Положение об обработке персональных данных работников

Работодатель / организация​

Утверждено: Реквизиты приказа об утверждении​. Дата положения Дата документа, № Номер документа​. Вводится с Дата введения.

Положение распространяется на кадровую обработку данных работников, бывших работников и иных лиц, прямо указанных в реестре целей. Обработка ведётся законно, для определённых целей и в необходимом объёме; объединение несовместимых целей и избыточный сбор не допускаются. Реестр является частью Положения:

Конкретизация целей, состава данных, оснований и сроков по видам документов: Реестр целей, категорий лиц и данных, оснований и сроков​ Данные получают преимущественно у работника. При получении от третьих лиц соблюдаются требования статьи 86 ТК РФ о предварительном уведомлении и письменном согласии. Кадровая обработка по закону и исполнению договора не подменяется требованием общего согласия на любые действия. Если согласие необходимо, оно оформляется отдельно от других подписываемых работником документов, конкретно и доказуемо. Отзыв согласия прекращает только обработку, для которой нет иного законного основания. Специальные категории и биометрические данные обрабатываются лишь при наличии отдельных предусмотренных законом оснований.

Ответственный за организацию обработки персональных данных: ФИО, должность и контакты ответственного​, подотчётный исполнительному органу оператора; он организует контроль, ознакомление и работу с обращениями. Доступ допускается только уполномоченным лицам в пределах обязанностей. Кадровая функция использует сведения для оформления трудовых отношений, расчётная — для выплат и обязательной отчётности, руководитель подразделения — только необходимое для организации работы. Доступ технического администратора сам по себе не разрешает использовать кадровые сведения для иных целей. Именной перечень лиц и пределы доступа: Должности, ФИО, наборы данных и пределы доступа​. До допуска лица знакомятся с правилами обработки и обязанностью конфиденциальности. При изменении должности или прекращении работы доступ пересматривается либо прекращается, носители возвращаются. Используются бумажные носители и информационные системы: Используемые системы и базы данных​. Обеспечиваются индивидуальные учётные записи, разграничение прав, учёт действий, резервирование и восстановление, защита от несанкционированного доступа в объёме, определённом для систем оператора. Места хранения и принятые меры защиты: Места хранения и меры защиты​. При сборе данных граждан РФ соблюдаются требования к локализации баз данных. Решения, затрагивающие права работников, не принимаются исключительно по результатам автоматизированной обработки, кроме законных случаев.

Передача государственным органам осуществляется по законному основанию в необходимом объёме. Иным получателям данные передаются при наличии применимого основания и с соблюдением статьи 88 ТК РФ. Получателя предупреждают о целевом использовании и конфиденциальности, кроме предусмотренных законом исключений. Публикация персональных данных работников в открытом доступе данным Положением не разрешается. Трансграничная передача не разрешается данным Положением автоматически: до её начала необходима отдельная проверка и выполнение применимых процедур.

Работник сообщает об изменении необходимых работодателю сведений и предоставляет подтверждающие документы в применимых случаях. Полученное сообщение регистрируется; ответственное лицо проверяет относимость изменения к целям обработки, уточняет данные и при необходимости уведомляет уполномоченных получателей. Избыточные копии документов не сохраняются «на всякий случай». Работник вправе знать состав и способы обработки своих данных, получать доступ и копии в предусмотренных законом случаях, требовать исключения или исправления неверных либо неполных сведений. Работник может назначить представителя; перед выдачей проверяются его полномочия. Передача представителям работников ограничивается данными, необходимыми для выполнения их законных функций. При несогласии с оценочными сведениями работник вправе дополнить их заявлением со своей точкой зрения. Отказ в доступе или исправлении документируется с основаниями и порядком обжалования; работника нельзя заставлять отказываться от прав на защиту данных.

Обращения принимаются: Каналы обращений субъектов и ответственный за ответы​. Заявителю после проверки полномочий предоставляются сведения и доступ к данным, обеспечиваются уточнение, блокирование, прекращение обработки и уничтожение в установленные законом сроки; отказ обосновывается. Право на обжалование не ограничивается. Работник немедленно сообщает ответственному об утрате носителя, ошибочной отправке или доступе постороннего. Доступ ограничивается, следы сохраняются и проводится расследование. При инциденте, указанном в части 3.1 статьи 21 закона № 152-ФЗ, оператор направляет первичное уведомление в уполномоченный орган в течение 24 часов, сведения о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов с момента выявления. Сроки хранения определяются по целям и обязательным требованиям к документам, а не единым произвольным сроком. После прекращения оснований данные уничтожаются либо обезличиваются в предусмотренных случаях; подтверждение уничтожения оформляется установленным порядком. Процедура: Порядок проверки сроков и уничтожения​. Внутренний контроль: Порядок и периодичность внутреннего контроля​. Работники знакомятся с Положением и относящимися к ним изменениями под подпись. Нарушения влекут ответственность в пределах закона, договорные штрафы работникам не устанавливаются. Должность подписанта​ __________ / ФИО подписанта работодателя​ / Лист ознакомления: ФИО работника, подпись, дата __________.

Заполнение журналов ограничивается необходимыми сведениями; сами журналы хранятся с ограничением доступа.