Рабочая смена горничной: «Мои номера», уборка и назначение

Эта статья — о том, как горничная проводит смену в Cenaly: видит свои номера на телефоне, берёт свободную уборку, отмечает начало и конец, проходит чек-лист, прикладывает фото и сообщает о поломке. Вторая половина — для владельца и стойки: как уборки появляются, как их назначить вручную или автоматически и что делать с просьбой гостя «Не беспокоить».

Кому: горничной — должность с правом «Уборка номеров» (готовая должность «Горничная»); владельцу и стойке — для настройки и назначения. Точка должна иметь тип бизнеса «Отель».

Перед началом: заведены номера (см. Отель: номера, PMS и гостевой сервис), у горничной есть логин сотрудника и в её должности указана эта точка.

Что видит горничная#

Горничная не видит гостей и денег. На её экране нет имени гостя, брони, счёта и цен мини-бара — только номер, его тип, состояние и задача уборки. Шахматка, брони, заселение и выезд ей закрыты: это права стойки. Подробнее о правах — Права стойки, уборки и бухгалтера.

После входа горничная попадает на экран «Мои номера» — первый пункт её рабочего места «Горничная». Экран рассчитан на телефон: его можно открыть в браузере и добавить на домашний экран как отдельное приложение.

Экран разделён на три списка:

Вверху — плашка «Мой итог»: сколько номеров убрано и сколько баллов набрано сегодня, за неделю и за месяц. Денег там нет — только выработка.

В каком порядке идут номера#

Список «Мои номера» сам выстраивает очередь работы:

1. уборка, которую горничная уже начала;
2. номера, куда ждут гостя (значок «Ждём гостя»);
3. срочные («Срочно»);
4. просьбы гостя ко времени (например, «к 18:00»);
5. по сроку задачи; выезд — раньше ежедневной уборки;
6. дальше — по номеру комнаты.

Переуборка после проверки всегда идёт первой среди одинаковых по срочности — номер уже раз сдавали, его ждут.

Что означают значки номера#

У каждого номера три независимых признака — занятость, уборка и вывод из строя:

Жилой номер тоже может быть «Нужна уборка» — это ежедневная уборка, гость остаётся в номере.

Виды уборок#

Подпись под номером говорит, откуда взялась задача:

Взять свободную уборку#

1. Откройте «Мои номера».
2. Прокрутите к списку «Уборки без исполнителя».
3. Нажмите «Взять» у номера. Уборка переходит в ваш список «Мои номера».

Как проверить: номер исчез из «Уборок без исполнителя» и появился в «Моих номерах». Стойка на доске задач видит вас исполнителем.

Убрать номер: начать, чек-лист, фото, готово#

1. В «Моих номерах» нажмите на номер — откроется окно номера.
2. Нажмите «Начать». Задача переходит в «В работе», номер — в «Идёт уборка». Стойка видит это на доске номеров сразу.
3. Если у задачи есть «Чек-лист», отмечайте пункты галочками по ходу работы.
4. Нужно фото (например, отель требует фото к задаче) — нажмите «Добавить фото» и снимите камерой телефона. К одной задаче — до 10 фото.
5. Закончили — нажмите «Готово». Задача уходит в «Готово сегодня», номер становится «Чисто» (или «Проверено», если так настроено — см. Настроить уборку отеля).

Если в отеле включена проверка качества, после «Готово» у номера появится плашка «Ждёт проверки» — номер остаётся «Чисто», пока проверяющий его не примет.

Если «Готово» не нажимается:

Откуда берётся чек-лист#

Чек-лист в окне номера — это подзадачи задачи уборки. Их добавляет стойка или владелец на доске «Задачи смены» (пункт «Добавить подзадачу» у задачи) или через чек-листы смены. Сама уборка, которую ставит отель, приходит без чек-листа. Подробнее о доске — Доска задач смены.

