Групповые занятия

Раздел «Занятия» нужен, когда на одно время приходят несколько человек: йога, танцы, мастер-класс, воркшоп, тренировка в мини-группе. Вы задаёте сеанс и число мест, гости записываются сами или их записывает администратор, а когда места кончаются, запись закрывается сама.

Это не то же самое, что журнал записи: там один клиент занимает время мастера, а здесь у сеанса есть квота мест.

Что нужно для запуска#

• Раздел включён в меню. Откройте «Магазин расширений» → группа «Заказы и зал» → карточка «Занятия» и включите её. Раздел входит в тариф. У типа бизнеса «Образование» вместо него работает «Школа» → «Расписание».
• Занятия включены на точке. Пока они выключены, над вкладками раздела висит плашка «Занятия на этой точке выключены» с кнопкой «Включить занятия». Нажать её может только владелец аккаунта. Тот же переключатель — во вкладке «Настройки»: «Занятия включены».
• Часовой пояс точки. Без него сеанс не создать: время занятий считается по часам точки.
• Хотя бы одна услуга с блоком «Групповое занятие» — это шаблон занятия (см. ниже).
• Залы — по желанию. Зал — это ресурс записи точки: «Записи» → шестерёнка «Настройки» → «Кабинеты и аппараты» → «＋ Зал» (см. журнал записи).
• Права сотрудника. Создавать и менять сеансы может сотрудник с правом изменения раздела. Ведущий видит только свои сеансы и создавать новые не может.

Сделать шаблон занятия#

Шаблон — обычная услуга каталога, у которой включён блок «Групповое занятие». Из неё сеанс берёт название, фото, описание, цену и правила записи по умолчанию.

1. Откройте услугу в меню (каталоге) и включите блок «Групповое занятие».
2. Укажите «Мест на сеанс» — сколько человек помещается на занятие.
3. По желанию задайте «Мест в одной записи, не больше», «Закрыть запись за, мин» и «Бесплатная отмена за, ч».
4. В «Ещё правила» при необходимости настройте «Минимум участников» и что делать, если он не набран («Предупредить меня, решу сам» или «Отменить автоматически»), «Лист ожидания» и «Подтверждение места» («Ссылкой из письма» или «Сразу»).
5. Сохраните услугу и меню.

Создать сеанс с квотой мест#

1. Откройте «Занятия» → «Расписание». Если точек несколько, выберите нужную в поле «Точка».
2. Нажмите «Новый сеанс». Окно откроется на вкладке «Один сеанс».
3. Выберите «Занятие». По желанию поменяйте «Длительность, мин» (от 5 до 720; пустое поле — длительность из шаблона), выберите «Ведущий» и «Зал».
4. Укажите «Дата» и «Начало».
5. Чтобы у этого сеанса было другое число мест или другая цена, раскройте «Правила записи» и заполните «Мест» (от 1 до 1000) или «Цена места» (пусто — цена каталога, 0 — бесплатно). Пустые поля остаются как в шаблоне.
6. Посмотрите блок «Проверка перед созданием»: у даты стоит «Свободно», «Ведущий занят», «Зал занят» или «В прошлом».
7. Нажмите «Создать сеанс».

Занятость ведущего проверяется по всем точкам аккаунта: один человек не может вести два сеанса одновременно.

Создать расписание на несколько недель#

1. В «Занятия» → «Расписание» нажмите «Расписание» (или «Новый сеанс» → вкладка «Расписание»).
2. Выберите «Занятие», ведущего и зал, как для одного сеанса.
3. Задайте период «С» и «По» (до года), время «Начало» и «Дни недели».
4. В «Пропустить даты» добавьте праздники и выходные кнопкой «Добавить».
5. Проверьте список в «Проверка перед созданием». Галочка «Пропустить даты с конфликтом» стоит по умолчанию: занятые даты не попадут в расписание.
6. Нажмите «Создать сеансы: N».

Чтобы повторить уже составленную неделю, нажмите «Копировать неделю»: каждый сеанс повторится через 7 дней с тем же занятием, ведущим, залом и правилами.

Записать участника вручную#

Так записывают тех, кто позвонил или пришёл лично.

