Vardiya çizelgesi

Çizelge, yöneticinin çalışanları günlere dağıtmasına, iş yükünü kontrol etmesine ve son planı ekibe bildirmesine yardımcı olur. cenaly.ge'de tek vardiyayla başlayabilir, önceki haftayı tekrarlayabilir veya ekipleri birkaç ay boyunca bir döngüye göre yerleştirebilirsiniz.

Planlama, yayımlama ve okundu onayı üç ayrı işlemdir: oluşturulan vardiyalar ayrıca yayımlanmalıdır; bildirim almak, çalışanın çizelgeyi okuduğunu tek başına göstermez.

Başlamadan önce#

• “Çalışanlar” → “Vardiyalar” bölümünü açın. Sekmenin adresi /tr/staff?tab=schedule, ayrı sayfanın adresi /tr/staff/schedule şeklindedir.
• Plan oluşturmak için işletme sahibi veya çizelge düzenleme yetkisi olan yönetici olarak oturum açın. Çalışma kurallarını işletme sahibi ayarlar.
• Çalışanları oluşturun, rollerini ve çalıştıkları şubeleri atayın. Kişisel alan için çalışanın kendi giriş bilgileri gerekir.
• Şube kartındaki saat dilimini ve çalışma saatlerini kontrol edin. Çizelge çalışma saatleriyle karşılaştırılır; bunların çok dışında kalan vardiyalarda 🕘 uyarısı görünür (ayrıntılar “Yayımlamadan önce çizelgeyi kontrol etme” bölümündedir).
• Farklı pozisyonların vardiyalarını tabloda ayırt etmek için pozisyonlara renk verin: “Çalışanlar” → “Roller” → pozisyon → “Pozisyon rengi”.

Bölümlere erişim için “Roller, yetkiler ve kasa kısıtlamaları” makalesine bakın. Giriş ve çıkış kayıtları “Çalışma süresi takibi” makalesinde anlatılır.

Şablonları ve kuralları hazırlama#

Her hafta aynı saatleri girmemek için önce standart vardiyaları oluşturun.

1. “Vardiyalar” sekmesinde “Vardiya şablonları” bölümünü açın.
2. Ad, başlangıç, bitiş ve “Mola, dk” girin. Örneğin: “Gündüz”, 10.00–22.00, 60 dakika mola.
3. “Oluştur” düğmesine basın. Gece vardiyası için 22.00–10.00 gibi ayrı bir şablon oluşturun.
4. Mevcut bir çizelge varsa “Bu haftadan” seçeneğini kullanın: o haftadaki farklı vardiya saatlerinden şablonlar oluşturulur.

Şablon, saatleri yeniden girmeyi önler; çalışan dağılımını saklamaz. “Rol” alanı şablonu tek pozisyonla sınırlar (“Herhangi bir rol” sınırlama koymaz); mevcut şablonun pozisyonu doğrudan listede değiştirilebilir. “Haftayı öner” yalnızca o pozisyondaki çalışanları şablonun vardiyalarına atar; pozisyonun verimliliği belirlenmişse tahminin gerektirdiği sayıda vardiya oluşturur (aşağıya bakın).

Ardından işletme sahibi “Çalışanlar” sekmesini ve “Çalışma kuralları” bloğunu açar:

1. Vardiyalar arasındaki dinlenme süresini saat olarak, azami vardiya süresini ve art arda çalışılabilecek gün sayısını belirleyin.
2. Ülke için “Kanuni sınırları uygula” düğmesi görünüyorsa mevcut eşikleri doldurmak için basın.
3. Bir mod seçip “Kaydet” düğmesine basın. Eşikleri doldurmak ayarları kendiliğinden kaydetmez.

Boş eşikler kontrol edilmez. Azami vardiya süresi, mola çıkarılmadan planlanan toplam süre üzerinden kontrol edilir. Örneğin 10.00–22.00 vardiyası, bir saat mola olsa bile bu kontrolde 12 saat sayılır.

Reşit olmayan çalışanlarınız varsa aynı yerde “Reşit olmayanlar için kurallar” bloğunu ayarlayın:

1. “Reşit olmayan çalışanların vardiyalarını kontrol et” seçeneğini açın. Kontroller “Uyar” veya “Engelle” modunda çalışır.
2. Ülkeniz için düğme varsa “Rusya kurallarını doldur” seçeneğine basın; yoksa gece çalışma yasağı aralığını ve yaş satırlarını elle girin: “Şu yaştan küçük”, günlük saat, haftalık saat ve art arda gün sayısı.
3. “Kaydet” düğmesine basın. Kuralları doldurmak ayarları kendiliğinden kaydetmez.
4. Çalışanın özlük dosyasındaki doğum tarihini kontrol edin; tarih yoksa kurallar o kişiye uygulanmaz.

Yaş, her vardiyanın tarihine göre hesaplanır: 18. yaş günündeki vardiya artık bu kurallara tabi değildir. Örneğin Rusya kuralları altında 17 yaşındaki birinin 22.00–02.00 vardiyası ihlaldir ⚖️; “Engelle” modunda kaydedilmez. Günlük ve haftalık saatler molalar hariç çalışma süresidir.

