Tedarikçiye sipariş: sipariş ihtiyacından mal kabul ve faturaya

Stavni kafesi her hafta Myasnoy Dvor LLC ve Molochnaya Ferma'dan ürün sipariş eder. Cenaly'de tüm süreci yürütebilirsiniz: miktarları hesaplayabilir, siparişi gönderebilir, teslimatı kabul edip borcu kaydedebilirsiniz. Sipariş, tedarikçiyle yapılan anlaşmayı gösterir; stok mal kabulde değişir, borç ise faturaya göre kaydedilir.

Başlamadan önce#

• Cenaly web paneli ve “Depo” bölümüne erişim: hesap sahibi, yönetici veya bu bölümde çalışma yetkisi olan çalışan.
• Seçili şube ve depo, doğru birimlere sahip ürün kartları ve güncel stoklar.
• Tedarikçinin iletişim bilgileri ve fiyat listesi; borç takibi için “Şirketler ve faturalar” bölümüne erişim.

Önce tedarikçiyi ve ürünleri bir kez tanımlayın. Sonraki alımlarda doğrudan sipariş hazırlamaya geçin. Düzenleme düğmeleri kullanılamıyorsa hesap sahibinden çalışanın yetkilerini kontrol etmesini isteyin.

Adım 1. Tedarikçiyi ve fiyat listesini hazırlayın#

Amaç: her hafta yeniden girmemek için siparişin alıcısını, teslimat koşullarını ve fiyatları saklamak.

1. “Depo” → “Tedarikçiler” → “Tedarikçi Ekle” seçeneğini açın.
2. Adı, şirket bilgilerini (örneğin Myasnoy Dvor LLC'nin vergi numarasını) ve ilgili kişiyi girin.
3. E-posta, WhatsApp veya Telegram bilgilerini belirtin; kişide “Şu kanaldan gönder” seçeneğini ve siparişler için ana kişiyi seçin.
4. “Teslimat günleri”, “Sipariş kesim zamanı”, “Teslim süresi, gün” alanlarını doldurup kartı kaydedin.
5. Tedarikçinin “Katalog” bölümünü açın: stok kodu, fiyat, birim ve ambalaj içeriğiyle kalemler ekleyin.
6. “Stok ürünü” alanında fiyat listesi satırını kendi ürün kartınıza bağlayın.

Beklenen tarih şöyle hesaplanır: son saat geçildiyse sayım yarından başlar, ardından teslim süresi takvim günü olarak eklenir. Teslimat günleri belirtilmişse tarih, izin verilen en yakın güne ilerletilir. Örneğin salı son saatten sonra verilen, teslim süresi bir gün ve teslimat günü perşembe olan sipariş perşembe beklenir. Manuel siparişte cihazınızın saati, otomatik hesaplamada UTC kullanılır. Göndermeden önce tarihi kontrol edin. Koşullar belirtilmemişse tarih hesaplanmaz; gönderirken girebilirsiniz.

Fiyat listesini yüklemek için “Katalog” → “İçe aktar” → “Dosyadan (fiyat listesi xlsx/docx/pdf/fotoğraf)” veya “Web sitesinden (URL)” seçeneğini açın. CSV, Excel, DOCX veya PDF dahil dosyalar yükleyebilirsiniz. Tanınan adları, fiyatları ve birimleri kontrol edin. “Fiyat değişikliklerini gözden geçir” ekranında yeni, fiyatı artan, fiyatı düşen ve kaybolan kalemler görünür. “Fiyat listesinden paketler” bölümünde yalnızca doğruladığınız seçenekleri işaretleyip “Değişiklikleri uygula” düğmesine basın. İşaretlenmeyen ambalaj tanımları uygulanmaz; mevcut ambalajı değiştirirken birimleri özellikle dikkatle kontrol edin.

Sonuç: sonraki sipariş kayıtlı koşulları ve fiyat listesi kalemlerini kullanır. İçe aktarma belgeyi okuyamadıysa gerekli kalemleri elle ekleyin; depo bağlantısı seçilmediyse mal kabul sırasında stok kalemini belirlemeniz gerekir.

Tedarikçi ambalajları: şişe ve koli#

Amaç: şarabı koliyle sipariş ederken stokları litreyle takip etmek.

1. l birimiyle “Kırmızı şarap” stok kalemini oluşturun.
2. Tedarikçinin “Katalog” bölümüne iki satır ekleyin ve ikisinde de aynı “Stok ürünü” seçin.
3. Satın alma birimi başına fiyatı ve “Pakette” değerini girin:

Koli için “1 paket = 4,5 l” önizlemesini kontrol edin. Şişe sayısını değil, kolinin toplam içeriğini girin: 6 × 0,75 = 4,5 l. Stok kalemi seçiminin altında koli için “★ Ana ambalaj” seçeneğini işaretleyin. Ürünün bu tedarikçinin listesinde iki veya daha fazla etkin satırı varsa ya da satır zaten işaretliyse seçenek görünür. Tek bir ana ambalaj vardır: başka birini seçmek önceki işareti kaldırır.

Ürünün “Varsayılan tedarikçi” alanını belirleyin. “Siparişleri oluştur” ve otomatik sipariş, bu tedarikçinin ana ambalajını kullanır; ihtiyaç tam ambalaj sayısına yukarı yuvarlanır. İşaret yoksa en büyük veya en ucuz ambalaj değil, en güncel fiyatlı etkin satır seçilir. Seçilebilmesi için fiyat belirtilmiş olmalıdır. Örneğin 9 l ihtiyaç, her biri 3.600 ₽ olan 2 koli, toplam 7.200 ₽ demektir. Katalogdaki şişe satırına miktar girerek şişeleri elle sipariş edebilirsiniz.

