Puantaj: plan-gerçekleşen, düzeltmeler ve ay kapatma

Ay sonunda yönetici saatleri karşılaştırır, unutulan giriş-çıkış kayıtlarını inceler ve puantajı kapatır. Kapanıştan sonra ayın çizelgesi ve kayıtları değişikliğe karşı korunur; bordro hesabı için sabitlenmiş bir saat temeli oluşur.

Çalışanlar → Plan / Gerçekleşen bölümünü açın. Giriş, çıkış ve terminal kullanımı ayrı “Çalışma süresi takibi” makalesinde anlatılır.

Başlamadan önce#

• Çalışanlar ve şubeleri oluşturulmuş, vardiyalar çizelgeye girilmiş olmalıdır.
• Karşılaştırma ve düzeltme için hesap sahibi veya ilgili çalışanlara erişimi olan yönetici olarak giriş yapın.
• Saat kaynağını ve puantaj politikasını hesap sahibi ayarlar.
• Tüm hesabın dönemini kapatmak için puantaj kapatma yetkisi ve tüm hesap kapsamı gerekir; şube dönemi, kapsamı o şubeyi içeren yönetici tarafından da kapatılabilir. Ayı ve şubeyi yalnızca hesap sahibi yeniden açar.
• İşçilik maliyeti için hesap sahibi çalışanların ücret koşullarını, şubelerin saat dilimlerini belirler.

Yetkiler “Roller, yetkiler ve kasa kısıtlamaları”, plan hazırlama “Vardiya çizelgesi” makalesinde anlatılır.

Plan-gerçekleşen karşılaştırmasını okuma#

Amaç: gelecekteki vardiyaları eksik çalışma saymadan farkları bulmak.

1. Ayı, birden fazla şube varsa ilgili şubeyi seçin.
2. Çalışanın satırında “Plan”, “Gerçekleşen” ve “Δ” değerlerini karşılaştırın.
3. Satıra tıklayın: vardiya tarihleri, planlanan ve gerçekleşen aralıklar, durumlar ve kaynaklar açılır.
4. Önce kapanmamış vardiyaları, ardından gelmeme ve geç kalmaları kontrol edin.

Örneğin Anna'nın gelecekte molasız 11 saatlik dört vardiyası vardır; bu 44 saat eksi 44 olarak değil, “ileride” olarak gösterilir.

Sonuç: kontrol edilecek vardiyaların listesi elinizdedir. Satırda “Eski çalışan” yazıyorsa kart silinmiştir ama vardiya geçmişi korunur; saatler kaybolmamıştır.

Rakamlar yanlış görünüyorsa ayı, şubeyi, saat dilimini ve açılan vardiyaları kontrol edin. Gerçekleşen kayıt bulunmaması tek başına devamsızlık kanıtı değildir.

Saatleri düzeltme#

Amaç: Igor çıkışını kaydetmeyi unuttuysa gerçek saati girmek.

Yönetici kendisi düzeltir:

1. “Plan / Gerçekleşen” bölümünde çalışanın ayrıntılarını açıp ilgili vardiyanın kalem simgesine basın.
2. Gerçek giriş veya çıkış tarih ve saatini düzeltin; gece vardiyasında çıkış tarihini kontrol edin.
3. Vardiyayı kaydedip toplam saati karşılaştırın.

Çalışan düzeltme talep eder:

1. “Kişisel alanım” bölümünde “Puantajımı düzelt” bloğunu açın; giriş veya çıkışı kaydetmeyi unuttuğunuz durumlar içindir.
2. Vardiyayı seçin, “Giriş” ve/veya “Çıkış” doldurun, nedeni açıklayıp “Talebi gönder” düğmesine basın.
3. Yönetici “Plan / Gerçekleşen” altındaki “Puantaj düzeltmeleri” bölümünü açar, ayı ve talebi kontrol edip “Onayla” veya “Reddet” düğmesine basar.

Sonuç: onaylanan saat vardiyaya aktarılır. Ret durumunda saatler değişmez, karar saklanır. Çalışan “Dönem saatleri” bloğunda “Bir tutarsızlık var” ile de hata bildirebilir.

