Çalışma süresi takibi — giriş, çıkış, molalar ve düzeltmeler

Çalışan giriş ve çıkışını kaydeder; çalıştığı süre «Çalışanlar» bölümündeki planlanan ve gerçekleşen saatler tablosuna yansır. Maaş hesabında bu saatler kullanılır. Normal kayıtların saatini sunucu belirler; hatalar ayrı bir düzeltme veya taleple giderilir.

Başlamak için gerekenler#

• Çalışan kartlarını oluşturun ve şubelerini belirleyin. Telefonla kullanım için kişisel oturum, tablet için çalışana ait 4–6 haneli PIN gerekir.
• İşletme sahibi kuralları «Çalışanlar» → «Vardiya ve giriş kaydı ayarları» bölümünde belirler. Yönetici, yetkisi kapsamındaki vardiyaları düzeltir ve talepleri değerlendirir; kural istisnaları bölümünü görebilir ancak düzenleyemez.
• Konum kontrolü için şubenin koordinatlarını girin; terminal için tarayıcısı ve ağ bağlantısı olan bir cihaz hazırlayın.
• Şubenin saat dilimini kontrol edin ve ilgili ayın puantajının kapatılmadığından emin olun.

Puantaja neler kaydedilir#

Vardiyada varsa planlanan saatler ile gerçekleşen giriş, çıkış ve molalar tutulur. Planlanmış vardiya olmadan yapılan giriş, plan dışı bir vardiya oluşturur.

Elle yapılan düzeltmenin kaynağı «elle» olarak kaydedilir; otomatik işlemler insan tarafından düzeltilen saatin üzerine yazmamalıdır.

Telefondan giriş-çıkış kaydı#

Örnek: satış görevlisi Anna mağazada iş gününe başlıyor.

1. «Çalışanlar» → kişisel çalışma alanınızdan bugüne ait bölümü açın.
2. Giriş düğmesine basın. Konum isteniyorsa tarayıcıya izin verin; terminal modunda önce cihazı doğrulayın.
3. Vardiyanın başladığını kontrol edin. İşiniz bittiğinde çıkış düğmesine basın.

Sonuç: vardiyanın gerçek başlangıç ve bitiş saatleri kaydedilir. Gece yapılan çıkış, vardiya dün başlamış olsa bile açık vardiyaya aittir. Eski bir vardiya açık kalmışsa yeni giriş yapmadan önce onu çözümleyin. Unutulan kayıt için düzeltme talebi oluşturabilirsiniz.

Şube ve pozisyon kuralları#

«Vardiya ve giriş kaydı ayarları» içinde «Giriş kaydında konum kontrolü» alanını bulun.

Kontrol, vardiyanın bağlı olduğu şubenin koordinatlarını kullanır. Koordinatlar girilmemişse mesafe karşılaştırılamaz. PIN tek başına çalışanın kimliğini doğrular, bulunduğu yeri değil: katı modda kasanın da konum bilgisine veya terminal doğrulamasına ihtiyacı vardır.

Bir mağazada terminali zorunlu tutup diğerinde telefon kullanımına izin vermek için:

1. İşletme sahibi «Per-venue and per-role overrides» (şube ve pozisyon istisnaları) → «Add override» (istisna ekle) bölümünü açar.
2. «Venue» (şube), ilgili mağaza ve modu seçer; gerekirse yarıçapı ve otomatik kapatma ayarlarını belirler.
3. Diğer alanları üst ayardan devralınacak şekilde bırakır. Bu bölüm, ayarların genel kaydetme düğmesinden ayrı kaydedilir.

Sonuç: yalnızca belirtilen alanlar değişir. Öncelik sırası çalışanın pozisyonu, bu pozisyonun temel kademesi, vardiyanın şubesi ve hesaptır. Bu nedenle kurye kuralı şubenin katı modunu geçersiz kılabilir. Bir ayar uygulanmıyorsa daha öncelikli pozisyon kuralını kontrol edin.

Vardiya planına göre giriş ve yönetici onayı#

«Vardiya ve giriş kaydı ayarları» içinde «Clock-in by schedule» (vardiya planına göre giriş) bölümü bulunur. Çalışan planda vardiyası yokken, çok erken veya geç ya da çıkış yaptıktan hemen sonra yeniden giriş yaptığında ne olacağını belirler.