Bu iki koliyi kabul ederken miktarı 2, fiyatı koli başına 3.600 ₽ girin. Depoya 9 l girer, litre fiyatı 800 ₽ olur ve toplam 7.200 ₽ kalır. Miktar ve fiyat sipariş satırının birimiyle, stok ise ürün kartının birimiyle tutulur. Siparişsiz mal kabulde “Giriş birimi” alanı da miktar ve fiyatı ambalajla girmenizi sağlar; kaydetmeden önce “Stoğa: …” dönüşümünü kontrol edin.

Kolilerden oluşan palet: iç içe ambalajlar#

Satır, fiyat listesindeki başka bir satırdan oluşuyorsa içeriği elle hesaplamayın.

1. Aynı ürün için satırlar oluşturun: 0,75 l ambalajlı “Şişe”, “Koli” ve “Palet”.
2. Koli için “Pakette” alanına 6 girin; birimler listesinin “Bu fiyat listesindeki başka satır” bölümünde “× Şişe” satırını seçin.
3. Palet için 20 girip “× Koli” seçin.

Önizleme “1 paket = 90 l” gösterir: 20 × 6 × 0,75 l. Paleti normal ambalaj gibi sipariş edip kabul edin: 2 palet depoya 180 l ekler. Tedarikçi 8 şişelik kolilere geçerse yalnızca koliyi değiştirin; palet kendiliğinden yeniden hesaplanır. Oluşturulmuş siparişler kayıtlı ambalajını korur.

Ambalaj yalnızca aynı ürünün satırlarından oluşturulabilir. Temel satır kaldırılırsa veya başka ürüne bağlanırsa ambalajın altında kırmızı ipucu görünür: ambalajı yeniden tanımlayın; o zamana kadar son hesaplanan içerik geçerlidir.

Tedarikçi indirimi, satır kopyalama ve arşivden geri getirme#

İndirim. Fiyatın yanındaki 🕑 simgesine basıp “İndirim, %” alanını doldurun. Fiyatın altında sonuç görünür; örneğin 650 ₽'lik şişe için “−%5 → 617,50 ₽”. Sipariş, otomatik sipariş ve “Daha ucuz olan …” ipucu indirimli fiyatı kullanır. Liste fiyatı ve geçmişi değişmez. Mal kabulde farklı bir fiili fiyat onaylarsanız Cenaly, indirimi koruyacak şekilde liste fiyatını günceller.

Satır kopyalama. ⧉ düğmesi aynı fiyat, ambalaj ve stok kalemiyle yeni satır oluşturur. Adı, fiyatı ve ambalajı düzenleyin. Stok kodu, ana ambalaj işareti ve fiyat geçmişi kopyalanmaz.

Arşivden geri getirme. 🗑️ düğmesiyle kaldırılan satırlar, fiyat listesinin altındaki “Arşiv” bölümündedir. “Geri getir” düğmesine basın: satır yeniden siparişlerde kullanılır. Bu arada ürüne başka ana ambalaj atanmışsa o ambalaj ana olarak kalır.

Bu ürünü kim tedarik ediyor#

“Stok” sekmesinde ürün kartını açın ve “Varsayılan tedarikçi” alanının altındaki “Kim tedarik ediyor” bölümünü genişletin. Ürünün tüm tedarikçileri ve ambalajları fiyatlarıyla görünür; en üstte depo birimi başına en düşük fiyat bulunur. Liste salt okunurdur; değişiklikler tedarikçinin fiyat listesinde yapılır.

Özel birimler ve adet ağırlığı#

Ürün adet yerine şişe, porsiyon veya saatle sayılıyorsa kendi biriminizi oluşturun.

1. Ürün kartını açıp birim alanının altındaki “Kendi birimleriniz” düğmesine basın.
2. Adı ve tablolar için kısa etiketi girin: “0,75 l şişe”, “şişe”.
3. Birim bir ölçü içeriyorsa “Bir birimde” alanını doldurun: 0,75 l. “Porsiyon” ve “saat” için ölçüyü boş bırakın.
4. Birimi kaydedip ürünün birim alanında seçin.

Ürün adet gibi sayılır; stoklar, stok düşümleri ve maliyet eskisi gibi çalışır, tablolarda, belgelerde ve etiketlerde sizin etiketiniz görünür. Birimi yeniden adlandırdığınızda veya ölçüsünü değiştirdiğinizde ürünleri otomatik güncellenir. Arşivdekiler dahil bağlı ürünleri olan birim silinemez; önce ürünleri başka birime geçirin.

Ölçülü birim mal kabulde seçilebilir: “Çuval = 25 kg”, gramla tutulan ürün için çuvalla giriş sağlar; 2 çuval depoya 50.000 g olarak kaydedilir.

Adet ağırlığı, sizin adetle saydığınız ürünü tedarikçi ağırlıkla sattığında veya tam tersi durumda gerekir. Kartta “Bir adedin ağırlığı veya hacmi” alanını doldurun: limon için 120 g. Artık mal kabulde “kg” birimi görünür; kilosu 100 ₽ olan 3 kg, depoya adedi 12 ₽'den 25 adet olarak girer ve satır toplamı değişmez. Fiyat listesindeki “5 kg kasa” ambalajı 41,667 adet olur; otomatik sipariş bu kasaları tam sayıyla sipariş eder. Adet ağırlığı olmadan adet ve kilogram dönüştürülmez; ağırlık yalnızca bu karttan alınır.

Fiyat listesi içe aktarımında indirim ve ambalaj zincirleri#

İçe aktarma, indirimi ve ambalajları birim etiketinden, sütundan veya satır adından okur.

• “%5”, “−%5”, “indirim 5” indirim alanına yazılır; fiyat liste fiyatı olarak kalır.
• “Palet 20 × 6 × 0,75 l”, 4,5 l değil 90 l olarak hesaplanır.
• “Palet 20 koli”, içeriği aynı ürünün koli satırından alır.

Karşılaştırma ekranında bu ambalaj “1 paket = 90 l · 20 × Şarap, koli” olarak görünür. Önceden olduğu gibi yalnızca işaretli ambalajlar uygulanır. Kolinin işaretini kaldırırsanız palet normal 90 l'lik ambalaj olarak kalır. Değişen indirimler “Tedarikçi indirimleri” bölümünde görünür; önceki değeri korumak için işareti kaldırın.

