Регламент проверки контрагентов

Организация / ИП​ Утверждён документом № Номер документа​ от Дата документа.

Ввести в действие с Дата введения.

Регламент применяется при выборе контрагента и в ходе исполнения договоров. Цель — обоснованный выбор реального исполнителя, проверка полномочий и снижение коммерческих и налоговых рисков. Проверка не является государственной гарантией добросовестности и не подменяет доказательства исполнения конкретной сделки. Инициатор Ответственный за сбор сведений: роль / подразделение​ собирает сведения; Кто проверяет и даёт заключение​ анализирует их и оформляет заключение; Кто принимает решение о сотрудничестве​ принимает решение. Сотрудник не согласует собственное отклонение от регламента. При конфликте интересов сообщается руководителю и назначается другой проверяющий. Проверка завершается до заключения договора и перечисления аванса. Внутренние сроки: Внутренний срок проверки и эскалации​. Срочность не отменяет проверку личности стороны, полномочий, предмета сделки и реквизитов получателя платежа.

• Установить полное наименование, ИНН, регистрационные сведения и адрес. Получить актуальную электронную выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП через официальный сервис ФНС; сохранить файл и дату получения. Старое свидетельство не заменяет текущую выписку.
• Проверить действующий статус, ликвидацию, реорганизацию, отметки о недостоверности, дисквалификацию и полномочия руководителя. Массовый адрес или участие в судебном деле сами по себе не означают запрет сотрудничества: установить обстоятельства.
• Проверить право подписанта: сведения реестра, решение об избрании, доверенность и её объём, а при необходимости одобрение сделки. Не считать печать доказательством полномочий.
• Установить фактические контакты, место деятельности, опыт исполнения сходных заказов, лицензии и членство в СРО, когда они требуются для конкретного предмета. Проверить документы через реестр органа, а не только по копии контрагента.
• Проверить соответствие ресурсов объёму обязательств: персонал, оборудование, склад, логистика, допустимые субподрядчики. Отсутствие собственных активов оценивается вместе с правами аренды и договорами привлечения ресурсов.
• Сопоставить коммерческое предложение с рынком, условиями поставки и деловой целью. Необъяснимые скидки, оплата третьему лицу, отказ раскрыть исполнителя или несоответствие реквизитов требуют объяснений до оплаты.
• Проверить открытые сведения о банкротстве, судебных спорах и исполнительных производствах, оценить связь каждого обстоятельства с будущей сделкой.
• Использовать «Прозрачный бизнес», ГИР БО и другие официальные открытые реестры по применимости. Платные сервисы дополняют проверку, но не являются обязательным единственным источником.

Базовая проверка проводится для каждого нового контрагента. Расширенная проверка обязательна по внутренним признакам: Пороги и признаки расширенной проверки​. Крупная или необычная сделка, существенный аванс и неопределённость фактического исполнителя требуют более подробной проверки, чем обычная повторная закупка. Запрашивать только документы, необходимые для конкретной проверки. Не требовать поголовно нотариальную копию паспорта руководителя, налоговые декларации с отметкой инспекции, документы о назначении главного бухгалтера или утратившие актуальность свидетельства. При необходимости персональных данных определить правовое основание, доступ, объём и срок хранения.

До аванса или отсрочки оценить способность контрагента исполнить обязательство, его текущую долговую нагрузку и доступную отчётность. Отсутствие публичной отчётности у лица, которое не обязано её публиковать, не является самостоятельным отрицательным заключением. Утверждать лимиты, этапность расчётов и обеспечение: Кто и как утверждает лимиты / обеспечение​. Проверить полномочия поручителя, условия гарантии и реальность залога; наличие обеспечения не отменяет контроль исполнения.

Для ИП проверить ЕГРИП и необходимые разрешения. Для лица на НПД проверить статус на дату расчёта, допустимость вида деятельности и получение чека; при прекращении статуса передать вопрос бухгалтерии. Не использовать гражданский договор для оформления фактических трудовых отношений. Не запрашивать у таких лиц устав и баланс юридического лица.

Заключение содержит установленные факты, источники, неустранённые вопросы и условия допустимости сделки. Возможны: согласование; согласование с исполнимыми условиями; отказ до устранения препятствий. Отрицательные сведения не скрывать, а устное разрешение не считать заменой письменного решения. При исполнении сохранять договор, переписку, первичные документы, подтверждения доставки, приёмки, реального исполнителя и оплаты. При изменении банковских реквизитов подтверждать изменение по ранее проверенному каналу связи. Плановое обновление: Период планового обновления проверок​. При смене руководителя, недостоверности сведений, банкротстве, крупных просрочках или изменении характера сделки проводить внеплановую проверку до следующего существенного обязательства. Досье хранится: Место хранения досье и ответственный​. Правила и сроки: Основание и сроки хранения досье​. Доступ предоставляется по служебной необходимости; копии с персональными данными не распространяются по общим чатам.

Должность подписанта​ ______________ / ФИО руководителя​ /