Giriş her durumda kaydedilir; hiçbir modda saat bilgisi kaybolmaz. İşaretleme modunda vardiya, planlanan ve gerçekleşen saatler tablosunda «🕘 Off schedule» (plan dışı) rozeti alır. Onay modunda çalışan, gerekçesiyle birlikte «Clock-in recorded and waiting for manager approval» (giriş kaydedildi, yönetici onayı bekleniyor) mesajını görür; vardiyada «🕘 Waiting for approval» (onay bekleniyor) rozeti yer alır.

Yönetici, planlanan ve gerçekleşen saatler tablosunda vardiya satırındaki «Approve» (onayla) veya «Reject» (reddet) düğmesiyle karar verir. Kendi vardiyası için karar veremez. Ret, saatleri silmez; yöneticinin kaydı onaylamadığını belirtir. Saatler normal düzeltme işlemiyle değiştirilir. Karar verilene kadar vardiya, dönemde çözülmesi gereken istisnalar arasında kalır ve değerlendirilmeden dönem kapatılamaz.

Yöneticinin kasadan çalışan adına yaptığı giriş işaretlenmez: yöneticinin işlemi zaten onay sayılır. Aynı alanlar «Per-venue and per-role overrides» bölümünde şube veya pozisyon için ayrıca belirlenebilir.

Cenaly Team uygulamasında (Android ve Windows) vardiya açıkken kişisel vardiya ekranındaki durumun altında aynı anlamda bir satır görünür: girişin kaydedildiği ve planlanan saatten geç olduğu için yönetici onayı beklediği veya bir notla kaydedildiği belirtilir. Yönetici karar verince satır kaybolur.

Terminal bağlama#

Örnek: kafe, mağaza veya salon girişine bir tablet yerleştirmek istiyorsunuz.

1. Cihazın kendisinde, terminal yönetme yetkisiyle «Çalışanlar» → «Vardiya ve giriş kaydı ayarları» bölümünü açın.
2. «Clock-in terminals» (giriş-çıkış terminalleri) bölümünde «Bind this device» (bu cihazı bağla) düğmesine basın; adını ve gerekirse şubesini belirleyin.
3. Bağlantı bildiriminin göründüğünden emin olun, ardından «Open terminal screen» (terminal ekranını aç) düğmesine basın.
4. Kayıtlar yalnızca burada yapılacaksa işletme sahibi hesap veya bu şube için «Only from a venue terminal (tablet / monitor)» seçeneğini etkinleştirir.
5. /clock-terminal ekranını açık bırakın ve deneme kaydı yapın. Tablet veya monitör modu adreste saklanır.

Sonuç: cihaz kayıtları doğrular. Belirli bir şubeye bağlı terminal, o şubenin vardiyasına girişi kabul eder; plan dışı vardiya otomatik olarak bu şubeye bağlanır. Başka şubedeki planlı vardiya için giriş reddedilir.

Bağlantının gizli anahtarı tarayıcıda tutulur. Site verilerini temizlerseniz cihazı yeniden bağlayın. Yetkisi kaldırılan terminalin bir sonraki kaydı reddedilir. Listede son kayıt zamanı görünür; bir günden uzun süre kullanılmadığı uyarısı varsa elektriği, ağı ve ekranın açık olduğunu kontrol edin.

PIN ile tablet kullanımı#

Ekranda dört işlem vardır: «I’m in» (geldim), «I’m out» (çıktım), «Break» (mola) ve «Back from break» (moladan döndüm). İlgili düğmeye basıp PIN'inizi girin. Çalışanın tablette kişisel oturum açması gerekmez; PIN hesap içinde benzersizdir.

15 dakika içinde 10 yanlış PIN girilirse terminalden PIN girişi 15 dakika engellenir. Ekranda «Too many wrong PINs — try again in … min.» mesajıyla bekleme süresi bildirilir. Denemeye devam etmeyin; süreyi bekleyip PIN'i kontrol edin. Kişisel oturumdan PIN doğrulamada sayaç, işlemi yapan çalışana bağlıdır.

QR kodlu monitör#

Monitör her 30 saniyede yenilenen bir QR kod gösterir. Çalışan kendi telefonuyla tarar, kişisel hesabına girer ve ilgili işlem düğmesine basar. Yalnızca taramak girişi kaydetmez.

Doğrulama yaklaşık iki dakika geçerlidir. Sunucudan alınan QR tek kullanımlıktır: ilk işlem kodu tüketir, sonraki çalışana yeni kod gerekir. Yeni QR alınamazsa ekran kısa süre geçerli, eski biçimde ve tek kullanımlık olmayan bir yedek kod gösterebilir.