Fiyat listesini hesap tablosunda düzenleyebilirsiniz: CSV düğmesiyle indirin, fiyatları, indirimleri veya ambalajları değiştirip “İçe aktar” → “CSV dosyamızdan geri yükle” üzerinden yükleyin. Bu yöntem yapay zekâ kullanmaz; “İçeriği” sütunundan zincirleri geri yükler. Satırlar ada göre bulunur; bu yüzden adı değişen satır yeni satır olarak gelir.

Çalışan hangi birimlerle sipariş verebilir#

“Çalışanlar” → “Roller ve erişim” bölümünde pozisyonu açıp “Tedarikçiye sipariş” seçeneğini belirleyin:

İzin verilmeyen satır katalog penceresinde girişe kapalıdır; sipariş oluştururken Cenaly ürünü ve nedeni belirtir. Depoya bağlı olmayan fiyat listesi kalemleri kısıtlanmaz. El terminali telefonunda sipariş depo birimiyle verildiği için kısıtlı pozisyonlar siparişlerini yönetim panelinden oluşturur.

Şube ağı için: fiyat listesi, ambalajlar ve ana ambalaj aynı tedarikçi için hesap genelinde ortaktır. Varsayılan tedarikçi ürün üzerinde tanımlanır ve o da ortaktır. Her şubeye özel tedarikçi fiyatı yoktur; sipariş ve mal kabul seçili depoya aittir.

Fiyat geçerlilik süresi ve fiyat listesini CSV olarak indirme#

Amaç: süresi bitmiş kampanya fiyatıyla sipariş vermemek ve mutabakat için fiyat listesini muhasebeciye veya tedarikçiye iletmek.

1. İlgili tedarikçinin “Depo” → “Tedarikçiler” → “Katalog” bölümünü açın.
2. Kalem satırında fiyatın yanındaki 🕑 simgesine basın; “Fiyat geçmişi ve geçerliliği” paneli açılır.
3. “Fiyat geçerliliği” alanına fiyat listesi veya sözleşmedeki “başlangıç” ve “bitiş” tarihlerini girin; örneğin “%33 krema, 1 l — 31 Ekim'e kadar 410 ₽”.
4. Fiyatın altında bir not görünür: “31.10.2026 tarihine kadar”, “fiyat 01.11.2026 tarihinden itibaren” veya kırmızı “fiyatın süresi doldu”.

Geçerlilik süresinin siparişe etkisi. “Siparişleri oluştur” penceresinde ve otomatik siparişte aynı ürünün birden fazla katalog satırı arasından önce bugün geçerli olan, sonra en güncel fiyatlı olan seçilir. Geçerli satır yoksa süresi dolmuş fiyat yine referans olarak kullanılır; ancak sipariş önizlemesinde yanında “· fiyatın süresi doldu” (gelecekteki fiyat için “· henüz geçerli değil”) görünür. Göndermeden önce fiyatı tedarikçiye doğrulatın. “★ Ana ambalaj” işareti geçerlilikten önceliklidir: seçim ana satırlar arasından yapılır.

Süre, başlangıç ve bitiş dahil takvim tarihleriyle belirlenir. Tarih yoksa fiyat eskisi gibi süresizdir. Otomatik sipariş tarihleri UTC'ye göre kontrol eder; bu yüzden gün değişiminde not birkaç saat sonra görünebilir.

Fiyat listesini indirme. Tedarikçi kataloğundaki “⬇ CSV” düğmesi arşivlenmemiş tüm kalemleri indirir: kategori, ad, stok kodu, fiyat, para birimi, birim, ambalaj, geçerlilik başlangıç/bitiş tarihleri, bugünkü fiyat durumu, bağlı stok kalemi ve son fiyat tarihi. Ayırıcı noktalı virgüldür; dosya Excel'de içe aktarma sihirbazı olmadan açılır.

Tedarikçi grupları#

Amaç: onlarca tedarikçi arasından aradığınızı hızla bulmak: “Sebze”, “Et”, “İçecek”, “Temizlik malzemeleri”.

1. Tedarikçi kartını (✏️) açıp “Grup” alanını doldurun. Diğer tedarikçilerde kullanılan gruplar önerilir.
2. Kartı kaydedin. Listede adın yanında grup etiketi görünür.
3. Listenin üzerinde tedarikçi sayılarıyla “Tümü · Et · Sebze · … · Grupsuz” düğmeleri görünür. Yalnızca o grubu listelemek için düğmesine basın.

Tedarikçinin tek grubu vardır. Büyük/küçük harf ve fazladan boşluklar önemli değildir: “sebze” ve “Sebze” aynı gruptur. Filtre yalnızca “Tedarikçiler” sekmesinde çalışır; mal kabul ve siparişteki tedarikçi seçimi tümünü göstermeye devam eder.

Adım 2. Satın alma miktarlarını ayarlayın#

Amaç: örneğin “Dana kol, kg” ürününün stok ihtiyacı için öneri almak.

1. “Stok” sekmesinde ürün kartını açın.
2. Satın alma ayarlarını doldurup değişiklikleri kaydedin.

Stok 3 kg ise eksik 20 − 3 = 17 kg'dır. 5'in katına yukarı yuvarlama 20 kg sipariş verir. Mal kabulden önce tüketim olmazsa son stok 23 kg olur; hedef stok yuvarlamayı sınırlamaz. Hedef stok yoksa sistem yeniden sipariş noktasına tamamlar; paket katı yoksa hesaplanan eksik miktarı korur. Stok tam 5 kg ve yeniden sipariş noktası 5 kg ise ürün henüz listeye girmez.

Sonuç: “Tedarik” sekmesinin “Sipariş verilecek” bölümünde öneri görünür. Ürün yoksa yeniden sipariş noktasını ve seçili deponun stokunu kontrol edin. Ürünün paket katı ile fiyat listesi satırının ambalajı farklı ayarlardır; sipariş satırının birimini kontrol edin.