1. Откройте сеанс в сетке и перейдите на вкладку «Участники».
2. Нажмите «Добавить участника».
3. Заполните «Имя» (обязательно), «Мест», «Телефон», «E-mail» и при необходимости «Комментарий».
4. Если у клиента есть абонемент: после ввода телефона появится поле «Абонемент» — выберите его, и визит спишется при посещении. Подробнее — в статье Абонементы и пакеты услуг.
5. Если мест нет, а человека нужно добавить всё равно, отметьте «Сверх квоты» — такое место в квоту не входит.
6. Нажмите «Добавить».

В том же списке участников отмечают посещение («Пришёл», «Был», «Не пришёл»), переносят человека на другой сеанс этого занятия («Перенести») и снимают его с сеанса («Снять» — место освободится).

Как гость записывается на место#

Гость записывается на странице «Занятия» вашей витрины, вход в аккаунт ему не нужен.

1. Гость открывает вкладку «Расписание» и видит у каждого сеанса состояние: «Есть места», «Осталось мест: N», «Мест нет», «Мест нет — открыт лист ожидания» или «Запись закрыта».
2. В карточке сеанса видны цена за место, «Оплата на месте», условия отмены и минимум участников, если он задан.
3. Гость нажимает «Записаться» (или «Встать в лист ожидания», когда мест нет), выбирает число мест и указывает имя, телефон и e-mail. E-mail обязателен, если место подтверждается ссылкой из письма или гость встаёт в лист ожидания.
4. После отправки он видит «Вы записаны!», «Место за вами» (надо подтвердить по ссылке из письма, иначе место освободится) или «Вы в листе ожидания: №N».

Если за время выбора места кончились, гость увидит «На это занятие мест больше нет» или «Осталось мест: N. Выберите меньше» — сервер проверяет остаток при каждой записи, поэтому лишнего места не продастся. Свои записи гость видит во вкладке «Мои записи» — там только записи, сделанные с этого же устройства, — а кнопка «Управлять записью» ведёт на страницу, где можно перенести место на другой сеанс того же занятия или отменить запись по правилам отмены.

Ту же запись можно поставить на свой сайт: в разделе виджетов сайта для этого есть виджет «Расписание». Он показывает ближайшие сеансы; если их нет, кнопки на сайте тоже нет.

Изменить или отменить сеанс#

1. Откройте сеанс в сетке. У окна вкладки «Сеанс», «Участники», «Изменить» и «Отменить сеанс».
2. Во вкладке «Изменить» поменяйте дату, время, длительность, ведущего, зал или правила записи и нажмите «Сохранить изменения» («Сеанс изменён»). Менять можно, пока сеанс не закончился.
3. Число мест нельзя сделать меньше уже занятых: окно напишет «Уже занято мест: N — квота не может быть меньше» и не даст сохранить. Сначала снимите лишних участников.
4. Во вкладке «Отменить сеанс» по желанию впишите «Причина» (до 200 символов, видна сотрудникам) и нажмите «Отменить сеанс», затем подтвердите. Все записи на сеанс отменятся, вернуть сеанс нельзя.

Правка шаблона занятия уже созданные сеансы не меняет — только новые.

Ограничения#

• Оплаты места онлайн нет. Гость видит «Оплата на месте»; предоплаты и автоматических возвратов при отмене сеанса пока нет.
• Абонемент при онлайн-записи не выбирается. Списать визит по абонементу можно, только если участника записал сотрудник.
• Не больше 60 сеансов за одно расписание, период — до года.
• Ведущий не создаёт сеансы, он видит только свои.
• Место из листа ожидания нельзя перенести на другой сеанс.
• Залы — это ресурсы журнала записи, отдельного справочника залов в разделе нет.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Чем «Мест на сеанс» отличается от вместимости обычной услуги?#

Вместимость услуги в журнале записи — это сколько клиентов мастер принимает одновременно. Занятие — отдельный сеанс со своим списком участников, листом ожидания и отметкой посещения.

Что будет с записями, если отменить сеанс?#

Все записи отменятся, места освободятся. Онлайн-оплаты места нет, поэтому система ничего не возвращает сама; если клиент уже заплатил на месте, договоритесь с ним о возврате или переносе отдельно.

Можно ли записать больше людей, чем мест?#

Сотрудник может — галочкой «Сверх квоты». Гость на витрине — нет: при нехватке мест он встаёт в лист ожидания, если тот включён.

Связанные разделы#

• Журнал записи — индивидуальная запись к мастеру, кабинеты и аппараты.
• Абонементы и пакеты услуг — пакеты посещений и списание визита.
• Виджеты для сайта — как поставить виджеты записи на свой сайт.