Kişisel çalışma alanı QR kodun süresinin dolduğunu bildirirse güncel kodu tarayıp işlemi tekrarlayın. Saatler, kişisel hesabına giriş yapmış çalışana aittir.

Mola kaydı#

Örnek: Anna 09:00–18:00 arasında çalışıyor ve yarım saat mola veriyor.

1. Giriş yaptıktan sonra terminalde «Break» düğmesine basıp PIN ile doğrulayın. Telefonda kişisel çalışma alanınızdaki mola işlemini kullanın.
2. Döndüğünüzde terminalde «Back from break» düğmesine basıp PIN ile yeniden doğrulayın.
3. Vardiya sonunda çıkışı kaydedin; planlanan ve gerçekleşen saatler tablosundan veya kendi saatlerinizin bulunduğu bölümden süreyi kontrol edin.

Sonuç: giriş ile çıkış arasındaki dokuz saatten 30 dakika düşülür, 8 saat 30 dakika kalır. Gerçekleşen molalar varsa planlanan mola ikinci kez düşülmez. Gerçekleşen mola yoksa planlanan mola süresi kullanılır.

Molayı bitirmeyi unutursanız çıkış işlemi molayı da aynı saatte kapatır. Mola sürerken henüz tamamlanmış molaların toplamına dahil edilmez. Mola zaten sürerken yeniden başlatmak veya açık mola yokken dönüş kaydetmek reddedilir; mevcut durumu kontrol edin.

Çıkış kaydetme yöntemleri#

Bu süreçte vardiya sonrasında telefonun arka planda izlenmesi veya biyometrik terminal kullanılmaz.

Açık adisyon varken çıkış#

«Vardiya ve giriş kaydı ayarları» bölümündeki «Clocking out with open checks or an open cash shift» alanı, çıkış sırasında iki şeyi kontrol eder: vardiyanın şubesinde son bir buçuk gün içinde çalışanın garson olarak atandığı açık siparişler ve çalışanın açık kasa vardiyası.

Ortak tablette ve kasanın salon ekranında açık adisyonlara rağmen çıkışı yönetici kaydeder. Siparişler kontrol edilemezse (sipariş kayıtlarına bağlantı yoksa) çıkış «kontrol edilmedi» işaretiyle kabul edilir. Kasanın internet olmadan kaydettiği işlem engellenmez; vardiyada yalnızca işaret kalır.

Kendi açık adisyonları olan yönetici de «Only with a manager» modunda listeyi görür ve çıkış yapabilir; karar kendisine aittir.

Cenaly Team uygulamasında (Android ve Windows) kişisel vardiya ekranındaki vardiyayı bitirme işlemi aynı listeyi gösterir: açık adisyonlar, örneğin masa 5 ve sipariş #123, ayrıca henüz kapanmamış kasa vardiyası bildirilir. Uyarı modunda yine de çıkış yapma düğmesi bulunur; çıkış aynı işaretle kaydedilir. Yönetici gerektiren modda bu düğme yoktur; metin yöneticiden masaları kapatmasını veya çıkışı kaydetmesini istemenizi söyler.

Açık unutulan vardiyaların otomatik kapatılması#

«Auto clock-out for forgotten shifts» (unutulan vardiyaların otomatik kapatılması) bölümünde «Close open shifts automatically» seçeneğini açın. Varsayılan olarak kapalıdır.

• «Wait after the scheduled end, minutes»: planlanan bitişten sonraki bekleme süresi, başlangıçta 30 dakikadır. Bekleme sonunda çıkış planlanan bitiş saatine kaydedilir; kontrol saatine değil.
• «Cap for unscheduled shifts, hours»: plan dışı vardiya için üst sınır, başlangıçta 12 saattir. Uygun plan yoksa çıkış, giriş saatine bu süre eklenerek belirlenir. Sıfır, bu kapatma yöntemini devre dışı bırakır.
• Ayarlar şube ve pozisyon bazında değiştirilebilir.

Kontrol 30 dakikada bir çalışır. Kapalı aylara ve cihaz etkinliğine dayalı otomatik puantaj vardiyalarına dokunmaz. Vardiyada «⏱ auto-closed · awaiting confirmation» (otomatik kapatıldı · onay bekleniyor) işareti görünür; çalışana iş sohbetinden bildirim gider.