Adım 3. Siparişi hazırlayın#

Amaç: seçili depo için taslak hazırlamak.

1. “Depo” → “Tedarik” → “Sipariş verilecek” bölümünü açın.
2. Tedarikçi gruplarını kontrol edin, ürünleri işaretleyip miktarları düzeltin.
3. “Siparişleri oluştur” düğmesine basın; tedarikçisiz satırlar için “Tedarikçi ata” seçeneğini kullanın.
4. Fiyatları ve beklenen teslimatı kontrol edip “Taslakları oluştur” düğmesine basın.

Tedarikçinin mevcut taslağı varsa sistem buna eklemeyi önerir; eklemeyi reddetmeniz yeni taslak oluşturur. Fiyat, bağlı katalog satırından alınır. Bilinmeyen fiyat sıfır demek değildir; eski fiyatı tedarikçiye doğrulatın.

Başka tedarikçinin listesinde aynı ürünün birim fiyatı daha düşükse satırın altında “Daha ucuz olan «…»: ~600 ₽/kg (−%8)” ipucu görünür. Karşılaştırma ambalaj dikkate alınarak stok birimi başına yapılır: 3.000 ₽'lik 5 kg koli, kilogram başına 600 ₽'dir. %1'den küçük farklar ve farklı para birimindeki listeler gösterilmez. O tedarikçiden sipariş etmek için ürünün “Varsayılan tedarikçi” ayarını değiştirip siparişi yeniden oluşturun.

Başka bir yol: “Tedarikçiler” → “Katalog” bölümünde kalemlerin yanına miktar girip “Sipariş oluştur” düğmesine basın. “Son siparişi tekrarla”, bu tedarikçinin son gönderilmiş, onaylanmış veya kabul edilmiş siparişindeki miktarları ekler. Zaten miktar girilmişse üzerine eklenir; taslak oluşturmadan önce toplamı kontrol edin. “Sık sipariş edilen” bölümü son 90 günlük sipariş geçmişine göre alışıldık kalemleri eklemenize yardımcı olur.

Alan adınızda kullanılabiliyorsa beklenen tüketime göre taslak hazırlamak için talep tahminini kullanın. Aynı hesabı otomatik sipariş de yapabilir; “Otomatik sipariş zamanlaması ve tahmine göre sipariş” bölümüne bakın.

Sipariş şablonları#

Amaç: “Pazartesi”, “Hafta sonu bar” gibi standart siparişi tek tıklamayla hazırlamak.

1. Tedarikçinin “Tedarikçiler” → “Katalog” bölümünü açıp miktarları girin.
2. Pencerenin altındaki “💾 Şablon olarak kaydet” düğmesine basıp ad girin.
3. Sonraki sefer “Şablonlar” bölümünde “📋 Pazartesi” düğmesine basın; şablon miktarları seçime eklenir. Toplamı kontrol edip “Sipariş oluştur” düğmesine basın.

Aynı adla kaydetmek kopya oluşturmak yerine şablonu günceller. Silmek için şablon düğmesindeki ✕ simgesini kullanın. Artık fiyat listesinde olmayan (arşivlenmiş) kalem atlanır; tedarikçi başına en fazla 20 şablon olabilir.

Sonuç: sipariş “Satın alma siparişleri” bölümünde “Taslak” durumuyla görünür; stoklar henüz değişmez. Siparişi tekrarlamak hiçbir şey eklemediyse tedarikçinin geçmişini ve ilgili kalemlerin güncel listede bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Otomatik sipariş zamanlaması ve tahmine göre sipariş#

Amaç: Myasnoy Dvor LLC'ye siparişin satış tahminine göre hesaplanıp yalnızca pazartesi ve perşembe günleri şubenin yerel saatiyle 10.00'da otomatik gönderilmesi.

Önce “Depo” → “Tedarik” → “Uyarılar” → “Düşük stokta tedarikçiye otomatik e-posta gönder” ayarını açın. Ardından:

1. Tedarikçi kartını (✏️) açıp “Otomatik sipariş zamanlaması” bölümünü bulun.
2. “Sipariş günleri” alanında Pzt ve Per seçin. Hiçbiri seçilmezse her gün anlamına gelir.
3. “Sipariş saati (şubenin yerel saati)” alanında 10.00 seçin. Deponun bağlı olduğu şubenin profilindeki saat dilimi kullanılır.
4. “Sipariş hesaplama yöntemi” alanında modu seçin:
   • “Yeniden sipariş noktasının altındaki ürünleri tamamlama” — normal otomatik sipariş gibi: bu tedarikçinin stoku yeniden sipariş noktasının altına düşmüş ürünleri hedef stoka tamamlanır;
   • “Tahmine göre” — “Tahmin” sekmesindeki taslak gibi: bugünün haftanın gününe ait yemek talebi tahmini × reçeteler × “Karşılanacak gün sayısı” (varsayılan 3), eksi stok ve önceden sipariş edilmiş miktar; ancak hedef stoka tamamlamak için gereken miktardan az olamaz.
5. Kartı kaydedin. Tedarikçi listesinde “🕑 Pzt/Per 10.00 · tahmine göre” satırı görünür.

Sonuç: pazartesi ve perşembe 10.00'da sistem bu ürünlerin bulunduğu her depo için sipariş oluşturur. Tedarikçiye e-postayla gönderilir; iletişim kanalı WhatsApp veya Telegram ise hazır metinli taslak olarak kalır. Sipariş notunda “auto-order · schedule” veya “auto-order · forecast” görünür. Diğer gün ve saatlerde ürün bitse bile bu tedarikçiye otomatik sipariş gönderilmez; böyle bir siparişi elle hazırlayın.

Kontrol her saat çalışır. Gecikirse sipariş belirlenen saatten sonraki üç saat içinde gönderilir; daha geçse o günün siparişi akşam gönderilmek yerine atlanır. Sipariş edilecek ürün yoksa e-posta gönderilmez.

