Осмотр номера, мини-бар и имущество

Эта статья — о том, как горничная записывает взятое из мини-бара, как мини-бар пополняется до нормы и пересчитывается, как после выезда проходит осмотр вещей номера и что стойка делает с найденной недостачей или порчей.

Главное правило: мини-бар попадает в счёт гостя сразу, а ущерб — только после решения стойки. Осмотр создаёт черновик возмещения, а не списание денег.

Кому: владельцу и менеджеру — настройка; горничной — запись мини-бара и осмотр; стойке — решение по ущербу и исправления; супервайзеру уборки — пересчёт. Точка должна иметь тип бизнеса «Отель».

Перед началом: горничные работают на экране «Мои номера» — см. Рабочая смена горничной.

Настроить мини-бар#

Откройте «Номера» → «🏷️ Типы номеров» — откроется окно «Настройки отеля».
Перейдите на вкладку «Хозслужба», блок «Мини-бар».
Нажмите «Добавить позицию» и заполните «Позиция», «Цена» и при необходимости «Налоговая группа» (по умолчанию — «Как в точке по умолчанию»). До 200 позиций.
Нажмите «Сохранить».

Без позиций у горничной не будет счётчика мини-бара. Позиция с ценой 0 в счёт не попадает.

Учёт на складе и нормы закладки#

Если вы хотите знать остатки в каждом номере и получать задачи пополнения:

У каждой позиции выберите «Товар склада» (по умолчанию — «Без складского учёта»).
Включите «Учитывать на складе». Позиции без товара склада по-прежнему идут в счёт, но со склада не списываются — блок покажет их списком.
В «Нормы закладки» задайте «По типу номера» — сколько штук каждой позиции лежит в номере этого типа (пусто — не закладывается).
Если конкретный номер закладывается иначе, задайте «Поправки номера» (пусто — как у типа, 0 — в этом номере не закладывается).
Нажмите «Сохранить», затем «Поставить задачи закладки» — горничные получат задачи пополнить номера, где меньше нормы.

Для мини-баров отель сам заводит отдельный склад «Мини-бары»: каждая ячейка — номер. Пополнение — это перемещение с основного склада точки в номер, проданное списывается из номера.

Записать мини-бар (горничная)#

В «Моих номерах» откройте номер, уборка которого назначена вам.
В блоке «Мини-бар» кнопками «Больше» / «Меньше» укажите, сколько каждой позиции взял гость.
Нажмите «🍫 Записать мини-бар».

Что дальше:

каждая позиция сразу становится отдельной строкой счёта гостя — например, «Мини-бар: Кола × 2»; подтверждать на стойке не нужно;
после выезда строка уходит в счёт уехавшего гостя, а не того, кто заселится следом;
если счёт гостя уже закрыт или не найден, строка помечается «передано на стойку», а стойка получает срочную задачу «мини-бар после закрытия счёта» — начислить вручную или выставить отдельный счёт;
при учёте на складе взятое списывается из номера один раз, и для номера ставится задача пополнения.

У каждой записанной позиции стоит «записано»; без связи — «ждёт отправки», запись уйдёт сама.

Исправить ошибку#

Записанное число горничная не меняет: повтор с другим количеством отклоняется с сообщением «Уже записано — исправит стойка.» Новые позиции к той же уборке добавлять можно.

Стойка исправляет ошибку обычной отменой строки счёта на кассе: нужна причина, а без права отмены — PIN менеджера. Отдельного экрана правки мини-бара нет.

Пополнить мини-бар до нормы#

Задачу «Пополнить мини-бар» отель ставит сам: после каждой записи мини-бара, после пересчёта и по кнопке «Поставить задачи закладки». У номера одна открытая задача пополнения, в ней — сколько чего не хватает до нормы.

Горничная открывает задачу в «Моих номерах» (свободную можно «Взять»).
В блоке «Что заложить» у каждой позиции указан «план N». Поправьте количество на то, что вы фактически положили, — товар уйдёт со склада один раз.
Нажмите «🧃 Заложено».

Задача закрывается только этой кнопкой — обычное «Готово» к ней не применяется. Повтор с другим количеством отклоняется («Уже заложено с другим количеством — исправит супервайзер»): расхождение поправит следующий пересчёт.