Talep, düzeltmeden önceki değeri saklar. “Puantaj düzeltmeleri”, “Talepler” ve çalışanın “Bu ayki saatlerim” bölümünde düzeltme “önce → sonra” çifti olarak görünür; örneğin “Giriş: 09.10 → 09.00”. Önceki değer onay anında kaydedilir: karardan önce saat elle düzeltilmişse çiftte onayın gerçekten değiştirdiği değer görünür. Bu özellikten önce gönderilmiş taleplerde yalnızca yeni saat görünür.

Talep zaten inceleniyorsa aynı vardiya için ikincisini oluşturmayın. Ay kapalıysa önce hesap sahibinin yeniden açması gerekir. Vardiya hiç yoksa yönetici önce eksik kaydı araştırmalıdır; talep mevcut vardiyayı seçer.

Gerçekleşen sürenin kaynağını anlama#

“Puantaj onayı” bloğunda saatlerin yanındaki simgenin üzerine gelin. Açıklama, sürenin nereden geldiğini gösterir.

Otomatik kapanmış vardiyanın saatini çalışanla kontrol edin. Doğruysa istisnada “Olduğu gibi onayla” vardır; yanlışsa vardiyayı düzeltin veya talebi inceleyin.

Sonuç: otomatik tahmin, çalışanın kişisel saat onayından ayrılır. Cihaz gözlemi her ortamda kullanılamaz; cenaly.ru'da bu otomatik puantaj kaynağı çalışmaz.

Sapmalara göre takip ayarlama#

Amaç: her girişini kaydetmeyen kişilerin saatini çizelgeden almak ve devamsızlıkları ayrıca girmek.

1. Hesap sahibi çalışan listesi sekmesini, ardından “Çalışma kuralları” → “Puantaj politikası” bölümünü açar.
2. “Çalışılan sürenin kaynağı” alanında aşağıdaki tablodan bir mod seçer.
3. Gerekiyorsa “Şube için ayrı ayar” belirleyip politikayı kaydeder.
4. Belirli kişi için kartını → “Çalışma süresi takibi” bölümünü açar, “Başlangıç” ve “Mod” kaydı ekler. Kayıt bir sonraki tarihli kayda kadar geçerlidir.

Öncelik: o tarihteki çalışan ayarı → şube ayarı → hesap ayarı. Şubedeki “Hesaptaki gibi”, ayarın hesaptan alınması demektir.

Sonuç: saatler onay özetinde ve ay belgesinde “plana göre” kaynağıyla görünür. Kapanmamış olsa bile giriş kaydı önceliklidir; çizelge kişinin yerine çıkış eklemez.

Saatler görünmüyorsa şubenin saat diliminde vardiyanın yayımlandığını ve bittiğini, modu ve devamsızlıkları kontrol edin. Devamsızlık, onaylı izin veya hastalık izni çizelgeden önceliklidir; devre dışı çalışan kartı da bu saatleri almaz.

Fazla çalışmayı inceleme#

Amaç: ayı kapatmadan önce çizelgenin üzerindeki saatleri açıklamak.

1. “Puantaj onayı” bölümünde fazla çalışma uyarısını bulun.
2. “Gerekçe ekle” düğmesine basın. “Fazla çalışma gerekçesi” penceresinde gerekçe seçin; varsa belge numarasını girin.
3. Kaydedin; yanlış gerekçeyi “Gerekçeyi kaldır” düğmesiyle kaldırabilirsiniz.

Liste sabittir: “İşveren talimatı”, “Çalışanın onayı”, “Acil iş (arıza)”, “Toplu iş sözleşmesi”, “Ücret yerine izin”, “Fazla çalışma değil”.

Hesap sahibi “Çalışma kuralları” → “Puantaj politikası” bölümünde plan üstü toleransı, “Uzun vardiya, sa” eşiğini ve “Fazla çalışma gerekçesi” kuralını belirler:

Aynı yerde “Denkleştirme dönemi, ay” ve dönemin ilk ayı belirlenir. Denkleştirmeli takipte aylık sapma, tüm hesap döneminin kesin sonucu değildir.

Sonuç: fazla saatin açıklaması vardır. Kapanış hâlâ yapılamıyorsa yalnızca bu vardiyayı değil, kalan istisnaları da kontrol edin.

Saatleri onaylama ve ayı kapatma#

Amaç: hesabın tüm şubelerindeki kontrol edilmiş saatleri sabitlemek.

