, გამოყენებული შეთავაზების გაუქმება კი შესაძლებელია.
• შინაარსობრივი ძიება — „რა ხდება მაცივარზე“ იპოვის „საყინულე კამერის ხელოსნის გამოძახებას“, მაშინაც კი, თუ სიტყვები არ დაემთხვა.
• Push-შეტყობინებები — სასწრაფო დავალების მინიჭებაზე, მოხსნილ ბლოკირებასა და საკონტროლო სიაზე, რომლის შესრულებაც ცვლის ბოლომდეა საჭირო.

სალაროში#

ცვლის გახსნისას სალარო შექმნილი საკონტროლო სიის შეტყობინებას აჩვენებს, დახურვისას კი — ბლოკს „საკონტროლო სიიდან დაუსრულებელია“ ღილაკით „ხვალისთვის დატოვება“.

დაკავშირებული განყოფილებები#

• სალაროს ცვლა — ცვლის გახსნა/დახურვა, სადაც ასევე შესაძლებელია დავალების დატოვება მომდევნო ცვლისთვის
• დარბაზის პანელი — კომპაქტური დავალებების დაფა პირდაპირ სალაროში
• მოთხოვნის პროგნოზი — მომზადების გეგმა, რომელიც დაფაზე ერთი ღილაკით იგზავნება
• თანამშრომლები და ცვლები — პერსონალის როლები და ცვლების გრაფიკი
• სალარო (POS) — მოლარის სამუშაო ადგილი, საიდანაც ხელმისაწვდომია დავალებების დაფა

ხშირად დასმული შეკითხვები#

დავალებების დაფა იგივეა, რაც ცვლის დახურვის ჩანაწერები?#

არა, ცვლის გახსნის/დახურვის ჩანაწერები — ცალკეული მოკლე ჩანაწერია სალაროს ცვლის შიგნით. დავალებების დაფა — სრულფასოვანი სიაა სტატუსებით, ტეგებით, პრიორიტეტითა და ვადებით, რომელიც საერთოა მთელი ლოკაციისთვის და არ არის მიბმული კონკრეტულ ცვლაზე.

შესაძლებელია დაფის გამოყენება სალაროს გარეშე?#

დიახ, განყოფილება „დავალებები“ ადმინპანელში დამოუკიდებლად მუშაობს და ხელმისაწვდომია ყველა თანამშრომლისთვის, ვისაც აქვს ლოკაციაზე წვდომა, მაშინაც კი, თუ POS არ გამოიყენება.

ვინ ხედავს დავალებებს — მთელი ქსელი თუ მხოლოდ ლოკაცია?#

დაფა ცალკეა თითოეული ლოკაციისთვის — დავალებები არ ზიარდება ქსელის სხვადასხვა ობიექტს შორის.

შესაძლებელია დავალებების წაშლა?#

დიახ, ნებისმიერი დავალების წაშლა შესაძლებელია დაფიდან — როგორც სიიდან, ასევე კანბანიდან.