Mola kuralları#

Amaç: 12 saatlik vardiyaya otomatik olarak 60 dakika mola eklenmesi ve çalışana dinlenme zamanının hatırlatılması.

1. “Çalışanlar” → “Vardiyalar” → “Çizelge ve giriş-çıkış ayarları” bölümünde “Mola kuralları” bloğunu açın.
2. “Kural ekle” düğmesine basıp “Vardiya başlangıcı, sa” ve “Mola, dk” değerlerini girin. Örneğin: 6 saatten itibaren 30 dakika, 10 saatten itibaren 60 dakika.
3. Mola ücretli süreye dahilse “Ödendi” kutusunu işaretleyin.
4. Çalışana mesaj gönderilmesi gerekiyorsa “‘Mola zamanı’ hatırlat” seçeneğini açın.
5. “Mola kurallarını kaydet” düğmesine basın.

Sonuç: mola süresi girilmemiş yeni vardiya, kurala göre mola alır; vardiyadan uzun olmayan en uzun kural uygulanır. 10.00–22.00 vardiyası 60 dakika, 10.00–17.00 vardiyası 30 dakika mola alır; 10.00–14.00 vardiyasına mola eklenmez. Vardiya penceresinde “Mola” alanının altında “Mola kuralına göre: 60 dk” görünür.

• Otomatik mola için yeni vardiyanın “Mola” alanını boş bırakın. 0 dahil bir sayı girerseniz sizin değeriniz korunur.
• Molası 0 olan şablon uygulandığında da kurala göre mola alır; kendi mola süresi olan şablon bu süreyi korur.
• Kurala göre mola alan vardiyanın başlangıcını veya bitişini değiştirirseniz mola yeniden hesaplanır. Molayı elle düzenlerseniz kural artık o vardiyayı değiştirmez.
• Ücretli mola puantaj ve bordro saatlerinden düşülmez. Çalışan “Mola” ve “Moladan döndüm” işlemlerini yaptıysa yalnızca ücretli dakikaları aşan süre düşülür.
• Hatırlatma, girişten itibaren en kısa kuralın süresi dolduğunda ve henüz mola verilmediyse vardiya başına bir kez iş sohbetine gelir. Kontrol yarım saatte bir çalıştığı için mesaj 30 dakikaya kadar gecikebilir.

Yeni kural mevcut vardiyaları değiştirmez. Uygulamak için vardiyayı açıp “Mola” alanını temizleyin.

Çalışanlardan kişisel alanlarında “Uygunluğum” bölümünü doldurmalarını isteyin: normal hafta, tarihe özel istisnalar ve gerekiyorsa saat türleri ve sınırlar. Müsaitlik girilmemişse kişi her zaman müsait kabul edilir.

Sonuç: standart saatler hazır, kurallar kayıtlı ve çalışanların kısıtları bellidir. Yasal sınırları doldurma düğmesi yoksa gerekli eşikleri elle girin; vardiya kaydedilemiyorsa belirtilen ihlali okuyup saati veya atamayı düzeltin.

Haftalık plan oluşturma#

Belirli bir yerin çizelgesiyle çalışmak için haftayı ve “Şube” seçimini yapın.

1. Çalışanın satırındaki boş hücreye tıklayın; “Yeni vardiya” açılır.
2. Çalışanı, tarihi ve şubeyi kontrol edin; başlangıç, bitiş ve mola girin. “Şablondan doldur” standart değerleri getirir; bunları değiştirebilirsiniz.
3. Müsaitlik veya çakışma uyarısını okuyup vardiyayı kaydedin.
4. Mevcut vardiyayı değiştirmek için tabloda üzerine tıklayın.

Dağılım tekrarlanıyorsa “Önceki haftayı kopyala” düğmesine basın. Önceki haftanın planı, gerçek giriş-çıkış kayıtları olmadan görüntülenen haftaya aktarılır; kaynak vardiyanın şubesi korunur ve aynı saatte mevcut vardiya varsa kopyası oluşturulmaz.

2/2 veya bir hafta çalışıp bir hafta dinlenme düzeninde örnek hafta daha geridedir: düğmenin yanındaki listeden kaynak haftayı seçin; “geçen hafta” veya tarihlerle gösterilen son altı haftadan biri. Düğme “Haftayı kopyala” olur; vardiyalar aynı günlere ve saatlere yerleştirilir.

Ön dağılım önerisi için “Haftayı öner” seçeneğini açın:

1. Dönemi kontrol edin; gerekiyorsa beklenen geliri ve hedef işçilik payını girin.
2. “Öner” düğmesine basın, ardından önerilen ve boş kalan vardiyaları, saatleri ve maliyeti inceleyin.
3. Boşlukların nedenlerini ve uyarıları giderin. Öneri uygunsa “Taslak olarak uygula” düğmesine basın.

Seçim şablonlara göre yapılır; roller, atanmış saatler, çakışmalar, onaylı izinler ve müsaitlik dikkate alınır. Henüz işe başlamayan, işten ayrılmış, seçili şubede çalışmayan, dikkate alınan bir devamsızlığı bulunan veya iş güvenliği uygunluğu sıkı kontrol edilirken gerekli izni olmayan kişiler dışlanır.