1. Çalışanlardan “Kişisel alanım” içindeki “Dönem saatleri” bölümünü kontrol edip “Saatleri onayla” veya “Bir tutarsızlık var” düğmesine basmalarını isteyin.
2. “Plan / Gerçekleşen” içinde “Puantaj onayı” bloğunu açın. Onaylanmamış saatleri, düzeltme taleplerini, kapanmamış gerçek kayıtları ve saat çakışmalarını kontrol edin.
3. Hataları düzeltin. İncelenen istisnalarda “İncelendi” düğmesine basıp yorum bırakın; doğru otomatik kapanış için “Olduğu gibi onayla” kullanın. Onay bekleyen plan dışı giriş, inceleme sırasında vardiyanın kendisinde onaylanır.
4. İncelenmemiş istisna kalmadığından emin olun. “Dönemi kapat” düğmesine basıp ayı onaylayın.

Sonuç: kapalı puantaj sürümü oluşur. Ayı etkileyen çizelge, giriş-çıkış değişiklikleri ve vardiya takaslarının uygulanması engellenir; vardiyalardaki kalem simgesi kaybolur. Çalışan “Dönem kapalı” görür ve bu aya düzeltme gönderemez.

Kapanış bordro taslağını yeniden hesaplar; onaylanmış veya ödenmiş hesabı değiştirmez. Kapanış yapılamıyorsa gösterilen istisnaları inceleyin ve yetki kapsamını kontrol edin; tek ekibin yöneticisi tüm hesabı kapatamaz.

Tek şubenin puantajını kapatma#

Amaç: A şubesi saatlerini karşılaştırmışken B şubesi hâlâ çizelgeyi düzenliyor.

1. “Plan / Gerçekleşen” bölümünde şube filtresinden veya yan menü başlığından A şubesini seçin.
2. “Puantajı kapat” düğmesine basıp ayı onaylayın.
3. Şube seçili değilse aynı düğme tüm hesabı kapatır.

Sonuç: A şubesinde ayın vardiyaları, giriş-çıkış kayıtları, düzeltmeleri, takasları ve bahşişleri artık düzenlenemez; B şubesine vardiya eklenmeye devam eder. “Tüm şubeler” seçiliyken puantajın üzerinde “🔒 Kapalı: A” rozeti görünür. Hesap sahibi, şube seçiliyken aynı düğmeyle şubeyi yeniden açar; ay tümüyle kapalıysa tek şubeyi açmak diğerlerini kapalı bırakır.

Bu düğme yalnızca düzenleme kilidi koyar. Şubenin saatlerini puantaj sürümüyle onaylamak için şube dönemini kapatın (sonraki bölüm). Kısmi kilit altında aylık bordro hesaplanır, ancak hangi şubelerin kapalı olduğunu belirtir; açık şube çalışanlarının saatleri değişebilir.

Tek şubenin saatlerini onaylama ve dönemini kapatma#

Amaç: A şubesi yöneticisi kendi şubesini kontrol edip B şubesini beklemeden puantajını onaylıyor.

1. “Plan / Gerçekleşen” bölümünde A şubesini seçin. “Puantaj onayı” yalnızca bu şubenin çalışanlarını ve istisnalarını gösterir.
2. Şubenin istisnalarını inceleyin: onaysız saatler, düzeltme talepleri, kapanmamış gerçek kayıtlar, çakışmalar, plan dışı girişler ve fazla çalışmalar. B şubesinin istisnaları A'nın kapanmasını engellemez.
3. “‘A’ şubesi için dönemi kapat” düğmesine basıp onaylayın.

Sonuç: A şubesinin kendi onaylı puantaj sürümü oluşur; “Puantaj sürümleri” içinde “şubeler: A” etiketiyle görünür. A'nın o aya ait vardiyaları, giriş-çıkışları ve düzeltmeleri artık düzenlenemez, bordro taslağı yeniden hesaplanır. B açık kalır. “Tüm şubeler” seçiliyken blok üzerinde “Kapatılan şubeler: A” rozeti görünür; “Dönemi kapat” tüm ayı kapatır ve hesap sürümü şube sürümlerinin yerini alır.

Çalışan saatlerini şube başına değil, ayda bir kez onaylar. İki şubede çalışan kişinin “Onaylanmadı” durumu, onay verene kadar ikisini de bekletir. B'deki düzeltme kişinin onayını geçersiz kılar ama A'nın onaylı sürümünü değiştirmez.

