Özlük, ücret ve iş sağlığı verilerine erişimi, saklamayı, aktarımı ve başvuruları düzenleyen iç politika. Çalışana verilecek ayrı KVKK aydınlatma metninin yerine geçmez.
⚠️ This is a blank template, not legal advice: check the wording with a lawyer and adapt it to your jurisdiction and your case.
Required fields not filled: 15. The PDF will have blank lines in their place to fill in by hand.
Click a field label in the text and type, or use the form. Empty fields become blank lines in the PDF.
Onay: . Belge tarihi: ; numarası: . Yürürlük: .
Politika çalışanlar, eski çalışanlar ve amaç envanterinde açıkça belirtilen diğer kişilere ilişkin işlemleri kapsar. KVKK ve 4857 sayılı Kanun m.75 kapsamında özlük dosyası, gerekli belge ve kayıtlarla oluşturulur. Her veri için belirli amaç, hukuki sebep, erişim grubu ve saklama süresi tanımlanır; tüm çalışanlardan her amaç için genel rıza alınmaz.
| Amaç | Gerekli veri | Hukuki sebep | Saklama ölçütü |
| İş ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi | Gerekli kimlik, görev ve nitelik bilgileri | Sözleşme ve uygulanabilir kanuni yükümlülük | Belge türünün zorunlu süresi / gerekli süre |
| Ücret, vergi ve sosyal güvenlik | Ücret, çalışma süresi ve ödeme bilgileri | İlgili işveren yükümlülüğü | Ücret, vergi ve sigorta belgesine göre |
| Sağlık ve güvenlik | Eğitim, işe uygunluk ve gerekli sağlık kayıtları | KVKK m.6 şartları ve İSG yükümlülüğü | Özel sağlık / İSG kaydına göre |
Ayrıntılı amaç, veri, kişi grubu, dayanak ve saklama envanteri: . Bilgiler mümkün olduğunca ilgili kişiden alınır. Üçüncü kaynaktan temin halinde hukuki sebep, ölçülülük ve aydınlatmanın zamanı ayrıca kontrol edilir. İşle ilgisiz özel yaşam araştırması yapılmaz. Rıza gereken isteğe bağlı işlem, işe alınmanın veya mevcut hakların kullanılmasının şartı haline getirilemez; ayrı ve belirli beyanla kaydedilir. Sağlık ve diğer özel nitelikli veriler, KVKK m.6'da öngörülen işleme şartları ile yeterli güvenlik önlemlerine tabidir. Tanı ve ayrıntılı tıbbi dosya, sır saklama yükümlülüğü altındaki yetkili sağlık personelince tutulur; insan kaynakları ve yöneticilere yalnızca görevleri için gerekli uygunluk/kısıtlama bilgisi verilir. Sırf mesai takibi için parmak izi, yüz tanıma veya başka biyometrik sistem kullanılmaz; kart, kod veya ölçülü kayıt yöntemleri tercih edilir. Çalışanın rızası tek başına ölçüsüz biyometrik işlemeyi hukuka uygun hale getirmez.
Tüzel kişi veri sorumlusunun süreçlerini koordine eden görevli: . İşverenin sorumluluğu devam eder; bu görevlendirme tek başına kanuni temsilcilik veya sicil muafiyeti oluşturmaz. İnsan kaynakları, ücret hesaplama, bölüm yöneticileri ve teknik destek için erişimler ayrı belirlenir. Teknik yönetici yetkisi verileri kendi amaçları için kullanma hakkı vermez. Sağlık verisi erişimi ayrıca sınırlandırılır. Ad, görev, veri kümesi ve erişim sınırları: . Erişimden önce gizlilik ve işleme talimatları bildirilir. Görev değişikliği veya ayrılışta haklar yeniden düzenlenir, hesaplar kapatılır ve taşıyıcılar iade alınır. Kağıt dosyalarla birlikte kullanılan sistemler: . Kişiye özel hesap, yetki ayrımı, erişim kaydı, uygun yedekleme ve güvenli aktarım uygulanır. Ortak parola veya denetimsiz toplu dışa aktarım kullanılmaz. Saklama yerleri ve önlemler: . Çalışanın haklarını etkileyen yalnızca otomatik analiz sonuçlarına itiraz hakkı gözetilir; kararın dayanağı izlenebilir tutulur.