İş yükü eşitse “Tercih edilen” saatler önce atanır; “Çağrı üzerine” saatler ve kişisel azami sınırı aşan süreler yalnızca başka kimse yoksa kullanılır; taslakta uyarı görünür. Kişisel asgari saatin altında kalma, tam haftalar için gösterilir. Müsaitlik çakışması, önceki akşam kapanışın ardından sabah açılış ve normal saatlerin aşılması uyarı olarak kalabilir. Yapay zekâ özeti görünürse öneriyi açıklar; dağılımın kendisi kurallarla oluşturulur. Pozisyon verimliliği girilmemişse her şablon günde tek vardiya olarak yerleştirilir; beklenen gelir yalnızca işçilik payını tahmin etmekte kullanılır.

Vardiyaya atanabilecek kimse yoksa: adayların neden dışlandığını açın; rol, şube, istihdam tarihleri, devamsızlıklar ve çakışmaları kontrol edin. Şablon yoksa önce en az bir tane oluşturun.

Çalışan henüz belli değilse kişi yerine “Açık vardiya” seçerek vardiya oluşturun. Bir çalışma arkadaşı “Vardiyayı al” ile talep edebilir.

Sonuç: haftalık plan tabloda görünür. Öneri ve kopyalama yayımlamanın yerine geçmez; önce çizelgeyi kontrol edin.

Tahmine göre personel ihtiyacı#

Yönetici haftalık tablonun üzerinde “👥 Tahmine göre personel ihtiyacı” bloğunu görür. Şubenin etkinlik ve düzeltmeleri içeren haftalık gelir ve misafir tahminini alır; her günü, o haftanın günündeki olağan dağılıma göre saatlere böler.

1. “⚙ Verimlilik” düğmesine basıp pozisyon için ölçüt ve kapasite girin: örneğin “Garson — misafir — kişi başına saatte 12, en az 1” veya “Aşçı — gelir — saatte 6000”. Saatlik kişi ihtiyacı = o saatin tahmini ÷ kapasite; sonuç yukarı yuvarlanır ve asgari değerden düşük olmaz.
2. Blok ihtiyaç ile plan arasındaki boşlukları gösterir; örneğin “Cum 13 19–22: gereken 3 · Garson, planlanan 2”. Vardiya bir saatin en az yarısını kapsıyorsa o saatte sayılır. Her ihtiyaç karşılanıyorsa “Çizelge tahmindeki ihtiyacı karşılıyor ✓” görünür.
3. “✨ Haftayı öner” düğmesine basın. Pozisyonlu şablonlarda günlük vardiya sayısı ihtiyaca göre hesaplanır: pozisyonun şablonları başlangıç sırasıyla, henüz karşılamadıkları en yoğun saati karşılar. Vardiyanın gerekçesinde “tahmine göre 3 kişi gerekli” görünür. Haftalık gelir tahmini beklenen gelir alanına otomatik doldurulur. Pozisyonsuz şablonlar eskisi gibi günde tek vardiya olarak yerleştirilir.

Kapasiteler şube bazında saklanır. Blok yalnızca haftalık görünümde, işletme sahibi ve yöneticiye gösterilir; satış geçmişi olmayan şubede henüz tahmin bulunmadığı yazılır.

Bir aylık veya yıllık vardiya planlama#

Tekrarlanan düzen için “Vardiya şablonları” bölümünü açıp ilgili şablonda “Uygula” düğmesine basın.

1. Çalışanları ve dönemi seçin. Tarih girebilir veya “Ay sonuna kadar”, “3 ay”, “Yıl” seçeneklerini kullanabilirsiniz; tek uygulamada en fazla 366 gün.
2. “Vardiyalar nasıl yerleştirilsin” bloğunda uygun düzeni seçin.
3. Döngü için “İlk çalışma günü” girin: görüntülenen dönem daha sonra başlasa bile döngü bu tarihten sayılır.
4. Gerekiyorsa “+ Başka ekip” ile kişi ekleyip takvimdeki kaydırmayı kontrol edin.
5. “Önizleme” bölümünü, oluşturulacak vardiya sayısını ve dolu günleri inceleyip “Uygula” düğmesine basın.

Gündüz-gündüz-gece-gece-izin-izin için gündüz ve gece şablonlarını, ardından hazır döngüyü seçin. Dizinin her gününe bir şablon veya izin günü atanabilir. Gündüz-gündüz-gece-gece-izin-izin-izin-izin ve “Gündüz-gece-dinlenme-izin” de vardır. Ekipler, diziyi başka bir çalışan grubu için kaydırarak tekrarlamanızı sağlar.

Sonuç: aylara yayılan ayrı vardiyalar oluşturulur. Her çalışanın aylık saatini ve vardiya sayısını görmek için “Ay” görünümüne geçin; telefonda tablo yana kaydırılabilir.

Çakışma varsa: aynı vardiyalar atlanır, farklı saatteki vardiyalar korunur; kişinin aynı gün ikinci vardiyası oluşabilir. Uygulamadan önce dönemi veya ekibi düzeltin. Mevcut vardiyalar yüklenemediyse önizleme, çakışmaların kontrol edilmediğini açıkça belirtir.

Uzun dönemin doldurulması kesilirse mesaj, hangi tarihe kadar tamamlandığını belirtir. Aynı parametreleri yeniden uygulayın; önceden oluşturulan aynı vardiyalar atlanır.