Tahmine göre sipariş, aynı gün kapsamıyla “Tahmin” sekmesinin bugünkü taslağıyla eşleşir. Henüz tahmin yoksa (satış geçmişi yetersizse) veya yemeğin reçetesi yoksa hedef stoka tamamlama hesabına döner.

Zamanlaması olmayan ve “Tamamlama” modundaki tedarikçi için süreç eskisi gibidir: yeniden sipariş noktasının altındaki ürünler için sabahları günde bir kez sipariş hazırlanır.

Adım 4. Siparişi gönderin#

Amaç: kararlaştırılan miktarları ve fiyatları tedarikçiye iletmek.

1. Taslakta “Gönder” düğmesine basın.
2. İletişim kişisini, sipariş metnini ve beklenen teslimat tarihini kontrol edin.
3. Kanalı seçip açılan uygulamada gönderimi tamamlayın.

Metinde kalemler, miktarlar ve birimler, bilinen fiyatlar ve tutarlar, not ve depo adı bulunur. Sonuç: sipariş gönderildi olarak işaretlenir. Normal kanalda işaret uygulama açıldığında konur; mesajın tedarikçiye ulaştığını doğrulamaz. Kanal düğmesi yoksa iletişim adresini kontrol edin; uygulama açılmadıysa metni kopyalayıp elle gönderin.

Düzenli çalışma için “Tedarik” bölümünde “Düşük stokta tedarikçiye otomatik e-posta gönder” ayarını açın. Kontrol, yeniden sipariş noktasını kullanarak günde bir kez 06.00 UTC'de (Moskova saatiyle 09.00) çalışır. E-posta kanalında mesajı sistem gönderir; WhatsApp veya Telegram'da insanın göndereceği taslak oluşur. Tedarikçinin uygun kanalı yoksa sipariş oluşturulmaz; varsayılan tedarikçisi olmayan ürün de otomatik siparişe girmez. Bu depo için açık siparişte zaten bulunan ürünler tekrar sipariş edilmez. “En fazla … günde bir” ayarı otomatik siparişleri de sınırlar; günlük kontrol her gün e-posta gönderileceği anlamına gelmez.

Adım 5. Açık siparişleri takip edin#

Amaç: hâlâ beklenenleri görmek ve gecikmeleri zamanında sorgulamak. Doğru depoda “Tedarik” → “Satın alma siparişleri” bölümünü açıp durumu ve beklenen tarihi kontrol edin.

Sonuç: açık yükümlülükler durumlardan izlenir. ⏰ işareti gönderilmiş, onaylanmış veya kısmen alınmış siparişin beklenen tarihinin geçtiğini belirtir. Tedarikçi farklı tarih onayladıysa “Onaylandı” işaretini koyarken yeni tarihi ve notu girin. Gecikmede tedarikçiyle görüşün; işaret teslimatı otomatik ertelemez.

Adım 6. Teslimatın tamamını veya bir bölümünü kabul edin#

Amaç: tam olarak getirilen miktarı fiili fiyatıyla stoka almak.

1. Siparişte “Siparişi al”, kısmen alınmış siparişte “Daha fazla al” düğmesine basın.
2. Tedarikçi belgesinin, örneğin irsaliye veya UPD'nin numarasını ve tarihini girin.
3. Fiili miktarları ve fiyatları girin; ambalaj birimlerini ve depo birimlerine dönüşümü kontrol edin.
4. Depoda tanınmayan kalem için ürün seçin, yerinde kart oluşturun veya teslimat gibi stok dışı satır olarak işaretleyin.
5. Gerekirse sipariş dışı ek satır ekleyin. Bu, asıl satırın yerine geçmez; ek mal kabuldür.
6. Siparişin kapanmasına ilişkin ipucunu kontrol edip “Alımı onayla” düğmesine basın.

Örnek: 10 kg dana eti sipariş ettiniz, 8 kg geldi. 8 kg girin; kalan 2 kg beklendiği sürece sipariş “Kısmen alındı” durumunda kalır. Kalan geldiğinde “Daha fazla al” seçeneğini açın: form 10 kg'ın tamamını değil, kalan 2 kg'ı önerir. Tedarikçi artık getirmeyecekse “Eksik teslimatı kapat (2 kg beklenmiyor)” seçeneğini işaretleyip örneğin “Tedarikçi ürünün bulunmadığını doğruladı” nedenini girin. Tüm satırlar kapandıktan sonra sipariş “Alındı” olur, ancak stoka yalnızca fiilen alınan 8 kg girer. Eksik teslimat mal kabul sayılmaz; neden tedarikçi geçmişinde kalır.

Fiyat, olağan alımlara göre uyarı eşiğine kadar yükseldiyse “Normalden yüksek fiyatı onaylıyorum” onayı gerekir. Karşılaştırma son 90 günün medyanını esas alır; 30 günlük medyan bilgi amaçlı gösterilir. Geçmiş yetersizse uyarı görünmeyebilir. Fiyatın doğru birim için olduğunu kontrol edin; yeni fiyatı listede saklamak istiyorsanız “Tedarikçi kataloğunda fiyatı güncelle” seçeneğini işaretli bırakın.

Sonuç: mal kabul oluşur, fiili stok artar ve sipariş tamamen kapanır veya kısmi kalır. Kesinleştirme engelleniyorsa ürün bağlantılarını, eksik teslimat nedenini ve yüksek fiyat onayını kontrol edin. Mal kabul kesinleştiği halde fiyat listesi güncellenemediyse uyarıdaki “Fiyat listesini güncelle” düğmesini kullanın; mal kabulü yeniden oluşturmayın. Telefondan mal kabul için telefonu el terminali olarak kullanın: orada da bir teslimatta birden fazla sipariş kabul edebilir, alternatif ürünü işaretleyebilir ve satır deposunu seçebilirsiniz.