Сообщить о поломке#

1. В окне номера нажмите «Сообщить о поломке».
2. В поле «Что сломалось» коротко опишите проблему, при необходимости добавьте «Подробности» и «Фото».
3. Если в номер нельзя селить гостя, отметьте «Номер нельзя отдавать гостю» — это просьба к стойке вывести номер из строя; сам номер горничная не выводит.
4. Нажмите «Отправить».

Заявка на ремонт появляется на доске задач, а в окне номера — в блоке «Ремонт в этом номере» со статусом: «Стойку попросили вывести номер из строя» или «Номер выведен из строя».

Работа без связи#

В подвале, на лестнице или в номере с плохим Wi-Fi экран продолжает работать:

• вверху появляется сообщение «Нет связи — данные на …. Ваши действия сохранены в телефоне и уйдут сами.»;
• «Взять», «Начать», «Готово», чек-лист и мини-бар сохраняются в телефоне, у номера видно «не отправлено», а счётчик «Не отправлено: N» показывает, сколько действий ждёт;
• фото тоже ложатся в телефон и уходят сами («Фото ждут сети: N»);
• когда сеть вернулась, действия уходят по порядку; кнопка «Отправить» — отправить сразу.

Если сервер что-то не принял (например, номер за это время закрыла стойка), появится сообщение «Сервер не принял действий: N» — проверьте номер и повторите действие или обратитесь на стойку.

Как уборки появляются#

Уборки на доску ставит сам отель — вручную их заводить не нужно:

• выезд гостя ставит уборку «После выезда»;
• просьба гостя из его телефона ставит уборку «Просьба гостя»;
• ежедневная уборка жилых номеров ставится по расписанию из настройки отеля (по умолчанию — каждый день в 09:00 по времени отеля; в день заезда и в день выезда её нет — при выезде своя уборка);
• возврат номера после ремонта ставит уборку «После ремонта».

Генеральную уборку стойка ставит вручную: на доске номеров откройте меню номера → «Задача здесь», опишите задачу и отметьте «Генеральная уборка номера» → «Создать задачу».

Уборки и ход их выполнения — это одна задача и один номер: «Начать» на экране горничной ставит номер в «Идёт уборка», а если стойка сама отметила номер убранным на доске номеров, открытая уборка этого номера закрывается.

Назначить уборку вручную#

Стойка или владелец назначает горничную на доске «Задачи смены»:

1. Откройте «Задачи смены» и найдите задачу уборки номера.
2. В поле «Исполнитель» выберите горничную.

Горничная может взять уборку и сама — кнопкой «Взять».

Ручное решение главнее автоматического: если человек назначил, сменил или снял исполнителя, автоназначение эту задачу больше не трогает.

Автоматическое назначение#

Автоназначение распределяет новые уборки между горничными смены.

Включить:

1. Откройте «Номера» → «🏷️ Типы номеров» (или «💲 Цены») — откроется окно «Настройки отеля».
2. Перейдите на вкладку «Хозслужба».
3. В блоке «Уборка номеров» откройте «Нормы и учёт».
4. Включите «Назначать новые уборки автоматически» и нажмите «Сохранить».

Как распределяются уборки:

• уборки одного номера за день уходят одной горничной — номер не делится;
• остальные — горничной смены, у которой меньше всего работы: считается сумма норм времени её открытых уборок (норма без значения — 15 минут), при равенстве — меньше задач;
• срочные распределяются первыми;
• кандидат — сотрудник с правом «Уборка номеров», у которого есть логин и эта точка в должности, и который на смене: отметился приходом и не ушёл или стоит в графике на этот день;
• если отель на этой точке вообще не ведёт смены в графике, кандидатами считаются все подходящие горничные точки;
• нет никого на смене — уборка остаётся в «Уборках без исполнителя».

Если горничная отметила уход или её уволили, её ещё не начатые автоназначенные уборки уходят другой горничной смены (или в «без исполнителя») при ближайшем изменении на доске — любом действии горничной, выезде гостя или ежедневной раздаче. Каждое решение записывается в историю задачи с причиной.