SGK, vergi idaresi veya diğer yetkili kurumlara aktarım, uygulanabilir hukuki yükümlülüğün gerektirdiği kapsamla sınırlıdır. Banka, meslek mensubu ve diğer alıcıların görevleri ve hukuki sebepleri belirlenir. Çalışan temsilcilerine yalnızca yasal görevleri için gerekli bilgiler verilir. Bu politika çalışan verilerinin kamuya yayımlanmasına izin vermez. Yurt dışı sistem veya alıcı kullanılmadan önce KVKK m.9'daki mekanizma ve gerekli işlemler tamamlanır. Rutin yabancı bulut hizmeti arızi aktarım istisnasına veya genel rızaya dayandırılmaz. Sicil kaydı ve istisnalar gerçek duruma göre kontrol edilir.
Çalışan gerekli bilgilerindeki değişikliği bildirir. Bildirim kaydedilir, amaçla ilgili kısmı doğrulanır ve yetkili kayıtlar güncellenir; gereksiz belge kopyaları tutulmaz. Erişim veya düzeltme talepleri işverenin iç disiplin süreciyle karıştırılmaz. Çalışan KVKK m.11 kapsamında işleme hakkında bilgi, alıcılar, düzeltme, şartları varsa silme/yok etme ve alıcılara bildirim, otomatik analiz sonucuna itiraz ve zararının giderilmesini talep edebilir. Temsilcinin yetkisi doğrulanır. Haklardan peşinen vazgeçme istenmez. Başvuru kanalları ve cevap sorumlusu: . Usulüne uygun talepler en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde cevaplanır; ret gerekçesi açıklanır. Kurula başvuru ve yargısal koruma hakları saklıdır.
Kayıp taşıyıcı, yanlış alıcıya gönderim veya yetkisiz erişim şüphesi gecikmeden koordinatöre bildirilir. Etkilenen erişim sınırlandırılır, deliller korunur, kapsam ve risk belirlenir. İlgili kişi ve Kurula bildirim gereği KVKK m.12 ve geçerli Kurul düzenlemelerine göre derhal değerlendirilir; iç incelemenin tamamlanması beklenerek zorunlu bildirim geciktirilmez. Saklama ve imha prosedürü: . İşten ayrılma bütün kayıtların hemen silinmesi veya süresiz tutulması sebebi değildir. Her belge için süre ve dayanak belirlenir; hukuki koruma gereği sınırlı saklanan kayıt aktif kullanımdan ayrılır. Güvenli imha, yedekler ve veri işleyen kopyalarıyla birlikte belgelendirilir. İç kontrol takvimi: . Erişimler, başvurular, hizmet sağlayıcılar, aydınlatmalar ve saklama süreleri gözden geçirilir. Yeni işleme başlamadan önce güncelleme yapılır. Çalışanlar görevleriyle ilgili hükümler hakkında bilgilendirilir; bu bilgilendirme açık rıza sayılmaz. Sorumluluk kanun çerçevesinde belirlenir; çalışan aleyhine geçersiz cezai şart konulmaz. — — İmza: __________.
| Tarih / no | Başvuran / yetki | Talep | Son cevap tarihi | Karar / gerekçe | Tamamlama tarihi |
| Tarih | Alıcı / yetki | Amaç / hukuki sebep | Veri kapsamı | Yöntem | İşlemi yapan |
| Ad soyad | Görev | Tarih | İmza |
Bu çizelgelere gereksiz kişisel veriler yazılmaz; çizelgelerin erişimi de sınırlandırılır.
Bu belge bir şablon taslağıdır. Kullanmadan önce somut işyerine ve yürürlükteki Türk mevzuatına uyarlayarak bir hukukçuya inceletiniz. İş sağlığı ve güvenliği konularını yetkili uzman ve işyeri hekimiyle değerlendiriniz. Bu belge hukuki danışmanlık niteliği taşımaz.
Documents that are usually drawn up in the same process.
İç veri işleme politikasının sürümünü, uygulama sorumluluğunu, erişim yetkilerini ve çalışan bilgilendirmesini düzenler.
Göreve dayalı veri erişimini, güvenlik kurallarını, olay bildirimini ve isteğe bağlı bireysel gizlilik taahhüdünü düzenler.
Yasal istihdam yükümlülüklerinden ayrı, belirli ve gerçekten isteğe bağlı bir kişisel veri işlemi için açık rıza.
Kişisel veri süreçleri, erişim yetkileri, eğitim ve ihlal yönetimi için kurum içi görev dağılımı.
5 of 17 fields are taken from the company, employee or counterparty record, the questionnaire can be dictated to the AI, and the finished document comes with a number, a PDF and an acknowledgement record.