Birden fazla sipariş için tek irsaliye, alternatif ürün ve satır deposu#

Tedarikçi çoğu zaman iki siparişin ürünlerini tek irsaliyeyle getirir, sipariş edilene alternatif ürün teslim eder veya ürünlerin bir kısmı doğrudan bara gider.

• Birden fazla sipariş. Mal kabul penceresinde satırların altından “＋ Sipariş ekle” seçeneğini kullanın; aynı tedarikçinin aynı depoya ait diğer açık siparişleri listelenir. Eklenen siparişin satırları kendi miktarlarıyla altta görünür. İrsaliye numarası ve tarihi ortaktır: onayda her sipariş için aynı numarayla ayrı mal kabul oluşur ve iki sipariş de kapanır.
• Alternatif ürün. “%33 krema, 1 l” yerine “%35 krema, 1 l” geldiyse satırda “⇄ Yedek ürün teslim edildi” seçeneğini işaretleyip alternatif ürünü seçin. Stoka %35 krema girer, sipariş satırı tamamlanmış sayılır; %33 krema için eksik teslimat kalmaz. Tedarikçi geçmişinde “alternatifler: %33 krema → %35 krema” kaydı tutulur.
• Satır deposu. Şubenin birden fazla deposu (örneğin mutfak ve bar) varsa satırda “Depo” seçimi görünür. Başka depoya ait satırlar ayrı mal kabul belgesine gider; belge akışında aynı irsaliye için iki mal kabul görünür.

Örnek: UPD-512 irsaliyesiyle pazartesi siparişindeki süt ve çarşamba siparişindeki kefir geldi. İlk siparişin mal kabulünü açın, ikinciyi ekleyin, miktarları kontrol edip “Alımı onayla” düğmesine basın; iki sipariş de “Alındı” olur.

Teslimat değerlendirmesi ve tedarikçi göstergeleri#

Mal kabul penceresinin altında teslimata 1–5 yıldız verin ve nedenleri işaretleyin: “Gecikmiş”, “Eksik teslimat”, “Hasarlı / kusurlu”, “Yanlış ürün”, “Sıcaklık ihlali”, “Belgesiz”, “Onaysız ikame”. “＋ Kendi nedeniniz” düğmesiyle kendi nedeninizi ekleyin; sonraki tüm mal kabuller için saklanır. Puan ve nedenler isteğe bağlıdır.

Sistem, mal kabul tarihini siparişin beklenen tarihiyle karşılaştırarak teslimatın zamanında gelip gelmediğini otomatik işaretler.

Tedarikçi kartında (“Tedarik” → “Tedarikçiler” → tedarikçi), “Son 90 günün performansı” bölümü şunları gösterir:

Altında sık görülen nedenler bulunur. Göstergeler mal kabul geçmişinden hesaplanır; puanlama özelliğinden önceki teslimatlar da siparişin beklenen tarihi varsa “Zamanında” göstergesine katılır.

Adım 7. İade kaydedin ve geçmişi kontrol edin#

Amaç: ürün iadesini kaydetmek ve tedarikçiyle görüşmek için dayanakları saklamak.

1. Doğru depoda “+ İşlemler” → “Tedarikçiye iade” seçeneğini açın.
2. Tedarikçiyi, ürünleri ve iade miktarlarını pozitif değerlerle belirtin.
3. “Kaydet” düğmesine basıp belgeyi kontrol edin.
4. Tedarikçi kartını ve olay akışını açın: iadeler, mal kabul farkları ve fiyat değişiklikleri burada saklanır.

Sonuç: iade stoku azaltır. Eksik/fazla teslimatlar, alternatif ürünler, fiyat sıçramaları ve teslimat puanları akışta görünür ve tedarikçi kartının “Son 90 günün performansı” bölümüne yansır. İade kullanılamıyorsa tedarikçiyi, satırları ve yetkileri kontrol edin. Borcun parasal azaltılmasını tedarikçiyle mutabakat sonrası ayrıca kaydedin; depo iadesi cari hesap kaydının yerine geçmez. Belge ayrıntıları için depo işlemleri bölümüne bakın.

Adım 8. Faturayı ve ödemeyi kaydedin#

Amaç: tedarikçi belgesini kaydetmek ve kalan ödeme tutarını kontrol etmek.

1. “Şirketler ve faturalar” bölümünü açın, tedarikçi rolüne sahip kartı ve “Cari hesap” sekmesini seçin.
2. “Tedarikçiye borcumuz” bölümünde “Tedarikçi faturası kaydet” düğmesine basın.
3. Belge numarasını, tarihini, tutarını, “Son ödeme tarihi” ve ilgili “Satın alma siparişi” alanlarını doldurun; birden fazla varsa seçili şubeyi ve tüzel kişiyi kontrol edin.
4. “Kaydet” düğmesine basın. “Satın alma siparişleri: teslim alınan ve faturalanan” tablosunda ilgili siparişin “Fatura…” düğmesinden de başlayabilirsiniz.
5. Gerçek ödeme yapıldıktan sonra faturadaki “Öde” veya “Tedarikçiye ödeme” düğmesine basın, tutarı ve ödeme talimatı numarasını girip kaydı kesinleştirin.

Örneğin kilogramı 600 ₽'den 10 kg sipariş edip 8 kg aldınız: “Sipariş edilen” 6.000 ₽, “Teslim alınan” 4.800 ₽'dir. 4.800 ₽'lik fatura kaydedilince bu tutar “Faturalanan” alanında görünür. Fiili fiyat artışı fatura penceresindeki satır bazlı karşılaştırmada görünür; aşağıya bakın.

Faturayı sipariş ve mal kabulle karşılaştırma, onaylama#

Fatura penceresinde “Satın alma siparişi” seçildiğinde alanların altında “Kontrol: sipariş → mal kabul → fatura” tablosu görünür. Her satırda sipariş edilen miktar ve fiyat, fiilen alınan miktar ve fiyat ile tedarikçi belgesindeki miktar ve fiyatı gireceğiniz “Faturada” alanları bulunur (başlangıçta mal kabul değerleriyle doldurulur).