Yayımlamadan önce çizelgeyi kontrol etme#

Çalışanlara ne zaman geleceklerini bildirmeden önce beş kontrol yapın.

1. “Hafta” görünümünde tahmini maliyeti ve çalışanların planlanan saatlerini inceleyin. Ücretleri kontrol etmek için ücret ve motivasyon bölümünü açın. Maliyet, planın tahminidir; kesin bordro değildir. Örneğin yalnızca saatlik 350 ₽ ücretle, 60 dakika molalı 10.00–22.00 vardiyası 11 planlı saat ve 3.850 ₽ tahmini maliyet verir.
2. Vardiyalardaki ⚖️ simgelerini ve tablo üzerindeki özeti inceleyin: çalışan, tarihler ve ihlal edilen kural belirtilir. Kısa dinlenme sürelerini, uzun vardiyaları veya art arda çalışma günlerini düzeltin.
3. Müsaitlik ve çakışmaları kontrol edin. Örneğin Igor 09.00–16.00 belirtmişse 10.00–22.00 vardiyası bu saatlerin dışındadır; saati çalışanla kararlaştırıp çizelgeyi düzeltin.
4. 🕘 simgelerine ve “Şubenin çalışma saatleri dışındaki vardiyalar” özetine bakın. Örneğin 10.00'da açılan kafede baristanın 06.00–10.00 vardiyası işaretlenir. Çalışma saatlerinden en fazla iki saat önceki hazırlık ve sonraki kapanış işaretlenmez: 10.00–22.00 çalışan şubede 08.30–23.30 vardiyası uyarı almaz. Bu bir uyarıdır, yasak değildir; vardiya ve çizelge kaydedilip yayımlanabilir. Bu vardiyaların sayısı yayımlama onayında da gösterilir.
5. Çizelgenin bildirim süresi uyarısını okuyun. Süre, şubenin ülke kurallarından alınır: Rusya'daki şube için bir ay öncedir (Rusya İş Kanunu, madde 103); diğer ülkelerde süre belirlenmemiştir ve bu uyarı gösterilmez. Geç yayımlama uyarı verir, ancak engellenmez.

Normal modda müsaitlik çakışması vardiyayı kaydetmeyi ve çizelgeyi yayımlamayı engellemez. İşletme sahibi “Çakışmalı çizelgeyi yayımlama” seçeneğini açarsa bu çakışmalarla yayımlama tümüyle reddedilir. Kişisel azami saatin aşılması da çakışma sayılır; asgari saatin altında kalma ve “Çağrı üzerine” saatler yalnızca nottur, yayımlamayı durdurmaz.

Vardiyanın solundaki renkli şerit çalışanın pozisyon rengidir; böylece o gün yeterli kasiyer, aşçı ve garson olup olmadığı görülür. Renk atanmamış pozisyonda şerit görünmez.

Sonuç: maliyet ve çözülmemiş sorunlar bellidir. Yayımlama engelleniyorsa müsaitlik çakışmasını giderin; bildirim süresi uyarısı tek başına engelleme nedeni değildir.

Çizelgeyi yayımlama ve okundu onaylarını toplama#

Dağılım hazır olduğunda şubeyi ve dönemi seçin.

1. “Haftayı yayınla” veya aylık görünümde “Ayı yayınla” düğmesine basın.
2. Yayımlamayı onaylayın. Yayımlanan vardiya ve bildirim sayılarını, ayrıca tablonun üzerindeki uyarıları kontrol edin.
3. Çalışan onayı gerekiyorsa “Vardiya programı onayı” bölümünü açıp “Program yayımlandığında çalışanlardan onay iste” seçeneğini etkinleştirin.
4. “Şu kadar saat sonra hatırlat” değerini girin; 0, okundu onayı hatırlatmasını kapatır. Önceden yayımlanmış hafta için “Bu hafta için onay iste” düğmesine basın.

Çalışanlar iş sohbetinde mesaj alır. Yayımlanmadan önce vardiyada “taslak” etiketi vardır; yayımlanan vardiya düzenlendiğinde “değişti” etiketi görünür ve çalışana bildirim gönderilir. Değişmeyen çizelgeyi yeniden yayımlamak yeni bildirim oluşturmaz.

Çalışan “Vardiya planım” bölümünü açıp “Okudum” düğmesine basar. Yönetici adın altında şu simgeleri görür:

Çalışan çizelgeyi gerçekten kâğıt üzerinde imzaladıysa yönetici “Kâğıt üzerinde imzaladı” kaydı girebilir. Okundu onayından sonra vardiyaların değiştirilmesi yeniden onay gerektirir.

Sonuç: çizelge yayımlanmıştır; okundu onayı ayrı izlenir. Bildirim gelmediyse yayımlama sonucunu kontrol edip çalışandan kişisel alanını açmasını isteyin; mesaj iletim hatası yayımlanan çizelgeyi geri almaz. Yeni düzenleme nedeniyle onay kabul edilmiyorsa çalışan güncellenen vardiyaları yeniden okumalıdır.

Son tarihte otomatik yayımlama#

Çizelgenin belirli güne kadar çalışanlara ulaşması gerekiyorsa ve elle yayımlama unutuluyorsa otomatik yayımlamayı açın. Bunu işletme sahibi yapar: Çalışanlar → Ayarlar → “Programın otomatik yayınlanması” bloğu.

