KVKK uyum koordinatörü görevlendirme kararı

Veri sorumlusu unvanı veya adı​ Karar no: Karar numarası​ — Tarih: Karar tarihi Düzenleme yeri: Düzenleme yeri​

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında iş süreçlerinin yürütülmesi ve güvenlik tedbirlerinin takibi için aşağıdaki kurum içi görev dağılımı Yürürlük tarihi tarihinde yürürlüğe girer. Veri sorumlusu, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen tüzel kişidir. Bu karar çalışanı veri sorumlusu hâline getirmez; yönetimin karar ve kaynak sağlama yükümlülükleri devam eder.

Koordinatör: Koordinatörün görevi​ — Koordinatörün adı ve soyadı​. Koordinatör yönetime rapor verir; gerekli bilgilere yalnız görev kapsamıyla sınırlı erişir. Bu görev, bütün işletmeler için zorunlu bir DPO ataması veya kendiliğinden VERBİS irtibat kişisi tayini değildir. Sicil, temsil ve imza yetkileri gerekiyorsa ayrıca düzenlenir. Yoklukta görevi yürütecek kişi ve yetki sınırları: Vekâlet edecek kişi ve yetkisi​. Görev devri, bekleyen başvurular ve süreler kayıtla teslim edilir.

1. Her işleme amacı için veri kategorilerini, ilgili kişi gruplarını, hukuki sebebi, alıcıları, saklama süresini ve güvenlik tedbirlerini ilgili birimlerle belirlemek; envanteri fiilî süreçlerle karşılaştırmak. 2. KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatmayı ve yalnız gerekli işlemler için özgür iradeye dayalı açık rızayı ayrı süreçler olarak düzenlemek; aydınlatmanın yapıldığını ve gerekiyorsa rızayı ispatlayan kayıtları tutmak. 3. Yeni yazılım, veri paylaşımı veya yurt dışından erişim başlamadan önce ilgili birimlerin hukuki ve teknik değerlendirmesini almak. Özel nitelikli verileri m.6 ve gerekli ilave tedbirler bakımından ayrıca değerlendirmek. 4. İlgili kişi başvurularını kaydetmek, kimlik ve temsil yetkisini ölçülü biçimde doğrulamak, cevapların en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde yazılı veya elektronik olarak verilmesini izlemek. 5. Saklama ve imha takvimini, veri işleyenlerle sözleşmeleri, eğitimleri ve ihlal kayıtlarını takip etmek; eksikleri sorumlu ve tamamlanma tarihiyle yönetime bildirmek. 6. VERBİS kayıt ve güncelleme yükümlülüğünün bulunup bulunmadığını inceletmek; varsa yetkili kişinin işlemlerini koordine etmek. Bu karar tek başına kayıt yükümlülüğünü yerine getirmez. İlave görevler ve sınırlar: İlave görevler ve yetki sınırları​.

Erişim yetkisi verilen kişiler ve roller: Verilere erişebilecek kişiler ve roller​. Yetki, amaç ve işin gerektirdiği en dar kapsamda tanımlanır; görev değişikliği veya ayrılışta gözden geçirilir ve gerektiğinde kaldırılır. Parola paylaşılmaz; kişisel hesap ve onaysız hizmetlere veri yüklenmez. Verilere erişecek çalışanlara görevlerinden önce kurallar anlatılır; değişiklikler kendilerine duyurulur. Bilgilendirme ve teslim kayıtları: Tebliğ edilecek kişiler ve kayıt yöntemi​. Eğitim takvimi, içerik, katılımcılar ve katılım kanıtları: Eğitim planı​. Eğitimin etkinliği örnek olaylarla değerlendirilir; tespit edilen eksikler giderilir. Görev kapsamına uygun gizlilik taahhüdü alınır. Gizlilik yükümlülüğü görev sonrasında da sürer; kanuni başvuru haklarını veya yetkili makamlara hukuka uygun bildirimi engellemez.

Şüpheli erişim, yanlış gönderim, kayıp veya hukuka aykırı elde etme derhâl şu kanaldan bildirilir: İç ihlal bildirim kanalı​. Koordinatör fark edilme zamanını kaydeder, delilleri korur ve teknik ekiple zararı sınırlar; bildirim kararını yetkili yöneticiyle gecikmeden ele alır. KVKK m.12/5 kapsamındaki ihlal Kurula, öğrenilmesinden itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde bildirilir. Eksik bilgiler tamamlandıkça sunulur; gecikmenin gerekçesi açıklanır. Etkilenen kişiler belirlendikten sonra makul olan en kısa sürede uygun yöntemle bilgilendirilir. İç soruşturmanın bitmesi, süresinde bildirim yapılmasını engellemez.

Kararın yürütülmesi için birimler gerekli desteği sağlar. Bulgular yönetime sunulur; düzeltici işlemin etkisi ayrıca kontrol edilir. İmzalayanın görevi​: İmzalayanın adı ve soyadı​ — İmza: __________ Görevlendirilenin tebellüğ tarihi ve imzası: __________