Ночной аудит: начисления ночей и закрытие бизнес-дня
Каждую ночь система сама начисляет проживание в счёт гостя. Утром ночной аудитор проверяет вчерашний день, разбирает то, что мешает его закрыть, и закрывает день. Закрытый день получает неизменяемый отчёт для бухгалтера: деньги этого дня дальше исправляются только сторно и начислениями текущим днём.
Кому: владельцу отеля, ночному аудитору, менеджеру смены, бухгалтеру.
Где: «Номера» → вкладка «📊 Отчёты» → «Ночной аудит».
Права: открыть вкладку и увидеть чек-лист могут владелец и роли с правами «Ночной аудит», «Стойка (заселение, брони)» или «Счета гостей отеля». Закрыть день может только владелец или роль с правом «Ночной аудит» — например, встроенная должность «Ночной аудитор». Кто переоткрывает закрытый день, решает политика аудита. Подробнее — Права стойки, уборки и бухгалтера.
Как начисляются ночи#
Отдельно запускать начисление не нужно.
- Сервер раз в час проверяет отели и после 03:00 по времени отеля начисляет прошедшую ночь в счёт каждого заселённого номера.
- День заезда ночью не считается: гость, проживший N ночей, получает ровно N строк «Ночи проживания». Если проход пропустили (сбой, поздний запуск), следующий проход доначислит все пропущенные ночи — второй раз одну и ту же ночь он не запишет.
- Цена ночи берётся та, по которой бронь продали. Если после продажи вы поменяли тариф или сезон, уже проданные ночи начисляются по старой цене. Подробнее — Цены отеля.
- Выезд доначисляет последнюю ночь сам. Ждать ночного прохода, чтобы выселить гостя, не нужно.
- Тот же ночной проход сохраняет снимок ночи: сколько номеров было занято и сколько доступно в 03:00 следующего утра. Из снимков считаются загрузка, ADR и RevPAR в отчётах.
Проверить начисления утром#
Перед закрытием дня удобно свериться на вкладке «📊 Отчёты» → «KPI и сверка», блок «Суточная сверка»:
- Выберите «Дата проживания» — вчерашний день.
- Посмотрите «Строки для проверки»: «Нет начисления за ночь», «Несколько начислений за ночь», «Проживание без фолио», «Выезд не рассчитан», «В закрытом фолио остался баланс» и другие.
- При необходимости нажмите «Выгрузить CSV».
Сверка только показывает расхождения: день она не закрывает и деньги не меняет. Проверки чеков кассы («Чека нет в реестре», «Чек ждёт отправки») есть только в сверке — закрыть день они не мешают.
Чек-лист блокеров#
- Откройте «Ночной аудит». Вверху — статус: «Закрыто по …» и «Следующий к закрытию: …», режим закрытия («Закрытие вручную» или «Автозакрытие в …») и включена ли защита закрытых дней. Справа — часовой пояс отеля.
- В поле «Бизнес-день» уже стоит следующий к закрытию день. Сегодняшний день выбрать нельзя.
- Ниже — «Чек-лист» с числом «Решить: N». Пустой чек-лист выглядит так: «Блокеров нет — день можно закрыть».
У каждой строки — что случилось, номер, гость, остаток счёта и подсказка, что сделать. Кнопка «Открыть бронь» или «К доске номеров» ведёт прямо к объекту.
| Блокер | Что значит | Что сделать |
|---|---|---|
| Ночь не начислена | Ночной проход ещё не записал эту ночь | Дождаться прохода после 03:00. Этот блокер не перекрывается |
| Заезд не заселён | Бронь с заездом в этот день или раньше не заселена и не отмечена неявкой | Заселить гостя или отметить неявку |
| Выезд не выселен | Гость с выездом в этот день или раньше всё ещё живёт | Выселить или продлить проживание |
| Проживание без счёта | Гость ночевал, а счёта у проживания нет | Открыть счёт на доске номеров |
| Ночь не в счёте | В счёте нет строки этой ночи | Начислить ночь или проверить даты проживания |
| Ночь начислена дважды | Две строки одной ночи | Сторнировать лишнюю строку |
| Расчёт не прошёл | Счёт не закрылся при выезде | Принять оплату или перевести остаток |
| Гость выехал, счёт открыт | Номер свободен, а счёт с остатком | Принять оплату, перевести на компанию или списать остаток |
| Закрытый счёт с остатком | Счёт закрыт, но баланс не нулевой | Проверить оплаты и сторно |
| Снимок ночи неполный | Загрузка ночи частично восстановлена по состоянию номеров | Проверить; KPI ночи будут приблизительными |
Продажа номера на часы ночи не имеет: если такой гость не выселен к аудиту, это «Выезд не выселен», а не «Ночь не начислена».