Пересчитать мини-бары#

Пересчёт (инвентаризацию) проводят менеджер, стойка, склад или супервайзер уборки.

Откройте «Склад» → вкладка «Остатки» и выберите склад «Мини-бары». Появится блок «Мини-бары по номерам»: остатки по номерам против нормы, «Ниже нормы», «ждёт пополнения».
Нажмите «Инвентаризация мини-баров».
Впишите, сколько фактически лежит в номере. Пустое поле — номер не считали, он не войдёт в акт. Кнопка «Как в учёте» подставляет учётное количество.
Нажмите «Провести (N ном.)». За раз — до 100 номеров.

Результат:

разница по каждому номеру проводится по складу корректировкой;
создаётся «Акт расхождений»: учёт, факт, разница, себестоимость и причина (недостача / излишек / совпадает) — его можно открыть в «Акты пересчёта» и напечатать с полем «Пересчёт провёл … подпись, ФИО»;
номерам ниже нормы ставятся задачи пополнения.

Проданное уже списано, поэтому недостача в акте — это то, что исчезло сверх продаж. Гостю недостача пересчёта не начисляется: она видна только как потеря в отчёте «Мини-бар и ущерб номерам».

Включить осмотр номера#

«Настройки отеля» → вкладка «Номера и типы», блок «Оснащение номера».
Заведите позиции: «Позиция», «Категория» (Техника, Текстиль, Мебель, Принадлежности, Прочее), «Стоимость возмещения», «Налоговая группа» и отметку «Проверять при выезде». До 300 позиций.
Укажите, что лежит в номерах каждого типа (и поправки для отдельных номеров).
Включите «Осмотр при выезде» и сохраните.

Если ни у одного типа номера нет перечня, блок предупредит: «горничной нечего будет проверять».

Провести осмотр (горничная)#

Осмотр открывается из окна номера:

в уборке после выезда — всегда, когда осмотр включён;
в задаче «🔎 Номер N — осмотр перед выездом» — если стойка попросила проверить номер до закрытия счёта (см. ниже).

В окне номера нажмите «🔎 Осмотр номера».
Для каждой позиции выберите «На месте», «Нет» или «Повреждено». Рядом видно «в номере: N».
Для «Нет» и «Повреждено» укажите «Сколько», при необходимости «Комментарий». Для «Повреждено» нужно «Фото» — фото добавляется только при связи.
Здесь же в разделе «Мини-бар — взял гость» можно отметить мини-бар — он попадёт в счёт так же, как из блока «Мини-бар».
«Сохранить» — сохранить черновик осмотра (можно сколько угодно раз). «Завершить осмотр» — когда отмечены все позиции.

После завершения в окне номера — «Номер осмотрен» и итог: «Всё на месте» или «Нет: N · повреждено: N» и «Стойка рассмотрит ущерб.» Завершённый осмотр изменить нельзя: «Осмотр уже завершён — исправляет стойка.»

На один выезд — один осмотр: если номер проверили перед выездом, уборка после выезда второй осмотр не создаёт.

Что происходит при недостаче или порче#

Если хоть одна позиция «Нет» или «Повреждено»:

создаётся черновик возмещения со статусом «Ждёт решения». Сумма — стоимость возмещения позиции из «Оснащения номера» × количество. Гостю ничего не начисляется, пока стойка не решит;
по каждой позиции на доске задач появляется заявка на ремонт или пополнение. Номер из строя автоматически не выводится — это решение стойки.

Решить по черновику ущерба (стойка)#

Черновики видны:

на доске задач — кнопка «🧾 Ущерб · N»;
в окне оплаты счёта на кассе — блок «Ущерб по осмотру номера»;
в блоке «Осмотр номера перед выездом» — «Открыть черновик».