Нормы времени и баллы на каждый вид уборки задаются в том же окне «Нормы и учёт уборок» — норма становится оценкой времени задачи, а баллы идут в отчёт выработки и, если вы платите сдельно, в зарплату.

Чего автоназначение не делает#

Оно раздаёт уборки, которые уже есть на доске, — по текущей нагрузке. Прогноза нагрузки на завтра или на неделю (сколько выездов будет и сколько горничных выводить) оно не строит — для этого есть отчёт «Прогноз уборки» (см. ниже).

«Не беспокоить»#

«Не беспокоить» номера собирается из трёх источников: гость нажал кнопку в своём телефоне, набрал код с телефона номера или стойка включила переключатель в настройках телефона номера (модуль «Отель» АТС). Горничная видит итог одним значком «Не беспокоить» у номера. Отметка относится к текущему проживанию: просьба прошлого гостя не действует, а у свободного номера значка нет.

Если гость не открыл дверь или на двери табличка, горничная отмечает это сама: в окне номера нажмите «🚪 Не беспокоить». Задача уборки помечается заблокированной, стойка видит это на доске задач. Когда гость разрешил уборку — нажмите «Гость разрешил уборку».

Что будет с ежедневной уборкой#

Это настройка отеля: «Настройки отеля» → «Хозслужба» → «Уборка номеров» → «Настроить» → «Если гость просил не беспокоить»:

Настроить уборку отеля#

«Настройки отеля» → вкладка «Хозслужба» → блок «Уборка номеров» → «Настроить»:

Нажмите «Сохранить». «Вернуть стандартные» сбрасывает блок к значениям из таблицы.

Если в отеле включена проверка качества, закрытая уборка всегда ставит номер в «Чисто», а «Проверено» ставит проверяющий — независимо от поля «Закрытая задача уборки отмечает номер».

Прогноз нагрузки уборки на ближайшие дни#

Откройте «Отчёты» → «Прогноз уборки». Выберите дату начала, горизонт (3, 7 или 14 дней) и длину смены горничной в минутах (по умолчанию 480 — 8 часов).

По каждому дню видно:

• Выездные — уборки после выезда гостя (в день выезда брони);
• Ежедневные — уборки жилых номеров по настройке «Ежедневная уборка — каждые N ночей» (в день выезда ежедневной нет);
• На часы — уборки после дневной продажи номера; длительность — буфер уборки блока часов;
• Работа — минуты по нормам из «Нормы и учёт» (норма вида × множитель типа номера), как у автозадач на доске;
• Горничных — работа ÷ длина смены с округлением вверх;
• Вне продажи — номера, выведенные из продажи в этот день (справочно, работы не добавляют);
• По типам номеров — сколько уборок какого типа.

Если отель ещё не задал свои нормы, отчёт предупредит: минуты посчитаны по умолчаниям системы (выезд 30 мин, ежедневная 15 мин). Уборка, длительность которой неизвестна (продажа на часы без буфера), показана отдельной пометкой «без нормы» и в минуты не входит — нулём она не становится.

Отмены и неявки не учитываются. Разделённое проживание считается одним: на стыке — одна выездная уборка освобождённого номера. «Не беспокоить» наперёд неизвестно, поэтому прогноз его не учитывает. Выходные, проверки и переходы между этажами в потребность не входят.

Это прогноз: он ничего не создаёт и никого не назначает — фактические уборки появляются на доске как обычно. «Печать» даёт лист A4, «CSV» — таблицу по дням.

Проверка занятости: горничная видит не то, что показывает стойка#

Иногда в номере, который по стойке занят, пусто и вещей нет — гость мог уехать, не оформив выезд. Бывает и наоборот: номер по стойке свободен, а в нём живут. Или людей в номере больше или меньше, чем в брони. Такое горничная отмечает с телефона, а стойка разбирает и записывает решение.