Разрешённое исключение: перекрыть блокер с причиной#
Иногда блокер нельзя снять до утра: гость договорился оплатить позже, неявку подтвердят днём. Тогда день можно закрыть с исключением.
- У строки блокера отметьте «Перекрыть с причиной».
- В поле «Причина» напишите, почему день закрывается так, — от 3 до 500 символов.
- Повторите для каждого блокера, который не решён.
Причина, автор и время сохранятся в записи закрытия и в отчёте дня, в блоке «Перекрытые блокеры». Блокер с пометкой «Не перекрывается» («Ночь не начислена») нужно дождаться.
Закрыть день по порядку#
- Решите или перекройте все строки чек-листа.
- Нажмите «Закрыть день {дата}». Появится «День … закрыт.»
- Если не закрыто несколько дней подряд, нажмите «К следующему дню» и повторите.
Правила, которые проверяет сервер:
- Дни закрываются строго по одному и по порядку. Пропущенный день не обойти: «Дни закрываются по порядку: сначала закройте …».
- Сегодня закрыть нельзя. День считается законченным после полуночи по времени отеля. Но если в номерах ночевали гости, закрытию всё равно помешает «Ночь не начислена» — до ночного прохода после 03:00.
- Пока вы разбирали блокеры, на стойке могли что-то поменять. Тогда закрытие не пройдёт, а экран скажет «Чек-лист изменился после загрузки — он обновлён». Посмотрите новый список и повторите.
- Повторное нажатие по уже закрытому дню ничего не меняет: «День … уже был закрыт.»
Что меняется после закрытия#
Если в политике включено «Запретить записи датой закрытого дня» (так по умолчанию):
- начисление, которое сотрудник датировал закрытым днём, не примется. Исправляйте ошибку сторно или начислением текущим днём;
- оплата, принятая задним числом, ляжет в текущий открытый день. Дата самого платежа сохранится;
- ночь, которую ночной проход доначислил с опозданием, тоже ляжет в текущий день — с пометкой «↻ дата» в описании строки;
- убрать из проживания ночь закрытого дня нельзя — сдвинуть даты брони так, чтобы такая ночь выпала, не получится: «Эта ночь относится к уже закрытому бизнес-дню…».
Отчёт дня и выгрузка для бухгалтера#
Выберите закрытый день — в поле «Бизнес-день» или в ленте «Закрытые дни». Вместо чек-листа появится плашка «День … закрыт» с автором, временем и числом перекрытых блокеров, а ниже — «Отчёт дня»:
- «Движение» — заезды, выезды, неявки, сколько номеров проживало;
- «KPI ночи» — загрузка («… из … номеров · вне продажи …»), ADR, RevPAR. Нет снимка ночи — «Снимка ночи нет — KPI не посчитаны»;
- «Выручка по видам» — ночи проживания, заказы, сервисные сборы, налоги, скидки, штрафы и прочее;
- «Оплаты по способам» — наличные, карта, перевод, онлайн, счёт компании;
- «Открытые счета на момент закрытия»;
- «Перекрытые блокеры» — с причинами.
Отчёт выгружается кнопками «Выгрузить CSV» и «Выгрузить XLSX».
Несколько дней разом — блок «Выгрузка бухгалтеру» ниже: задайте «С» и «По» (не больше 62 дней). В файл попадают только закрытые дни, у каждого — действующая ревизия отчёта. CSV — строка на день и валюту; XLSX — ещё листы выручки и оплат.