Şubeyi hesap sahibi yeniden açabilir: şubeyi seçin, “Puantaj sürümleri” içinde “Şubeyi yeniden aç” düğmesine basıp neden girin. Ay tümüyle kapalıysa önce ayı yeniden açın, ardından gereken şubeleri kapatın.

Kapalı ayı düzeltme#

1. Hesap sahibi “Puantaj sürümleri” bölümünü açıp “Yeniden aç” düğmesine basar.
2. “Neden” seçer; örneğin “Geç düzeltme” veya “Giriş hatası”, ardından yorum ekler.
3. Saatleri düzeltir, istisnaları yeniden inceler ve dönemi kapatır.

Sonuç: önceki onaylı sürüm korunur; yeni kapanış sonraki sürümü oluşturur. Geçmişte yeniden açılma ve saat değişiklikleri görünür.

Bordro zaten onaylanmış veya ödenmişse puantajı açmak onu kendiliğinden iptal etmez veya yeniden hesaplamaz. Sonraki hesap düzeltmesini bordro sorumlusuyla kararlaştırın; pencere bu konuda uyarır.

Puantajı dışa aktarma ve çalışanların gördüğünü kaydetme#

Amaç: kontrol edilmiş ayı hesap sorumlusuna veya imzaya vermek.

1. “Plan / Gerçekleşen” bölümünde ayı seçin.
2. Aşağıdaki tablodan uygun dışa aktarımı veya belgeyi seçin.
3. Dosyayı vermeden önce dönemi, kişileri, açıklamaları ve kapanış işaretini kontrol edin.

Genel Excel, seçili şube kesitini değil ay belgesini alır. Gece, tatil ve fazla mesai sütunları yalnızca sunucu hesaplayabildiyse görünür; eksik verinin yerine sıfır konmaz. Çizelgeden alınan saatlerde hücre açıklaması bulunur.

Kapanıştan sonra çalışan kendi “Ayın belgesi” bölümünü açıp “Kaydımı gördüm” düğmesine basar. Hesap sahibi “Kâğıt üzerinde imzaladı” kaydı girebilir; T-13'te karşılık gelen düğme “Kâğıt üzerinde imzaladı” olarak adlandırılır.

Sonuç: belge dışa aktarılmıştır, görülme onayı görünür. T-13 düğmesi yoksa Rusya şirketini ve bordro erişimini kontrol edin. Görülme onayı kullanılamıyorsa ayın kapanışını kontrol edin.

İşçilik maliyetini kontrol etme#

Amaç: personel saatlerinin gelirin ne kadarını oluşturduğunu anlamak.

1. Hesap sahibi “Çalışanlar” → “İşçilik maliyeti” bölümünü açıp şube seçer.
2. Gün ve hafta bazında planlanan ve gerçekleşen saatleri, maliyeti, “Gelir” ve “İşçilik %” değerlerini karşılaştırır.
3. Bütçe aşımı sonucuna varmadan önce ücret, para birimi ve gelir verisi uyarılarını kontrol eder.

Maliyet saat × ücret olarak tahmin edilir; işçilik payı = maliyet / gelir × %100. “SPLH”, gerçekleşen çalışma saati başına geliri gösterir.

Çalışanın kendi ücreti yoksa “Bordro” → “Ayarlar” → “Pozisyona göre ücretler” bölümündeki seçili şubeye ait pozisyon ücreti kullanılır.

Maaşlı çalışanda burada saat ücreti, maaş / çalışanın tüm şubelerindeki aylık planlı saatleridir. Örneğin 60.000 ₽ / 160 saat = 375 ₽/saat; tek şubede 40 gerçek saat, 15.000 ₽ tahmini maliyet verir. Karma ödemede buna saatlik ücret eklenir.

Sonuç: maliyetin zaman ve şubeler arasındaki dağılımı görünür. Bu saatlere dayalı tahmindir; prim, kesinti ve vergiler içeren tam bordro değildir.

Pozisyonlara göre. Gün tablosunun altında aynı hafta pozisyonlara ayrılır: kişi sayısı, planlanan ve gerçekleşen saatler, normal saatler ve fazla mesai, planlanan ve gerçekleşen maliyet ve pozisyonun haftalık maliyet payı. Satırlar tam olarak haftanın toplamını verir. Fazla mesai, “Bordro” → “Ayarlar” → “Fazla mesai” haftalık eşiğinin üzerindeki saatlerdir; çalışanın o haftaki tüm şubelerinde tüm vardiyalarından hesaplanır ve gerçekleşen saatlere zaten dahildir. Eşik yoksa ekran bunu belirtir, sütun boş kalır. Pozisyon çalışan kartından alınır; çalışma pozisyonu olmayan hesap sahibi “Sahip” satırında gösterilir.