Откройте черновик — окно «Возмещение ущерба»: кто и когда осматривал, фото, «Оценка», «К оплате», «История».
Выберите решение:

Кнопка	Что происходит
«Подтвердить {сумма}»	Гость платит всю оценку
«Снизить»	Сумма больше нуля и меньше оценки, делится между позициями пропорционально; причина обязательна
«Отклонить»	Возмещения нет; причина обязательна

Если счёт гостя открыт, подтверждённая сумма сама добавляется в счёт строками «Возмещение ущерба» — статус «В счёте».
Если счёт уже закрыт, стойка получает задачу, а в окне можно «Списать {сумма} с депозита» (если на брони есть депозит и его хватает) или отправить гостю платёжную ссылку из карточки брони.

Решение принимается один раз: повторное другое решение отклоняется («По черновику уже есть решение — обновите окно»).

Решать возмещение могут владелец, менеджер и стойка с правом изменения. Горничная и супервайзер уборки видят черновик, но не решают («Возмещение решает стойка или менеджер»).

Перед выездом#

Чтобы мини-бар и недостающие вещи попали в счёт до того, как гость уедет:

В окне выезда на доске номеров или в окне оплаты счёта на кассе найдите блок «Осмотр номера перед выездом».
Нажмите «Проверить номер». Появится «Осмотр номера поставлен», а на доске — срочная задача «🔎 Номер N — осмотр перед выездом» горничной, которая сейчас работает с этим номером, или без исполнителя.
Блок показывает ход: «Ждём горничную: …», «Горничная осматривает номер: …», затем «Номер проверен …», мини-бар и итог осмотра.

Поставить осмотр могут стойка или менеджер, и только пока гость в номере. Если гость уже выехал — номер проверит уборка после выезда.

Пока осмотра нет, блок предупреждает: «Номер не проверен: мини-бара и недостающих вещей ещё нет в счёте. Закрыть счёт всё равно можно.» Выезд на стойке осмотр не блокирует.

Если гость выезжает сам#

При онлайн-выезде гость не сможет завершить выезд из телефона, пока:

по его счёту есть черновик ущерба без решения — гость увидит «У стойки есть вопрос по номеру — подойдите, пожалуйста»;
поставлен осмотр перед выездом, но ещё не завершён — гость увидит «Номер проверяют перед выездом. Как закончат — можно будет выехать».

Если мини-бар пришёл в счёт уже после оплаты, гостя вернут к оплате остатка.

Чего пока нет#

Правки записанного мини-бара. Только отмена строки счёта на кассе.
Правки проведённого пополнения. Расхождение поправляет следующий пересчёт.
Начисления гостю недостачи по пересчёту. Она идёт в потери отчёта.
Склада без привязки товара. Без «Учитывать на складе» или без «Товара склада» у позиции нет списаний, задач пополнения и пересчёта — мини-бар только идёт в счёт.
Фото вещей при заселении. Отметка «Фото при заселении» в «Оснащении номера» сохраняется, но пока ни на что не влияет.
Суммы ущерба выше оценки. Стойка может снизить сумму, но не увеличить — сумма берётся из стоимости возмещения в справочнике.
Автоматического вывода номера из строя после порчи.

Связанные разделы#

Частые вопросы#

Горничная не видит блок «Мини-бар»#

Блок появляется, только если уборка назначена ей, задача ещё не закрыта и в настройках есть хотя бы одна позиция мини-бара. Мини-бар записывается в уборке номера или в осмотре перед выездом.

Гость оспаривает мини-бар — как убрать строку?#

Отмените строку в счёте на кассе с причиной. Если склад включён, следующий пересчёт выровняет остаток в номере.

Почему мини-бар оказался в задаче стойки, а не в счёте?#

Счёт гостя был уже закрыт (или не найден), когда горничная записала мини-бар. Начислите вручную или выставьте отдельный счёт.

Осмотр нашёл порчу — деньги уже списались с гостя?#

Нет. Создан черновик «Ждёт решения». Деньги попадают в счёт только после «Подтвердить» или «Снизить».

Кнопка «Поставить задачи закладки» неактивна#

Сначала сохраните настройки с включённым «Учитывать на складе» и нормами закладки.

На складе написано «включите его в «Типы номеров» → «Мини-бар»» — где это?#

Это старое название пути. Переключатель «Учитывать на складе» сейчас находится в «Настройки отеля» → «Хозслужба» → «Мини-бар».