Bu tahmini saattir, gerçek çıkıştan farklı olabilir. Çalışan kendi saatleri bölümünde «Correct» (doğru) veya «Set clock-out» (çıkış saatini belirt) seçeneğini kullanır. İkincisi talep gönderir; saatler onaydan sonra değişir. Yönetici dönemi kapatırken onaylanmamış otomatik kapatma istisnasını değerlendirir; olduğu gibi onaylama işlemi tahmini saati korur.

İstisna çözümlenmeden dönem kapatılamaz. Bordro taslağındaki ⏱ işareti, tutarın hâlâ tahmini saatlere göre hesaplandığını hatırlatır. Onaydan sonra işaret, otomatik kapatmanın onaylandığını gösterir. Salon ve teslimat işlemleri açısından vardiya, otomatik kapatma çalıştığı anda kapanmıştır.

Geçmiş bir kaydı düzeltme#

Örnek: sistem çıkışı 18:00 olarak kaydetti, ancak Anna 17:30'da ayrıldı.

1. Anna kendi saatleri bölümünde otomatik kapatılan vardiyanın «Set clock-out» seçeneğini açar; 17:30 ve bir açıklama girer. Başka bir unutulmuş kayıt için unutulan kaydı bildirme işlemini kullanır.
2. İşletme sahibi veya çalışan ve şubesi için yetkili yönetici düzeltme talebini değerlendirip karar verir.
3. Onaydan sonra yeni gerçekleşen saati ve çalışma süresini kontrol edin. Talepte karar veren kişi ve karar zamanı saklanır; onay ayrıca bir personel olayı oluşturur.

Sonuç: puantaj kabul edilen saati kullanır. Talep onaylanana kadar önerilen saatler mevcut kaydın yerini almaz. Ay kapalıysa işletme sahibinden yeniden açmasını isteyin.

İşletme sahibi veya yetkili yönetici gerçekleşen saati doğrudan planlanan ve gerçekleşen saatler tablosunda da düzeltebilir. Kaynak «elle» olur ve otomatik kapatma işareti kalkar. Bunu eksiksiz bir önce/sonra günlüğü olarak görmeyin: kayıt geçmişinde her elle düzeltme için ayrı satır tutulmaz. Kararın kayda geçtiği bir onay süreci için talep kullanın.

Birden fazla şubede çalışma#

Çalışana rolü ve kartı üzerinden birden fazla şube atanabilir. Ayrı vardiyalar farklı şubelere ait olabilir; planlanan vardiyanın şubesini ve terminalin bağlantısını kontrol edin.

Aynı açık vardiya içinde şubeler arasında otomatik aktarım yoktur. Başka terminalde kayıt yapmayı saatlerin taşınması olarak değerlendirmeyin. İlgili şubelere ayrı vardiyalar planlayın; gerçek başlangıç ve bitiş saatlerini yöneticiyle kontrol edin. Yeni girişten önce önceki açık vardiya kapatılmalıdır.

Kayıt geçmişi ve maaş hesabı#

Planlanan ve gerçekleşen saatler tablosunda vardiyanın yanındaki 🕘 «Clock-in history» (kayıt geçmişi) düğmesine basın. Pencere o vardiyayla ilişkili denemeleri gösterir: zaman, işlem, işlemi yapan kişi, kaynak ve kaydedilmiş retler dahil sonuç. Bu ekran yalnızca görüntüleme içindir; düzeltme düğmesi yoktur. Belirli bir vardiyayla eşleştirilemeyen deneme, o vardiyanın geçmişinde görünmeyebilir.

Saatin kaynağı puantajda da görünür: otomatik cihaz etkinliği, otomatik kapatma, şube dışında kayıt ve elle girilen saat. Çalışan kendi saatlerini, yönetici yetkili olduğu çalışanları kontrol eder. Bağlantı kesilince aynı isteğin yeniden gönderilmesini sunucu tanır ve ikinci kayıt oluşturmaz; yine de hatadan sonra durumu kontrol edin.

Kasadan kendi saatlerinizi yazdırma. Çalışan kişisel çalışma alanında saatler sekmesini, ardından kendi saatlerini açar; ayı seçip fiş yazıcısında yazdırma düğmesine basar. Donanım köprüsü bağlı kasada puantaj şubenin fiş yazıcısından çıkar: şube adı, puantaj başlığı, çalışan adı ve dönem; vardiya satırları (tarih, giriş-çıkış saati veya plan, süre) ve toplamlar — vardiya sayısı, planlanan ve çalışılan saatler. Yazıcı çevrimdışıysa iş köprü kuyruğunda bekler ve bağlantı gelince yazdırılır; köprü yoksa tarayıcının yazdırma penceresi açılır. Bu, çalışan için bilgi çıktısıdır; imzalanacak aylık belge değildir. İmzalanacak belge aylık belge bölümünden yazdırılır.