1. “Haftayı bir son tarihe kadar otomatik yayınlayın” kutusunu işaretleyin.
2. “Pazartesiden kaç gün önce” alanına örneğin 3, “Saat (şubenin saat dilimi)” alanına 18.00 girin. Böylece ayın 17'si pazartesi başlayan hafta, her şubenin yerel saatiyle 14'ü cuma 18.00'da yayımlanır.
3. “Kaydet” düğmesine basın.

Belirlenen zamanda haftanın yayımlanmamış tüm vardiyaları kendiliğinden yayımlanır; çalışanlar “Haftayı yayınla” düğmesindekiyle aynı iş sohbeti mesajını alır. Okundu onayı açıksa talep de gönderilir. Ayarın altında “Son otomatik yayınlar” bölümünde hafta, şube ve sonuç görünür.

Çizelge onayı açıksa onaylanmamış hafta yayımlanmaz ve işletme sahibini bekler; günlükte “onay bekliyor” yazar. Onaylayınca, hafta henüz başlamadıysa yarım saat içinde yayımlanır. Sıkı müsaitlik kontrolünde çakışmalı hafta yayımlanmaz; günlükte “müsaitlik çakışmaları” yazar. Çakışmaları giderin veya elle yayımlayın. Otomatik yayımlamadan sonra eklenen vardiyalar elle yayımlanana kadar taslak kalır.

Sonuç: hafta belirlenen zamanda, yarım saate kadar sapmayla kendiliğinden yayımlanır. Yayımlanmadıysa “Son otomatik yayınlar” durumunu kontrol edin.

Haftayı yazdırma#

Çizelgeyi duvara asmak veya kâğıt olarak vermek için haftalık görünümde “🖨 Yazdır” düğmesine basın.

1. Haftayı, birden fazla şube varsa şubeyi seçin.
2. “🖨 Yazdır” düğmesine basın; haftanın “Vardiya çizelgesi” yazdırma formu açılır.
3. Satırları kontrol edin: o hafta vardiyası veya onaylı izni olan her çalışana bir satır ayrılır; sütunlarda günler ve vardiya saatleri, sağda planlanan saatler ve toplam bulunur.
4. “Yazdır” düğmesine basın. Sayfa yatay A4 olarak yazdırılır.

Yayımlanmamış vardiyalar “taslak” etiketiyle yazdırılır; tablo üstünde çizelgenin bir kısmının henüz yayımlanmadığı belirtilir. Satırlar pozisyona göre gruplandırılır; pozisyon rengi adın yanında şerit olarak korunur.

Aynı sayfayı çalışanlara e-postayla göndermek için yazdırma penceresinde “✉️ Personele e-postayla gönder” düğmesine basıp onaylayın. Listede olup kartında e-posta adresi bulunan çalışanlar mesajı alır; atlananlar sonuç satırında görünür (“Kartında e-posta yok: …”). Yayımlanmamış vardiyaları olan hafta gönderilemez; önce çizelgeyi yayımlayın. Aynı haftayı 10 dakika sonra yeniden gönderebilirsiniz.

Sonuç: kâğıtta ve e-postada, tablodakiyle aynı hafta bulunur.

Haftayı işletme sahibine onaylatma ve maliyet artışını sınırlama#

İki özellik de varsayılan olarak kapalıdır; küçük işletmeye ek adım gerekmez. İşletme sahibi Çalışanlar → Ayarlar → “Çizelge onayı ve işçilik maliyeti sınırı” bloğundan açar.

• “Yönetici çizelgeyi yalnızca işletme sahibi onayladıktan sonra yayımlar” — işletme sahibi onaylamadan yönetici haftayı yayımlayamaz.
• “Yönetici yayımlanan haftanın maliyetini en fazla şu kadar artırabilir, %” — örneğin 5. Boşsa sınır yoktur.

Yönetici için haftayı onaya gönderme:

1. Haftayı her zamanki gibi hazırlayıp kontrol edin.
2. Tablonun üzerinde haftanın durum çubuğu görünür. “Onaya gönder” düğmesine basın; isterseniz işletme sahibine “Cuma için barmen ekledim” gibi yorum bırakın.
3. İşletme sahibi iş sohbetinde mesaj alır. Durum “İşletme sahibinin onayı bekleniyor” olur.
4. Durum “İşletme sahibi onayladı” olduğunda “Haftayı yayınla” düğmesine basın.

İşletme sahibi için telefon veya bilgisayardan onaylama: iş sohbetindeki mesajı veya Çalışanlar → Vardiyalar bölümünü açın, haftayı inceleyip “Onayla” veya “Reddet” düğmesine basın. Reddederken neden yazın; yönetici bunu durum çubuğunda ve sohbette görür.

Onay tam olarak işletme sahibinin gördüğü haftaya aittir. Yönetici sonradan vardiyayı değiştirirse durum “Onaylandı, ancak sonradan değiştirildi” olur ve hafta yeniden gönderilmelidir. Gerçek giriş-çıkış kayıtları ve vardiya notları onayı sıfırlamaz.