Ревизии отчёта#
Отчёт дня не меняется никогда. Если день переоткрыли и закрыли снова, появляется новая ревизия («Ревизия 2» и т. д.), а прежняя остаётся как след. В ленте «Закрытые дни» у такого дня видна пометка «переоткрыт».
Переоткрыть день с причиной#
Переоткрыть можно только последний закрытый день. Чтобы исправить более ранний, переоткрывайте дни с конца по одному.
- Выберите последний закрытый день.
- В блоке «Переоткрыть день» заполните «Причина переоткрытия» — от 3 до 500 символов.
- Нажмите «Переоткрыть день». Появится «День … переоткрыт.»
Деньги дня снова можно править. Прежний отчёт остаётся, а следующее закрытие запишет новую ревизию.
Кто может переоткрыть — по политике точки:
- «Владелец и менеджер смены» (по умолчанию) — владелец или сотрудник, у роли которого включены «Права менеджера смены» и есть право «Ночной аудит» или доступ к разделу номеров. Встроенный «Ночной аудитор» переоткрывать не может;
- «Только владелец».
Чужой роли экран ответит: «Переоткрывать день может … (политика точки)».
Политика ночного аудита#
Блок «Политика ночного аудита» внизу вкладки — настройка этой точки. Сохранить её может только владелец.
| Поле | Варианты | По умолчанию |
|---|---|---|
| «Закрытие дня» | «Вручную, аудитором» · «Автоматически ночным кроном, если нет блокеров» | Вручную |
| «Время автозакрытия (по времени отеля)» | Любое время; действует только при автозакрытии | 03:00 |
| «Кто переоткрывает закрытый день» | «Владелец и менеджер смены» · «Только владелец» | Владелец и менеджер смены |
| «Запретить записи датой закрытого дня» | Вкл / выкл | Включено |
Нажмите «Сохранить политику».
Как работает автозакрытие. После заданного времени сервер сам пытается закрыть все незакрытые дни по порядку (до семи дней за один проход). День без блокеров закрывается, автор — «автозакрытие». Если блокеры есть, день остаётся открытым, а вверху вкладки появляется: «Автозакрытие не закрыло …: блокеров — N (…)». Тогда разберите чек-лист и закройте день вручную. Перекрывать блокеры автозакрытие не умеет.
Чего пока нет#
- Сверка чеков кассы с днём — только в «Суточной сверке», блокером закрытия она не является.
- Перекрыть «Ночь не начислена» нельзя: день с ночевавшими гостями закрывается только после ночного прохода.
- Разом закрыть несколько дней одной кнопкой нельзя — только по одному.
Связанные разделы#
- Права стойки, уборки и бухгалтера — кто видит аудит, кто закрывает и переоткрывает
- Листы стойки и сводка менеджера — отчёты по дате, загрузка, ADR и RevPAR
- Заселить и выселить гостя на стойке — как снять блокеры «Заезд не заселён» и «Выезд не выселен»
- Счёт гостя и компании: начисления и печать — сторно и перенос остатка
- Цены отеля — почему ночь начислена по цене продажи
- Отель: почему действие не проходит
Частые вопросы#
Нужно ли каждую ночь запускать начисление вручную?#
Нет. Ночи начисляет сервер после 03:00 по времени отеля. Ночной аудит — проверка и закрытие дня, а не запуск начислений.
Почему «Ночь не начислена» висит утром в 02:30?#
Ночь начисляется после 03:00 по времени отеля. До этого день с ночевавшими гостями не закрыть — подождите следующего прохода.
Ошиблись в начислении закрытого дня — что делать?#
Сторнируйте строку или начислите исправление текущим днём. Если без правки закрытого дня не обойтись, переоткройте его (только последний закрытый) с причиной, исправьте и закройте снова — появится новая ревизия отчёта.
Можно ли закрыть день, если гость обещал оплатить завтра?#
Да: перекройте блокер «Гость выехал, счёт открыт» с причиной. Счёт останется открытым, причина попадёт в отчёт дня.
Кто видит отчёт дня?#
Владелец и роли с правами «Ночной аудит» или «Счета гостей отеля», а также полная стойка с доступом к разделу номеров. Чтобы бухгалтер открыл вкладку, его роли нужен доступ к разделу номеров — см. Права стойки, уборки и бухгалтера.