Договорная цена компании и комиссия агента

Если к вам регулярно селятся сотрудники одной компании или гостей приводит турагент, удобно один раз записать условия и не держать их в голове. Договор компании сам подставляет в бронь договорную цену, проверяет квоту и делит счёт между гостем и компанией. Агент получает процент от выручки номеров — система считает комиссию и показывает её в отчёте, а выплачивает её бухгалтер.

Кому: владельцу и менеджеру отеля (настройка), сотрудникам стойки (брони), бухгалтеру (отчёт комиссии).

Перед началом:

• компания или агент заведены как контрагент в разделе «Контрагенты» (CRM) — выбрать их можно только оттуда;
• если договор продаёт по своему тарифу, этот тариф создан в Ценах отеля.

Включить договоры и агентов#

По умолчанию функция выключена у каждого отеля, и в форме брони нет полей компании и агента.

1. Откройте «Номера» и нажмите «🏷️ Типы номеров» (или «💲 Цены»). Откроется окно «Настройки отеля».
2. Перейдите на вкладку «Каналы продаж» и найдите блок «Договоры компаний и агенты».
3. Включите «Договоры и агенты включены».
4. Нажмите «Сохранить».

Если выключить функцию позже, уже проданные по договору брони сохранят свои условия, а новые брони будут продаваться как обычно.

Завести договор компании#

1. В блоке «Договоры компаний и агенты», в разделе «Договоры компаний», нажмите «Добавить договор».
2. «Компания» — выберите контрагента из CRM. Если вместо списка видно «Нет доступа к «Контрагентам»…», попросите владельца открыть вам раздел CRM.
3. «Цена по договору» — выберите одно из двух:
   • «Скидка от обычной цены» — и укажите «Скидка, %» (больше 0 и меньше 100);
   • «Свой тариф» — и выберите «Тариф договора». Выключенный тариф отмечен в списке «(off)» — по нему продать не получится.
4. «Типы номеров» — к каким типам относится договор, или «Все типы».
5. «Действует с» и «Действует по» — срок договора, обе даты включительно. Пустая дата окончания — договор без срока.
6. «Квота, номеров на ночь» — сколько номеров по договору можно продать на одну ночь (от 1 до 999). Пусто — без ограничения.
7. «Кто платит» — «Компания» (по умолчанию) или «Гость».
8. «На счёт компании» — какие начисления оплачивает компания (если платит компания). По умолчанию отмечены проживание и налоги. Отметить можно:
   • «Проживание (ночи)»;
   • «Налоги и сборы»;
   • «Заказы (ресторан, бар, room service)»;
   • «Услуги (ранний заезд, поздний выезд…)»;
   • «Прочие начисления (мини-бар…)»;
   • «Скидки».
9. При необходимости — «Заметка» (до 300 знаков).
10. Нажмите «Сохранить». Должно появиться «Сохранено».

Отсрочка платежа и кредитный лимит компании в договоре не задаются — они в карточке контрагента в CRM.

Если «Сохранить» не срабатывает: под формой будет причина — например, «Выберите компанию из CRM.», «Задайте скидку или тариф.», «Квота — целое число от 1 до 999.», «Отметьте хотя бы одно начисление на счёт компании.».

Как остановить договор. Сохранённый договор не удаляют, а отправляют «В архиве»: на него ссылаются проданные брони и подсчёт квоты. Изменения договора не меняют уже проданные брони — условия запоминаются в брони в момент продажи.

Продать бронь по договору#

1. Создайте бронь как обычно — из пустой клетки шахматки (см. Работа с бронями отеля).
2. В поле «Компания (договор)» выберите компанию.
3. Под полем появятся условия: «По договору: скидка {N} %» или «По договору: тариф «{название}»», срок «до {дата}», «квота {N} в ночь», «платит гость» (если так в договоре) и «По договору итого ≈ {сумма}».
4. Нажмите «Создать бронь».

Как считается цена:

• договор со своим тарифом продаёт по этому тарифу вместо выбранного в форме;
• скидка применяется только к ночам, которые попадают в срок договора;
• если вы сами изменили цену ночи в форме, договорная цена не применяется — и форма потребует «Причина ручной цены поверх договора». Без причины сервер откажет: «Ручная цена поверх договора — только с причиной.»;
• нужно продать сотруднику компании по обычной цене — отметьте «Продать без договорной цены». Плательщиком останется компания.

Если договор не подходит (даты вне срока или другой тип номера), форма заранее предупредит: «Договора к этим датам или типу номера нет — обычная цена, платит компания.». Бронь всё равно создастся — по обычной цене, с предупреждением «Договор компании к этой брони не подходит (даты или тип номера) — продано по обычной цене.».

Если тариф договора выключен или не подходит к типу номера: «Тариф договора выключен или не подходит к этому типу номера — проверьте договор.» — включите тариф или поправьте договор.

В карточке проданной брони есть блок «Договор и агент»: «Договор: {компания} — {условия}», а также «ручная цена поверх договора» или «сверх квоты: {причина}», если так продали.

Продать сверх квоты#

Квота считается на каждую ночь: сколько номеров по этому договору уже занято на эту дату. Проверка идёт в момент записи брони, поэтому два сотрудника одновременно не продадут лишний номер.