Maliyet artışı sınırı. İşletme sahibinin yayımladığı, ilk kez yayımlanan veya onaylanmış hafta temel sürüm olur. Tablo üzerindeki çubuk, güncel planın bu sürümden ne kadar pahalı olduğunu gösterir: “Yayımlanan sürüme göre maliyet: +%3,1 (sınır %5)”. Maliyet haftalık tahmin gibi güncel ücretlerle hesaplanır; çalışanın ücretinin yükseltilmesi artış sayılmaz. Örneğin haftanın maliyeti 80.000 ₽ ve sınır %5 ise yönetici yaklaşık 4.000 ₽ tutarında vardiya ekleyebilir. Vardiya penceresi, yayımlanan vardiyanın sınırı aşacak şekilde uzatılmasına izin vermez; sınırdan pahalı hafta da yayımlanamaz. İşletme sahibi bu sınıra tabi değildir; onun onayladığı hafta olduğu gibi yayımlanabilir.

Sonuç: yönetici çizelgeyi hazırlar; işletme sahibi tabloyu kendisi oluşturmadan planı ve maliyeti kontrol eder.

Çalışanlar için çizelgeyi görüntüleme ve planlarını bildirme#

Çalışan, telefon tarayıcısı dahil, kendi giriş bilgileriyle “Kişisel alanım” bölümüne girer.

1. “Çizelge” → “Vardiya planım” sekmesini açın; tarih ve saatleri kontrol edin, isteniyorsa okuduğunuzu onaylayın. Burada önümüzdeki iki haftanın yayımlanmış vardiyaları gösterilir.
2. “Uygunluğum” bölümünde “Normal hafta” alanını doldurun ve her gün için saat türünü seçin: “Çalışabilirim”, “Tercih edilen” veya “Çağrı üzerine”. “Tarih ekle” ile istisna girin: “Çalışmıyorum”, “Tüm gün” veya “Yalnızca bu saatlerde”. “Saat sınırları” bölümünde gerekiyorsa haftalık asgari ve azami saatleri, günlük azami saati girip kaydedin. Örneğin haftalık azami 40 saat belirlenmişse 41. saat yöneticinin vardiya penceresinde uyarı verir; yönetici isterse vardiya yine kaydedilir.
3. Yıllık izin veya serbest gün için “Başvurular” → “İzinlerim” → “İzin talebi gönder” bölümünü açın; tür ve tarih seçin, yorum ekleyip “Talebi gönder” düğmesine basın. Yöneticinin kararını bekleyin; “Bekliyor” durumu henüz onaylanmış değildir. İşletme sahibinin günlük izin sınırı varsa ve o tarihler için dolmuşsa talep gönderilmez; örneğin “31 Aralık'ta zaten 2 kişi izinli; günlük sınır bu” açıklaması görünür. Başka tarih seçin veya yöneticinizle görüşün.
4. Vardiyaları takvimde görmek için “Çizelge” sekmesine dönün, “Telefon takviminizdeki vardiyalar” → “Bağlantıyı al” seçeneğini açın ve bağlantıyı takviminize iCal aboneliği olarak ekleyin.

Abonelik, bugünden 60 gün öncesi ve 60 gün sonrası aralığındaki yayımlanmış vardiyaları ve onaylı izinleri gösterir. Bu yalnızca çizelgeyi görüntüler; kişisel takvimde etkinliği taşımak cenaly.ge'deki vardiyayı değiştirmez.

Bağlantı kişiseldir; elinde olan herkes çizelgeyi okuyabilir. Yanlış kişiyle paylaştıysanız “Yeni bağlantı oluştur” düğmesine basıp aboneliği yeniden kurun; eski bağlantı çalışmaz.

İşletme sahibi çizelge ayarlarında “Günlük izin sayısı” belirler: aynı gün kaç çalışan yıllık izinde veya serbest günde olabilir. Boşsa sınır yoktur. Sınır çalışan taleplerine uygulanır; hastalık izni sayılmaz ve yönetici sınırın üzerinde izni kendisi kaydedebilir. Bekleyen ve onaylanmış talepler sayılır; reddedilenler yer açar. Sınır hem “İzinlerim” bölümündeki talebe hem genel başvuru listesindeki izin başvurusuna aynı şekilde uygulanır.

Birden fazla şube varsa aşağıda “Şube başına sınır” da belirlenebilir: örneğin Lenin Caddesi'ndeki kafe için 1, Mira Caddesi'ndeki için 2. Şube sınırı yalnızca kartında o şubeye atanmış çalışanları sayar ve genel sınırla birlikte uygulanır. Atanmış şubesi olmayan çalışan yalnızca genel sınıra tabidir. Ret mesajı şubeyi belirtir: “31 Aralık'ta ‘Lenin Caddesi Kafe’ şubesinde zaten 1 kişi izinli; şubenin günlük sınırı bu”.

İzin ve takasın kapalı olduğu dönemler#

İşletme sahibi, yılbaşı haftaları gibi izin veya vardiya takasının onaylanmayacağı tarihleri önceden kapatır.

