Положение об уничтожении персональных данных

Работодатель / наша сторона​, адрес Адрес оператора​

№ Номер документа​ от Дата документа · Место составления​ Утверждение и введение: Утверждающий приказ и дата введения​.

Положение применяется к Категории субъектов и процессы​, обрабатываемым оператором, и устанавливает выявление оснований, отбор, прекращение обработки, уничтожение и подтверждение результата. Основания — статьи 5 и 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ и Требования, утверждённые приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Уничтожение означает невозможность восстановить содержание персональных данных в системе либо уничтожение материального носителя; обезличивание, блокирование и ограничение доступа не подменяют уничтожение, когда оно требуется законом. Организацию возложить на Должность ответственного​ Ответственный за организацию уничтожения​. Владельцы процессов выявляют основания и сроки; архивная/кадровая/бухгалтерская функции проверяют обязательное хранение; технические исполнители обеспечивают корректную процедуру и доказательства. Контроль сроков не передаётся обработчику без контроля оператора. Уничтожение выполняют уполномоченные лица: Уполномоченные исполнители и их полномочия​. Для каждой операции определяются исполнитель и проверяющий с достаточными полномочиями и доступом.

Заявки и обращения регистрировать через Канал приёма требований субъектов и внутренних заявок​, с датой поступления, идентификацией заявителя и ответственным. Проверять цель обработки, её достижение, отзыв согласия, требование прекратить обработку, законность получения, сроки хранения и возможные самостоятельные законные основания продолжения. Реестр сроков и номенклатура: Номенклатура дел и реестр сроков хранения​. Отзыв согласия не разрешает уничтожить документы, которые оператор обязан хранить по закону; для сохранённых данных отдельно фиксируются основание, цель, объём, доступ и срок. Уничтожению подлежит именно объём, не имеющий законного основания дальнейшей обработки.

Уточнение неточных данных и блокирование на период проверки выполняются по применимым положениям статьи 21; они не являются самостоятельным разрешением уничтожить весь массив. Срок отсчитывают от фактического юридического события, а не от заседания комиссии. Просрочку нельзя устранить актом с прежней датой.

До операции составить перечень субъектов или их идентификаторов, категорий данных, носителей/систем, оснований, крайних сроков и метода. Проверить незавершённые споры, требования контролирующих органов и обязательное хранение. Согласовать объём с владельцем процесса; исполнителю передавать только необходимые сведения. Используется смешанная обработка. Составить перечень информационных систем, рабочих копий, экспортов и иных мест хранения. Применить технически пригодный для носителя и системы способ, исключающий восстановление содержания персональных данных. Простое удаление ярлыка, перенос в корзину или отключение учётной записи не считается подтверждённым уничтожением. Проверить результат и сформировать фактическую выгрузку журнала событий. Системы и утверждённые процедуры: Системы и подтверждённые технические процедуры удаления​. Резервные копии и реплики охватить порядком: Порядок изоляции и уничтожения резервных копий​. Исключить возврат уничтоженных данных в рабочие системы при восстановлении. Если уничтожение невозможно в установленный срок, документировать основание блокирования и законный предельный срок, ограничить доступ и исполнить уничтожение. Нельзя заранее объявлять все резервные копии исключением из требований закона. Для бумажной части применяется следующий порядок. Материальные носители предварительно идентифицировать, проверить отсутствие обязательного дальнейшего хранения и учесть количество листов по каждому носителю. До уничтожения держать в защищённом месте, исключающем доступ посторонних. Уничтожать способом, исключающим восстановление содержания, с проверкой фактического результата. Передача бумаги на переработку без подтверждённого уничтожения сама по себе не завершает процедуру. Место, оборудование и ответственные меры: Оборудование, место и процедура уничтожения носителей​.

По факту составить акт с наименованием/ФИО и адресом оператора, данными и адресами обработчиков при их наличии, идентификацией субъектов, категориями уничтоженных данных, причиной, способом и фактической датой уничтожения. Указать ФИО, должности и подписи лиц, уничтоживших данные. Указать наименования ИСПДн. К акту приложить фактическую выгрузку журнала регистрации событий: субъект/идентификатор, категории, ИС, причина и дата уничтожения. Недостающие в выгрузке сведения внести в акт. Заполненная вручную таблица не подменяет выгрузку из системы. В акт включить также наименование каждого материального носителя и количество листов; для смешанной обработки нужны и акт, и выгрузка. Электронный акт подписывается в установленном законодательством порядке. На бумаге подписи ставят фактические исполнители; подпись председателя комиссии не заменяет их автоматически. Акт и требуемая выгрузка хранятся 3 года с момента уничтожения данных. Хранение и ответственный: Хранение актов и выгрузок, ответственный​. Ограничить доступ и включать в доказательства лишь необходимые идентификаторы, не восстанавливая удалённый массив. Уведомления субъектам и уполномоченному органу направляются в случаях и объёме, предусмотренных законом.

Ответственный проверяет сроки, полноту охвата и подтверждения, ведёт перечень незавершённых действий и докладывает о нарушениях. Следующая внутренняя проверка: Дата следующей внутренней проверки. При изменениях законодательства, систем и процессов порядок пересматривается; виновные лица несут ответственность по закону.

Должность подписанта​ ФИО подписанта​ · подпись __________________