• Fatura fiyatı mal kabul fiyatından %0,5'ten fazla farklıysa satır “fiyat mal kabulden farklı” notuyla kırmızı gösterilir.
• Fatura miktarı alınan miktardan farklıysa “miktar mal kabulden farklı” notu görünür.
• Ürün sipariş fiyatından farklı alındıysa “sipariş fiyatından farklı fiyatla alındı” bilgi notu gösterilir.
• “Satır toplamını kullan” düğmesi satırların toplamını tutar alanına aktarır.

Fark varsa “Onaya gönder” kutusu işaretlidir: fatura kaydedilir ve borç hemen hesaba katılır, ancak fatura listesinde “Onay bekliyor” durumunda görünür ve “Öde” düğmesi bulunmaz. “CRM para” yetkisi olan başka bir çalışan veya hesap sahibi “Onayla” düğmesiyle onaylayabilir; faturayı onaya gönderen kişi kendisi onaylayamaz. Onaydan sonra fatura normal şekilde ödenir.

Örnek: litresi 106 ₽'den 10 l yağ alındı, faturada litre fiyatı 115 ₽ yazıyor. “Yağ” satırı vurgulanır, fatura onaya gider; yönetici ek fiyat anlaşmasını kontrol edip “Onayla” düğmesine basar.

Fatura seçmeden yapılan otomatik ödeme dağıtımı (banka ekstresi, avans, alacak dekontu) vade sırasını izler ve “Onay bekliyor” faturaları atlar: para onaylı faturaları kapatır, kalan tutar tedarikçiye avans olarak kalır. Banka ekstresi eşleştirme önerilerinde de bu fatura sunulmaz. “Onayla” sonrasında serbest avans otomatik olarak faturaya uygulanır. Onaysız faturaya ödeme yalnızca fatura dağıtım penceresinde elle bağlanabilir; pencere faturanın onaylanmadığını bildirir ve bağlantı için onay ister.

Sonuç: kaydedilen fatura borç oluşturur, ödeme kaydı kalan borcu azaltır. Ödeme düğmesi gerçekleşmiş ödemeyi kaydeder; bankaya para transferi emri vermez. Sipariş tablosu yoksa depo tedarikçisinin doğru şubenin cari hesap kartıyla bağlantısını ve depo erişiminizi kontrol edin. Borç bölümü yoksa tedarikçi rolünü ve finansal veri yetkilerini kontrol edin.

Borç yaşlandırması için “Şirketler ve faturalar” → “Raporlar” → “Borçlarımız” bölümünü açın: vadesi geçmemiş tutarlar ve 1–30, 31–60, 61–90, 90 günden fazla gecikme aralıkları görünür. Avans ayrıca gösterilir. Mutabık kalınan ürün iadesi için cari hesapta “Alacak dekontu / mal iadesi” işlemi vardır.

AWS bulutunda fotoğraf/PDF irsaliyeden mal kabul kaydedildikten sonra vergi belgesi bilgileri tanındıysa fatura taslağı kontrolü açılabilir. Kaydetmeden önce satırları, tutarları ve vergileri kontrol edin. cenaly.ru'da irsaliye fotoğrafı tanıma kullanılamaz; mal kabulü ve faturayı elle kaydedin.

Ayrı depo olarak bar veya kiler: transferle stok tamamlama#

Banket barı veya servis kileri için aynı şubede “Bar” gibi ayrı bir depo oluşturun. Böylece stokunu ana depodan ayrı sayabilirsiniz.

1. “Depo” bölümünde “Bar” deposunu seçip stok sayımı yapın: fiili miktarı girin ve sayımı tamamlayın.
2. Stoku ekibin servis için bulundurmayı planladığı miktarla karşılaştırın; eksiği elle hesaplayın.
3. Ana depoyu seçip “İşlemler” → “Transfer” seçeneğini açın.
4. Alıcı olarak “Bar” seçin, ürünleri ve hesaplanan miktarları ekleyip belgeyi kesinleştirin.
5. Ana depodaki azalmayı ve bardaki artışı kontrol edin; depo belgeleri makalesine bakın.

Sonuç: stok tamamlama, tedarikçiden yeni alım yapılmadan şube içi transfer olarak kaydedilir. “Bar” deposunu oluşturmak satış stok düşümlerini kendiliğinden oraya yönlendirmez; satış deposu ve malzeme stok düşüm ayarlarını kontrol edin.

“Yeniden sipariş noktası”, “Hedef stok (par)” ve “Paket boyutu” ürünün ortak ayarlarıdır; bar ve ana depo için ayrı tanımlanmaz. Barın kendine özel stoku için ekibin çalışma listesini ve manuel transfer belgesini kullanın; tek banket için ürünün ortak hedefini değiştirmeyin.

Birden fazla şube için satın alma#

Tedarikçiler, fiyat listeleri ve ürün kartları hesap genelinde ortaktır. Yeniden sipariş noktası ve hedef stok ortak tanımlanır, ancak her deponun kendine özel değerleri olabilir.

Amaç: Tverskaya'daki kafede sütü 40 l'ye, metro yanındaki büfede 10 l'ye tamamlamak.

1. Ürün kartını açın. Birden fazla depo varsa satın alma bölümünde “Depoya özel eşikler” tablosu bulunur.
2. Depoya özel “Yeniden sipariş noktası” ve “Hedef stok (par)” değerlerini girin. Boş alan, ortak değerin uygulanacağı anlamına gelir (alanda ipucu olarak gösterilir).
3. Kartı kaydedin.

Sonuç: “Sipariş verilecek”, “Yalnızca az stok”, “Tahmin” sekmesi ve otomatik sipariş, bu depo için kendi eşiklerini kullanır. Paket katı tüm depolarda ortaktır. Stok ve sipariş belirli bir depoya aittir; hazırlamadan ve kabul etmeden önce seçili depoyu kontrol edin. Çalışan kendi çalışma kapsamındaki şubelerin depolarını görür; hesap sahibi tüm şube ağıyla çalışabilir. Cari hesap kartları ve hesaplaşmalar şube bazındadır: ortak depo tedarikçisi ilgili şubenin kartına bağlanır.