1. Çizelge ayarları → “İzin ve takasın kapalı olduğu dönemler” → “Dönem ekle” seçeneğini açın.
2. “Başlangıç” ve “Bitiş” tarihlerini girin; “Kapatılan işlemler” alanında “İzinler ve takaslar”, “İzinler” veya “Vardiya takasları” seçin. Birden fazla şube varsa birini seçebilirsiniz.
3. Bir neden yazın; çalışan bunu ret mesajında görür. “Kaydet” düğmesine basın.

25 Aralık–5 Ocak arasında yasak varsa 30 Aralık için talep gönderilemez; “25 Aralık–5 Ocak arasında izin onaylanmıyor. Neden: Yılbaşı dönemi” görünür. Yasak “İzinlerim” talebine, genel listedeki başvuruya ve takas teklifine uygulanır. Acil durumu yönetici çözer: izni kendisi kaydeder veya çizelgede vardiyayı taşır. Hastalık izni etkilenmez; açık vardiya devralınabilir ve yasaktan önce sunulan takas geçerli kalır. Şube dönemi, kartında o şubeye atanmış çalışanları ve o şubenin vardiyalarını kapsar.

İşletme sahibi çizelge ayarlarında “Vardiya hatırlatması” belirler: başlangıçtan kaç saat önce iş sohbetine mesaj gönderileceği. Varsayılan 2 saattir; 0 hatırlatmayı kapatır. Yayımlanmış vardiyalara uygulanır ve şubenin saat diliminde hesaplanır.

Sonuç: yönetici müsaitliği bilir; çalışan çizelgeyi ve talebinin durumunu görür. Takvimde vardiya yoksa önce yayımlanma durumunu ve tarihini kontrol edin; bağlantı değiştiyse aboneliği güncelleyin. Müsaitlik, izin talebinin yerine geçmez.

Vardiyayı devretme veya devralma#

Gelemeyecekseniz gelecekteki vardiyanızı “Vardiya takası” üzerinden bir çalışma arkadaşınıza önerin.

1. “Vardiyanı öner” bölümünde planlı saati olan kendi vardiyanızı seçin.
2. “Kime” alanında belirli çalışanı veya “Aynı roldeki herkese” seçip teklifi gönderin.
3. Alıcı tarih ve saati kontrol edip “Kabul et” düğmesine basar. Kişiye özel teklif “Reddet” ile reddedilebilir.
4. Yönetici kararı gerekiyorsa onayı bekleyin. Yönetici kabul edilen teklifi inceleyip “Onayla” veya “Reddet” seçer.

Atanmamış vardiya için çalışan “Açık vardiyalar” bölümünü açıp “Vardiyayı al” düğmesine basar. Takas ayarına göre vardiya hemen atanır veya talep yöneticiyi bekler.

Sonuç: onay süreci tamamlandığında vardiya yeni çalışana atanır. Çakışma nedeniyle “Kabul et” veya “Vardiyayı al” kullanılamıyorsa kendi vardiyalarınızı kontrol edin. Geçmiş vardiya veya planlı saati olmayan çalışma kaydı teklif edilemez.

Vardiya saatini değiştirmeyi isteme#

Amaç: çalışan 10.00 yerine 12.00'de başlamak istiyor.

1. Çalışan “Kişisel alanım” → “Vardiya planım” bölümünü açar ve gelecekteki vardiyada “⏱ Başka saat iste” düğmesine basar.
2. İstenen “Başlangıç” ve “Bitiş” saatlerini, isterse nedenini girer ve “Talebi gönder” düğmesine basar.
3. Yönetici “Talepler” bölümünde “Vardiya saatini değiştirme” talebini görür: tarih ve “önceki → istenen”, örneğin “10.00–18.00 → 12.00–18.00”. “Onayla” veya “Reddet” düğmesine basar.

Sonuç: onaydan sonra planlanan vardiya saati değişir. Çizelge yayımlanmışsa vardiya “değişti” etiketi alır. Reddedilirse vardiya aynı kalır.

Aynı talep Android, Windows ve Ubuntu kasalarında da vardır: cihaz menüsü → “⏱ Farklı vardiya saati”. Kasa mevcut kasiyerin önümüzdeki iki haftaya ait yayımlanmış vardiyalarını gösterir. Kasiyer yalnızca PIN ile giriş yaptıysa oturum açmış yönetici onun adına talep gönderebilir; aksi halde kasa ret nedenini açıklar ve çalışanın kendi hesabıyla giriş yapması gerekir.

Yalnızca henüz başlamamış vardiya için talepte bulunulabilir. Çalışan girişini kaydettiyse puantaj düzeltmesi gerekir. Ayın puantajı kapalıysa talep kabul edilmez. Talep incelenirken vardiya başkasına devredilirse onay uygulanmaz.

Birden fazla şubenin çizelgesi#

Planlamadan önce çalışanın şubelerini kontrol edin, ardından tabloda ilgili “Şube” seçimini yapın. Genel görünüm için “Tüm şubeler” kullanın; saat girerken vardiyanın kendi şubesini kontrol edin.

Vardiya saati yöneticinin bilgisayarına göre değil, şubenin saat dilimine göre hesaplanır. iCal aboneliğinde telefon takvimi aynı anı kendi saat diliminde gösterebilir.