Горничная: отметить, что в номере#

1. Откройте номер в «Моих номерах» и нажмите «Проверка занятости».
2. Выберите, что видите: «Живут (вещи, гость в номере)» и «Сколько человек» (не удалось посчитать — оставьте 0) или «Пусто, вещей нет».
3. При желании добавьте короткую заметку — без имён и контактов: «2 чемодана, обе кровати заняты».
4. Нажмите «Отправить». Если увиденное совпадает со стойкой, придёт «Совпадает со стойкой — разбирать нечего».

Отметка никого не заселяет и не выселяет и ничего не начисляет — она только сообщает стойке. Без связи отправить нельзя, а введённое останется в окне; повторное нажатие после сбоя не создаст вторую отметку. Если стойка просит проверить номер ещё раз, над списком номеров появится плашка «Стойка просит проверить ещё раз» — откройте номер и отправьте новую проверку.

Стойка: разобрать расхождение#

На борде номеров кнопка «👁 Расхождения занятости» показывает, сколько расхождений ждёт решения. В окне у каждой строки — вид расхождения, что видела горничная и что показывает стойка сейчас:

Нажмите «Решить», выберите решение и впишите причину (она обязательна):

• «Горничная ошиблась» — права стойка, ничего не меняется;
• «Проживание поправлено на стойке» — вы уже провели выезд, заселение или переселение как обычно;
• «Расхождение объяснено» — правы обе стороны (например, гость ушёл на весь день).

Или нажмите «Попросить перепроверить» — горничная увидит просьбу.

Если после отметки проживание в номере изменилось, строка помечается «После отметки проживание изменилось — номер нужно проверить заново»: закрыть её как «Горничная ошиблась» уже нельзя — выберите «Проживание поправлено на стойке» или попросите проверить номер снова.

Отмечать могут горничная и стойка, решать и просить перепроверку — стойка и владелец. Горничная не видит ни имени гостя, ни сколько человек по брони.

Чего пока нет#

• Чек-листа по умолчанию у уборок отеля. Пункты добавляются подзадачами на доске задач.
• Вывода номера из строя горничной. Она только просит стойку отметкой «Номер нельзя отдавать гостю».

Связанные разделы#

• Проверить уборку и вернуть на доработку
• Осмотр номера, мини-бар и имущество
• Передать смену и не потерять задачу
• Номера, типы и готовность фонда
• Права стойки, уборки и бухгалтера
• Доска задач смены
• Телефон номера на смартфоне гостя
• Отель: номера, PMS и гостевой сервис

Частые вопросы#

Горничная не видит экран «Мои номера» — «Нет доступа к уборке номеров»#

Её должности не выдано право «Уборка номеров». Владелец выдаёт его в настройке должностей. Если сообщение «Эта точка для вас закрыта», точку убрали из должности сотрудника или его учётную запись отключили.

Почему уборка не досталась никому, хотя автоназначение включено?#

На смене нет ни одной горничной: никто не отметил приход и ни у кого нет смены в графике на этот день. Уборка ждёт в «Уборках без исполнителя» — её можно взять кнопкой «Взять» или назначить на доске задач.

Можно ли переназначить автоматически назначенную уборку?#

Да. Смените исполнителя на доске задач — после этого автоназначение эту задачу не трогает.

Видит ли горничная, кто живёт в номере?#

Нет. Экран показывает только номер, его тип и состояние. Имя гостя, бронь, счёт и цены ей не показываются.

Что будет, если горничная нажала «Готово» без связи?#

Действие сохранится в телефоне и уйдёт, когда появится сеть. Время закрытия — момент нажатия, поэтому отчёт выработки и время уборки не сдвигаются.

Где посмотреть, сколько убрала каждая горничная?#

На доске номеров: «📊 Отчёты» → «Выработка горничных». Сама горничная видит свой итог в плашке «Мой итог».