Kasada internet olmadan giriş-çıkış kaydı#

Vardiya sırasında bağlantı kesilirse çalışan, o şubede çevrimdışı kullanıma önceden hazırlanmış web kasasında giriş veya çıkış kaydedebilir. Çalışanın hesabı ve kişisel PIN'i cihazda mevcut olmalıdır; kasiyerin PIN ile normal oturum açması tek başına çalışma girişini kaydetmez.

1. Salon paneli → gün görünümünü açın, çalışanı bulun ve giriş veya çıkış düğmesine basın.
2. Bağlantı yokken işlemi yönetici başlatmış olsa bile çalışan kendi PIN'ini girer. Kasa kaydı yerel olarak saklar; örneğin 09:00 girişinin kasada kaydedildiğini ve bağlantı beklediğini bildirir.
3. Bağlantı gelince kuyruk otomatik gönderilir. Bulut kaydı onaylayana kadar bekleme mesajı puantajın güncellendiği anlamına gelmez. Şubenin köprüsünde bir kopya bulunduğu bilgisi de yalnızca iletim için kopya olduğunu belirtir.
4. Kayıt kabul edildiğinde puantajda iletim saati değil, kasanın kaydettiği işlem saati kullanılır. Çakışmada kaydın işletme sahibinin değerlendirmesini beklediği ve nedeni gösterilir; karar verilene kadar kayıt puantajı değiştirmez. Kayıt gerekçesi belirtilerek reddedilebilir de.

Sınırlamalar#

Hazırlanmış kasa, geçerli çevrimdışı kullanım izni ve kişisel PIN olmadan kayıt saklanamaz. Kasa kendi saatinden emin değilse veya verileri depolayamıyorsa kayıt kabul edilmez. Sunucunun yetki ya da kayıt kuralları nedeniyle verdiği ret, çevrimdışı kuyrukla aşılamaz. Kayıtlar iletim beklerken tarayıcı verilerini temizlemeyin.

Sorun giderme#

Sınırlamalar#

• Kapalı aya kayıt, düzeltme veya talep eklenemez. Önceden kapatıldıysa içinde bulunulan ay için de geçerlidir. Puantaj yalnızca belirli bir şube için de kapatılabilir; o durumda kayıt ve düzeltmeler sadece o şubede durur. Yeniden açma yetkisi işletme sahibindedir.
• Çıkıştaki açık adisyon kontrolü, garson atanmış siparişleri görür; garsonsuz siparişleri (tezgâh, web sitesi) bulmaz.
• Tarayıcı konumu değiştirilebilir; şube koordinatları yoksa mesafe kontrolü yapıldığı söylenemez.
• Ortak terminal, telefondan QR kullanımında kişisel oturum açma gereğini kaldırmaz.
• Cihaz etkinliğine dayalı puantaj ayrı bir AWS seçeneğidir; cenaly.ru'da mevcut olduğunu varsaymayın.
• Otomatik kapatma gerçek çıkışı tespit etmez, saat tahmini yapar; elle düzeltmelerin tümünü kapsayan eksiksiz bir denetim izi yoktur.

Sorun giderme#

Sık sorulan sorular#

Kişisel giriş bilgileri olmadan kayıt yapılabilir mi? Tablette verilen PIN ile evet. Telefon ve QR için kişisel oturum gerekir.

Terminal bozuldu; işe nasıl devam edilir? Terminalin yetkisini kaldırın; işletme sahibinden şube kuralını telefondan kayda izin verecek şekilde geçici olarak değiştirmesini isteyin. Katı modda konumu kontrol edin.

Otomatik kapatma saatleri fazla hesapladı; ne yapmalı? «Set clock-out» seçeneğini kullanın, kararı bekleyin ve maaş hesabından önce puantajı kontrol edin.

İlgili bölümler#

• Çalışanlar — vardiya planı ve puantaj.
• Roller ve yetkiler — şubeler ve erişim.
• Güvenlik ve veriler — diğer günlükler.
• QR kodları ve cihazlar — terminal erişimi.
• Kasa, Kasa vardiyası — kasa süreçleri.
• Finans — işçilik maliyeti.