Şubelerde farklı kurallar varsa “Çalışma kuralları” → “Şube kuralları” → “Şube ekle” bölümünü açıp mod, eşikler ve “Geçerlilik başlangıcı” tarihi girin. Boş alan “hesapla aynı” demektir. Örneğin Mira Caddesi şubesinin azami vardiyası 8 saatse 10 saatlik vardiyayı reddederken Lenin Caddesi şubesi kabul edebilir. Şubesiz vardiya ve başlangıç tarihinden önceki vardiya hesap kurallarına göre kontrol edilir; vardiya takası kendi şubesinin kurallarına tabidir. Şube başka ülkedeyse reşit olmayanlar için ayrı kurallar da burada belirlenebilir.

Sonuç: plan doğru yer için oluşturulmuştur. Öneri, başka şubede çalıştığı gerekçesiyle birini dışladıysa o kişinin atanmış şubelerini kontrol edin.

Ayın puantajı kapalıysa#

🔒 simgesi ve tablo üzerindeki bant, kapalı ayda vardiya eklenemeyeceğini veya değiştirilemeyeceğini belirtir. İki aya yayılan haftada kilit yalnızca kapalı ayın tarihlerine uygulanır.

1. Mesajda belirtilen ayı kontrol edin.
2. İşletme sahibinden “Plan / Gerçekleşen” → “Puantajı yeniden aç” üzerinden ayı açmasını isteyin.
3. Çizelgeye dönüp kararlaştırılan değişiklikleri yapın.

Sonuç: ay açıldıktan sonra düzenleme yeniden kullanılabilir. Dönemi kapatan yönetici olmanız, kendi başınıza yeniden açma yetkisi vermez. Ayrıntılar “Puantaj” makalesindedir.

Sınırlamalar#

• Yazdırma formu ve e-posta gönderimi yalnızca hafta için vardır; e-postayı yönetici düğmeyle gönderir, otomatik yayımlama göndermez.
• Çizelgeyi yalnızca işletme sahibi onaylar; “yönetici → bölge yöneticisi → işletme sahibi” gibi çok aşamalı zincir yoktur. Maliyet artışı sınırı şube veya pozisyona göre değil, tüm yöneticiler için tek yüzdeyle belirlenir.
• Şube sınırı yalnızca kartında o şubeye atanmış çalışanları sayar.
• Kişisel saat sınırları yalnızca uyarır, vardiyayı engelleyemez. Reşit olmayanların kuralları okul günlerini ve zorunlu molaları kapsamaz; ülke kuralları yalnızca birincil kaynaktan doğrulanmış yerlerde doldurulur, şu anda bu Rusya'dır.
• Otomatik yayımlama şube haftası başına bir kez, yarım saate kadar sapmayla çalışır; birden fazla şubeli hesapta şubesiz vardiyaları atlar, bunlar elle yayımlanır.
• Kopyalama kaynağı yalnızca son altı haftadan ve haftalık görünümde seçilebilir; fareyle vardiya sürükleme yoktur.
• Şubenin çalışma saatleri dışındaki vardiya uyarısı, şubenin normal haftasına göre kontrol edilir; tek seferlik istisnalar, örneğin tatil saatleri dikkate alınmaz.
• Tahmini ihtiyaç, makine öğrenmesi kullanılmayan bir tahmindir: aynı haftanın gününün medyanı × etkinlikler × düzeltme; saatlik dağılım geçmiş haftalardan alınır. Kapasite pozisyon başına tek sayıdır; istasyon veya beceri ayrımı yoktur, yalnızca çalışanın pozisyon düzeyi dikkate alınır. Haftalık maliyet tahminidir; yalnızca yayımlanan sürüme göre artışı sınırlandırılır (yönetici sınırı).
• Mola dakika olarak girilir; burada ücretli mola kuralları veya “mola zamanı” hatırlatması ayarlanmaz.

Sorun giderme#

Sık sorulan sorular#

Yılın tamamı bir seferde planlanabilir mi?#

Evet, düzeni en fazla 366 günlük döneme uygulayın. Sonra çizelgeyi hafta veya ay bazında kontrol edip yayımlayın; vardiya oluşturmak yayımlamak değildir.

10.00–10.00 ne demektir?#

Ertesi gün 10.00'a kadar 24 saatlik vardiya. Normal 10.00–22.00 vardiyasında bitişi 22.00 girin.

Bildirim, okundu onayının yerine geçer mi?#

Hayır. Bildirim çizelgeyi haber verir; özellik açıksa “Okudum” çalışanın ayrı onayını kaydeder.

Çalışan vardiya başlangıcını kendisi değiştirebilir mi?#

Doğrudan değiştiremez, ancak isteyebilir: “Vardiya planım” → “⏱ Başka saat iste”. Yönetici onayladıktan sonra saat değişir.

İlgili bölümler#

• Çalışanlar — çalışan kartları ve kişisel alana erişim.
• Roller, yetkiler ve kasa kısıtlamaları — yetkiler ve şubeler.
• Çalışma süresi takibi — gerçek giriş, çıkış ve molalar.
• Puantaj — plan-gerçekleşen karşılaştırması ve ay kapatma.
• Ücret ve motivasyon — ücretler ve ödeme koşulları.
• Raporlardaki göstergeler nasıl hesaplanır? — raporlarda saatler ve işçilik payı.
• Rusya bordrosu: başlangıç — cenaly.ru'da bordro hesaplama.