Если квота на какую-то ночь исчерпана, при создании брони появится сообщение «Квота договора на {дата} исчерпана ({занято} из {квота}). Укажите причину, чтобы продать сверх квоты, или продайте без договорной цены.». Дальше два пути:

• заполнить «Причина продажи сверх квоты» и снова нажать «Создать бронь» — бронь продастся по договору, причина и автор сохранятся в брони;
• отметить «Продать без договорной цены» — бронь продастся по обычной цене.

Отдельного согласования руководителя нет: сверх квоты может продать любой сотрудник, которому разрешено создавать брони.

Кто платит: счёт гостя и компании#

Если в договоре платит компания, у брони два окна счёта: «Гость» и «Компания». Начисления, отмеченные в договоре в «На счёт компании», идут в окно компании, всё остальное — гостю («Всё остальное — бар, мини-бар, допуслуги»). Штраф за отмену или неявку всегда идёт гостю.

При выезде:

1. Нажмите «Принять оплату гостя · {сумма}» и примите оплату его части.
2. Нажмите «Выставить компании». Счёт гостя закроется, остаток станет долгом компании, а в CRM выставится счёт.

Пока гость не оплатил свою часть, выставить счёт компании нельзя. Переоткрыть закрытый счёт нельзя — исправления только корректировкой в «Контрагентах». Подробно — Счёт гостя и компании: начисления и печать.

Если в договоре платит гость, счёт один — гость платит всё.

Завести агента и комиссию#

1. В блоке «Договоры компаний и агенты», в разделе «Агенты», нажмите «Добавить агента».
2. «Агент» — выберите контрагента из CRM.
3. «Комиссия, %» — процент комиссии, больше 0 и не больше 50.
4. При необходимости укажите «Действует с» и «Действует по».
5. Нажмите «Сохранить».

В брони: выберите агента в поле «Агент» — под ним появится «Комиссия агента {N} %» и «≈ {сумма} комиссии». Условия агента берутся на дату продажи и запоминаются в брони.

Поменять или снять агента у проданной брони: в блоке «Договор и агент» нажмите «Изменить агента», выберите другого агента или «Без агента» и заполните «Причина» — без неё сервер откажет: «Замена или снятие агента меняет комиссию — укажите причину.». У отменённой брони агента не изменить.

От чего считается комиссия: от выручки номеров — проданных цен ночей брони, без налогов, допуслуг и других начислений счёта. В счёт гостя комиссия не попадает.

Посмотреть отчёт комиссии агентов#

1. Откройте «Номера» → вкладка «Отчёты» → «Комиссия агентов».
2. Укажите период «с» и «по» — брони отбираются по дате выезда, период до 366 дней. Нажмите «Обновить».
3. В таблице по каждому агенту: «Броней», «Ночей», «База», «Начислено», «Ожидается»; ниже — список броней со статусом.
4. Для бухгалтера — выгрузка «CSV» или «Excel».

• «начислено» — гость уже выехал, проживание завершено;
• «ожидается» — бронь ещё активна;
• отменённые брони и неявки комиссии не дают.

Отчёт виден владельцу и сотрудникам с правом «Деньги отеля». Без права появится «Отчёт доступен с правом «Деньги отеля».».

Если часть ночей продана в другой валюте без курса, отчёт покажет «Ночей с ценой в другой валюте без курса: {N} — в базу не вошли.».

Чего пока нет#

• Автоматической выплаты комиссии и взаимозачёта с агентом — отчёт только считает сумму, выплату ведёт бухгалтер.
• Нетто-тарифов для агента (цена «за вычетом комиссии») и комиссии фиксированной суммой — только процент.
• Третьего окна счёта и деления одной строки между гостем и компанией — каждая строка целиком уходит в одно окно по своему виду начисления.
• Деления счёта по датам («первые две ночи платит компания») — только по видам начислений.
• Раздельных окон в счёте группы — счёт группы один.
• Жёсткого запрета продажи по истёкшему договору — бронь продаётся по обычной цене с предупреждением.
• Отдельного экрана договоров в карточке контрагента — договоры заводятся только в настройках отеля.

Связанные разделы#

• Цены отеля: сезоны, тарифы, гости, ограничения и отмена
• Работа с бронями отеля
• Счёт гостя и компании: начисления и печать
• Несколько броней одной группы
• Права стойки, уборки и бухгалтера

Частые вопросы#

Я изменил скидку в договоре. Изменятся ли уже проданные брони?#

Нет. Условия договора и агента запоминаются в брони в момент продажи. Новые условия действуют только для новых броней.

Квота договора 3 номера — это на весь срок или на ночь?#

На каждую ночь. Если на какую-то ночь проживания уже занято 3 номера по договору, четвёртый можно продать только с причиной или без договорной цены.

Сотрудник компании приехал в отпуск и платит сам. Как продать?#

Выберите компанию в поле «Компания (договор)» и отметьте «Продать без договорной цены» — или не выбирайте компанию вовсе, тогда бронь будет обычной.

Можно ли, чтобы компания оплачивала проживание и завтрак, а бар — гость?#

Да. В договоре в «На счёт компании» отметьте «Проживание (ночи)» и нужные услуги, а «Заказы (ресторан, бар, room service)» не отмечайте — бар уйдёт в окно гостя. Завтрак, включённый в тариф, уже входит в цену ночи.

Где выплатить агенту комиссию?#

В системе — нигде: отчёт «Комиссия агентов» показывает начисленную сумму, а платёж агенту бухгалтер проводит отдельно.