Aynı işçilik maliyeti, seçili dönem için Finans bölümünün “Genel Bakış” sekmesindeki “İşçilik %” kutucuğunda görünür.

Farklı para birimleri dönüştürülmeden ayrı gösterilir; maliyet ve gelir para birimleri farklıysa yüzde hesaplanmaz. Maaş için planlı aylık saat yoksa güvenilir dağılım yapılamaz; karma ödemede uyarıyla yalnızca saatlik kısım sayılabilir.

cenaly.ru'da gelir, sunucunun sipariş özetinden alınır. İptal edilmiş kalemleri ve tüm fiş indirimini dikkate almayabilir; bu nedenle başka finans raporlarından farklı olabilir. Özet eksik veya kullanılamazsa yüzde hesaplanmaz.

Birden fazla şubeyle çalışma#

Çalışan kendisine atanmış birden fazla şubede çalışabilir. Karşılaştırmadan önce şube seçin; saat dilimi vardiya başlangıcı ve bitişi, geç kalma ve planlanan zamanın gelmesi için önemlidir.

Farklı saat dilimlerinin ortak özetinde tartışmalı satırları şube bazında ayrı kontrol edin. Şubenin saat dilimi girilmemişse ekran tarayıcının saat dilimini kullanabilir.

Saat kaynağı hesap için belirlenir, şube ve çalışanın tarihli ayarıyla değiştirilebilir. Maaş kişinin toplam aylık planına dağıtılır; bu nedenle şube filtresi ikinci tam maaş tahakkuk ettirmez.

Sınırlamalar#

• Çalışan saat onayı şube başına değil, ayda birdir. Şubesi belirlenemeyen şubesiz vardiya (çalışanın da hesabın da birden fazla şubesi varsa) yalnızca tüm ayın kapanmasına dahildir.
• Puantaj belgesi ve T-13 yalnızca tüm ay kapatılınca kesinleşir.
• Özelleştirilebilir düzeltme nedeni listesi yoktur; talep saatleri ve yorumu içerir. Fazla çalışma gerekçeleri ve yeniden açma nedenleri hazır listelerden seçilir.
• Plan dışı giriş yasaklanmaz; onay modunda kaydedilir ve yöneticiyi bekler (“Çalışma süresi takibi”, “Çizelgeye göre giriş” bölümüne bakın).
• Üstteki “Plan / Gerçekleşen” tablosu ve CSV'si kayıtlı giriş-çıkışları gösterir; “plana göre” doldurulan saatleri “Puantaj onayı” ve ay belgesinde kontrol edin.
• “Plana göre” saatler çalışanın onayı değildir; belgeyi gördüğünü kaydetmek ve saatleri onaylamak ayrı işlemlerdir.
• Saatlere dayalı işçilik maliyeti, kesin bordro hesabının yerine geçmez.

Sorun giderme#

Sık sorulan sorular#

Gelecekteki vardiyaların kayıtlarını beklemek gerekir mi?#

Hayır; “ileride” olarak gösterilir, mevcut eksik çalışma sayılmazlar. Kesin aylık sonuç için önce ayın çalışmasının bitmesini bekleyin.

Çalışan adına saat onaylanabilir mi?#

Yönetici istisnaları inceler; kişisel onay çalışana aittir. Belgenin kâğıt üzerinde görüldüğü ayrıca kaydedilir.

Yeniden açmak ödenmiş bordroyu iptal eder mi?#

Hayır. Puantaj düzenlemesine izin verir; hesap ve ödemelere etkisi ayrıca işlenmelidir.

İşten ayrılan kişi neden puantajda duruyor?#

Kart silinse de vardiyalar korunur. Ad artık yoksa satırda “Eski çalışan” yazılır.

İlgili bölümler#

• Vardiya çizelgesi
• Çalışma süresi takibi
• Roller, yetkiler ve kasa kısıtlamaları
• Ücret ve motivasyon
• Raporlardaki göstergeler nasıl hesaplanır?
• Raporlar
• Rusya bordrosuna başlama