Sınırlamalar#

• Özel birim adet gibi sayılır: sistem beş temel birime (g, kg, ml, l, adet) yenisini eklemez; kasa ve el terminalinde şimdilik “adet” etiketi görünür.
• Adet ağırlığı manuel mal kabulde, fiyat listesinde ve otomatik siparişte çalışır. İrsaliye fotoğrafı ve stok içe aktarımı yalnızca g↔kg ve ml↔l dönüşümlerini yapar.
• Sipariş birimi kısıtlaması sipariş oluşturulurken geçerlidir; mevcut taslak düzenlenirken uygulanmaz. Web yönetim panelinden verilen siparişi tarayıcı kontrol eder; sunucu yalnızca el terminali telefonundan verilen siparişi kontrol eder.
• Sipariş şablonu kalemleri ve miktarları saklar; miktarlar stoka göre yeniden hesaplanmaz. Stoka göre sipariş için otomatik sipariş veya “Siparişleri oluştur” kullanın.
• Otomatik sipariş zamanlaması tedarikçi bazındadır: günler ve tek sipariş saati tüm depolar için aynıdır. Depoya göre farklı saatler ve günde birden fazla sipariş desteklenmez.
• Tahmine göre sipariş, bugünün haftanın gününe ait ihtiyacı kapsam süresiyle çarpar; sonraki teslimata kadar her günü ayrı hesaplamaz.
• Tek mal kabule yalnızca aynı tedarikçinin aynı depoya ait açık siparişleri eklenebilir; her sipariş için ortak irsaliye numarasıyla ayrı mal kabul oluşur.
• Satır deposu aynı şubenin depolarından seçilir; otel minibarları seçeneklere dahil değildir.
• Alternatif ürün, sipariş satırının miktarını ve fiyatını olduğu gibi alır; birimi farklıysa dönüşümü elle kontrol edin.
• Eksik teslimatı kapatma nedeni hâlâ metin olarak girilir; neden listesi teslimat değerlendirmesine aittir. Tedarikçi göstergeleri son 90 günü kapsar; dönem değiştirilemez.
• Fiyat geçerliliği ve listeyi indirme vardır, ancak içe aktarma geçerlilik tarihlerini tanımaz; tarihler elle girilir. Tedarikçi listeleri yalnızca “Siparişleri oluştur” penceresindeki “Daha ucuz olan …” ipucuyla karşılaştırılır; ayrı karşılaştırma tablosu veya tedarikçiler arası fiyat listesi kopyalama yoktur.
• Tedarikçinin tek grubu vardır; grup hiyerarşisi ve tedarikçi seçiminde gruplama yoktur.
• Standart EDI sipariş alışverişi yoktur; Cenaly mağazasına gönderim ayrı bir sipariş iletim yöntemidir.
• Satır bazlı karşılaştırma, tek siparişe bağlı faturada kullanılabilir; karşılaştırma satırları faturada saklanmaz, tutar ve fark sayısını içeren onay işareti saklanır.
• Onay tek aşamalıdır: “CRM para” yetkisi olan başka bir çalışan veya hesap sahibi onaylar. Ayrı “fatura onaylama” yetkisi ve onay zinciri yoktur. Fatura onaya gitmeden önce otomatik dağıtımla bağlanmış ödemeler faturada kalır; dağıtım penceresinde elle taşınabilir.
• cenaly.ru'da irsaliye fotoğrafı tanıma yoktur; manuel mal kabul ve fatura kaydına engel değildir.

Sorun giderme#

Sık sorulan sorular#

Stok yeniden sipariş noktasının üzerinde olsa da ürün sipariş edilebilir mi? Evet, tedarikçi kataloğundan sipariş hazırlayın; eksik stok listesi yöntemlerden yalnızca biridir.

Teslimatı kabul etmek için onay beklemek gerekir mi? Hayır. Taslak ve gönderilmiş sipariş için de mal kabul yapılabilir; gerçekleşen teslimatı kaydedin.

“Alındı” her zaman her şeyin getirildiği anlamına mı gelir? Hayır. Tüm satırlar kapanmış olmalıdır; ancak bazıları neden belirtilerek eksik teslimatla kapatılmış olabilir.

Sipariş fiyatı neden fiyat listesinden düşük?#

Satırda tedarikçi indirimi vardır. Sipariş indirimli fiyatı kullanır, listede indirim öncesi fiyat kalır. Fiyatın yanındaki 🕑 panelinde “İndirim, %” alanını kontrol edin.

Neden koli yerine şişe seçildi?#

Ana ambalaj yoksa en güncel fiyatlı satır seçilir. İki satırın aynı ürüne bağlı olduğunu, kolinin arşivlenmediğini ve fiyatı bulunduğunu kontrol edin; kolide “★ Ana ambalaj” işaretini seçin. Bu, sonraki oluşturulan siparişleri etkiler; mevcut satırları değiştirmez.

Gönderilmiş siparişin ambalajını nasıl değiştiririm?#

Fiyat listesini değiştirmek siparişi değiştirmez: satır, oluşturulduğu andaki ambalajı ve sürümünü saklar. Mal kabul bu kayıtlı katsayıyı kullanır. Sipariş henüz alınmadıysa değişikliği tedarikçiyle görüşün, eski siparişi iptal edip doğru ambalajla yenisini oluşturun. Yeni ana ambalaj işaretinin gönderilmiş siparişi yeniden hesaplamasını beklemeyin.

İlgili bölümler#

• Depo: stoklar, satın alma ve tedarikçiler
• Depo belgeleri
• Talep tahmini ve hazırlık planı
• Telefonu el terminali olarak kullanma
• Cari hesaplar
• Gerçek kişiden satın alma
• Stok sayımı